音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Tag:整理



議事録って簡単そうに見えるのですが、仕事の基本的なスキルなので、比較してみると、仕事が出来る人出来ない人では歴然と差があります。

私の部門では、議事録を書くことで仕事力のトレーニングをするよう推奨してます。

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過去記事で、整理整頓については何度か書いていますし、仕事のポイントを書いた記事や書籍でも重要だと書かれています。

本日ご紹介する『めんどくさがりでもうまくいく時間術』でも書かれていますが、すごくわかり易い文章だったのでちょっとご紹介。

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■仕事が終わったら一服…


以前、何かの記事で書きましたが、私は最近ではちょっと肩身の狭い「喫煙者」です。
いままで同志だと思っていた戦友も次々と敗退して、気がつけば、頑張っているのはもう数えるほど。

 絶対にやめないぞ!!

とは周囲に公言しているのですが…。

で、1日の仕事が終わって、退社準備がだいたい終わるとPCのシャットダウン操作をします。
シャットダウンするまでには、

 ・今日作ったデータをバックアップする
 ・テンポラリで作ったファイルや、もう不要なデータは削除する
 ・勤務台帳に勤務時間を記録する
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仕事の効率化の基本は

 整理・整頓

です。

私は基本的にこれができていない人で仕事が出来るという人を見たことがありません。
逆に言うと、整理・整頓ができてない人に対して

 仕事が出来る奴とは認めない

というだけなのかもしれませんが。

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過去記事で、いろいろなリストについてご紹介してます。

 <>
 <<やらないリスト>>
 やりたいことリスト
 やることリストとやらないことリスト
 タスクリストを整理する
 プロジェクトのやるべきことリスト
 ミーティングチェックリスト
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過去記事で、整理整頓については何度か書いていますし、仕事のポイントを書いた記事や書籍でも重要だと書かれています。

本日ご紹介する『めんどくさがりでもうまくいく時間術』でも書かれていますが、すごくわかり易い文章だったのでちょっとご紹介。
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■会社の机の中

ちょっと思い出してください。

あなたの机には引き出しがついてますよね。
普通の事務机なら、中央(足を入れるところの薄くて広い引き出し)、上、中、下の4つ。

さて、ここに何がはいっていましたか?
書きだしてみてください。

 :
 :
 :
 :
 
書けました?

じゃあ実際に正しいかチェックしてみましょう。

■入れ方が適当

どうだったでしょうか?

案外覚えてないものでしょう?

覚えてなかったものは、使おうとした時に、探すのに時間がかかるということです。

以前の記事にも書きましたが、探すという行為は価値を産みません。
どんなに一生懸命探したとしても、何時間かけたとしても、あなたの仕事の成果にはなんの役にも立たないんです。

なぜ見つからないのか?

それは、収納のルールがないからです。
一定のルールに基づいて収納されていれば、探したいものがどの様にそのルールに該当するのかを考えれば、あるところは必ず特定できます。そこになければ、その探したいものは「ない」と素早く判断できますし、見つけ出すのも容易でしょう。

■引き出しインデックス

私は、引出をはじめ、あらゆる収納場所にインデックスをつけてます。
最初のうちは、「ここにはこういった物を入れる」と決めて整頓するのですが、すぐに忘れちゃうのと、つい面倒くさくて、いい加減になってしまい、結局ごちゃごちゃになってました。

そこで、ものを入れる際に、必ず「そこには何を入れるべきか(何をいれてはいけないか)」が目に入るようにインデックスをつけたわけです。

そうしたら、もし入れようとしてもそのインデックスが見えますから、入れるのを「ちょっと待て…」と手が止まり、正しい場所に入れるようになりました。

これは効果絶大でした。
それからというもの、失せ物、探し物で時間が取られることがほとんどなくなりました。

これまた以前の記事に書きましたが、PCのデータは分類しません。とにかく1フォルダに全部放り込んであります。その代わりに使いやすい検索ツールを使うことにしてます。
ただ、物理的な資料などは検索ツールは使えませんので、分類を使わざるを得ません。

■デスクマットも収納場所

デスクマットも立派な収納場所です。
透明なデスクマットを使っていれば、そこによく見る資料を挟んでおけば、ちらっと下を見るだけでその資料が目に入ります。

私は、考えるべきこと、緊急時にやることなどを書きだして挟んでます。
いま目の前には「電通鬼十則」が見えてます。


■インデックスの例

私が使っているインデックスの例を書いておきます。

 ・文房具・事務用品― ボールペン、シャープ、ホチキス、クリップ
 ・電子文具 ― 辞書、電卓
 ・企画メモ ― 思いついたアイディアなど
 ・外出時 ― 外出する時に持っていくもの
 ・領収書
 ・引継ぎ ― 近い将来誰かにやってもらうことになるもの
 ・捨てがたし ― ちょっととっておきたいもの、プレゼントなど
 ・保証書・取説
 ・注文予定 ― ほしいものリスト
 ・名刺
 ・地図・お店 ― 今度行ってみたいお店など
 ・後で読む ― ちょっと気になったことのメモや雑誌、書籍
 ・ネタ ― なにか今後の役に立ちそうなもの
後で考えたい素材など
 ・契約書 ― 契約書類、ねんきん定期便、保管しておく情報
 ・次の仕事 ― 処理しなければいけない仕事のメモ
 ・アクティブ ― 今作業中のこと
 ・チェックリスト ― 何かを実行する時の抜け漏れ防止
 ・その他 ― 上記に該当しないもの
 ・未分類 ― 処理したけどまだ上記に分類していないもの

