音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Tag:計画


私は電車を乗り継いで通勤してます。

だいたい家を買うとき、「通勤30分」などという売り文句に釣られて、「30分なら圏内か…」と判断すると、電車の本数が少なくて、結局1時間コースになったとか…。

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会社では、スケジュール管理ソフトとしてアウトルックを使用してます。
他の人達のスケジュールを見せてもらうことがあるのですが、残念なことに、標準の設定のまま使われていることが多いですね。

いつも「もったいない」と思ってしまいます。

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ある程度仕事の経験を積むと仕事のやり方(求められ方)が大きく変わるポイントが有ります。

一般職で最初のターニングポイントは

 プロジェクトを任される
 リーダーになる

ということです。

つまり、今まではイチ担当者として、「××を今週中に」とか「○○を今日中に」とか言う風に、会社・部門としても大きなプロジェクトの一部の明確化した作業を言われていたのが、「○○を××さんと△△さんと一緒に完成させて」みたいなすごく曖昧な指示になってきます。それも自分の力だけではなく他人も使って。
※ここからはこれを「プロジェクト」ということにします。
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考える力は、他人が出した結論を見るだけでは絶対に付きません。
自分の頭で考え、それを整理し、行動してそれをさらに最初の考えにフィードバックするというループによってのみ強化されます。

本カテゴリでは、さまざまなテーマを設問としてご紹介していきます。
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会議をするときに、関係者の都合を調整するのに結構手間取ったりしません?
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会議が連続してある。

  13:00〜14:00   ○○会議 第4会議室
  14:00〜15:00   ××会議 本社会議室2

こんな予定が書かれたスケジュール帳に心当たりがありませんか?


第4会議室から本社会議室2までは歩いて5分。
その上、○○会議は5分くらいオーバーした。


しかしながら、○○会議も重要なので、ちゃんと結論を出して、関係者の宿題を明確化する必要があるけど、××会議は重役との打合せで遅れていくわけにも行かない。
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面接の質問で、

 あなたは課題に対してどの様な計画を立てましたか?

という設問があります。ウチの会社では昇進の時の申告書にこれを書く欄があります。

これに

 課題:○○○システムの構築
 
 10/12 マネジメントレビュー
 11/13 プロジェクトキックオフ
 12/03 第1次報告会
  :
  :
 04/07 カットオーバー

と書いてきたツワモノがいます。私は唖然として、どうコメントするべきかしばらく悩んでしまいました…。

■計画とは課題に対する工夫とマネジメント

別記事

 明日の意思決定を計画してはいけない

で書いたように、計画とはスケジュールや日程のことではありません。適当な英語を知りませんが、「Plan」でいいでしょうか。
別の言葉で言えば戦略や作戦と呼べるもののことです。

つまり、業務目標「○○○システムの構築」に対して、どこに課題があったのかをリストアップし、その最大のものに対して、あるいはクリティカル条件となるものを抽出して、それがクリティカルでなくなる方法論として、どのようにリソースをマネジメントするのか、あるいはどのような独自の工夫をしたのかを聞いているのに、プロジェクトの日程なぞ書かれても全く意味なしです。

■計画を立てる

大勢が参加するようなプロジェクトであれ、あなた一人が自分の目標のためにやるプロジェクトであれ、そのゴールに行き着くまでにはいろいろな課題があるはずです。

たとえば、「英語で会話できるようになりたい」という目標に対して

 ・今は中学校並みの単語も怪しい
 ・英文法がほとんどわからない

としたら、これらの問題をクリアするために、「英文法を勉強する」という課題ができるわけです。
そのために、毎日1時間文法書を読む、英語に触れられる環境を作るということを3ヶ月は続ける、さらに3ヶ月後に実力を図るためのテストを受けて、今までのやり方のフィードバックをする。こういうのが計画です。

それが人にわかるようになったものがスケジュール(いわゆるガントチャートみたいなもの)なのですが、日付が入ったものしか見ていないので、計画=スケジュールと勘違いするんですね。

そのスケジュールを立てるまでに、何が重要でそれまでにどの様なリソースをどのように割り振るのか、その結果はどのように測定するのかを考えることが計画です。

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ちょっと今週の計画と今日までの実績を振り返ってみてください。

名前はいろいろかも知れませんが、

 仕事の改善をする時間

はあったでしょうか?

