音楽と仕事の日々

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Tag:段取り術



本日は久しぶりにビジネス書のご紹介です。

ちょっと古い本ですが(私が新しい本を紹介すること自体が珍しいので、普通かも)、これも折にふれて(大体1年に1~2回)は読み返している本です。

書いてある事自体は、「すごい!」というネタではありませんが、なにか問題にぶつかっていて、どうやって自分の時間を確保しようとか、どういう習慣作りをしたらいいだろう、と悩んでいる時に、「あ、な~るほど」と思えるヒントが満載の本です。

是非時々読み返して見るために、手元においておきたい本の1冊。

これは、紹介したい内容がいっぱいあって、色々書いていたら、恐ろしくたくさん書きだしてしまいました。あまりにも長いので、ちょっと分割してご紹介します。連投すると、他に書きたいことが書けなくなっちゃいますので、1週間ごとに…。
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本日は久しぶりにビジネス書のご紹介です。

ちょっと古い本ですが(私が新しい本を紹介すること自体が珍しいので、普通かも)、これも折にふれて(大体1年に1~2回)は読み返している本です。

書いてある事自体は、「すごい!」というネタではありませんが、なにか問題にぶつかっていて、どうやって自分の時間を確保しようとか、どういう習慣作りをしたらいいだろう、と悩んでいる時に、「あ、な~るほど」と思えるヒントが満載の本です。

是非時々読み返して見るために、手元においておきたい本の1冊。

これは、紹介したい内容がいっぱいあって、色々書いていたら、恐ろしくたくさん書きだしてしまいました。あまりにも長いので、ちょっと分割してご紹介します。連投すると、他に書きたいことが書けなくなっちゃいますので、1週間ごとに…。
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先週紹介しました「スピード段取り術」の要約のつづきです。

書いてある事自体は、「すごい!」というネタではありませんが、なにか問題にぶつかっていて、どうやって自分の時間を確保しようとか、どういう習慣作りをしたらいいだろう、と悩んでいる時に、「あ、な〜るほど」と思えるヒントが満載の本です。

是非時々読み返して見るために、手元においておきたい本の1冊です。

これは、紹介したい内容がいっぱいあって、色々書いていたら、恐ろしくたくさん書きだしてしまいました。あまりにも長いので、ちょっと分割してご紹介してます。

本日はその第3回。
本日も長文になってしまいましたが、後ちょっとなので、一気にお送りします。
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先週紹介しました「スピード段取り術」の要約の続きです。

書いてある事自体は、「すごい!」というネタではありませんが、なにか問題にぶつかっていて、どうやって自分の時間を確保しようとか、どういう習慣作りをしたらいいだろう、と悩んでいる時に、「あ、な〜るほど」と思えるヒントが満載の本です。

是非時々読み返して見るために、手元においておきたい本の1冊です。

これは、紹介したい内容がいっぱいあって、色々書いていたら、恐ろしくたくさん書きだしてしまいました。あまりにも長いので、ちょっと分割してご紹介します。
今日はその第2回目。

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本日は久しぶりにビジネス書のご紹介です。

ちょっと古い本ですが(私が新しい本を紹介すること自体が珍しいので、普通かも)、これも折にふれて(大体1年に1〜2回)は読み返している本です。

書いてある事自体は、「すごい!」というネタではありませんが、なにか問題にぶつかっていて、どうやって自分の時間を確保しようとか、どういう習慣作りをしたらいいだろう、と悩んでいる時に、「あ、な〜るほど」と思えるヒントが満載の本です。

是非時々読み返して見るために、手元においておきたい本の1冊。

これは、紹介したい内容がいっぱいあって、色々書いていたら、恐ろしくたくさん書きだしてしまいました。あまりにも長いので、ちょっと分割してご紹介します。連投すると、他に書きたいことが書けなくなっちゃいますので、1週間ごとに…。
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先週紹介しました「スピード段取り術」の要約の続きです。

