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Tag:生産性


最高の効率化は「やらなくても結果が出ること」です。

 効率 = 生産性 = 成果 ÷ 投下資源

です。投下資源が極限まで下がれば、小さな成果でも生産性は無限大になります。

その最たる方法が、自分でやらないことです。
他人にやってもらえれば、自分の工数はゼロですから。

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 ・仕事の進め方の効率化
 ・生産性の向上

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「やるといい」と言われていることでも、やり方を間違えると生産性や効率の低下を招くことがあります。

使い方に注意すべき5つのことについてご紹介します。

先にまとめてしまうと、要するに

 「いい」と言われている薬も過ぎれば毒になる

ということがいいたいだけです。

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考えるのに時間がかかる人と、すぐに答えが出せる人がいます。

もちろん、相手が要求しているレベルに達しない答えをだすのは時間云々ではなく品質の問題ですが、短時間に答えを出せる人ほど品質がいい(思考レベルが高い)という傾向も見逃せません。これはトレーニングと先回り思考が有効です。
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「生産性が落ちている」時々耳にする言葉ですよね。
でも、これで何が判断できるかというと、実際、多くの場合は何も伝わってません。

 生産性

と一言で言っても、その測定方法は様々です。その人が何を元に「生産性」と言っていて、何と比較して「落ちている」と言っているのかが理解できなければ、全く伝わりません。

製造系でよく使われる指標に「直間比率」というものがあります。
これは、労務費で直接人員の労務費と間接人員の労務費を比較したもの(比率)なのですが、何を直接人員とし、何を間接人員とするのかについては結構曖昧です。

工場としてはこの数字が大きいほど、効率のいい工場といえるので、サポート人員(ライントラブルで追加投入するような人員)を直接人員に数えているところもありますし、ちょっとでも直接業務(ラインで製造業務をする人)は、その人のすべての工数を直接業務としている場合もあります。
こういう操作をすると、直間比率は結構良くなります。それで見かけ上のいい工場の出来上がりです。

■行き先を説明してみる

最近は、カーナビがあるので、こういうことは少なくなったのですが、私は家内と遠出した時に、家内にナビをさせてました。その時に家内の説明がわかりにくいんですよ。

 「その先に酒屋さんがあるので、その交差点を右に」

みたいなナビ。わかりやすいと思いますか?

「酒屋さん」というのは、どんなものなのか?看板はあるのか?、目印になるものは?

もうこの時点で、結構イラッとしてます。その後で、「あっ!いま通り過ぎちゃったじゃない!」と言われようものなら、「テメー、自分で運転しろよ!」とか喧嘩になったり。
Uターンして戻ってみると、確かに「酒屋さん」だけど、「××酒造」と看板が出ているだけだったりすると、「これは酒屋さんじゃなくて、酒蔵だろう!」とか、「車を運転しながら、こんな看板見つけられるか!」とか。

■使う用語の統一

実際指摘する方は面倒なのですが、会社内でも同じようなことが起こります。

 「この製造システムは〜」

といった時に、コンピュータのシステムを言っているのか、生産の業務プロセスを言っているのかは判断がつかない場合があります。

そういう時に、「いや、これは『業務プロセス』というべきでしょ」とかいうのは結構気が引けます。だって「わかればいいじゃない」と思っている人には何も響かないし、「そんな細かいこと…」と言われるのも結構嫌です。

多分、しばらく仕事をしてみると、「言った、言わない」の議論になるのは、どちらかが嘘を付いているのでなければ、こうした言葉の解釈の違いだというのが身にしみてわかります。

それでも、それを統一しようという動きにならないのは、そこに問題意識を持っている人が少ないから。

なので、「言葉が統一されてなくて、今回のトラブルになったよね」みたいに問題が起きるごとに、その根本的な課題を提示し続けていると、多くの人が「これじゃぁまずいよな」と思ってくれるようになります。