これらは引き出しの場合もあれば、机の上のトレイやブックエンドの時もあります。
引出は、引出のセパレータを使って、セパレータに札(ふだ)を立ててます。ブックエンドにも札を貼り付けて、その札にこれらの分類を書いてます。

紙書類の場合は、さらにプロジェクトごとにクリアファイルに入れて、この分類に従った場所に保管してます。

■ティッシュの空き箱

ちょっと貧乏くさいかもしれませんが、ティッシュの空き箱というのは意外に便利です。
上面の3辺をカッターで切ると、開閉可能な箱になります。ティッシュを取り出す部分には透明フィルムがついてますので、中身も見えます。箱に直接マジックで上記のような分類を書いて、そこに放り込むだけです。

■テプラ

キングジムの回し者ではありませんが、テプラ(一般にはラベルライターと言うらしい)は私には必須のアイテムです(実は社内のイベントで賞品に貰ったものですが、手放せなくなりました)。

インデックスをつけようと思うと、紙を切って、テープで貼り付けてと、結構手間です。
それに手書きだと字が下手くそなので、なんとなく力が抜けてしまいます。テプラなら簡単できれいなので、愛用してます。


お試しあれ。

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よく言われることだと思いますが、「簡単にやれるようにしておくこと」というのは、実際にはひとつづつをとれば、まったくどうって言うことはないようなことの集合体です。

ただし、それで人と差をつけるためには、徹底的にやるのが差になります。

■立たなくても仕事が出来る

大概の職場では、ゴミ箱は共同のゴミ箱があるでしょう。

もし何かゴミが出た時に、立ち上がってゴミ箱のあるところまで歩いていかなければならないとしたら、すぐにやりますか?

 「あ、また何かのついでに、あっちに行く時に持っていけばいいや」

って思っちゃいません?

私はやたら面倒くさがり屋なので、すぐそう思っちゃいます。
で、大体の場合なにかそっちに行く時には、その用事に気を取られていて、ゴミのことは忘れてるんですね。あとで席に戻った時に、「あ、ゴミ捨てるんだった…」と思い出します。

封筒に封をしないといけない時、共有のテープがおいてあるところまで歩いて行かないといけない、そう思った瞬間に「あ〜メンドクサ…」となる。
それくらいなら、自腹を切ってでも自前でのりを用意したほうがよっぽど楽です。ちょっと机の引き出しを開けるだけですみますので。

カッターやレターオープナーは、引き出しを開けることなく、目をつぶっていても取り上げられます。書類やメモを集めておくINBOXは左手をちょっと伸ばしたところにあります。

メモを書きたかったら右手を机の隅やるだけで「デスクトップ付箋」がおいてあります。

打合せに行く以外は、ほとんどすべての仕事が、手を少し動かすだけでできるようにしてます。

■常に手の届く範囲に必要な物をおいておく

とにかく、面倒くさがり屋の私としては、一切動きたくない。その一心で整理整頓をし、常に最適な状態で仕事が出来るように考えてます。

こういった環境設定を「徹底的にやる」のです。

人から見たら、きっと「そこまでやるか!?」と言われるかなあ、と思えるくらい。

・ゴミ箱を机の脇に自分専用のゴミ箱を置く
・机の上はノートPCと書類を広げられるエリアを常に確保する
・机の脇に「デスクトップ付箋」を貼り付けて、その横にボールペンをおいておく。
・ペン立てにボールペン・カッター・レターオープナー・定規をそれぞれ1本だけおいておく
・引き出しの一番手前に、のり・はさみ・クリップをおいておく
・引き出しのちょっと奥に、乾電池、付箋を用意しておく
・机の左端に3段レターケースを置く
・その横にブックエンドを立てて、よく見る資料を立てておく。

毎朝、これだけの状態になったらようやく仕事開始です。

そして毎夕、机の上を箒で掃けるくらいまで片付けたら仕事完了です。

■最初のハードルを超える

こういうことを始めると、最初はちょっと気をつけないとすぐにぐちゃぐちゃになります。なので、意識して決められた位置に決められたものを戻すようにしないといけません。
ここで妥協するとなし崩しになります。

ただ、2週間もすれば、それに慣れてしまって、逆にそこにモノがないとすごく不安定な気持ちになります。

あなたももし、何かしようとして立ち上がった瞬間がカイゼンのチャンスです。

これを立ち上がらずにやるにはどうしたらいいか考えましょう。

立ち上がらずにやれるようになったら、どうしたらもっと小さな動きでやれるかを考えましょう。さらに、「目をつぶっていてもやれる」「真っ暗闇で必要な物が取れる」ようにするためにはどうすればいいかを考えましょう。

 必要は発明の母

です。

「必要だ」「課題だ」と考えなければ、発明はありません。別に特許を取る必要はありませんので、ちょっとした置き方の工夫だけでできるようになります。

■仕掛けがあれば成果が出る

仕掛けがあれば手品も簡単にできます。手品のように必要なときに目の前にメモ帳が湧いて出る工夫をしましょう。そうすると仕事の能率がすごく上がります。

ポイントは、「『ちょっとやりすぎ』と思われたいなぁ」と思うことですかね。

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