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30秒で返信せよ!
山のように送られてくるメール。ちょっと気を抜くと、受信トレイには未読の山…
■メールの最適な処置は削除と返信とアーカイブ
受信したメールを処理済としていい場合は大別して2つだけです。
・必要な情報を抜き取って、もう不要になること
・投げかけられた質問や依頼事項などに答えてしまうこと
この状態にしてしまえば、そのメールはもうなくても構いません。
もちろん、タスクの実行結果としてのデータベースの役割は残っているので、ゴミ箱行きにはなりませんが、すでに「生きているメール」ではなく、ログとしての意味しか持たなくなっているはず。
つまり、メールの受信に対してするべきアクションとしては
・もう2度と参照することがないと思う ⇒ 削除する
・プロジェクトのログにしておく ⇒ アーカイブする
・なにかの返事が必要 ⇒ 返信する
この3パターンしかない事になります。
メール処理が遅い人は、さらにもう一つのアクションがあります。
・あとでもう一度じっくり考えようとする ⇒ 読むだけで何もしない
これがメール処理に時間が掛かる原因です。
■即座に返信する
一時期、メールの返信までの時間を測定して、改善しようとしていた頃がありました。
その時に作ったルールがこれ。
メールは30秒以内に返信せよ!
メールを開いたら、30秒以内に
・削除する
・アーカイブする
・返信する
を決めて、その措置を終了させる、ということです。
返信を書こうとして30秒は短いですよ。
せいぜい40〜50文字を書くのが限界です。
何かの依頼メールだったとすれば、
「了解しました。○○月○○日までに再度ご連絡します」
と書いて、送信(ALT+S)を押すくらいしかできません。
「え〜っと、今日は何日だっけ…? あ、10日だから、明後日までには12日か…」
などと考えていたら、もう時間切れです。
なので、Google IMEはすごく便利でした。「あさって」と入力すると、明後日の日付に変換してくれるので。予測変換も超便利。
さらに別記事で書いたように、
・日本語入力で「りょう」と入力すれば「了解しました。」と変換できるように辞書を教育
例: りょう → 了解しました。
ほい → 会議室○○ 時間:○○〜○○
てん → 転送します。ご参考まで。
よろ → よろしくお願いします。
あで → 後ほどお電話します。
あへ → 後ほど確認してご連絡します。
おせ → お世話になります。○○会社○○です。(○○は私の名前・会社名)
・ALT+SHIFT+1,2,3,4のようにキー入力だけで、必要なフォルダに振り分けられるようにした
・返信用のテンプレートを用意
・「○○さん。(私の名前)です」などの定型文を自動挿入にした
・引用はしなくした
・返信・送信ボタンなどのアクションもCTRL+??などのキーで処理できるようにした
などなどいろいろやって、文章をなるべく長く入力できるような工夫を続けました。
さすがにこれは辛くて、半年ほどでやめてしまいましたが、そのおかげでメールの返信がめちゃめちゃ早くなりました。
こういう無理なストレッチもやってみるもんですね。
どのくらい効果があったかというと、
1日のメールを読んでいる時間が4時間から1時間弱になった
メールの量は殆ど変わってません。若干増えたくらいです。
いまでも、時々「今週は30秒週間」と銘打って高速返信のストレッチをやってます。
■すぐに返信してはいけないメール
ただし、例外があります。
1日以上寝かせてから返信するメール
も必要です。それはマイナスの感情を持った時です。
メールを読んで「カチン」ときたり、「ムッ」としたりした時には、どうしても言葉が荒くなったり、ツッケンドンな返事になりがちです。
メールは恐ろしくて、こういった感情が増幅されてやりとりされる危険があります。
したがって、メールを読んで「ちょっとマイナス感情を持った」と感じたら、それは返信だけ書いて(あるいは書かずに)、草稿ボックスに入れておきます。翌日になって冷静になってから送信するようにしてます。