音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Tag:整頓



仕事の効率化の基本は

 整理・整頓

です。

私は基本的にこれができていない人で仕事が出来るという人を見たことがありません。
逆に言うと、整理・整頓ができてない人に対して

 仕事が出来る奴とは認めない

というだけなのかもしれませんが。

続きを読む

続きを読む


■会社の机の中

ちょっと思い出してください。

あなたの机には引き出しがついてますよね。
普通の事務机なら、中央(足を入れるところの薄くて広い引き出し)、上、中、下の4つ。

さて、ここに何がはいっていましたか?
書きだしてみてください。

 :
 :
 :
 :
 
書けました?

じゃあ実際に正しいかチェックしてみましょう。

■入れ方が適当

どうだったでしょうか?

案外覚えてないものでしょう?

覚えてなかったものは、使おうとした時に、探すのに時間がかかるということです。

以前の記事にも書きましたが、探すという行為は価値を産みません。
どんなに一生懸命探したとしても、何時間かけたとしても、あなたの仕事の成果にはなんの役にも立たないんです。

なぜ見つからないのか?

それは、収納のルールがないからです。
一定のルールに基づいて収納されていれば、探したいものがどの様にそのルールに該当するのかを考えれば、あるところは必ず特定できます。そこになければ、その探したいものは「ない」と素早く判断できますし、見つけ出すのも容易でしょう。

■引き出しインデックス

私は、引出をはじめ、あらゆる収納場所にインデックスをつけてます。
最初のうちは、「ここにはこういった物を入れる」と決めて整頓するのですが、すぐに忘れちゃうのと、つい面倒くさくて、いい加減になってしまい、結局ごちゃごちゃになってました。

そこで、ものを入れる際に、必ず「そこには何を入れるべきか(何をいれてはいけないか)」が目に入るようにインデックスをつけたわけです。

そうしたら、もし入れようとしてもそのインデックスが見えますから、入れるのを「ちょっと待て…」と手が止まり、正しい場所に入れるようになりました。

これは効果絶大でした。
それからというもの、失せ物、探し物で時間が取られることがほとんどなくなりました。

これまた以前の記事に書きましたが、PCのデータは分類しません。とにかく1フォルダに全部放り込んであります。その代わりに使いやすい検索ツールを使うことにしてます。
ただ、物理的な資料などは検索ツールは使えませんので、分類を使わざるを得ません。

■デスクマットも収納場所

デスクマットも立派な収納場所です。
透明なデスクマットを使っていれば、そこによく見る資料を挟んでおけば、ちらっと下を見るだけでその資料が目に入ります。

私は、考えるべきこと、緊急時にやることなどを書きだして挟んでます。
いま目の前には「電通鬼十則」が見えてます。


■インデックスの例

私が使っているインデックスの例を書いておきます。

 ・文房具・事務用品― ボールペン、シャープ、ホチキス、クリップ
 ・電子文具 ― 辞書、電卓
 ・企画メモ ― 思いついたアイディアなど
 ・外出時 ― 外出する時に持っていくもの
 ・領収書
 ・引継ぎ ― 近い将来誰かにやってもらうことになるもの
 ・捨てがたし ― ちょっととっておきたいもの、プレゼントなど
 ・保証書・取説
 ・注文予定 ― ほしいものリスト
 ・名刺
 ・地図・お店 ― 今度行ってみたいお店など
 ・後で読む ― ちょっと気になったことのメモや雑誌、書籍
 ・ネタ ― なにか今後の役に立ちそうなもの
後で考えたい素材など
 ・契約書 ― 契約書類、ねんきん定期便、保管しておく情報
 ・次の仕事 ― 処理しなければいけない仕事のメモ
 ・アクティブ ― 今作業中のこと
 ・チェックリスト ― 何かを実行する時の抜け漏れ防止
 ・その他 ― 上記に該当しないもの
 ・未分類 ― 処理したけどまだ上記に分類していないもの

これらは引き出しの場合もあれば、机の上のトレイやブックエンドの時もあります。
引出は、引出のセパレータを使って、セパレータに札(ふだ)を立ててます。ブックエンドにも札を貼り付けて、その札にこれらの分類を書いてます。

