音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Tag:議事録



会議をするとほぼ間違いなくくっついてくるのが、議事録です。

公式の会議になると、

 発言者:………発言内容…………
 発言者:………発言内容…………
 発言者:………発言内容…………

などというほとんど「録音しておけばいいのに」みたいなレベルの内容が書かれていて、最後に1行だけ。


 結論:●●●●を承認する

みたいな。
続きを読む



議事録って簡単そうに見えるのですが、仕事の基本的なスキルなので、比較してみると、仕事が出来る人出来ない人では歴然と差があります。

私の部門では、議事録を書くことで仕事力のトレーニングをするよう推奨してます。

続きを読む


仕事をしていて、会議をしたことがない人はいないでしょう。
会議の中で議事録をとったことがない人もいないでしょう。

仕事を効率的にするのに、この議事録にかける時間を少なくするというのは、製造系の直接業務(実際にものを作る仕事)でない限り、かなり効果のあることです。

続きを読む



■議事録は当日中に出すことをルール化する


会議を主催したり、会議の書記係をやったりした時に、議事録をいつ作成していますか?

私は自分の場合は必ず通常の会議なら会議終了直後に、重要な会議でも当日中(夕方~夜の会議は翌日の朝)には出すようにしてます。また、部下が議事録を作成するときには、「当日中に出すように」と必ず指示してまして、部下指導の重要な評価指標にしてます。

続きを読む


<!--
TITLE 席次を記録する
TAG 議事録,記憶,記録
CATEGORY ハック
BKREF -->
<br>私は何かの会議に出ると、ノートに誰がどこに座ったかをノートに書いてます。<br><br>大した絵ではありませんが、図解式で。<br><br>単に、ホワイトボードに見立てた一本線を書いて、その前に机に見立てた長方形を書きます。<br>その周りに、人の名前をまるで囲みながら書いていくだけです。1分もかかりません。<br><br><br>
続きを読む


私は何かの会議に出ると、ノートに誰がどこに座ったかをノートに書いてます。

大した絵ではありませんが、図解式で。

単に、ホワイトボードに見立てた一本線を書いて、その前に机に見立てた長方形を書きます。
その周りに、人の名前をまるで囲みながら書いていくだけです。1分もかかりません。

続きを読む


出張報告から1年間の実績シートに至るまで、およそ報告書というものは、仕事が切りになってから書く人が多いようです。

私の知る範囲では、1年間の実績面談の時に使う実績シート(会社によって名称はいろいろみたいですが、実績面接の時に今年度の成果についてアピールするレポートです)も、面接間近になってから書いている人がほとんど。

でも、そういう最後にまとめて書いた資料って、インパクトがないんですよね。

書いている本人も、読む人ももう過去の話なので、詳細はすっかり忘れてしまっています。
そうすると、「たしかあんなことがあったよな〜」で書くので、事実関係があやふやなんです。

会社によっては、こういった実績シートは半年に1回とか短い間隔で出さないといけない場合もあるみたいですが、それでもやっぱり…。

■いま、書いておく

出張報告でも、実績シートでも同じですが、あとで纏めて書こうとすると、その事実を思い出さなければならず、その上正確性は高くなりません。

私はよく出張に行った時に、使ったお金と時刻をセットで書いてますが、その時に、すべての移動時間についても書いてしまいます。
いまはスマホなどの機能が高くて、文章もまともに打てるし、クラウドにあげておけば再利用も簡単です。

そこに、

 10:10〜12:00 空港移動
  JR××線 ○○駅-××駅 850円
  ××駅→空港(タクシー) 1240円

とか

 14:30〜15:30 打ち合わせ(××さん)
  議事:。。。。。

なんてのをどんどんメモしてしまいます。

年間の実績シートなら、実際にあった大きなイベントの時に、「××さんと○○を話して、方向性の合意を得た」とかいうのを日時付きで記録しておけば、面接時に、「○月○日に××さんと合意を得ることができたのが大きかった」みたいな話ができるようになります。