書いてある事自体は、「すごい!」というネタではありませんが、なにか問題にぶつかっていて、どうやって自分の時間を確保しようとか、どういう習慣作りをしたらいいだろう、と悩んでいる時に、「あ、な〜るほど」と思えるヒントが満載の本です。

是非時々読み返して見るために、手元においておきたい本の1冊です。

これは、紹介したい内容がいっぱいあって、色々書いていたら、恐ろしくたくさん書きだしてしまいました。あまりにも長いので、ちょっと分割してご紹介します。
今日はその第2回目。

■参考文献

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■要約

段取り8分という言葉があるように、仕事は段取りをしっかりしておけば8割は終わったようなものだと言われます。現代は次から次へと降ってくる仕事を裁くだけで精一杯という場面も多いだろう。その結果ますます手際が悪くなり、ますます仕事が回らなくなるといった悪循環にも陥りやすい。
本書では、比較的すぐに現場で応用できる「スピード段取り術」を紹介していく。


1.「時間・スケジュール」を段取りする技術
(1)仕事に優先順位をつけない!
  ・「すぐにできる仕事」は即座に
  ・「自分にしかできない仕事」に集中

(2)WantとMustをかけ違えない
  ・仕事の目的を考え、本当にやらなければならない仕事かを考える。
  ・目的を吟味した上で、「本当にやらなければならない仕事・避けては通れない仕事」を「Must仕事」と考え、優先順位を高く設定して取り組むことが肝心。

(3)先行逃げ切りを意識する!
  ・その仕事の期限が迫っているかどうかを考える。
  ・これに重要度という視点を追加して考えることがポイント。
  ・「緊急かつ重要な仕事」の優先順位を高く設定して進めていくのは当然だが、「重要だけれど、緊急でない仕事」についても、日々、少しずつスキマ時間を抽出して進めておくことが重要。

(4)仕事は簡単かつ成果があがるものから!
  ・しかし、簡単な仕事ばかり選り好みせず、チャレンジングな精神を忘れずに仕事に取り組むようにすべき。

(5)時間は買う!
  ・身近な生活の中で時間を買う

(6)標準時間を持つ!
  ・仕事の標準時間を把握しておくことで、1日のタイムマネジメントは的確に実施できる。
  ・標準時間の設定をすることで、1つ1つの仕事に対して、スピードとアウトプットの精度を意識することになり、1日の時間の使い方が大きく変わる。

(7)1ヶ月を「32日」にするテクニック!
  ・身体が慣れてきて、毎日1時間起床時間を早めることを1ヶ月継続すると、24時間以上の時間を捻出できる。

(8)1日を10分刻みで考える!
  ・ダラダラ過ごす時間、ムダな時間を減らすことができる。スキマ時間を生み出すことができる。

(9)全ての仕事に期限設定!
  ・タイムマネジメントの意識を持つためにはどのように小さな仕事についても期限の設定をすることが肝心。

(10)「忙しい」は言わない!
  ・忙しいという前に何が原因か、どのような対策があるかを考え、口に出す前に行動することを心がける。


2.「問題解決」を段取りする技術
(1)問題とは?課題とは?
  ・真の問題を発見しようとせず、解決策の精度を高めることに躍起になっているケースが多いが、的を得た、本質的な問題発見が解決の第一歩となる。
  ・問題を適切に捉えるには、事実を客観的に捉えることが重要。

(2)「なぜ?/どのように?」の徹底反復!
  ・MECE(モレなくダブリなく)
   ○プロセス
    物事を開始から終了までのプロセスに分割して考える(PDCA)
   ○対照概念
    物事の逆・両面を考える。(開拓エリア⇔未開拓エリア、提携業務⇔非定型業務)
   ○構成要素
    物事の全体の構成要素に分解して考える。(マーケティングの4P、顧客ステータス(新規、取引中、休眠中))
   ○数字
    物事を数式で構成して考える(利益=売上―コスト、売上構成=商品A売上+商品B売上+商品C売上)
  ・「それはなぜ?」を繰り返すことにより、根本的な原因を追究する。
  ・「どのように解決する?」を繰り返すことで、具体的解決策を見出す。