紙書類の場合は、さらにプロジェクトごとにクリアファイルに入れて、この分類に従った場所に保管してます。

■ティッシュの空き箱

ちょっと貧乏くさいかもしれませんが、ティッシュの空き箱というのは意外に便利です。
上面の3辺をカッターで切ると、開閉可能な箱になります。ティッシュを取り出す部分には透明フィルムがついてますので、中身も見えます。箱に直接マジックで上記のような分類を書いて、そこに放り込むだけです。

■テプラ

キングジムの回し者ではありませんが、テプラ(一般にはラベルライターと言うらしい)は私には必須のアイテムです(実は社内のイベントで賞品に貰ったものですが、手放せなくなりました)。

インデックスをつけようと思うと、紙を切って、テープで貼り付けてと、結構手間です。
それに手書きだと字が下手くそなので、なんとなく力が抜けてしまいます。テプラなら簡単できれいなので、愛用してます。


お試しあれ。

■同じテーマの記事

議事録は読み返すから意味がある

会社で会議をすると、会議ごとに議事録を作ってますよね。あれ活用されているのでしょうかね?エビデンスと周知のための議事録議事録には2つ目的があって、ひとつはエビデンス。つまり、だれが何を言ったのかの証拠です。あとで「言った、言わない」のトラブルになったり、決定事項の背景を会議に参加していない人にも通知する役目です。この目的であれば、会議に参加した人は議事録を見る必要はありません。その場にいたのでより詳しく知っているはずですから。逆に会議に参加していない人で何らかの影響..

メモ帳の消費量を測定する

1ヶ月にどのくらいメモ帳を消費してますか?私は最近はメモ帳ではなく付箋紙を使っていますが、よく百均で買うので、この半年で購入したメモ帳用付箋紙の数を数えてみました(お小遣い帳で…)。結果は、11冊。1冊200枚なので、1ヶ月平均で約360枚、1日平均で約12枚のメモを書いたことになります。実は昔はもっと多かったです。これは最近デジタルのメモ帳(Google Keepです)を使うようになったためでした。ヒラメキはとにかく書く私は大抵ポケットにメモとノートを入れてます。..

議事録は読み返すから意味がある

会社で会議をすると、会議ごとに議事録を作ってますよね。あれ活用されているのでしょうかね?エビデンスと周知のための議事録議事録には2つ目的があって、ひとつはエビデンス。つまり、だれが何を言ったのかの証拠です。あとで「言った、言わない」のトラブルになったり、決定事項の背景を会議に参加していない人にも通知する役目です。この目的であれば、会議に参加した人は議事録を見る必要はありません。その場にいたのでより詳しく知っているはずですから。逆に会議に参加していない人で何らかの影響..

新人のOJTにはノートが効く

新人が配属されて、その教育係に指名されたときに、何をしようと思いますか?多分、会社によりいろいろでしょうけど、自分が一番気に入っているやり方は、ノートを書いてもらって、それをチェックするというやり方。業務指導にはフィードバックが必要通常、製造の仕事は、作業手順を決める人が手順書を作り、その手順書を見せながら、実際に作業者に作業をしてもらって、それをチェックするというやり方をします。つまり、作業方法を決める人が作業の詳細を書く..

優先順位を正確に意識する

優先順位って簡単な言葉で説明できますか? 仕事をする上で、たったひとつのタスクしかない状態はありません。たいていは、アレもしなきゃ、これもしなきゃ、状態で、「から手を付けよう」と決めてかかりますよね。上司からも「を優先してやってくれ」と言われたことも多いと思いますが、本当に優先してますか?優先事項があるときは他の仕事をしてはいけない単純に言えば、優先順位をつけるというのは、その第1番目のことが終わらなければ、それ以下の..

イライラや嫌悪感はピーナッツリフレッシュ法で解消する

イライラしたり、「なんかイヤだなぁ」「やりたくないなぁ」というときには、ちょっと別のことをすると解消したりします。ピーナツ集中法を試すピーナツを上に放り投げ、落ちてくるのを口でキャッチする遊びをしたことがあるでしょう。イライラした時、それを繰り返します。気づいた時は怒りを忘れています。人間は、二つのことに同時に集中できません。それを応用した方法です。ピーナツ遊びという単純な行為..