プロジェクトのターニングポイントは後になって分かるものなので、ターニングポイントになりそうなイベントはすべて記録しておくのが得策です。

■最後に整理する

ただし、こういうのは散文的になりがちなので、報告書にまとめるときには、大切なこととそうでないことを振り分ける必要があります。

全体から見て、重要なイベントになったこととそうでないことを振り分けて、ひとつの実績・事実の報告書として整理して、読む人がストーリとしてわかりやすくすることで、説得力が出ます。

私の場合、実績シートは、面接の1ヶ月位前からまとめ始めます。過去に保存した細々としたデータをざっと読み返して、どこがターニングポイントになったイベントを抽出し、その部分をコピペしていき、ストーリにまとめていきます。
最後の数日でコンテンツは出来上がっているので、文字数を揃えたり、文章の体裁をすることで、文章としてブラッシュアップするようにしています。

説得力のある実績報告が出来上がるようになりますよ。

■同じテーマの記事

アクセスポイント履歴を削除する

いろいろなところで、無料の WiFi アクセスが提供されるようになりました。過去にどのくらいのアクセスポイントに接続したことがあるでしょうか?勝手に接続される私は基本的に無料の WiFi は使わないようにしています。だれがどんなウイルスに侵されているかわからないところに、自分のデバイスがつながって、2次感染をするのを避けるためです。特に海外に行ったときの空港はフリーWiFiがありますが、ここは結構恐ろしいです。ただ、どうしても必要な場合もありますので、全く使わないと..

タスクリストには2つの目標を併記する

タスクリストって作ってますか?もし作っていない人は、作ったほうがいいと思いますが、この記事は読んでもあまりメリットはありません。作っている人は、ちょっと参考になるかも。タスクリストの目標あなたの作っているタスクリストって、どんな項目がありますか?私の場合、・名称・目標1・目標2・着手期限・完了期限::こんなのがリスト化されています。本日は、この目標1と目標2の2つ目標がある理由について。「企画書を作れ!」上司に「来週中にの企画書を作れ!」..

未来の自分への命令書には背景・理由と行動指示を書きなさい

私の仕事術の中で大きなターニングポイントがありました。GTDを勉強したことでした。記憶はボケる、から回るGTDというのは、最初に今気になっていることを全て書き出しなさいという作業から始まります。講師の方によると、大抵の人はここでつまづくそうです。ようするに一歩目からつまづいて、先に進めないから何が良くなるのかさっぱりわからない、と。しかし、私にとっては驚きの経験でした。たくさん、抱えきれないほどの仕事があると思っていたのに、100個出ないんです。それどころか20..

フィードバック分析

フィードバック分析「フィードバック」といっても、誰かと反省会をすることではありません。一人だけでできる方法です。これは以下の本で紹介されていました。強みを知る方法はひとつしかない。フィードバック分析である。何かをすることに決めたならば、何を期待するかを直ちに書き留めて置かなければならない。そして9ヶ月後..

業務報告書は業務中に書く

出張報告から1年間の実績シートに至るまで、およそ報告書というものは、仕事が切りになってから書く人が多いようです。私の知る範囲では、1年間の実績面談の時に使う実績シート(会社によって名称はいろいろみたいですが、実績面接の時に今年度の成果についてアピールするレポートです)も、面接間近になってから書いている人がほとんど。でも、そういう最後にまとめて書いた資料って、インパクトがないんですよね。書いている本人も、読む人ももう過去の話なので、詳細はすっかり忘れてしまっています。そ..

計画はゴールから語る

ある程度仕事の経験を積むと仕事のやり方(求められ方)が大きく変わるポイントが有ります。一般職で最初のターニングポイントはプロジェクトを任されるリーダーになるということです。つまり、今まではイチ担当者として、「××を今週中に」とか「を今日中に」とか言う風に、会社・部門としても大きなプロジェクトの一部の明確化した作業を言われていたのが、「を××さんとさんと一緒に完成させて」みたいなすごく曖昧な指示になってきます。それも自分の力だけではなく他人も使って。※こ..