いろいろな時間術や仕事術に関する本を読みましたが、これについて書いてあった本は、実は1冊しか知りません(単に私が読み落としただけなのかもしれませんが)。

この本です。

 こばやしただあき
 仕事のムダを削る技術


☆――――――――――――――――――――――――――
「改善」のための時間もスケジュールに組み込んでおく

仕組みの改善に終わりはありません。だから、新しいやり方で仕事がうまく回るようになったら、さらに良くできることがないか、定期的に点検してみる必要があります。
――――――――――――――――――――――――――☆


つまり本書では、

 仕事のやり方を工夫する時間を必ず取る

ということを奨めています。

ポイントは「仕事の改善をする時間」をスケジュールすること。
その時間になったら、

 「今までの仕事のやり方で改善できることはないだろうか?」
 「もっと効率良くやれるアイディアはないだろうか?」

という点に絞って過去の仕事のやり方を振り返ってみる事です。


この本を読んでから、私は毎日定時直前の10分だけ、「改善を考える時間」に割り当てて定期スケジュールにしています。その後日次レビューをして1日が終わります。

■改善の時間

通常仕事(タスク)をしている時間は、そのタスクの結果を出すのが目的なので、「あ〜、このやり方面倒くさいな」と思っても、直ぐに改善できるわけではありません。改善方法を考えていると、タスクをやる時間がなくなってしまうからです。

また、日次レビューや週次レビューの時間は当然タスクが完了したか、他にやるべきタスクがないか、次のタスクは何か、ということが主題なので、同じくそのやり方をもっと効率良くするということは、その時思いつけば何かにメモはしますが、

 他に良いやり方はないか

までは考えないです。恐らくそう言う方が多いのではないでしょうか。

逆にこの改善の時間は、

 今日、このタスクをやるのに40分かかったよな〜
 もっと短時間にやる方法はないものだろうか?

とか

 明日のこのタスク、予定時間の半分でおわらせられないかな?

みたいな、仕事時間や進め方について考えます。
そこで思いついたものは、新しくタスクを起こします。

 ××を自動化するツールを作る
 ○○のタスクの成果物はもっと簡単でもいいように交渉する

などです。
タスクの計画や実行は、日次レビューにお任せ。

■振返りのポイント

ようは、日次レビューでは成果に焦点を当ててレビューをしますが、「改善の時間」はプロセスに焦点を当てて考える時間にすることです。

私の一連の記事(ブログにアップしたものも含めると300件になりました)はこの時間に捻出されたものが多いです。

もちろん、長続きしなかったものも相当ありますが。
なにしろ、ブレスト的に思いつたことをどんどんやってみて、どんどん諦めてますので。

■ヒント

もし「このやり方はいいな」と思われたらぜひ1週間やってみてください。

一つだけ、この時間を確保するタイミングについて、ヒントを。

選択肢は
 ・タスクが終わった直後にやる
 ・毎日の最後にやる
 ・毎週の最後にやる
くらいかと思います。

タスクのプロセスがはっきり記憶に残っているのは、「タスクが終わった直後」だと思うのですが、私の場合、タスクが終了したときには、「あ〜、終わった終わった」と言いながら、次の仕事を考え始めるので、「やること自体を忘れちゃう」という問題があって… (^^;;

さらに週次レビューでやろうとして挫折しました。

 タスクをやった記録は残っているけど、どうやってやったか(プロセス)を覚えていない

ので改善案を考えようがなかったからです。

それで日次レビューの前にやるようにしました。
スケジューラの計画に入れて、「改善の時間だよ」とアラームが鳴るようにしました。これで忘れずにやれています。

いつやるのがいいかについては、人それぞれだと思いますので、いろんなパターンを試してみてください。

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