イライラや嫌悪感はピーナッツリフレッシュ法で解消する

イライラしたり、「なんかイヤだなぁ」「やりたくないなぁ」というときには、ちょっと別のことをすると解消したりします。ピーナツ集中法を試すピーナツを上に放り投げ、落ちてくるのを口でキャッチする遊びをしたことがあるでしょう。イライラした時、それを繰り返します。気づいた時は怒りを忘れています。人間は、二つのことに同時に集中できません。それを応用した方法です。ピーナツ遊びという単純な行為..

マイナス言葉を言い換える

過去記事で、何度か「禁句集」というのを書いてます。「したいと思います」は禁句「だいたい君はいつも」は禁句言ってはいけない言葉この理由についても、それぞれの記事を参照していただければいいですが、この禁句のなかで、マイナス言葉というものがあります。マイナス言葉マイナス言葉を言い直せ「言い直し言葉」を使う習慣をつけましょう。何度かふれた中村天風は、言葉の力を非常に重視しました..

置くべきところに置くと失せ物がない

私個人の場合、年に1,2回くらいは携帯を忘れて会社に行くことがあります。たいていは、夜充電をして、朝出勤時にカバンに入れ忘れる、というのが私のいつものパターン。会社について、カバンから携帯を取り出そうとした時点で、いつも入れているカバンのポケットにない!、「あちゃ〜、忘れてきた…」と。一方、私の家内はというと、出かける前に携帯を持っていないことに気がつけば、「携帯がない〜」と言いながら家中探し回って、出かける時間がどんどん遅れていくということがあります。出かける前に気..

メモ帳の消費量を測定する

1ヶ月にどのくらいメモ帳を消費してますか?私は最近はメモ帳ではなく付箋紙を使っていますが、よく百均で買うので、この半年で購入したメモ帳用付箋紙の数を数えてみました(お小遣い帳で…)。結果は、11冊。1冊200枚なので、1ヶ月平均で約360枚、1日平均で約12枚のメモを書いたことになります。実は昔はもっと多かったです。これは最近デジタルのメモ帳(Google Keepです)を使うようになったためでした。ヒラメキはとにかく書く私は大抵ポケットにメモとノートを入れてます。..

疲れてきたら「いつもの」にする

「ちょっとストレスが溜まってきているな〜」と思ったら、考えるのをやめてみると、ちょっと楽になります。ストレス反応と自動行動難しい仕事やボリューの多い仕事を振られて、まいにち一杯一杯の状況が続くと、疲れてきます。私の場合は、過去にそれで会社にいけなくなって、いわゆるウツ病というのでしばらくお休みをしました。そこから反省して、ストレスがたまりかけてきたら、ストレスを抜くということを積極的にやるようになりました。ポイントは我慢しない..


よく言われることだと思いますが、「簡単にやれるようにしておくこと」というのは、実際にはひとつづつをとれば、まったくどうって言うことはないようなことの集合体です。

ただし、それで人と差をつけるためには、徹底的にやるのが差になります。

■立たなくても仕事が出来る

大概の職場では、ゴミ箱は共同のゴミ箱があるでしょう。

もし何かゴミが出た時に、立ち上がってゴミ箱のあるところまで歩いていかなければならないとしたら、すぐにやりますか?

 「あ、また何かのついでに、あっちに行く時に持っていけばいいや」

って思っちゃいません?

私はやたら面倒くさがり屋なので、すぐそう思っちゃいます。
で、大体の場合なにかそっちに行く時には、その用事に気を取られていて、ゴミのことは忘れてるんですね。あとで席に戻った時に、「あ、ゴミ捨てるんだった…」と思い出します。

封筒に封をしないといけない時、共有のテープがおいてあるところまで歩いて行かないといけない、そう思った瞬間に「あ〜メンドクサ…」となる。
それくらいなら、自腹を切ってでも自前でのりを用意したほうがよっぽど楽です。ちょっと机の引き出しを開けるだけですみますので。

カッターやレターオープナーは、引き出しを開けることなく、目をつぶっていても取り上げられます。書類やメモを集めておくINBOXは左手をちょっと伸ばしたところにあります。

