音楽と仕事の日々

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Tag:改善




私の改善におけるモットーというか基本原則として以下の様なことを意識しています。


 測定できないものは見えるようにはできない
 見えないものは改善できない

製造業で言えば、「改善=見える化」みたいに言われてます。

もちろん、見えるようになったからといって改善するわけではありませんが、見えるようになれば、どこに問題があるのかがわかるようになります。当たり前の話ですが、問題を見つけてその問題を解決することが改善なので、そもそも問題が発見できないものは改善しようがないわけです。
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■新しいこと


なにか新しいことをはじめるときには、新しいことをやれる時間を作らないといけません。

自分の知る限り、時間を作り出すためには3つしか方法はありません。

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■新しいこと


なにか新しいことをはじめるときには、新しいことをやれる時間を作らないといけません。

自分の知る限り、時間を作り出すためには3つしか方法はありません。

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もし、何かで失敗して「やり直し」をすることになったら、たいていはいや~な気持ちになりますよね。

 「だめって言うなら、もうちょっと早く言ってくれよ…」
 「あ~あ、失敗しちゃった。オレってダメなヤツ…」

もう自己嫌悪の集中攻撃です。特に時間をかけて一生懸命やったものだったり、ちょっと途中までちょっと自信があったりしたようなものならなおさら。

私はエジソンのこの言葉を思い出して、「やった!ラッキー!」って思うようにしてます。

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なにかの業務を改善を仕事で請け負った時によくあるのが、

 改善のために××システムを導入する

などということがあります。

そういう活動をしているといつの間にかシステム導入をするのが目標になってしまう場合がよくあります。

それほど大きな活動ではなくとも、「部門でPCアプリを効果的に使おう」ということで、PCアプリに詳しい人を先生にして、「相談窓口をつくろう」などとやることが時々あります。 続きを読む


私は、席をたつ時いつも自分が座っていた椅子を見るようにしてます。

もともとは、私がオッチョコチョイで、すぐに忘れ物をすることから始めた習慣でした。最初は意識してやってましたが、最近は自然に視線が元いた場所に行くようになりました。
数秒もかかりませんが、得られるものはすごく多いです。

■席をたつ時

あなたが席をたつ時、何を考えてますか?

おそらく大部分の人は、席を立った目的、つまりコーヒーを買いに行くとか会議に出るなどの目的があって席を立ちますよね。
その時には、「今日は暑いからアイスコーヒーにしよう」とか「この会議では、こんなことを話さないと…」とかすでにその目標のことに気を取られてます。

あなたが今まで座ってやっていたことは忘却の彼方

多くの人が、机の上にペンが置きっぱなしだったり、ノートを忘れて行ったりして、あとで、「あっ、ノートを忘れてきた」とか「ペンがない」とか言うのを、いざ使おうとした時に思い出します。

個人的にですが、すごく気になるのが、椅子が出しっぱなし。立った時に椅子を大きく席から話して立ち上がると、そのまま歩き出しちゃうんですね。

ところが、一部の人は確実に椅子を席に入れてから立ち上がる人がいるんですよ。
経験値ですが、こういう人たちは、ほぼ間違いなく、仕事が丁寧なのと忘れ物が少ないのが特徴。

 立つ鳥跡を濁さず

ですよ。気配り・配慮の典型ですね。

■振り返りの効力

以前の記事で、毎日日誌にその日あったことを書き、その良かったこと、反省すべきことを書き出しているという紹介をしました。

これを何と言うかというと

 振り返り

って言うんですよ。って、そのくらいわかってますけど、実際に振り返りをしているかというと、やってない人が多い。

逆に「いい」と思われる習慣で、やってない人が多いと言うのは、あなたが人と差をつけるチャンスです。

これをあるコンサル会社では「チェックポイント」と呼んでいるそうです。

★――――――――――――――――――――――――――

ケンブリッジが「チェックポイント」と呼んでいるのは、「短い時間で行う、振り返りのミーティング」のことです。「会議の生産性を高めたい」「チームの一体感を高めたい」「メンバーの成長を促したい」 … これらすペてが、一回たった 5 分のミーティングで実現できるとしたら、あなたは信じますか?やり方は至ってシンプル。「ちよっと立ち止まって、振り返る」。これだけです。

影山明(著) 『プロジェクトを変える12の知恵
――――――――――――――――――――――――――★


つまり、ちょっとした打ち合わせが終わった後に、だれかが「チェックポイント」と宣言すると、その会議に出席していたそのコンサル会社のメンバーだけ集まって、その会議の進め方、ファシリテーションの仕方、成果などについて、ちょっとした反省会をするんだそうです。3〜5分だけ。
特に若い人に対してベテランから「あの時はこういった方がいい」「こういう風に迷走したらちょっとブレイクを入れる」などとアドバイスが出るそうです。

こういうのをリアルタイムでしょっちゅうやられたら、その若い人はメチャクチャ伸びるでしょうね。

「だから若くして何千万も稼げるコンサルになれるんだ」と関心しました。

■座っていた椅子を見る

もしあなたがひと仕事片付けた時には、「ちょっとだけ振り返ってみる」ということをするようにしたら、あなたは次の仕事をするときに、ものすごく進歩する人になるでしょう。
あなたが、席を離れるときに、振り返ってみて、椅子がしまってある、机の上に放り出してあるものはない、財布が落ちてない、など本の3秒だけ振りかえることができたら、この先どれほど得をするかわかりませんよ。

特に電車を降りるときには、出口に気持ちを集中させず、今まで座っていた席を見てみましょう。

それが習慣化したら、あなたは一つだけその他大勢から抜け出てますよ。

■参考図書 『プロジェクトを変える12の知恵

プロジェクト成功率95%!
最大限の「やってよかった!」を引き出す「知恵」をすべてお見せします!

