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Tag:GTD



やるべきことはタスクリストに書き出して、それをいつもメンテナンスしていると、「さて、次は何をしようか」と考える時間がなくなり、やるべきことを忘れることもなくなり、仕事をする上でストレスがなくなります。

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やるべきタスクを手帳やノートに書いていることで過去に何度か失敗をしました。

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やるべきことはタスクリストに書き出して、それをいつもメンテナンスしていると、「さて、次は何をしようか」と考える時間がなくなり、やるべきことを忘れることもなくなり、仕事をする上でストレスがなくなります。

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やるべきことはタスクリストに書き出して、それをいつもメンテナンスしていると、「さて、次は何をしようか」と考える時間がなくなり、やるべきことを忘れることもなくなり、仕事をする上でストレスがなくなります。

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会議などで、

 「ちょっと確認して、後ほど報告します」
 「じゃ、宿題ということで…」

なんていう会話がよくあります。

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メールの受信ボックスが魔窟になってませんか?
まだ読んでないメール、メルマガ、通知メールなどなど。

振り分け設定して、フォルダに分割されている方もみえると思いますが、未読件数2000件って、「後でほんとに読むのかよ」と思ってしまったりします。

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前の会議が早く終わった、電車が来るまでちょっと時間があるなどのときにどんなことをしていますか?

この本『時間資本主義の時代:あなたの時間価値はどこまで高められるか?』にはこんなことが書いてありました。
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メールの受信ボックスが魔窟になってませんか?
まだ読んでないメール、メルマガ、通知メールなどなど。

振り分け設定して、フォルダに分割されている方もみえると思いますが、未読件数2000件って、「後でほんとに読むのかよ」と思ってしまったりします。

■受信ボックスのなかで生活しない

受信したメールと返信したメールが同じフォルダにあると、どれが返信済みなのか、どれが未処理なのかわからなくなって、時間を見つけては未処理のメールを探すことになります。

その果ては、今日出席する会議や、やらなきゃいけない仕事なども受信ボックスのなかにたまったままになっていて、一日の始めが「さて、放っておけば火を噴くような懸案事項はなかったっけ」と、受信箱の捜索から始まっているようなら、それは「受信箱の中で生きている」のも同然だと、ある方が言ってました(私が直接聞いたわけではありませんが)。

どんなに仕事が出来る人でも一日の「時間」と「注意力」には限度があります。その有限のリソースをメールチェックで埋め尽くさないためにも、メール管理自体を逆の発想で行ないましょう。

つまり、メールそのものを整理するのではなく、メールから action をはぎ取ってさくさくと消すか・アーカイブするという発想のアプローチです。これが、Inbox Zero の原則です。

■メールを処理する

GTDでいうところの「処理」とは、その事象から次に取るべき行動を抜き出すことです。なので、すべての必要なメールに返信することではありません。

すなわち、メールを「処理」するというのは、メールから予定なら予定、やるべき仕事ならやるべき仕事の情報を抽出し、カレンダーや ToDo リストなどといった別の場所に格納した上で、メール自体は消すかアーカイブしてしまうということを指しています。

具体的には次の5つのステップを実行します。

�@消去・アーカイブ:
 そのメールに対してとるべき行動がないなら、即座に消すか、とっておきたいならアーカイブしてしまいます。
 アーカイブ先はたった一つのフォルダにすることが原則です。フォルダを整理しているひまがあるなら、次のメールの処理に入ったほうが効率的です。
 あとで必要になった時には、メールソフトの検索機能や、GMailならラベル機能に期待しましょう。
 経験的にですが、1週間後に必要になるメールは全体のメールの1%にもなりません。
�A転送・デレゲート:
 転送するメールなら、即座に転送して、メール自体はアーカイブします。返事待ちになるなら、「返事待ち」のフォルダに移動するかGmailならラベルして、やはりアーカイブしてしまいましょう。
�B返信:
 その場で返信できるなら即座にやってしまう。
 返信はなるべく簡潔に。画面からはみ出すような返信は避けるようにしたいですね。もし、長文の返信が必要だと思ったら�Cへ。
�Cあとでやる:
 2つのパターンががあります。
 ひとつは、何かを調べたり何かのアクションをしたりする必要があるもの。これは、そのメールにフラグを立てましょう。Gmailならあとでやるのラベルを張って、アーカイブします。
 
 もう一つは、長文の(説明の長い)返信が必要な場合。
 これは、返信ボタンを押して、本文に返信の時に書く内容のポイント(キーワード)だけを書いて、閉じてしまいます。そうすると自動的に草稿箱に入ります。1つのメールに2分以上かけないことを目安にやりましょう。