同じ日本語でもそうなので、相手が中国語だったり英語だったりすれば、もっとひどいことになります。
なので、ウチの会社では共通の辞書を作ろうと言う動きがやっと始まりました。
通訳さんは、まずこの辞書から勉強を始めてもらうことになります

日本語でも辞書を作ってみませんか。
そのためには、まず、多くの人がこれでは「まずよな」と思える状況を作り出すことをやってみてはいかがでしょうか。

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おそらく、多くのサラリーマンが残業する理由というのは、ざっくり言ってしまうとこういう理由です。

 今日、やる予定だった仕事が終わらなかったので残業して片付ける

しかし、もう一つの理由があります。

 残業をすると給料が増える

ことです。

基本的に、管理職は残業しても給料は増えませんが、一般職については、時給で換算すれば、通常の勤務時間よりも残業時間のほうが何割かは時給は高くなります。

■残業を肯定する経営者、否定する経営者

だいたいの経営者は残業に対しては肯定的なイメージを持っていません。まあ、当然ですが残業が増えれば、人件費が増えて利益が減るからです。それを上回る売上があれば相対的にはいいのでしょうけど。
経営者が残業を肯定する場合は、以下のような場合だそうです。

★P731〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●社長は残業に対してだんだん否定的になっていく
経営者は会社の創業当初は残業に対して肯定的ですが、だんだん否定的になっていいきます。

最初は「残業、頼むよ」と社員にお願いしていたのに、やがて「無駄な残業はするな」と注意するようになるのです。

それには理由があります。

仕事が増えてくると、人手が足りなくなってきます。しかし、だからといって社員を 1 人増やすことはしません。1 人分の仕事が長期にわたってあるかどうかわからないからです。

今いる社員に残業させようとするのです。「残業、頼むよ」とお願いします。すると、社員は残業代の分だけ収入が増えます。それを一度経験してしまうと、収人を増やすために残業をするという問違った方向に行きがちで、生産性の低い働き方をするようになるという弊害が起きてしまいます。

1 時間でできていた仕事を 1 時間半かけてこなす、といったように時間だけを延はそうとするのです。

その状況と残業代の多さに驚いた経営者が、「何でそんなにタラダラ什事をしているんだ。無駄な残業はするな。さっさと帰れ」と怒るわけです。

松本順市(著) 『社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
――――――――――――――――――――――――――――★


なるほど、イメージは分かりますね。

サラリーマンにとってみれば、給料が増えるのはいいことで、効率的に仕事をするより、だらだら仕事をしたほうが給料が増えるのなら、そっちのほうがお得。

一方で経営者から見れば、人件費が増えるので、利益が減る。だから残業はさせたくない。

しかし、当初「残業、頼むよ」と言っていた時期はどうだったかというと、残業代を上回る売上の向上があったので、残業を推奨(?)していたということです。

■残業時間は付加価値を意識する

今日中にやらないと、結果を出しても意味がなくなってしまうようなものは、どのような状況であろうとやらざるを得ません。

でも、実際にはそういうシチュエーションは少なくて、「期限今日まで」と言われたような仕事でも、「ごめん、明日の午前中まで待って!」と言えば、期限を伸ばしてもらえるもののほうが多いのではないでしょうか。

それを生真面目に、期限を守ろうとすると、その仕事がどのような付加価値であっても(例えば出張精算書、会議の議事録)、残業時間を使ってでもやらなければならなくなります。

一方で、部門の大方針に関わるような仕事、あるいは売上に直接貢献するような仕事であれば、1日早く仕上げれば、それだけ多くの利益をもたらすことができるかもしれません。

