仕事をしていると、メール、関連書類、資料ファイルなどいろいろたまりますよね。机の上に資料ファイルが重なっていないでしょうか？

■メールは2週間後に消す

私は、自分宛(含むCC)のメールは消さないのが方針です。
そのかわり、高速に検索できるツールをつかって、素早く探し出せるようにしています。
これは以前の記事で紹介したMailStore Homeというソフトを使ってます。

それでも、現在直接携わっていないプロジェクトや単なる連絡メールなどが1日に受けるメールの内、約6割くらいあります。そういったメールは、表題を見てとっとと削除してしまいます。

ただ、どんどん削除していくと、メールのゴミ箱にかなりのメールがたまります。1週間貯めるとだいたい2000件くらい。

ただ、かたっぱしから消すので必要な物も消しちゃう場合があります。

　何が必要だったかは、必要になった時にしかわからない

ので、削除メールもゴミ箱に入れっぱなしにしてあります。

Gmailなら容量は気にしなくていいので、削除もせずにアーカイブするだけですが、アウトルックなどは容量が大きくなると、起動が遅くなったり、処理に時間がかかったりしますので、ときどき掃除をしないといけない。

そこで、週末にこのゴミ箱の掃除をするのですが、

　一気に空にしてはいけない

ということに注意。

ゴミ箱を開いて2週間以上たったものだけ削除します。

さすがに2週間使わなければ、もう一生使うことはありません。経験的に。

■PCファイルは消してはいけない

PCのファイルは永久に消しません。
特に、自分が作ったファイルは永久保管です。

ただ、現在よく使うフォルダに置いたままだとファイル数が多くなって、よく使うファイルにアクセス出来ないので、別のフォルダに移動します。

私の場合、

　　c:\@backup

というフォルダが作ってあって、ここが、通常使う

　　c:\_usr

フォルダと同じツリー構造になっています。

この@backupフォルダは、ファイルのコピーツールffc(http://www.k3.dion.ne.jp/~kitt/pc/sw/ffc/)で、Windows起動時に以下の様な処理をさせてます。

　ffc.exe /bg /nq /md /sr /ys /wd /ov:b4c0a2 /to:C:\@Backup C:\_USR\*.*

簡単に説明すると、

★−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
　c:\_usrフォルダの下のすべてのファイルをc:\@backupにコピーする。ただし、c:\@backupに同名のファイルがあれば、そのファイルはリネームしておく。
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★

という処理です。

これをやっているので、普段使うフォルダc:\_usrにあるファイルは、「もう使わないな」と思った時点で、さくっと削除。
変更履歴も含めて、すべてc:\@backupに残ってますから。

このバックアップフォルダc:\@backupは普段使うノートPC,会社のデスクトップPC、サーバ上の個人フォルダ、自宅のデスクトップPCと4箇所に同じ物がおいてあります(ときどき同期をしてます)。これはハードディスクの故障時に紛失しないため。

■書類は押し出し保管

書類は、まずスキャナで取り込んで原本はクリアファイルに入れて押出ファイリングです。

スキャナで取り込んでいるので、上記のPCファイルと同じように永久保存です。
ただ、原本も見返したくなる時があるかもしれないので、日付を書いたクリアファイルにいれて、一応保管してます。
これも見返したら、クリアファイルの日付を今日の日付にして、押出ファイリングします。

そうすると、古くて見返していない資料はどんどん左側にずれて、いっぱいになったところで、まとめて2週間分くらいを破棄します。

ただし、スキャンした書類は、ファイル名でしか検索できないので、書類の内容の概要について、書いたテキストファイルも一緒に保管します。ファイル名はスキャンしたファイル名と同じにしておけば、あとでキーワード検索ができます。

一時期は、全部GoogleMailにコメントを付けて送付してました。こうすると、あとで検索もできますし。いまでならEvernoteが便利でしょうね。
でも、会社ではこれらは使用禁止。社内情報を社外のサーバに置くと、もし何かあったら信用問題ですからね。

自宅でもらった書類は、全部スキャンしてEvernoteに登録してます。

■ゴミ箱というシステム

かつてPCのOSがMS-DOSと言っていた時代には、削除するとそれはもう復活できませんでした。OSがWindowsになって(MAC-OSもありますが)、このゴミ箱という仕組みを見た時に、

　削除しても一旦システムが保管
　その後、本当に削除する

という仕組みに目から鱗が落ちました。

こういう仕組みは使わないともったいない、と言うことで、いまの仕組みで運用するようになりました。

■参考図書　『「超」整理法』

「分類をしてはいけない」。情報洪水のなかで書類や資料を保存し検索するには、従来の整理法では対処できない。「整理は分類」という伝統的な考えを覆し、「時間軸検索」という新しい発想から画期的な整理法を提案。一大ブームの火付けとなった。
机の上は魔法のように片付き、「整理する時間がないほど忙しい」人に対する福音書。さらに、パソコンを用いた情報管理体系、アイディア生産を支援するシステムなど、知的活動の生産性を高める新しい方法論を提案する。
クラウド検索等、若干現代テクノロジーにマッチしないところはあるものの、本書の考え方を適用すれば最高の情報整理環境が構築できる。

新しいテクノロジーや時間管理についても続編で整理されている。

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「超」整理法 著者　：野口悠紀雄	「超」整理法 検索　：最安値検索	DMMでは見つかりませんでした

●本書を引用した記事
　書類は立てて保管する
　SE-ScreenSaversデスクトップ時計のスクリーンセーバー
　仕事の結果はメールで送っておく
　放置する
　1週間は18日ある
　メモは財布に入れる
　整理しないで検索する


●関連図書
　超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー
　超「超」整理法 クラウド時代を勝ち抜く仕事の新セオリー
　続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法
●このテーマの関連図書

続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法(中公新書)	「超」文章法(中公新書)	超「超」整理法クラウド時代を勝ち抜く仕事の新セオリー(講談社文庫)
「知」のソフトウェア(講談社現代新書)	知的生産の技術(岩波新書)	「超」勉強法

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野口悠紀雄