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フォルダの同期・バックアップ方法1：xcopyを使う
最近の Windows ではあまりなくなりましたが、以前の Windows では、突然ファイルが破損して、何日もかけて作ってきたファイルが一瞬にしてパア、なんてことがよくありました。また、Windows のせいだけではなく、誤操作や誤判断でファイルを消してしまう、なんてことも時々あります。
人間だからミスはするさ…、フッ………
などと言ってみても、内心は呆然。
という時のために、バックアップを作るようにしてます。
ただ、手動でバックアップをすると、手間でもあるし、つい忘れてしまうので、タスクスケジューラに登録して、勝手にバックアップがされるように設定しておくのがよいかと。
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廃棄は2週間後
フォルダの同期・バックアップ方法4：FireFileCopyを使って履歴バックアップする
最近の Windows ではあまりなくなりましたが、以前の Windows では、突然ファイルが破損して、何日もかけて作ってきたファイルが一瞬にしてパア、なんてことがよくありました。また、Windows のせいだけではなく、誤操作や誤判断でファイルを消してしまう、なんてことも時々あります。
人間だからミスはするさ…、フッ………
などと言ってみても、内心は呆然。
という時のために、バックアップを作るようにしてます。
ただ、手動でバックアップをすると、手間でもあるし、つい忘れてしまうので、タスクスケジューラに登録して、勝手にバックアップがされるように設定しておくのがよいかと。 続きを読む
フォルダの同期・バックアップ方法1：xcopyを使う
最近の Windows ではあまりなくなりましたが、以前の Windows では、突然ファイルが破損して、何日もかけて作ってきたファイルが一瞬にしてパア、なんてことがよくありました。また、Windows のせいだけではなく、誤操作や誤判断でファイルを消してしまう、なんてことも時々あります。
人間だからミスはするさ…、フッ………
などと言ってみても、内心は呆然。
という時のために、バックアップを作るようにしてます。
ただ、手動でバックアップをすると、手間でもあるし、つい忘れてしまうので、タスクスケジューラに登録して、勝手にバックアップがされるように設定しておくのがよいかと。 続きを読む
廃棄は2週間後
仕事をしていると、メール、関連書類、資料ファイルなどいろいろたまりますよね。机の上に資料ファイルが重なっていないでしょうか？
■メールは2週間後に消す
私は、自分宛(含むCC)のメールは消さないのが方針です。そのかわり、高速に検索できるツールをつかって、素早く探し出せるようにしています。
これは以前の記事で紹介したMailStore Homeというソフトを使ってます。
それでも、現在直接携わっていないプロジェクトや単なる連絡メールなどが1日に受けるメールの内、約6割くらいあります。そういったメールは、表題を見てとっとと削除してしまいます。
ただ、どんどん削除していくと、メールのゴミ箱にかなりのメールがたまります。1週間貯めるとだいたい2000件くらい。
ただ、かたっぱしから消すので必要な物も消しちゃう場合があります。
何が必要だったかは、必要になった時にしかわからない
ので、削除メールもゴミ箱に入れっぱなしにしてあります。
Gmailなら容量は気にしなくていいので、削除もせずにアーカイブするだけですが、アウトルックなどは容量が大きくなると、起動が遅くなったり、処理に時間がかかったりしますので、ときどき掃除をしないといけない。
そこで、週末にこのゴミ箱の掃除をするのですが、
一気に空にしてはいけない
ということに注意。
ゴミ箱を開いて2週間以上たったものだけ削除します。
さすがに2週間使わなければ、もう一生使うことはありません。経験的に。
■PCファイルは消してはいけない
PCのファイルは永久に消しません。特に、自分が作ったファイルは永久保管です。
ただ、現在よく使うフォルダに置いたままだとファイル数が多くなって、よく使うファイルにアクセス出来ないので、別のフォルダに移動します。
私の場合、
c:\@backup
というフォルダが作ってあって、ここが、通常使う
c:\_usr
フォルダと同じツリー構造になっています。
この@backupフォルダは、ファイルのコピーツールffc(http://www.k3.dion.ne.jp/~kitt/pc/sw/ffc/)で、Windows起動時に以下の様な処理をさせてます。
ffc.exe /bg /nq /md /sr /ys /wd /ov:b4c0a2 /to:C:\@Backup C:\_USR\*.*
簡単に説明すると、
★−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