役職がついたら生き方を変える

この記事を呼んでくださっているあなたは今なん歳でしょうか?20歳代、30歳代でしょうか。40歳になってるかたは少ないかもしれませんね。私が役付き(管理職)になったのは、30歳中盤でした。私はソフト技術者だったので、巷でよく言われた「ソフト屋定年35歳説」というのに反発して、「じゃあオレは定年まで第一線のソフト屋でいてやる!」などと思ってました。自分がソフトについては会社の中で誰よりも詳しかったですし、能力も高かったと自負していました。そこへ..

成功の理由を問う

ようやく昇進・昇格面接も一段落しました。今年の面接でも気になった点をちょっとだけ。面接官が聞きたい事の本質面接時には、最近の業務上の課題とその成果を報告してもらい、それについてちょっと突っ込んだ質問をします。たとえば、・その課題をやるにあたって、あなたが最初にしたことはなんですか?・その課題に対して、あなたはどのような方針でどのように解決しようと考えましたが?・その課題の背景を説明してください大体この3つを聞けばその人の..

一生懸命じゃない

また今年も昇進・昇格の試験の季節になりました。しっかり人事部から面接の案内をもらってます(面接官として)。自分の部下にも昇進候補がいて推薦しているのですが、ちゃんと受かってくれるだろうか…。コンピテンシー面接以前の記事にコンピテンシーの意味は書きましたので、ここでは省略しますが、コンピテンシーを重視する面接において、一番困るのが以下のセリフ「一生懸命がんばりました」いや、だれもあなたが「頑張って手抜きをした」なんて思っていないから…。どうしても説明が「マインド」に..

ザ・プレゼンテーション

今日は、すごいプレゼンテーションの技術の本。プレゼンの小手先のテクニックを書いたビジネス書はたくさんありますが、これはプレゼンの本質に迫る素晴らしい本です。一つ一つの身振り手振りや、目立つようなアニメーションの技術はさておき、プレゼンにおいて、どのように人を感動させ、どのようにプレゼンターの望む行動を起こさせるか、それが過去の素晴らしいプレゼンテーションを例に解説がしてあります。2007年のMacworldで、90分のうちに80..

マッキンゼーの思考技術3:MECEを守ろうとすると論理が強くなる

マッキンゼーの問題解決の技術の柱は3つ・事実に基づく・MECEで構造化する・仮説主導でです。前回、「事実〜」についてご紹介したので、今回は「MECE」についてご紹介します。MECE過去記事でも時々使っていますが、私は情報を集めたり、分析するときに「MECEか?」という判断基準をよく使います。これはこの本で勉強しました。出版年が2001年なのでかなり古い本ではありますが、私にはバイブル的な本です。『マッキンゼー式 世界最..


会議をするとほぼ間違いなくくっついてくるのが、議事録です。

公式の会議になると、

 発言者:………発言内容…………
 発言者:………発言内容…………
 発言者:………発言内容…………

などというほとんど「録音しておけばいいのに」みたいなレベルの内容が書かれていて、最後に1行だけ。


 結論:●●●●を承認する

みたいな。

■議事録の構成

そこまでではなくとも、議論の経緯、決定の経緯、宿題事項などはあとで

 「なぜ○○○に決まったのか?」
 「宿題の▲▲▲ってどんなことをすればよかったんだっけか」

のようなことがあるので、やっぱり面倒くさいとはいえ、あった方がいいですね。

プロジェクト進捗会議のように一つの議題に対して、何度も繰り返し会議をするようなものは、毎回新しく議事録を作っていると、書式成形だけでも意外と大変です。

私は、継続して行われる会議は、議事録を一つしか作らないようにしてます。こんなふう。

★――――――――――――――――――――――――――
・○○について

 (03/01)
 ▲▲さん:今後の機種において○○の機能は必要ないのではないか?
 ××さん:○○の機能を削ると、プログラムの起動が0.3秒高速化できます。
 △△さん:しかし、▼▼の機能は必須で、これが○○のモジュールを利用しているので単純には削除はできない
 ★宿題:△△さん:○○機能のモジュールで他のモジュールが使っているモジュールを調べてくる