メモを書きたかったら右手を机の隅やるだけで「デスクトップ付箋」がおいてあります。

打合せに行く以外は、ほとんどすべての仕事が、手を少し動かすだけでできるようにしてます。

■常に手の届く範囲に必要な物をおいておく

とにかく、面倒くさがり屋の私としては、一切動きたくない。その一心で整理整頓をし、常に最適な状態で仕事が出来るように考えてます。

こういった環境設定を「徹底的にやる」のです。

人から見たら、きっと「そこまでやるか!?」と言われるかなあ、と思えるくらい。

・ゴミ箱を机の脇に自分専用のゴミ箱を置く
・机の上はノートPCと書類を広げられるエリアを常に確保する
・机の脇に「デスクトップ付箋」を貼り付けて、その横にボールペンをおいておく。
・ペン立てにボールペン・カッター・レターオープナー・定規をそれぞれ1本だけおいておく
・引き出しの一番手前に、のり・はさみ・クリップをおいておく
・引き出しのちょっと奥に、乾電池、付箋を用意しておく
・机の左端に3段レターケースを置く
・その横にブックエンドを立てて、よく見る資料を立てておく。

毎朝、これだけの状態になったらようやく仕事開始です。

そして毎夕、机の上を箒で掃けるくらいまで片付けたら仕事完了です。

■最初のハードルを超える

こういうことを始めると、最初はちょっと気をつけないとすぐにぐちゃぐちゃになります。なので、意識して決められた位置に決められたものを戻すようにしないといけません。
ここで妥協するとなし崩しになります。

ただ、2週間もすれば、それに慣れてしまって、逆にそこにモノがないとすごく不安定な気持ちになります。

あなたももし、何かしようとして立ち上がった瞬間がカイゼンのチャンスです。

これを立ち上がらずにやるにはどうしたらいいか考えましょう。

立ち上がらずにやれるようになったら、どうしたらもっと小さな動きでやれるかを考えましょう。さらに、「目をつぶっていてもやれる」「真っ暗闇で必要な物が取れる」ようにするためにはどうすればいいかを考えましょう。

 必要は発明の母

です。

「必要だ」「課題だ」と考えなければ、発明はありません。別に特許を取る必要はありませんので、ちょっとした置き方の工夫だけでできるようになります。

■仕掛けがあれば成果が出る

仕掛けがあれば手品も簡単にできます。手品のように必要なときに目の前にメモ帳が湧いて出る工夫をしましょう。そうすると仕事の能率がすごく上がります。

ポイントは、「『ちょっとやりすぎ』と思われたいなぁ」と思うことですかね。

■同じテーマの記事

Hyper-Anchor

ちょっと見つけたWebページで、「あ、これ面白そう」とおもってとっておこうとブックマークすることはよくあります。こんな時は、ブックマークに"working"というフォルダを作っていて、ここに保存してます。恒久的に使う可能性があれば、分類分けしたブックマークのフォルダに入れますが。あとで読むところが、ちょっと長いページだと、一体どこで何が気になったのか、しばらく経つと忘れてしまいます。こんな時は、「あとで読む」http://atode.cc/で自分宛にそのWebペ..

なんとなくグズ

いやな命令上司から、明日の打ち合わせの予定を変更するように先方に伝えてくれ、と頼まれたとする。あなたならどうしますか?即座に受話器を取り、先方にそれを伝え、了解を取って上司に報告する。概ねの上司が期待するのはこんな行動でしょう。ところが、「わかりました」といったきり、電話をする様子もない。上司がしびれを切らして、「さっきの件はどうなった?」と尋ねると、「午後のほうが先方がつかまりやすいと思って」とか、「今日中に連絡すればいいのかと思ってました」と答える。まぁ、..

一番簡単にできる成果の増やしかた

年末になると、今年度の業務目標と現時点の実績との差が気になり始めます。たいていは、まだ未達状態(未完了)のものが多くて、「あと3ヶ月で年度始めに立てた目標が達成できるか?」と心配になるものがあります。一番簡単にできる成果を出す方法一般社員なら、年間の業務目標は4〜10個というところでしょうか。管理職なら、部下の業務目標数だけあるはずなのですが、ある程度集約もされるので、20個くらいというところでしょうか。私は第4クオーターになると、こうした個人的に持っている目標、管..