(3)周囲を巻き込み、周囲に巻き込まれる!
  ・「自分はこのように考えているのですが、みなさんはどう思いますか?」と自分なりの意見を明確にし、他者に相談を持ちかけると、違った視点で物事を捉えるヒントがもらえる。
  ・「自分には知識や経験がないので、色々教えてもらいたいのですが」というように、教えて欲しい、アドバイスがないとうまく進みそうにない、といったお願いの仕方をすべき
  ・自分が困った時だけ都合よくお願いしても、なかなか賛同は得られない。よって、自分自身も周囲に「巻き込まれる」ことで貸しを作っておくのも1つ。

(4)全体像を見据え、仕事のストーリーを描こう!
  ・段取りのできている人は先のことをしっかりイメージしていて、全体像を捉えることに長けている。
  ・概要をつかむことで、それぞれのSTEPごとに細かい内容をイメージしていくと、仕事のストーリーが生まれてくる。
  ・カリカリと仕事に翻弄されている時にこそ、全体を捉え、ストーリーを構成することで、精神的な余裕にもつながる。

(5)ベストプラクティスに習おう!
  ・周囲の人に相談してみたり、なぜうまくいくのだろう?と、良い所探しをしてみると新たな気付きが出てくる。

(6)強みがわかれば弱みも補完できる!
  ・自分のSWOT分析をしてみる。

(7)「仕事のたな卸し」がスピード化のキモ!
  ・難易度の高い属人的な仕事も形式化し、共有・育成することで、「誰でもできる仕事」化ができれば、組織の底上げにもつながる!

(8)図式化・数値化することで見えてくる!
  ・図式化して、仕事の仕組みをまとめていき、そこに数値・データが加わると更に客観性が付加され、理解度が高まり、分析しやすくなる。

(9)共通認識なくして仕事はできない!
  ・前提条件やゴールへ向けた認識の統一をしておく必要がある。
  ・認識合わせをするためには、感覚的・抽象的な表現をなくすこと。
  ・共通認識ができたら、エビデンス(裏付け)として文書化しておき、「あの時はこのように認識あわせをしましたね」と振り返りながら、仕事を進めてくことが肝心。


■参考文献

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先週紹介しました「スピード段取り術」の要約のつづきです。

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■要約


3.「実行力・モチベーション」を段取りする技術
(1)やりたくないならやらない!
  ・やりたくない仕事はやらずに、自分の好きな仕事だけを積極的に進める。
  ・「暖機」となり、仕事に加速がつく。(やりたくない仕事は加速がついてからやればよい。)

(2)きちんと言い訳をしよう!
  ・そのトラブルや失敗を客観的に分析し、振り返ることができないと言い訳はできないから。
  ・注意すべきは、自分の思い込みや主観で言い訳をしないこと。
  ・なぜそういったミスにつながったのかを振り返り、原因を究明することで、改善点を明確にし、2度と繰り返さないという思いや教訓につなげることが必要。

(3)常に「夢中」でいること!
  ・小さかろうが、大きかろうが、夢を常に持ち続け、それをどのように達成するかを考えることが、自己実現への道である。

(4)ホメられて伸びよう!
  ・まず最初に、言われたことをすぐ処理するように、努力してみる。
  ・他者からの依頼があって、それを即日処理して、翌日にはできると思ってい
   ても、3日以内に返事します、と少し多めの見積もりをしておく。(3日かかるとの期待のもとに翌日返事があれば満足度があがる。バッファを持ち、リスクヘッジできる。)

(5)KKD(気合・根性・度胸)とロジカルバランスを!
  ・論理性を兼ね揃えた上に、ハツラツと仕事に取り組むバイタリティあふれる人材こそ、今求められている人材。

(6)日頃から「WhatdoI do?」を唱える!
  ・段取りをうまくやっていくためには、もしこのようなトラブルに巻き込まれたらどうするかと常に自問自答することでイメージを膨らませておくことが肝心。
  ・常々自己投影するためにも、周囲の状況(情況)を把握するアンテナを張り巡らせることがポイント。

