音楽と仕事の日々

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Tag:段取り


ちょっと古い本ですが、「お、これたしかにやってる」という部分がありましたのでご紹介します。

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この記事を書くときには、大体各内容の表題を決めて、その内容にひもづける大まかな流れをつくり、そこから本文を書き始めます。
もちろん、毎回ではなく、勢いでいきなり本文を書き始める時もありますが。

トリガになるのは、「シトゴメモ」と名づけたノート(と言っても単なるテキストファイルですが)と読書記録です。

本日は、読書記録から。

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ちょっと古い本ですが、「お、これたしかにやってる」という部分がありましたのでご紹介します。

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我が家は、別に当番制ではないですが、休日の晩御飯をときどき私が作ってます。

男性で、「料理が好き」という人は、やっぱり少数派なのかもしれませんが、私は結構好きだったりします。
家内に言わせると、「自分の気の向いた時だけやればいいなら楽しいでしょうね。そりゃ。」だそうなのですが。


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この記事を書くときには、大体各内容の表題を決めて、その内容にひもづける大まかな流れをつくり、そこから本文を書き始めます。
もちろん、毎回ではなく、勢いでいきなり本文を書き始める時もありますが。

トリガになるのは、「シトゴメモ」と名づけたノート(と言っても単なるテキストファイルですが)と読書記録です。

本日は、読書記録から。

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ちょっと古い本ですが、「お、これたしかにやってる」という部分がありましたのでご紹介します。

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例えば、リーダーのあなたは上司から「来年以降の部門方針に活かしたいので、今度の火曜日に他のリーダーも集めたミーティングを開いて、部門の問題点をいろいろと議論しよう」と相談されたとしましょう。この場合の完成までのステップとして、

 1. 火曜日自由に議論(ミーティング参加者全員)
 2. 水曜日議論の結果をもとに資料を作成(あなた)
 3. 木曜日資料の内容確認(ミーティング参加者全員)
 4. 金曜日資料の修正(あなた)

と四つのステップを考えるかもしれません。しかし、このとおりにやるのはリアクティブな行動です。

ブ口アクティブに行動するには、まずはじめに、自分でたたき台(議論のべースになるもの)を作成してしまうのです。つまり、ステップ 1 で自由に議論した結果を資料にまとめる前に、あなたが資料を作成するということです。あなたがたたき台を作ることは、余分な仕事に見えるかもしれません。しかし、たたき台を作ることによって、

 ・ミーティング参加者全員が同じ土俵(同じ資料)で議論できる
 ・議論すべきポイントが絞られる。そのため議論の脱線が少なくてすむ
 ・議論を自分のペースでリードすることができる

などのメリットがあります。

さらに、資料は水曜日までに完成し、このミーティングに参加する全員の時間を短縮できるというメリットもあります。

さらに、その改善案や実現するための方針、体制などを「私ならこうする」という自らの視点で資料を作ります。

そうすることで、あなたが準備した資料をべースに議論がはじまり、自分のペースで議論をリードできます。

また、いろいろ考えて資料を作った結果、あなた自身の意見が明確になり、ミーティングではそれを整理して説明できるようになっているはずです。

これらのステップを踏んだあとで、仮説(予定)と結果(実績)の比較を行ない検証するのです。

この場合、「私ならこうする」という考えは仮説(予定)であり、上司や他のリーダーの考えは結果(実績)と考えることができます。
その二つを比較することによって、こんな視点もあるのか、そういう方針、体制を考えることができるのか、という気づきが生まれます。新しい気づきはあなたの成長につながります。

村中剛志(著) 『先読み力で人を動かす
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本書で紹介されている方法ですが、私が意識しているポイントは