�DDo:
 その場で2,3分でできることなら、やっつけてしまい、メール自体も消すかアーカイブする。メールがスケジュールなどに関することなら、カレンダーに転記した上で、やはりメールは消すかアーカイブします。
 カレンダーに転記する場合には、スケジュールを書くのは当然ですが、本文もスケジュールのテキストに書き写しておきます。
 アウトルックでは、左側のスケジュールのアイコンにメールをD&Dすると、本文を引用した形でスケジュールを作ってくれます。
 ただし、スケジュールが参照されては困るときには、非公開にすること。誰が見るかわかりませんので。

■要はGTDと同じ―アクションを剥ぎ取れ

要するに、GTDの処理ステップと同じ事をメールでさっさとやります。
こうしておくと受信ボックスには未処理のメールだけが残るので、残りの件数はほぼゼロを保つことができるようになります。

大切なのは、メールという仕組みから、必要なデータを抜き取りながら、自分のアクションをする仕組み(Todoリスト、カレンダー)に情報を移動すること。これを「アクションを剥ぎ取る」と言うそうです。

アクションを剥ぎとったメールは、もうすでに抜け殻ですので、安心して消してしまっても問題ありません。
ただし、アウトルックはサーバに大量のメールを貯めていると処理が遅くなるので、オフラインファイルに移して、普段はもう参照しないようにするのがいいです。
私の場合は、MailStoreというソフトに移動してしまって、アウトルックからは参照しないようにしてます。このソフトは以前の記事でも紹介しましたが、検索が非常に高速。10万件のメールでも、10秒前後で検索できます。

Gmailの場合なら、アーカイブしてしまいます。Gmailは検索機能とラベル機能が強力なので、あとからメールを探しだすのに困ったということはほとんどありません。ただ、会社で使えないのが難点ですね。

■自動受信はOFF

メールが着信するとつい見たくなりますよね。
こうしたプロセスを回すのに、いつもこのプロセスを要求されると、際限なくループしてしまいます。
コツとして、
 ・可能な限りメールから離れて一日に少ない回数でまとめてやる
 ・返事する必要のないメーリングリストなどはフィルターを使ってはじめから処理しなくていいようにしておく
 ・繰り返しの多い文章はテンプレートをなるべく作ること
を上げておきます。

詳細はまたそのうち、思い出したら書くかもしれませんが、一つだけ。

Outlookで自動受信をOFFにするには
 ファイル→オプション→詳細設定→送受信→送受信…
とたどると設定できます。


■いまたくさんのメールが受信ボックスにある人

とりあず、全部のメールをアーカイブしてしまいましょう。
一度リセット。

もし、どうしても必要な物なら、そのうちまた請求がありますって。
ただし、2回も3回もそれをやると、怒られるので、徳政令は1回だけだよ。

メールの受信ボクスがゼロになると、すごく気持ちがいいですよ。


■参考図書 『ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

うまくいく考え方でもやもやがスッキリ !
生産性に革命をもたらす、魔法の仕事術「 GTD 」 。
発案者自らが、ストレス激減の秘策をわかりやすくアドバイス !

GTDの手法はシンプルであるがゆえに誰でも実践することができる。GTDを実践するだけで日々のストレスは激減し、ゆったりとした気分で仕事ができるようになるだろう。今ではほとんどのビジネスマンの仕事の効率化の基本概念になった必読の一冊




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ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則
著者 :デビッド・アレン

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●関連 Web
 GTD:Getting Things Done - ウィキペディア
 誠 Biz.ID:Getting Things Done(GTD)まとめ
 はじめてのGTD - 誠 Biz.ID - Business Media 誠
 GTDでお仕事カイゼン!
 Getting Things Done?, GTD? and David Allen & CO

●本書を引用した記事
 複数案件のメールには部分回答をする
 仕事の種類3点セット
 タスク実行の4つの基準
 簡単な仕事は今やりなさい
 そのタスクリストは実行可能ですか?
 近道をする
 タスクの分割と自動化
 タスクの完了数
 仕事は4時間で終わらせる
 メールのGTD
 予備を持つ
 ストレスフリーの仕事術
 メールを2度処理してはいけない


●関連図書
 ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法
 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
●このテーマの関連図書


ひとつ上のGTDストレスフリーの整理術実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法

全面改訂版はじめてのGTDストレスフリーの整理術

仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

EVERNOTE「超」仕事術

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ローカルネットワークはある程度信用できるデータが送受信されますが、インターネットの世界は玉石混交、ウイルスやワームなどのアブナイものもたくさんあります。そこで、この2つをファイヤーウォールで分離するわけです。

ところが、単に危ないものを何もかもブロックしてしまうと、ほとんどの通信ができなくなってしまいます。そこで作られるのが、DMZという中間世界。

本来は、戦争用語だったのでしょうけど、今ではDMZといえば、ほとんどがこの緩衝システム(ネットワーク)を指しているみたいです。

本日は、メールのDMZについて。

■新たに始めるメールのDMZ

もしあなたのメールの受信箱にたくさんのメールがたまっていたら、次のことをやってみてください。

1.Actionという名前のフォルダを作る
2.Done という名前のフォルダを作る
3.メールソフトが起動時に表示されるフォルダを Action フォルダに設定する
4.受信箱のメールをすべて選択して、既読にしてから Done フォルダに移動する
5.Action フォルダに移動する

