音楽と仕事の日々

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Tag:ToDo


過去記事でも何度か少し触れていますが、私は

 ・スケジュール
 ・タスク
 ・ToDo

を区別して使っています。
ただこのブログでは、この3つはほぼ同じ物としてあまり書き分けてはいませんが、実際の仕事の時には、これはタスクか、ToDoかを区別しながら使ってます。

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このサラヒン~サラリーマンの仕事のヒントを始めてからなんと5年が過ぎました。
その間、シゴトコンパス~サラリーマンの仕事の羅針盤を始めたり、メルマガを始めたりと、我ながらよく続いたなぁ、と思ってしまいます。

以前は自己評価では「3日坊主」だと思っていたのですが、驚いたことに、ほぼ毎日記事を書くことができています。
※公開作業は平日にはやれないので、土日にまとめて5記事をアップする方法を取ってますが。

案外、やってみればできるのかも、ですね。

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を区別して使っています。
ただこのブログでは、この3つはほぼ同じ物としてあまり書き分けてはいませんが、実際の仕事の時には、これはタスクか、ToDoかを区別しながら使ってます。
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■ToDo管理

手帳に付箋を挟んでおいて、ToDoができた時にこれに書き込んで手帳に張っておく、というToDo管理をされている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ご存じない方のために、簡単に紹介すると

 ・小さめな付箋を数十枚手帳に貼り付けておく
 ・何かやるべきことを思いついたら、その付箋に書き込んで、手帳に作ったToDoのページに貼り付ける。
 ・ときどきToDoのページを確認して、順次実行していく
 ・完了したら付箋を取り外してゴミ箱へ

というものです。

■私事のToDo管理

以前の記事にも書きましたが、会社ではアウトルックが標準ソフトで、それ以外のツールは原則使わせてもらえません。もちろん、勝手にインストールすることは自由にできるのですが、クラウドにアクセスするようなものは禁止(規則でではなく、実際に通信が遮断されてます)。

このルールでもアウトルックのToDo管理は結構秀逸なので、別に不便には感じてません。

ただ、問題があるのは私事のスケジュール。
自宅などの社外では原則アウトルックは使えませんし、スマホや携帯のToDo管理は、入力がすごく面倒くさい(若い人はそうでもないかもしれませんが)。

それに、私事のToDo管理は、100件もあるわけではなく、多くて数十件ですので、大層なソフトを使うほどのこともなく管理できちゃいます。

で、私が使っているのが、上記の付箋方式のToDo管理。

 とってもアナログです

■付箋がでかい

ところが、この付箋。端っこの数ミリの部分にしかのりがついていないので、台紙からはがしてノートに貼ると、端が浮きます。ピラピラしてみっともない。

その上ノート(手帳)のサイズ都の比較で見ると、横に2枚貼れればいいところで、1ページに収まるのは10〜20件。20件も貼ると、すごく邪魔です。

一時期は全面糊の付箋を使ってましたが、よくよく見てみると、付箋に書いているエリア自体が、付箋全体の半分も書いてない。

普段使っているのは45mm×15mmのサイズのものです。これ以上に小さい付箋はあまり見かけません。それでも十分大きい上に端がピラピラして鬱陶しいので、カットして使ってます。

■付箋をカットする

付箋は1冊まるごとを手帳にくっつけようとすると多すぎて厚いので、必要量を取り出して、手帳にくっつけています。この付箋を手帳に移動する時に、長辺をカットします。

私の場合は20mmくらいのところでカットすると、ほぼ真四角な付箋が出来上がります。

このサイズだと、文字数で20〜30文字程度が書き込めます。

ちょっとしたToDoであればこれで十分。

これだと全体の半分以上は糊面になるので、付箋が浮き上がったりしません。そのうえ、1ページにたくさん貼れるので、一覧性がすごくいい。

■手帳には複数の大きさの付箋を

ただ、たくさん書きたい場合も出てきますので、手帳の裏側には複数のサイズの付箋がついてます。
いま、私の手帳には

 ・15x20 上記のカットしたもの
 ・15x40 小型付箋のカットしてないもの
 ・25x75 普通の付箋
 ・75x75 大判の付箋
 ・75x50 大判の付箋をカットして手帳の幅の半分サイズにしたもの

が1ページにジグソーパズルみたいに組み合わせてくっつけてあります。
書きこむ量によって使い分けてます。

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仕事ができる人の特徴に「段取りがいい」というのがあります。

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「段取り八分」という言葉がありますが、仕事は段取りをしっかりやっておけは 8 割は終わったようなもの、という意味で、その昔、宮大工の棟梁が、建築を行う際に土台作りの重要性を弟子に説く際によく使われた言葉といわれています。