 (03/10)
 △△さん:関係するモジュールは、◎◎と、▼▼の2つでした。
 ××さん:それならそのモジュールを独立化させればいい。
 □□部長:ちょっとまて。○○機能が不要だというのは、どういう理屈なんだ?
 ★宿題:○○機能の利用状況を調べてくる
――――――――――――――――――――――――――★


こうしておくと、特定の議題の議論の過去の経緯が開いた時点で全員で見られるので、1週間前で、もう忘れてしまった人も、議事録を見ればなんとなく思い出したりします。

ポイントは、

 ・1つの議題(テーマ)で1ファイルを作ること
 ・議論の経緯は 日付 を入れて時系列が分かるようにすること
 ・結論が出た時には、別項を設けて結論を書く
 ・宿題は議事録中に書くと同時に、別の宿題シートに書く

です。

そして、最大のポイントは

 EXCELを使う

ことです。

詳細については、長くなるので別項にしました。記事使いまわし議事録:使いまわす時のポイントを御覧ください。

■使い回しをすると成長する

議事録を書いていて、「こう書くとわかりやすかな」と書式の工夫をした時に、議事録の基本シートとして使い回せば、議事録のノウハウが蓄積されていきます。

まいかい新しく議事録を書き始めると、このノウハウが蓄積されず、毎回先祖返りしてしまいます。

議事録は、一連の会議だけでなく、すべての会議で使い回しをしましょう。
効率や見やすさがどんどん向上していくのが実感できると思いますよ。

■会議が済んだら議事録をバックアップする

会議が済んだら、今日の決定事項として議事録をバックアップしましょう。

使い回し議事録は標準的な名前として

 △△△会議.xlsm

のような名前にしておき、議事録が終わったら、そのファイルを別名でコピーして置けばいいです。
もちろん、名前は今日の日付にしておきましょう。

参考資料などがあれば、EXCEL に直接挿入してしまえば、常にひとつのファイルになっているので、紛失や探し回る必要がありません。
これも EXCEL の便利な所。

◆このテーマのおすすめ図書


トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術

講師用!報連相問題集-ヒューマンスキル問題集シリーズVol.1

MOLESKINEモレスキンEvernoteビジネスノートブックbyMoleskine/ラージ

人に2歩差をつける先読み仕事術

マインドマップ読書術

プロフェッショナル・ミーティング

■関連する記事

合意したけど賛成してない―結論は他人の物

いろんなルールを作るけど、ルールがルールとして守られるのは、たぶんほんの一部です。特にルールが賞罰に影響しないものだったり、イチゼロで判断できないようなものだったりすれば一層。とくに、「会議をして全員で決めたのに、結局何も変わらない」なんてのは組織で動いているとよくあることです。たとえば、「帰宅前に机の上を片付けて帰ろう」みたいなルールを決めたのに、1週間もすればもう元の木阿弥。まぁ人間なんてこんなもんなんですけどね。なぜ決..

使いまわし議事録:使いまわす時のポイント

使いまわし議事録のポイントは、・1つの議題(テーマ)で1ファイルを作ること・議論の経緯は日付を入れて時系列が分かるようにすること・結論が出た時には、別項を設けて結論を書く・宿題は議事録中に書くと同時に、別の宿題シートに書くです。そして、最大のポイントはEXCELを使うことです。使いまわし議事録のフォーマットのポイント1つの議題(テーマ)で1ファイルを作ること議事録を一つのファイルにしてし..

使いまわし議事録:議事録は使いまわししなさい

会議をするとほぼ間違いなくくっついてくるのが、議事録です。公式の会議になると、発言者:………発言内容…………発言者:………発言内容…………発言者:………発言内容…………などというほとんど「録音しておけばいいのに」みたいなレベルの内容が書かれていて、最後に1行だけ。結論:を承認するみたいな。議事録の構成そこまでではなくとも、議論の経緯、決定の経緯、宿題事項などはあとで「なぜに決..

2つの指示書で進捗会議をやめる

「会議が多くて大変…」という話は、どこの会社でも聞きます。だんだん職位が上がっていくと、会議の時間が業務時間のかなりの割合になるようになります。役員になると時間のほとんどは会議をしているのではないでしょうか?現場の一般職の人は、役職の人とくればれば少ないとは思いますが、その週の予定は会議の時間にかかわらずやることがあるので、ちょっと会議が重なったりすると途端に仕事が遅れてしまって、最後は残業で帳尻合わせをするはめになったりします。その上、残業をしている時に、「お、ちょ..