 ・議題に対して、あらかじめたたき台を用意しておく
 ・用意した「たたき台」と実際の結果を比較して課題を発見する

の2つ。

以前、紹介したヒントでも

 アクティブ
 セミナーに行ってはいけない
 ミーティングチェックリスト
 予定をチェックすると効率が上がる
 段取りがよくなる段取りシート
 準備8割

などで同じようなやり方をご紹介してます。

その効果については、私ごときが語るまでもなく書いてありますので省略しますが、得に強調しておきたいのは

 自分の知的生産能力が上がる

ということ。自分の成長につながります。これは確実。1回や2回で変わるものではありませんが、まぁ成長っていうのはそんなものでしょう。


■参考図書 『先読み力で人を動かす

「『問題発見』や『問題解決』の方法は知ってる。 なのに、思ったように成果を出せないのはなぜ?」 そんなあなたの疑問にこたえるのが本書です。 もう、あなたも気づいているかもしれません。 高速化しているビジネスシーンにおいて、 「問題」への対応力をいくら磨いても、それでは決定的に遅いのです。 あなたに必要なのは、「問題」以前の解決力。 二つのキーワードでご説明しましょう。 一つは「先読み力」。起こりうる問題(出来事)を事前に推測する力のことです。 もう一つは「プロアクティブ」。推測にもとづいて先手で(1歩先に)行動する様子のことです。 「先読み力」で無理・ムダなく推測し、「プロアクティブ」に行動すれば、 常識はずれの残業時間、不要なトラブルに巻き込まれなくなり、 より成果を生み出すための仕事に力を投入することができます。 結果、あなたの思い通りにビジネスをリードすることができます。 本書では、この「先読み力」を鍛える方法を紹介しています。 時間管理、チームマネジメント、ミーティング、お客様との交渉…など、 重要なビジネスシーンにおいてどうすればよいかがわかります。 たとえば、 「あなたが1時間に出すべき価値はいくらか?」 「時間管理は徹底的に実績(アウトプット)にこだわる」 「指示待ち人間ゼロのチームのつくり方」 「漂流ミーティングはホワイトボードで『見える化』する」 「事前ネゴすべき3つのタイプ」 「期待値の『ギャップ』を利用する」 など、「誰にでもできる」ノウハウを凝縮しています。 これらは、外資系IT企業で「役員補佐」を務め、 社内の最優秀プロジェクトに輝いた実績をもつ著者が厳選したものです。 もちろんテクニックだけで人は動かせるものではありません。 精神面(マインド)の充実もあってはじめてビジネスがうまく回せるものです。 リーダーとして忘れてはならない精神である三つのこころ、 「リードするこころ」 「援助するこころ」 「感謝するこころ」 も紹介しています。 ノウハウと精神面の両方を自分のものにすれば、 圧倒的なアウトプット(成果)を生み出すことができます。 さらに、成長を加速することができます。 リーダーに必要な、チームや個人の成長も実現する「先読み力」とは? その極意の数々を、本書で大公開しています。 ※今日から使えるツールフォーマット・ダウンロード特典つき。




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先読み力で人を動かす
著者 :村中剛志

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●本書を引用した記事
 相手の評価を上げる
 会議の予定は多めに入れる
 たたき台を作ると成長できる
 ミーティングチェックリスト

●このテーマの関連図書


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先の先を読め(文春新書)

プレイングマネジャーの教科書―結果を出すためのビジネス・コミュニケーション58の具体策

仕事の9割は「段取り」で決まる!

「気がきく人」のスマート仕事術-ちょっとした気配りで“期待以上"の仕事をしよう!(DOBOOKS)



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仕事ができる人の特徴に「段取りがいい」というのがあります。

★P1〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

「段取り八分」という言葉がありますが、仕事は段取りをしっかりやっておけは 8 割は終わったようなもの、という意味で、その昔、宮大工の棟梁が、建築を行う際に土台作りの重要性を弟子に説く際によく使われた言葉といわれています。

まさに現代のビジネスシーンにおいても、皆さんの周りでは段取りのうまい人が活躍しているのではないでしょうか?しかし、いざ現場を見てみると、きっちり段取りをするどころか、次から次へと降りかかってくる仕事をどんどんさばくことで精一杯になっているケースが多いようです。わかっちゃいるけどできないのです。こうなってしまうと、悪循環に陥ってしまう一方です。しかし、段取りかあ……と、少しでもかまえてしまうと、うまくアクションを起こせないものです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
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たとえば、会議にしても、事前に議事(予定)録を作っておいて、その場では話をしたポイントを書き込むだけにしておくと、会議がスムーズに進むし、会議が終わった瞬間にはもう議事録が出来上がっている、なんてことができるようになります。