後者なら、経営者も残業に対して、否定的に受け取ることはなくなるのではないかと思います。

もちろん、そんな仕事が月に 100 時間もあるとは思えないでしょうけど(通常の勤務時間でこなしきれない分として)。

★P132〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

残業代というのは、残業することによって粗利益が獲得できるから出せるのです。

当然、残業代は就業時問内に働くよりも割増なので、就業時問内よりも生産性を上げて、粗利益を出さないと、会社には利益が残らなくなってしまいます。

本来であればこのことを経営者は社員によく説明しなければなりません

社員も、「残業して今の収人を増やそう」などと悪魔のささやきに耳を傾けてはいけません。

「これだけの利加価値を出そう」「時間を短縮しよう」と考えて残業すること。そうしないと、生産性の低い仕事の仕方をするようになって自分の能カを下げてしまいます。

そうなったら、なかなか元には戻せないので、自分のために気をつけた方がいいのです。

しかも、付加価値を獲得できない残業を増やすと、会社の利益が減るため、昇給・賞与が減る可能性が大いにあります。

定時で仕事を終えて昇給・賞与が多いのと、残業をして残業代は増えるけれど男給・賞与が少ないのと、どちらを選びたいですか。

松本順市(著) 『社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
――――――――――――――――――――――――――――★


残業時間というのは、会社として一定の枠は見込んでいるはずのものです。

しかし、ここに共有地の悲劇が発生します。

その共有地に生えている草をたくさん食べさせたほうが牛は太ってより高く売れますが、みんながそう考えると、やがて草地は荒れ地になります。

■残業を申請するときには、付加価値が高い仕事を目的にする

上司に、

 「今日は残業をします」

と逐一報告をしなければ残業は認めない、という会社もあるみたいです。

こういう時に、その理由として「(明日でもいい)議事録がまだ書けてません」というよりも、付加価値の高い仕事のほうが上司としても残業を許可する理由として納得しやすいのではないでしょうか。

「部方針の××プロジェクトの進捗をまとめて、課題を明日の朝までに報告します」とか。

緊急性と重要性の高い仕事も許可しやすいですね。「××でトラブってまして、すぐ解決しないと生産に影響します」みたいなのが強力ですね。こちらは、納得以前に「やむを得ない」という判断でしょうが。

当然、残業した以上はその時間内で、結果を出せなければ、「なんだ、明日でも良かったじゃん」と言われてしまいますがね。


■参考図書 『社長は君のどこを見て評価を決めているのか?

本書でお伝えしたいテーマは、ずばり「社員が知らない、評価と給料のホント」です。

あなたは会社に対して、こんな不満を持っていませんか?
「頑張っているのに給料が上がらない。どうして認められないのだろう……」
「自分よりも業績を上げていない同僚が出世していく。ダメなあいつのほうがなぜ!?」
よほどの大企業でない限り、それらはすべて「社長の評価」で決まるのです。
そしてそれを知っているかどうかで、あなたの会社人生は決まります。




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社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
著者 :松本順市

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●本書を引用した記事
 若いアタマを維持する2
 自分の評価を知る方法
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか2
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか1
 若いアタマを維持する1
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 「目標による管理(MBO)」の目標は自分で作る
 成果を出しているのに上司に嫌われている
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
 目標は部門目標に合わせる
 管理職の唯一の仕事
 到達基準点を最高にする
 部門目標と個人目標
 複数の選択肢を得る
 評価されるポイント
 やりたい仕事についてはいけない
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか? 要約
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか? 詳細目次

●このテーマの関連図書


30日でつくれる人事制度、だから業績向上が実現できる―成果主義人事制度をつくる

「即戦力」に頼る会社は必ずダメになる(幻冬舎新書)

上司はなぜ部下が辞めるまで気づかないのか?(Nanaブックス)

「いい会社」のつくり方-人と社会を大切にする経営10の方法-

ビジネスモデルの教科書上級編

儲ける社長の人事評価ルールのつくり方



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もちろん、相手が要求しているレベルに達しない答えをだすのは時間云々ではなく品質の問題ですが、短時間に答えを出せる人ほど品質がいい(思考レベルが高い)という傾向も見逃せません。これはトレーニングと先回り思考が有効です。

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ゆっくりと考える人が多いのだが、ごく一部の優れた人は、高速で動き大きな成果を出す。
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ただ、そういう人は本当にごく一部だ。ほとんどの人は延々と時間をかける。しかも、急いでも急がなくても思ったように考えが深まらない。時間を2 倍かけると2 倍よい内容を考え出せるかというと、まずそんなことはない。