c:\_usrフォルダの下のすべてのファイルをc:\@backupにコピーする。ただし、c:\@backupに同名のファイルがあれば、そのファイルはリネームしておく。
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★
という処理です。
これをやっているので、普段使うフォルダc:\_usrにあるファイルは、「もう使わないな」と思った時点で、さくっと削除。
変更履歴も含めて、すべてc:\@backupに残ってますから。
このバックアップフォルダc:\@backupは普段使うノートPC,会社のデスクトップPC、サーバ上の個人フォルダ、自宅のデスクトップPCと4箇所に同じ物がおいてあります(ときどき同期をしてます)。これはハードディスクの故障時に紛失しないため。
■書類は押し出し保管
書類は、まずスキャナで取り込んで原本はクリアファイルに入れて押出ファイリングです。スキャナで取り込んでいるので、上記のPCファイルと同じように永久保存です。
ただ、原本も見返したくなる時があるかもしれないので、日付を書いたクリアファイルにいれて、一応保管してます。
これも見返したら、クリアファイルの日付を今日の日付にして、押出ファイリングします。
そうすると、古くて見返していない資料はどんどん左側にずれて、いっぱいになったところで、まとめて2週間分くらいを破棄します。
ただし、スキャンした書類は、ファイル名でしか検索できないので、書類の内容の概要について、書いたテキストファイルも一緒に保管します。ファイル名はスキャンしたファイル名と同じにしておけば、あとでキーワード検索ができます。
一時期は、全部GoogleMailにコメントを付けて送付してました。こうすると、あとで検索もできますし。いまでならEvernoteが便利でしょうね。
でも、会社ではこれらは使用禁止。社内情報を社外のサーバに置くと、もし何かあったら信用問題ですからね。
自宅でもらった書類は、全部スキャンしてEvernoteに登録してます。
■ゴミ箱というシステム
かつてPCのOSがMS-DOSと言っていた時代には、削除するとそれはもう復活できませんでした。OSがWindowsになって(MAC-OSもありますが)、このゴミ箱という仕組みを見た時に、削除しても一旦システムが保管
その後、本当に削除する
という仕組みに目から鱗が落ちました。
こういう仕組みは使わないともったいない、と言うことで、いまの仕組みで運用するようになりました。
■参考図書 『「超」整理法』
「分類をしてはいけない」。情報洪水のなかで書類や資料を保存し検索するには、従来の整理法では対処できない。「整理は分類」という伝統的な考えを覆し、「時間軸検索」という新しい発想から画期的な整理法を提案。一大ブームの火付けとなった。机の上は魔法のように片付き、「整理する時間がないほど忙しい」人に対する福音書。さらに、パソコンを用いた情報管理体系、アイディア生産を支援するシステムなど、知的活動の生産性を高める新しい方法論を提案する。
クラウド検索等、若干現代テクノロジーにマッチしないところはあるものの、本書の考え方を適用すれば最高の情報整理環境が構築できる。
新しいテクノロジーや時間管理についても続編で整理されている。
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 「超」整理法 著者 ：野口悠紀雄 | 「超」整理法 検索 ：最安値検索 | DMMでは見つかりませんでした |
●本書を引用した記事
書類は立てて保管する
SE-ScreenSaversデスクトップ時計のスクリーンセーバー
仕事の結果はメールで送っておく
放置する
1週間は18日ある
メモは財布に入れる
整理しないで検索する
●関連図書
超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー
超「超」整理法 クラウド時代を勝ち抜く仕事の新セオリー
続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法
●このテーマの関連図書
続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法(中公新書)
「超」文章法(中公新書)
超「超」整理法クラウド時代を勝ち抜く仕事の新セオリー(講談社文庫)
「知」のソフトウェア(講談社現代新書)
知的生産の技術(岩波新書)
「超」勉強法
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最近の Windows ではあまりなくなりましたが、以前の Windows では、突然ファイルが破損して、何日もかけて作ってきたファイルが一瞬にしてパア、なんてことがよくありました。また、Windows のせいだけではなく、誤操作や誤判断でファイルを消してしまう、なんてことも時々あります。