(7)結局、声の大きい人間がトクをする!
  ・他人からお願いされた仕事や自分の目の前に現れた新しい案件については、全てをチャンスと捉え、自分がやる!と積極的に挙手すること(なるべく若いうちにやっておく)
  ・全力で走っていないと、思いっきり転倒することもできない。大きな失敗から大きな教訓を学べる。
  ・日頃から自分のやりたいことをどんどん口に出しておくことも重要。

(8)ヤル気になるためのカンフル剤を持つ!
  ・この日は勝負のプレゼンがあるとか、どうしてもヤル気にならないという場合にはこの曲!という自分を奮い立たせる曲を持っておくとよい。
  ・自分なりに仕事を効率よく進めるための特効薬となる何かを持っておくことで、モチベーションをコントロールできるようになる。


4.「プロジェクト」を段取りする技術
(1)目的・意図を明確にする!
  ・仕事の目的・意図を明確にすることで、「受け身仕事」はなくなる!
 
(2)目的と目標を掛け違えない!
  ・目的とは、何のためにやるのか?とか、なぜその仕事をやるのか?といったそもそもの大前提のこと。
  ・一方で目標とは目的を実現するための大切な要素、ステップのこと。
  ・段階を踏んで1つ1つの目標を達成していき、目的というゴールに最終到達
   する。目的と目標の違いを認識しておかないと、本来の目的を見失うことになる。

(3)段取りのキモは作業範囲と期間!
  ・何をどこまでやれば仕事は完了なのか?という作業範囲について明確にすることが必要。(期日が設定できない。)
  ・期間の設定ができれば、全体像をより具体的に把握していくために、各ステップを設定。
   G:ゴール設定
     目的、期間、資源(ヒト・モノ・カネ)、作業範囲を設定
   P:計画
     作業の洗い出し、優先順位設定、スケジューリング、役割分担、リスク分析、予算配分
   D:実行
     計画をたてたものを実施
   C:進捗管理
     計画通りに実施できているかどうかを確認し、是正していく
   A:評価・まとめ
     成功点や失敗点を明確にし、今後への教訓、新たな仕組み作りに反映させていく
  ・忙しいとどんどん見切り発車して、具体的な進め方を議論しがちだが、全体像を見ないで各論の話をしていても最終的な期日が明確にならない。作業範囲と期日を明確にし、まずは大まかに全体像を捉えることから始める。

(4)「やること」だけでなく「やらないこと」もまとめておく!
  ・思いつくままに作業を列挙
  ・MECE(モレなくダブリなく)を意識してカテゴリー分け
  ・自分が「やること」と「やらないこと」を明確に区分しておくことで、責任所在やミッション、役割が明確になり、迷いがなくなる。周囲のメンバーとも共有しておき、それぞれが無駄なく効果的に活動できるよう意識しておく。

(5)リソース配分が効率化のキモ!
  ・1つ1つの作業に対して役割分担をする。そうすることで作業への責任所在が明確になり、誰が担当するんだったっけ?というような無責任な作業モレが抑止できる。
  ・予算についても、1つのプロジェクトであれば作業ごとにいくらの予算がかかるのか?と積算しておくことで全体の予算が明確になる。

(6)時間は余裕を持って見積もらない!
  ・時間や資源など有限なものほど、それを全て使いきろうとする浪費グセこそが仕事の効率をダウンさせている。
  ・自分の仕事の効率化やスピードアップを意識するためには、自分なりの最速処理をした場合の締め切りを設定しておくべき。

(7)前後関係と依存関係を知ろう!
  ・作業の優先順位・前後関係が整理でき、どの段階で何をすべきかが明確になる。
  ・ある作業が終わらないとある作業が始められないといった作業の依存関係が把握でき、各作業のつながりや相関関係が明確になる。
  ・可視化することで、同時進行で進められる並行作業が明確になる。

