これは多くの人がもうやっているのかもしれませんが、Gmailの検索機能は非常に高速でかんたん。また、容量が10Gもあるので、実際に全部使いきるのは非常には大変なくらいです。

まず、自分宛のメールを自動転送するように設定しておきます。
これはアウトルックであれば、振り分けの設定で可能。

送信先はもちろんGmailの自分のアドレス。

ただ、Gmailを通常のプライベートメールとして使っている方も多いのではないでしょうか。
そういう人におすすめなのがAuoneメール。
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