はい。スッキリしましたね。もう鬱陶しい大量のメールを見ることもありません。

もう受信箱にデータがたまらないようにしましょう。

以前の記事<<メールのGTD>>でも書いたように、いわゆる「インボックス(広い意味での受信箱)」に未処理のものが大量にたまっているのは精神衛生上も仕事の効率上もよくありません。

次に何をするのか、何が大切なのかを判断するのに、大量のゴミを含むデータから探し出すのは、集中力がいることですし、時間の無駄です。
集中力には限界があるものなので、なるべくなら効果のあるところで使いましょう。

■ほとんどのメールは必要ない情報

多くの人が毎日100件をこすメールを受信しています。
しかしその中で、自分が何らかのアクションを起こさないといけないもの、すなわち、仕事のトリガとなるものは数件です。ほとんどが参考情報なんですよ。

で、あれば、それを読まなくても大した影響はありません。
もちろん、読むに越したことはないのですが。

一番いけないのは、「処理」しないまま、受信箱においておいて、その結果そのメールを何度も目にすることです。
山菜が必要だからといって、どこにあるかわからない山に踏み入って探すより、スーパーに行ったほうが早いです。
わからなければ、同じプロジェクトの同僚に聞けばいいです。

■今日からは、すぐに「処理」する

ただし、このDMZ作戦をしょっちゅうやると、「あいつはメールも読んでない」と言われかねませんので、緊急事態だけにすること。

今日からは、メールを見たら、もう2度と同じメールを見なくていいように、メールから、タスクと情報を剥ぎとって、メールはとっととアーカイブしてしまいましょう。

今日からは、常に Action フォルダをひらくようにしてください。
もし、受信箱を開いてしまったら、受信箱の残りがゼロになるまで、メールを処理してください。

メールの「処理」方法は

 何か行動が必要なメール → Action フォルダに移動
 あとで必要になるかもしれないメール → Done フォルダに移動
 それ以外 → 削除

これだけです。それ以外のことをしてはいけません
返信も何かの作業も禁止。

できたら、メールソフトのマクロ機能を使って、ワンキーでこれ(削除とAction/Doneフォルダへの移動)ができるようにしちゃいましょう。


本記事は

 Fresh Start: The Email DMZ

を参考にしました。

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 なんでちゃんとできないんだろう

と自己嫌悪に陥ることもしばしば。

■レビューの時間を設けてはいけない

やっているうちに、順調にこなせてレビューも着々と進む週と、全くうまくレビューが出来ない週にある特徴があるのに気が付きました。

その特徴とは

 アウトルック(タスク管理ツール)をいつも立ち上げている

という点。

つまりは、いつでもどこでもスキマ時間に仕事の進捗や次の課題を確認しているというやりかた。

わざわざレビューの時間を設けると、「さあこれからレビューするぞ!」と気合を入れないといけません。それで気合が入ればいいのですが、「なんか面倒くさい…」とか思ってしまうと、レビューの時間が来るのが苦痛になります。

それにいま、ちょうど仕事が乗ってきた時に、一旦やめてまでレビューをするのはアレですし、そのまま続きの仕事をやって時間を過ぎてしまうと、「まぁ、1日くらい…」とやらなくなってしまいます。

■いつもレビューする

そこで、ひとつのタスクが終わるごとにレビューというか次のタスクを選ぶ作業のついでに、直近のタスク一覧を眺めてみて、「あ、これ状況が変わったのでナシ」とか言うのをチェックするようになりました。

そうすると、日次レビューをしなくてもタスクリストはいつも最新の状態になっているわけです。

もちろん、その時点で思いつかないタスクもあるので、たまには、トリガリストを見なおしたりするタイミングは必要ですが、これこそ毎日やることはないですね(ほとんど変わらないでしょう)。

ちょっと気分転換や一服の時間がレビューの時間になっていると、レビューであることを意識しなくていいので、気楽ですよ。

■スキマ時間にレビューできるようにする

ちょっとしたスキマ時間や、仕事の区切りごとにレビューするためには、タスクリストやTODOリストが常に手元にないといけません。

駅に行って電車に乗るまでのほんの5分を活用できるようにしておくわけです。

そんな時に役に立つのが、スマホ。

ここにタスクリストを入れておいて、ひょいと取り出せれば、簡単に日次レビューができます。

タスク管理ツールはいっぱいあるので、好き好きなのですが、私がGtasksというツールを愛用してます。

これを会社のタスク管理ツールと常に自動同期するようにしてます。

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