ある統計によれば、こうした人の生産性は10倍〜100倍も違うそうです(ホントかどうかは知りませんが)。

■段取りがよくなる思考方法


上記で引用したのは『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』という本の冒頭部分。
ここにもいろいろなコツが書いてありますが、「段取りが良くなるにはどうすればいいの?」という疑問にはなかなか答えてくれません。

もちろん、本書に書かれているようなことをやることで、随分段取りはよくなり、仕事のスピードは上がります。他にもサラヒン~サラリーマンの仕事のヒントでいろいろな方法を書いてますので、そちらも参考にしてもらえると嬉しいですが、これは筆者や私の環境において効果のあった(あったと思われる)ことであって、すべての人に当てはまるものではありません。

すべての人(殆どの人?)に当てはまるようなものは、抽象的な話になりがちなので、考えずに答えだけを求める人にはむつかいいのですが、こんな辺鄙なブログ記事までたどり着いたような方なら、「どう考えれば段取りが良くなるか」に理解いただけるかもしれませんので、書いてみます。

結論から言えば

 ToDoに分解すること
 依存関係のないToDoと準備完了ToDoを見つけること

です

■ToDoに分解する


ここでいうToDoとは、非常に細かい作業の単位です。たとえば、「○○について会議をする」というタスクは、

 ・出席者を決める
 ・出席者に案内メールを送る
 ・会議場所を確保する
 ○議事予定を決める
 ○その会議で決めたいことを決める
 ○決定のための前提条件を説明する
 ○議論の道筋を作る
 ○会議をする
 ○会議で質問する
 ○質問に対して、事実確認して回答をする。
 ○会議の発言を記録する
 ・決定事項・未決事項を記録する
 ○宿題事項を記録する
 ・宿題事項をフォローする

のようなToDoに分解されます。

このリストを見てわかるように、もっと細かい単位にも分解できます。たとえば「出席者を決める」というのは、会議の責任者に「この会議に出席しなければいけない人は誰でしょうか?」と確認したり、「必須出席者」「任意出席者」に分ける(本人や責任者に確認する)、とかです。

■事前にやれないか


ここで、○印をつけたものを見ると、前述の「会議がスムーズに進む方法」では、会議の前にやってるわけです。しかし、普通はこれを会議の途中でやります。

ここで段取りのいい人というのは、普通は「何かをしながらすること」を「事前にやってしまう」わけです。

ある「○○について会議をする」という単純なタスクですらこんな風に細かく分解できます。
分解してみると、そのToDoは「今でもやれるもの」「その場でないとできないこと」「後でないとできないこと」のように、関係性があることがわかります。
この関係性がないものを事前に完了させておけば、その会議自体を短くすることが可能になります。

たとえば、会議やプロジェクトを長引かせる大きな理由のひとつとして、「質問に対して調査して回答する」というものがあります。いわゆる「宿題にする」というやつなのですが、あり得る質問に対しては事前に調べておけば、「じゃあ、調べて来週もう一度会議」みたいな結論は避けられます。これだけで会議の時間や決定までの期間が半分にできるわけ。

■段取りがよくなる第一歩はToDoの分解


段取りがよくなるためには、このToDo分解が必須です。それによって、事前に必要な物があれば用意しておけばいいですし、もしそれ以前にやることができれば、処理は圧倒的に早くなります。

この考え方は製造屋にとっては当たり前のことで、製造(とくに工程改善の部署など)に配属されれば、まず「外段取り」「内段取り」「内段取りの外段取り化」ということを教えられます。ある本によると、トヨタでは、ある工程を従来数時間かかっていた工程を5分にまで縮められたそうです。そのためには、その工程でやっていることを徹底的に分解するところから始まったということです。

ここでご説明したのは「内段取りの外段取り化」をやっただけです。


■参考図書 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術



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著者 :吉山勇樹

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