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などと言ってみても、内心は呆然。
という時のために、バックアップを作るようにしてます。
ただ、手動でバックアップをすると、手間でもあるし、つい忘れてしまうので、タスクスケジューラに登録して、勝手にバックアップがされるように設定しておくのがよいかと。
このシリーズでは、バックアップの方法に特化して、いくつかのツールとその使い方をご紹介します。
本日は、その第2回 zcopy でバックアップを取る方法。
■zcopy
zcopy は Windows 標準のコピーツールではないですが、c.mos さんの作成された zcopy というツールがあります。
c.mos さんといえば、私は DOS の時代、c.mos さんの VZ Editor を愛用しておりまして、ファイラー(2画面ファイラー)機能も強力で、エディタのキーボード操作も、ファイラーのキーボード操作も、いまだにこれに合わせてカスタマイズしています。
※調べてみたら、1989年発売されたのですね。もう15年も昔の話なんだ…。
※あの暗号のようなマクロ、好きだったなぁ。
※あのマクロを使って VZ Editor 上で動くテトリスやパックマンを作って遊んでいたら、上司に見つかった思い出はいまだに…
VZ Editor
さて、この zcopy ですが、名前の通り xcopy の機能拡張版として作成されたようです。
特徴は、
★――――――――――――――――――――――――――
・二つのフォルダを比較して、新しいファイルのみコピー（Update）他、８種類のオペレーションを実行。
・各オペレーションは、ダイアログ上にシートとして登録し、即座に選択・実行可能。
・オペレーションでどのファイルが操作の対象となるか事前に確認できる「Listing」ボタン。
・タスクトレイに常駐させ、ただちに呼び出し可能。
・複数のInclude,Excludeマスク／ディレクトリを指定して、特定のファイルのみを操作対象にできる。
多機能ファイル転送ツール ZCopy
――――――――――――――――――――――――――★
で、いろいろなコピー方法がパターンとしてプリセット・保存できるという点にあります。
ありがたいのは、ファイル名の全角・半角の区別なくファイルを指定できること。
これのおかげで、必要なファイルを漏らすことが少なくなりました。
■プリセットオプション
この zcopy の特徴であるプリセット(zcopy では「オペレーション」とされています)は、場面に応じていろいろなコピーの設定を保存しているものです。
たとえば、
・平日は c:\usr を d:\usr にバックアップしておいて、金曜日だけは f:\usr にバックアップする
・会社では c:\usr を d:\usr に、自宅では g:\usr にバックアップする
みたいなことがバッチなどを作ることなく実行可能です。
もちろん、コマンドラインからこの「オペレーション」を選択することもできるので、バッチ化して、タスクスケジューラで自動実行も可能です。
今までご紹介した xcopy, robokopy などとちがい、見れば分かるようになっているので(/e /purge /z といわれてもすぐには理解し難いですね)、バックアップをジッコするときに「だいじょうぶだよな」と確認することが簡単になります。
これなら、いちいちオプションを考えなくとも、その場で実行してしまって、それが期待通りに動いたら、適当に名前をつけて保存しておけば、いつでも再現させられます。
■動作テスト
robocopy などにもあるのですが、実際にコピーをする前に、この設定でいいかどうかを確認する事ができます。
Listing
というボタンを使うと、コピーがされる予定のファイルが一覧されるので、それで大丈夫かどうかを確認することができます。
コピーの設定を間違えて、必要なファイルを消してしまった
などという事故を防ぐために、時々確認しながら実行をしてます。
私は、簡単なファイルのコピーなら xcopy を使ってまして、ちょっと複雑な除外ファイルを指定するときには、zcopy を使って事前に確認しながら実行するようにしてます。
■名前をつけてコピー設定を保存する
そして、大事なのが、ここでテストしてうまく行った設定を残しておくこと。
意外と同じようなコピーをしたくなる時が来るので、自分が思い出しやすい名前をつけて保存しておきましょう。
zcopy はこの設定に名前をつけることができるという点が素晴らしい！
他のツールは、バッチでも作って、そこにきちんとコメントを残しておかないと、オプション文字列を注意深く読み込んでいかないとわかりませんが、一目瞭然な名前をつけておけば、コピーミスが軽減します。
他のツールでもこういう使い方ができるといいのに…。
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