(8)スケジュールはチャート化して可視化する!
  ・最小単位の作業を縦に列挙し、横に日程を記載しておくと、1週間、1ヶ月単位でのスケジュール管理ができるようになる。
  ・この時、開始日を「○」最終期日を「●」などで示すという記入ルールを決めておくと、可視化しやすくなる。

(9)リスクを洗い出し、想定の範囲を広げる!
  ・トラブルが起こらないように、どのように予防するのかというリスク管理や、最悪そのトラブルが起こったらどうするかというトラブル管理について想定しておくことがさらに段取りよく仕事を進めるためのポイント。
  ・最も大切なのは「目的・目標リスク」。(当初掲げていた目的や目標が達成できなくなるというリスク。)
  ・リスク管理表としてまとめておくことで、トラブルが起こったとしても、想定の範囲内であれば、的確な行動ができる。

(10)慣れた仕事こそ、改善の余地あり!
  ・ある一定のレベルにまで仕事が達してきた時にこそ、そこにあぐらをかくのではなく、懐疑心を持って、改善の余地はないか、反省点はないかと振り返り、そこから得た気付きを有効活用できるような仕組みを作っていくことが大切。


5.「コミュニケーション・人脈」を段取りする技術
(1)ステークホルダーを整理する!
  ・その仕事に関わる人や組織の全体像も把握する必要がある。
  ・コミュニケーション関係に付加して考えておきたいのは利害関係。社外は顧客や取引先に、社内は関係する組織や部署を考えて洗い出す。特に決裁者や影響力の高いキーマンの存在を意識し、事前に調整をはかっておくべき。

(2)根回し仕事!
  ・相手に対しての確認や報告、調整といった根回しを何のためにやるかを明確にしておくことが大切。
  ・自分の利益ばかりを主張してもダメ。利害関係のバランスをとるためには、相手の人間性や志向、社内における立場などに常日頃から配慮しておき、傾向を読み取っておくことも大切。

(3)相手を熟知して発信する!
  ・誰に何を伝えるかによって、発信の仕方は柔軟に変えていく必要がある。
  ・いずれの場合においても大切なのは、相手の聞きたいポイントに絞って発信をすること。

(4)どう伝えたかではなく、どう伝わったか!
  ・相手との共通認識を作る上でも、まず、カタカナ語や専門用語は極力噛み砕いて伝える工夫が必要。
  ・仕事の指示を周囲に出す際にも、自分が持っている主観的な認識だけで相手に伝えてしまうと、コミュニケーションロスが生まれる。
  ・「相手はそれでわかってくれているはず」といった思い込みが最も危険。

(5)「聞く」のではなく「聴く」!
  ・人とのコミュニケーションにおいては、しっかり「聴く」姿勢を持つことが大切。
  ・聴き方のポイントは2つ
   �@相手の立場に立って聴くこと。
   �A共感・反論・疑問を明確にしながら聴くこと。
  ・相互に的を射た話をするためには、受身ではなく能動的に聴く姿勢と問題意識を持った聴き方を心がけるべき。

(6)空気を読むための2種類の「じょうきょう把握」!
  ・状況を把握し、うまく対応するには、その場におけるあるべき姿・理想像は何なのかを想像すること。
  ・このような姿勢は主観的視点で仕事をしていては身に付かない。相手の目線に立った客観的視点で仕事をしていないと気付かない。
  ・その場の雰囲気といった「状況把握」のほかにも、周囲の態度や表情などの感情的な側面からの「情況把握」も重要。
  ・相手の潜在ニーズをつかむこともポイント。

(7)ホウ→レン→ソウはやめる!
  ・そもそも何かトラブルが起こってから報告しているようでは遅い。思い悩んだり、迷った際には、まず相談してから進めることが肝心。

(8)成果をあげたいなら、ライバルを探そう!