まとまらない考えをまとめる方法

「いろいろ考えてはいるんだけどまとまらない」「上司に提案したけど "わからない" と言われた」問題を解決する方法は幾つもあります(パターンは大して多くはありません)が、解決するためには、一旦問題や課題を整理整頓しないといけません。「考えがまとまらない」状態というのは、この問題や課題が整理整頓できていない状態です。渦中にあると本質が見えない若手で実務能力があるのに、なかなかプロジェクトを進めることができない人は、往々にしてこういう整理がうまく行っていないことが多い..

■同じテーマの記事

メールは一往復半で完了する

スレッドが伸び続けるメールちょっとした質問のつもりだったのに、だんだん関係者が増え、色んな意見が出始めてやたら長いスレッドになる、なんてことが会社でよくあります。こうなると収集がつかなくなります。どこかで打ち切って、関係者を集めてミーティングにしたいのだけど、どんどんスレッドが伸びていると打ち切りにくいですし、あとちょっとで終わりそうなのにミーティング開催も面倒……とずるずる伸びていきます。メールの打ち切り時メールでは拉致が..

ファシリテーションを勉強する

会議で、みんなの意見を取りまとめたり、会議の進行をうまくやる技術を「ファシリテーション」といいます。これは、私が過去にいろんなセミナーで学んだ技術のうちでも、かなり役に立っとと思える技術のひとつ。さらに会議を行う際にとても重要なことがあります。それは「事前準備」です。「事前準備」をきっちり行うことで会議の時間そのものを短縮しつつ、質の良いアウトプットを生み出しやすくします。ここでい..

人を動かす:相手の話を聞くときには手を止めなさい

部下や後輩が話しかけてきた時に何かをしていると、ついそれをやりながら、「ん。了解。」とやってしまうことがあります。あるいは、会議の時に、発言者の方を見ずにひたすら PC に何かを打ち込んでいるとか。これが "いかん" とはわかっているつもりなのですけどね。「あなたを愛しています」のメッセージ人の話をよく聞くことは、ビジネスの世界だけでなく、家庭生活でも同じようにたいせつだ。ニュ..

体調の維持管理をする

過去記事で、いろいろな仕事術をご紹介してきましたが、仕事をする上で最も重要な基盤となるのは体調を整えることではないかと思います。仕事の基本は体調からどんなに、タスクリストを作ったり、日次レビューをしようが、PCの操作を素早くしようが、二日酔いで気持ちが悪いときには仕事ははかどりません。二日酔いは全く言い訳のできない管理不足ですが、寝不足や風邪なんかも、ある意味体調管理不足からくるものでもあります。個人的には、以前にウツをやっ..

スケジュールを埋めてはいけない

今週のスケジュール、どのくらい埋まってますか?以前、ウツで会社を休む直前1年位は、2〜3週間先くらいまで、ほぼ定時の間の 80% くらいは埋まってました。多くは会議と会議の資料作り。今はというと、ほぼ 80% が空き時間です。ガサガサ。もちろん、作業や考え事など、この時間にやろうと決めたタスクなどは除く。これは、失敗した反省に基づいて、そうなるようにいろいろやった結果です。スケジュールは3つに分ける私は時間を3つに大別して管理しています。・付加価値時間・無価値時..

大事な打ち合わせは録音しておきなさい

会議でメモをとる代わりに、会議の録音をしていた時期があります。最近はスマホでもいい録音アプリができてきましたし、ICレコーダーも昔から売られているので、こういう需要はあるのでしょうね。録音したものは聞かない実際会議中にメモをしていると、その間は発言ができません。ある事項をメモしながら、別の話をするほどの脳はありませんので。もしかしたら聖徳太子ならできるのかもしれませんが。そこで考えたのが、「会議を録音しておけば、メモしなくて済むかも」..

↑このページのトップヘ