どうしてこういう差が生まれるのか。

一つは、前章でも述べた訓練の欠如だ。どうすれば効率よく進めることができるか、素早く考えをまとめ、分析をレ、深掘りをし、わかリやすく整理して仕上げられるか、周りを動かして一気に成果を出せるか、という訓練が学校でも会社でもほとんどない。

新入社員は、書類の書き方や礼儀作法については教わることが多い。ただ、瞬時に情報を把握すること、問題点を整理すること、解決策を考えることなど、「考える」という基本作業に関してはほとんどトレーニングされない。
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  :
もうひとつは、生産性という概念の欠如だ。製吐追現場の生産性向上にはどんな会社でも取り組むが、企画書・報告書作成、メールのやり取りなどのデスクワークに対しては、生産性という概念があまり広まっていないし、体系的な努力もほとんどされていない。あまりに仕事が遅ければ「遅い!もっと早くやれ」という叱責はあるだろうが、人によって内容によって、かかる時間に差があるのが当然という暗黙の了解がある。

製造原価は1 円あるいはそれ以下の単位で管理するが、どれだけ速く考えているか、どれだけ早く決断しているか、どれほどすさまじく頭が回転しているかどうかについてはそれほど問われない。

赤羽雄二(著) 『ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング
――――――――――――――――――――――――――――★


私は、ドラッカーのいうところの知識労働における生産性という点に興味があって、いろいろ調べてきています。
それが、

 サラヒン〜サラリーマン仕事のヒント

でご紹介しているような、仕事効率化のヒントになったわけですが、自分の部下や同僚、果ては上司まで、気になるようになってしまいました。

 「この人は自分の生産性を考えているのだろうか?

と。

■生産性を挙げる方法

生産性を上げる方法というのは、大別して4つの方法があると思ってます。

 ・事前準備(段取り)
 ・行動(アクション)の動作速度
 ・次の行動への改善
 ・リスクヘッジ

です。これらは唯一の方法「生産性をあげようと意識する」ことから発生しています。

本書では以下のように述べられています。

★――――――――――――――――――――――――――

優れた経営者、優れたリーダーはどうして即断即決できるのか。

普段からその問題について考え続けているからだ。

必要な情報収集も怠らない。常に感度が高く、アンテナが強力に立っている。その分野の専門家とのネットワークも豊富に持つ。信頼できる相談相手が何人もいる。最善のシナリオ、最悪のシナリオも常に考えている。どこを押すとどうなるか、競合の動きなども全部頭に入っている。

そういう臨戦状態にいつもいるので、何が起きても驚かない。慎重でいながら正確、かつ電光石火とい1つことが十分できる。

赤羽雄二(著) 『ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング
――――――――――――――――――――――――――★


あらゆる課題に対して、つねに考えておき、それに対する答えを持って臨んでいることで、他人から見れば電光石火で素晴らしい答えを提示できるわけですね。

まったく、仰るとおりです。

では、「その問題」というのは何で、何について考えていればいいかという点については、本書では発見できませんでした。おそらく、職場やおかれた立場、つまりすべての人ごとに考えなければならない事柄が違うということでしょう。

■生産性を意識する

究極的には、

 「生産性を意識する

というところに行き着くのでしょうが、そのためには、常に事前準備がされていて、その課題や問題に対して解決策はないものか(あるいは「より良い解決策はないものか」)というのを探している状態です。

ここで「探す」という行為は、「頭で考える」ことではなくて、実際に色々なやり方でやってみる、その結果をフィードバックしていくということです。
お間違いなく。

あなたはあなたの生産性を意識していますか?