「プロジェクトの目標がぼやけている」「議論の結果が行動につながらない」「メンバー間の意見の不一致が放置されたまま」「会議で延々と議論する割には結論が出ない」――。自分が携わるプロジェクトでこんな症状に悩んでいる方は少なくないはずです。
「プロジェクト成功率95%!」――。この数字を信じられますか?そして、それを達成するための秘密があるとすれば知りたくはありませんか?その秘密が、本書で解き明かされています。
「プロジェクト成功率95%」を誇るのは、情報システム関連コンサルティング会社のケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ。同社に転職した筆者が、「なぜケンブリッジの成功率が高いのか」を考え、解き明かした秘密について、自らの驚きを交え紹介します。




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プロジェクトを変える12の知恵
著者 :影山明

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●本書を引用した記事
 「振り返り」をするポイント
 ファンクショナリティマトリクス
 どうして問題を抱え込むのか
 あなたが座っていた椅子を見なさい
 どうして問題を抱え込むのか
 プロジェクトを変える12の知恵 -ケンブリッジ式ファシリテーション-
 できない人はできない

●このテーマの関連図書


業務改革の教科書―成功率9割のプロが教える全ノウハウ

会社のITはエンジニアに任せるな!―――成功率95.6%のコンサルタントがIT嫌いの社長に教えていること

反常識の業務改革ドキュメントプロジェクトファシリテーション〈増補新装版〉

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ちょっと今週の計画と今日までの実績を振り返ってみてください。

名前はいろいろかも知れませんが、

 仕事の改善をする時間

はあったでしょうか?

いろいろな時間術や仕事術に関する本を読みましたが、これについて書いてあった本は、実は1冊しか知りません(単に私が読み落としただけなのかもしれませんが)。

この本です。

 こばやしただあき
 仕事のムダを削る技術


☆――――――――――――――――――――――――――
「改善」のための時間もスケジュールに組み込んでおく

仕組みの改善に終わりはありません。だから、新しいやり方で仕事がうまく回るようになったら、さらに良くできることがないか、定期的に点検してみる必要があります。
――――――――――――――――――――――――――☆


つまり本書では、

 仕事のやり方を工夫する時間を必ず取る

ということを奨めています。

ポイントは「仕事の改善をする時間」をスケジュールすること。
その時間になったら、

 「今までの仕事のやり方で改善できることはないだろうか?」
 「もっと効率良くやれるアイディアはないだろうか?」

という点に絞って過去の仕事のやり方を振り返ってみる事です。


この本を読んでから、私は毎日定時直前の10分だけ、「改善を考える時間」に割り当てて定期スケジュールにしています。その後日次レビューをして1日が終わります。

■改善の時間

通常仕事(タスク)をしている時間は、そのタスクの結果を出すのが目的なので、「あ〜、このやり方面倒くさいな」と思っても、直ぐに改善できるわけではありません。改善方法を考えていると、タスクをやる時間がなくなってしまうからです。

また、日次レビューや週次レビューの時間は当然タスクが完了したか、他にやるべきタスクがないか、次のタスクは何か、ということが主題なので、同じくそのやり方をもっと効率良くするということは、その時思いつけば何かにメモはしますが、

 他に良いやり方はないか

までは考えないです。恐らくそう言う方が多いのではないでしょうか。

逆にこの改善の時間は、

 今日、このタスクをやるのに40分かかったよな〜
 もっと短時間にやる方法はないものだろうか?

とか

 明日のこのタスク、予定時間の半分でおわらせられないかな?

みたいな、仕事時間や進め方について考えます。
そこで思いついたものは、新しくタスクを起こします。

 ××を自動化するツールを作る
 ○○のタスクの成果物はもっと簡単でもいいように交渉する

などです。
タスクの計画や実行は、日次レビューにお任せ。

■振返りのポイント

ようは、日次レビューでは成果に焦点を当ててレビューをしますが、「改善の時間」はプロセスに焦点を当てて考える時間にすることです。

私の一連の記事(ブログにアップしたものも含めると300件になりました)はこの時間に捻出されたものが多いです。

もちろん、長続きしなかったものも相当ありますが。
なにしろ、ブレスト的に思いつたことをどんどんやってみて、どんどん諦めてますので。

■ヒント

もし「このやり方はいいな」と思われたらぜひ1週間やってみてください。

一つだけ、この時間を確保するタイミングについて、ヒントを。

選択肢は
 ・タスクが終わった直後にやる
 ・毎日の最後にやる
 ・毎週の最後にやる
くらいかと思います。

タスクのプロセスがはっきり記憶に残っているのは、「タスクが終わった直後」だと思うのですが、私の場合、タスクが終了したときには、「あ〜、終わった終わった」と言いながら、次の仕事を考え始めるので、「やること自体を忘れちゃう」という問題があって… (^^;;

さらに週次レビューでやろうとして挫折しました。

 タスクをやった記録は残っているけど、どうやってやったか(プロセス)を覚えていない

ので改善案を考えようがなかったからです。

それで日次レビューの前にやるようにしました。
スケジューラの計画に入れて、「改善の時間だよ」とアラームが鳴るようにしました。これで忘れずにやれています。

いつやるのがいいかについては、人それぞれだと思いますので、いろんなパターンを試してみてください。

■参考図書


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