まさに現代のビジネスシーンにおいても、皆さんの周りでは段取りのうまい人が活躍しているのではないでしょうか?しかし、いざ現場を見てみると、きっちり段取りをするどころか、次から次へと降りかかってくる仕事をどんどんさばくことで精一杯になっているケースが多いようです。わかっちゃいるけどできないのです。こうなってしまうと、悪循環に陥ってしまう一方です。しかし、段取りかあ……と、少しでもかまえてしまうと、うまくアクションを起こせないものです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
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たとえば、会議にしても、事前に議事(予定)録を作っておいて、その場では話をしたポイントを書き込むだけにしておくと、会議がスムーズに進むし、会議が終わった瞬間にはもう議事録が出来上がっている、なんてことができるようになります。

ある統計によれば、こうした人の生産性は10倍〜100倍も違うそうです(ホントかどうかは知りませんが)。

■段取りがよくなる思考方法


上記で引用したのは『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』という本の冒頭部分。
ここにもいろいろなコツが書いてありますが、「段取りが良くなるにはどうすればいいの?」という疑問にはなかなか答えてくれません。

もちろん、本書に書かれているようなことをやることで、随分段取りはよくなり、仕事のスピードは上がります。他にもサラヒン~サラリーマンの仕事のヒントでいろいろな方法を書いてますので、そちらも参考にしてもらえると嬉しいですが、これは筆者や私の環境において効果のあった(あったと思われる)ことであって、すべての人に当てはまるものではありません。

すべての人(殆どの人?)に当てはまるようなものは、抽象的な話になりがちなので、考えずに答えだけを求める人にはむつかいいのですが、こんな辺鄙なブログ記事までたどり着いたような方なら、「どう考えれば段取りが良くなるか」に理解いただけるかもしれませんので、書いてみます。

結論から言えば

 ToDoに分解すること
 依存関係のないToDoと準備完了ToDoを見つけること

です

■ToDoに分解する


ここでいうToDoとは、非常に細かい作業の単位です。たとえば、「○○について会議をする」というタスクは、

 ・出席者を決める
 ・出席者に案内メールを送る
 ・会議場所を確保する
 ○議事予定を決める
 ○その会議で決めたいことを決める
 ○決定のための前提条件を説明する
 ○議論の道筋を作る
 ○会議をする
 ○会議で質問する
 ○質問に対して、事実確認して回答をする。
 ○会議の発言を記録する
 ・決定事項・未決事項を記録する
 ○宿題事項を記録する
 ・宿題事項をフォローする

のようなToDoに分解されます。

このリストを見てわかるように、もっと細かい単位にも分解できます。たとえば「出席者を決める」というのは、会議の責任者に「この会議に出席しなければいけない人は誰でしょうか?」と確認したり、「必須出席者」「任意出席者」に分ける(本人や責任者に確認する)、とかです。

■事前にやれないか


ここで、○印をつけたものを見ると、前述の「会議がスムーズに進む方法」では、会議の前にやってるわけです。しかし、普通はこれを会議の途中でやります。

ここで段取りのいい人というのは、普通は「何かをしながらすること」を「事前にやってしまう」わけです。

ある「○○について会議をする」という単純なタスクですらこんな風に細かく分解できます。
分解してみると、そのToDoは「今でもやれるもの」「その場でないとできないこと」「後でないとできないこと」のように、関係性があることがわかります。
この関係性がないものを事前に完了させておけば、その会議自体を短くすることが可能になります。

たとえば、会議やプロジェクトを長引かせる大きな理由のひとつとして、「質問に対して調査して回答する」というものがあります。いわゆる「宿題にする」というやつなのですが、あり得る質問に対しては事前に調べておけば、「じゃあ、調べて来週もう一度会議」みたいな結論は避けられます。これだけで会議の時間や決定までの期間が半分にできるわけ。

■段取りがよくなる第一歩はToDoの分解


段取りがよくなるためには、このToDo分解が必須です。それによって、事前に必要な物があれば用意しておけばいいですし、もしそれ以前にやることができれば、処理は圧倒的に早くなります。

この考え方は製造屋にとっては当たり前のことで、製造(とくに工程改善の部署など)に配属されれば、まず「外段取り」「内段取り」「内段取りの外段取り化」ということを教えられます。ある本によると、トヨタでは、ある工程を従来数時間かかっていた工程を5分にまで縮められたそうです。そのためには、その工程でやっていることを徹底的に分解するところから始まったということです。

ここでご説明したのは「内段取りの外段取り化」をやっただけです。


■参考図書 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術



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アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
著者 :吉山勇樹

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