■参考図書 『ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング

A4の紙に1件1ページで書く。ゆっくり時間をかけるのではなく、1ページを1分以内にさっと書く。毎日10ページ書き、フォルダに投げ込んで瞬時に整理する。それだけで、マッキンゼーのプログラムでも十分に教えていない、最も基本的な「考える力」を鍛えられる。深く考えることができるだけでなく、「ゼロ秒思考」と言える究極のレベルに近づける。




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著者 :赤羽雄二

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●関連 Web
 「ゼロ秒思考」のつくり方 ― ダイヤモンド・オンライン
 ゼロ秒思考-- 赤羽雄二のブレークスルーブログ
 「ゼロ秒思考」のメモ書きは世界へ - 現代ビジネス - isMedia

●本書を引用した記事
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いろいろなところで、無料の WiFi アクセスが提供されるようになりました。過去にどのくらいのアクセスポイントに接続したことがあるでしょうか?勝手に接続される私は基本的に無料の WiFi は使わないようにしています。だれがどんなウイルスに侵されているかわからないところに、自分のデバイスがつながって、2次感染をするのを避けるためです。特に海外に行ったときの空港はフリーWiFiがありますが、ここは結構恐ろしいです。ただ、どうしても必要な場合もありますので、全く使わないと..

中華タブレットでマルチタスクシステムを構築する

過去記事で何度か書きましたが、現在運用しているPCは7台あります。そのうち2台ほどが、いわゆる「中華タブレット」です。何をさせているかというと、このブログのメルマガの送信やら、記事の更新、ネットから必要な情報のダウンロードなどをさせてます。あとの幾つかの古い PC はちょっと大きなデータの解析用とデータサーバ。マルチタスクシステム以前の記事PCは複数台運用をすると効率が上がるマルチウィンドウで書いたように、1台の高性能 PC よりも、2〜3台の低性能 PC のほ..

わがままにスケジューリングする

もし調べられるのであれば、直近数ヶ月にした打ち合わせについてどこで打ち合わせをしたかを調べてみませんか?これが相手のオフィスや長距離の移動を伴うような場所であれば、あなたの時間効率の改善のねたになります。移動は価値を生まない製造の仕事でよく言われますが、移動することは価値を生まないです。製品を作るときに、何かを組み付けたりインストールしたりする作業は、その製品の付加価値を上げる方法のひとつなのですが、組付けをするために、部品の..

メールに「お疲れ様」は不要?

私の知る限り、多くのメールには、「お疲れ様です」とか「お世話になります」が冒頭に書いてあります。メールの「お疲れ様」は不要?ところで、私は、「オールアバウト」という生活総合情報サイトで「ビジネス文書ガイド」を務めています。定期的にビジネス文書やメールの書き方について記事を書くのですが、あるとき、反響が大きくて驚いたものがあります。それは「社内メールにお疲れ様は必要?..

自分の集中できる時間は限りがある

よく締め切りギリギリに追い込まれると、火事場の馬鹿力がでますよね。ただ、それだけでいろんな仕事を乗りきれるほど世の中甘くない。マックスIIの原則マックスIIの原則『マックスIIの原則』 とは、人間が知的作業に集中力を発揮して取り組める最大時間は二時間だから、二時間ごとに解放感と達成感が得られるような仕事の仕方を設計することが大切であるというものです。もちろん二時間以上..

「振り返り」をするポイント

ちょっと前から、会社では「振り返り」というのが、ちょっとしたブーム。最近は定着してきましたが、「振り返り」って何をすればいいのか、よくわかっていない人もいるようです。本日は、上司、先輩から出す「振り返り」のコツについて。チェックポイントケンブリッジコンサルタントという会社では、「チェックポイント」という振り返り会があるそうです。Pケンブリッジが「チェックポイント」と呼んでいるのは、「短..

書きやすいボールペンをたくさん用意する

私の愛用のボールペンをご紹介します。三菱鉛筆 多色ボールペン ジェットストリーム 透明ブラック 0.38mm 3色極細の3色ボールペンなのですが、いままで使った中で、インク各色が一番くっきり見えましたので、これを使ってます。ペンはなめらかで、軽く書いてもしっかりかけますし、強く書いてもかすれません。百均の安いノートでも目詰りしない。ペン先は0.38mmとかなり細いです(私の知る範囲では 0.2mm というボールペンもあります)。..

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