捨てるって気持ちいい

過去記事で、整理整頓については何度か書いていますし、仕事のポイントを書いた記事や書籍でも重要だと書かれています。本日ご紹介する『めんどくさがりでもうまくいく時間術』でも書かれていますが、すごくわかり易い文章だったのでちょっとご紹介。"めんどくさがり"と "整理できない" のシンクロ率はものすごい高さです。おおざっばで雑な人は、自分の部屋、会社のデスク、 PC のデスクトップもモノ..

読書のアウトプットの増やし方

「インプットをしたらアウトプットしないといけない」過去記事でもこういうことを書いていますし、多くのビジネス書にも書いてあります。おそらく何かに習熟するためには普遍的に必用なことかと思いますが、ビジネス書などに取り上げられているのは、たとえば、「本を読んだら読書感想文を書きなさい」とか「人に教えなさい」とか、結構ハードルが高いことが書かれてます。私も本を読んだら、殆どの場合は読書記録(感想文ではない!)を書いてますし、本ブログに自分のコメントを付けて公開したりしてます。..

プレゼンの原稿は作っても読んではいけない

会社でよくプレゼンをする機会があります。ウチワのプレゼンなら原稿は用意せずに PowerPoint の資料だけ用意して、そこに書いてあるキーワードや図の説明をしながらプレゼンをします。ちょっと大きなプレゼンだと、事前に原稿をつくり、原稿を読みながら練習をします。が、本番のときには原稿は持っていかないことにしています。プレゼンで原稿を読んではいけない原稿の丸読みは相手にとって退屈なだけ..

良い有給休暇・悪い有給休暇のとり方

有給休暇はサラリーマンの権利です。最近はウチの会社では部門ごとに有給休暇消化率を調査されて、消化率が悪いと人事から「おしかり」を受けることも。仕方がないので、年間の有給休暇予定を Excel で書き込んでもらって計画的に休むような管理をしたりしています。本日は、病気・事故などの緊急時ではない有給休暇の取り方について、ちょっと考えてみたいと思います。悪い有給休暇のとり方有給休暇を取れない理由としてよくあげられるのが・仕事が忙しい・タイミングがとれない(欠席できない..

マルチPC環境はVNCとTeamViewer

過去記事で何度か書いてますが、私は自宅で4台、会社で3台のPCで運用してます。まあ、それぞれに役割はあるのですが、基本メインマシンは自宅用1台、会社用1台。あとは、バックアップマシンだったり、一定時間ごとに何かの処理をするか、ネット上のファイルをやり取りするためのマシンです。ただ、この状況で全部にモニタを付けるわけにも行きません。そんなに机は広くないですし、モニタの電源も必要になりますので。そうなると、モニタを繋がずに、その PC が操作できないと困るわけですが、そこ..

会議が失敗する理由

会議の一つの形態である「ワークショップ」と言うものがあります。日本では「体験型講座」みたいに理解されてますが、本来はプロジェクトにおける関係者の合意とコミットメントのための仕組みです。本書『レバレッジ・ポイントを見つけ出せ! 問題発見力養成講座 “木を見て森も見る”システム・シンキング』では、ワークショップについて、「ワークショップが失敗する理由」が書かれてますが、ここで言う「ワークショップ」は後者の意味です。会議が失敗する理..

魅力的な名前をつける

自分が考えたアイディアや商品にどういう名前をつけるといいのかというのは、じつは心理学的にはいろいろ研究されてます。もし、何かを提案する、開発するみたいなリーダーになったら、名前を考えるというところに労力を使うといい結果が得られるかもしれません。クレヨン箱の中にある説得のヒントクレヨンの色の名前が素朴だったのは、遠い昔になってしまいました。いま新しいクレヨンの箱を開けてみれば、緑..

PCが遅い時の対処方法2:原因を探して対策する

「どうも最近、PCの動きが遅い」Linux や Mac だとないのかもしれませんが(それほど使い込んでませんので知りません)、Windowsというのは、使っているうちにだんだん遅くなるというのは有名な話。買った時には、サクサク動いて感動だったのに、使っているうちに慣れてきたせいなのか、PCが遅くなったのかは分からないですが、感動はすっかりなくなり、PCのもっさり感に「ええいっ!とっとと動け!人間様をまたせるとは何事だ!」などと、キーボードにあたっても、実際何の効果も..

↑このページのトップヘ