6.段取りマスターの仕事術
(1)仕事を自分のデスクでやらない!
  ・会議室を自分のオフィスにする。
  ・ホテルを予約してちょっとリッチなプライベートオフィス空間を作ってみる。
  ・自分の集中時間を阻害する要因についてシャットアウトする工夫も必要。

(2)会議はデジカメと出席する!
  ・会議の目的がはっきりすれば、出席者もアジェンダ(議題)も明確になる。
  ・デジカメさえあればほとんどの会議をスムーズに行える。
   ※ホワイトボードに書いたメモ、出席者、進行者であれば自分の姿を撮って弱点や反省材料を把握し改善チャンスに

(3)手帳は「1冊」、「細かく」、「見直す」!
  ・手帳の記入方法の3つのポイント
   1.仕事とプライベートを別にしない(仕事とプライベートのバランスを見る)
   2.15〜30分刻みで記入する(スキマ時間の有効活用)
   3.前後の日程をよく見直す(自分の仕事の全体像を俯瞰する)

(4)仕事をユビキタス化
  ・自分が思いついたアイデアややらなきゃいけない仕事については、すべて携帯から自分のPCのメールアドレスに送る。

(5)焦点をしぼって付箋で洗い出す!
  ・ブレーンストーミングに活用する。

(6)あの人はどこの部署でしたっけ?をなくす!
  ・名刺情報はデジタル化する。
  ・よく連絡する人や初対面から即アポのある人は常に名刺を名刺入れに

(7)段取り上手の読書ルール!
  ・インプットばかりでたくさんの知識を得ても、外に放出しないことには宝の持ち腐れ
  ・何かに活用しようと情報収集することが段取りの1つ

(8)財布に名刺、名刺入れに紙幣を!
  ・いざというときの備え

(9)段取り上手はナビ上手!
  ・事前に地図サイトで確認。PC画面に表示した地図をデジカメで撮影して持ち歩く

(10)ツールを使う前に目的を確認する!
  ・効果が見込めるのであれば、投資は惜しまない。

■■キーポイント


★P18−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
目的を吟味した上で‘「本当にやらなければならない仕事・避けては通れない仕事」を「Must仕事」として考え、優先順位を高く設定して取り組むことが肝心です。
一方で「Must仕事」まで優先順位が高くなくとも、「いずれはやった方が良い仕事]があります。これは「Want仕事」と考え、Must仕事の後に片付けていきましょう。ただ、ここで注意しておきたいのは、やった方が良い仕事の中にはやらなくて良い仕事も存在するということです。
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★


★P47−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
問題を解決するには、まず、あるべき姿の設定と現状を的価に捉えることか重要ということです。
例えば、年収1000万円があるべき姿(理想像)として、現状は600万円だったとします。この場合、何が問題ですか?と質問すると、「現在の給与が少ないことが問題」という答えが返ってきがちですが、問題の定義に沿って考えてみるとどうでしよう。この場合の理想と現実のギャップは400万円です。よって、「400万円のギャップをいかにして解消していくのか?」が解決すべき問題なのです。
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★



★P104−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
minitryofsound   http://www.ministryofsound.com/Radio/
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★


★P156−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
新入社員研修などでも必ずその重要性について語られる、報・連・相(ホウレンソウ/報告・連絡・相談)ですが、これはあくまでもゴロが良いから、報・連・相というだけで、コミュニケーションの順序としては不適切なことにお気付きでしょうか。
 :
そもそも何かトラブルが起こってから報告しているようでは遅いということです。思い悩んだり、迷った際には‘まず相談して進めることが肝心です。良い例を見てみましょう。
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★



★P173−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
そして最後に「前後の日程をよく見直す」ことです。私も移動中などによく手帳を開いて、前後1ケ月分くらいの予定を見直しています。すると、そろそろ例の件、担当者に確認しないといけないな、とか、再来週のプレゼンの準備をそろそろはじめないと、と仕事のリマインドにつながるのです。どうしても今Llの予定、明日の予定と目先ばかりを意識しがちですが、前後の予定を見直すことで、より俺徹して自分の仕事の全体像を把握することができるものです。
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★

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