振り分け : 音楽と仕事の日々

前回、有給明けに大量にたまったメールを素早く処理する方法として、本当に必要なメールをどうやって抽出するかについてご紹介しました。その方法とは、

　・機械的に振り分けをする
　・表題だけで振り分ける
　・スレッド表示で最新のメールだけをみる
　・読んだら削除または完了フォルダへ移動する

です（詳しくは前回の記事を参照してください）

今回は、抽出したメールをどうやって素早く「処理済み」にするかについて書いてみたいと思います。
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タグ：: #RPA; #メール; #高速化; #マクロ; #振り分け; #既読; #未読

■DMZ

DMZっていうのは、「非武装地帯」のことです。

一般にインターネットに繋がるコンピュータシステムを作るときに、インターネットの世界とローカルネットワークの世界の2つを作ります。
ローカルネットワークはある程度信用できるデータが送受信されますが、インターネットの世界は玉石混交、ウイルスやワームなどのアブナイものもたくさんあります。そこで、この2つをファイヤーウォールで分離するわけです。

ところが、単に危ないものを何もかもブロックしてしまうと、ほとんどの通信ができなくなってしまいます。そこで作られるのが、DMZという中間世界。

本来は、戦争用語だったのでしょうけど、今ではDMZといえば、ほとんどがこの緩衝システム(ネットワーク)を指しているみたいです。

本日は、メールのDMZについて。

■新たに始めるメールのDMZ

もしあなたのメールの受信箱にたくさんのメールがたまっていたら、次のことをやってみてください。

１．Actionという名前のフォルダを作る
２．Done という名前のフォルダを作る
３．メールソフトが起動時に表示されるフォルダを Action フォルダに設定する
４．受信箱のメールをすべて選択して、既読にしてから Done フォルダに移動する
５．Action フォルダに移動する

はい。スッキリしましたね。もう鬱陶しい大量のメールを見ることもありません。

もう受信箱にデータがたまらないようにしましょう。

以前の記事<<メールのGTD>>でも書いたように、いわゆる「インボックス(広い意味での受信箱)」に未処理のものが大量にたまっているのは精神衛生上も仕事の効率上もよくありません。

次に何をするのか、何が大切なのかを判断するのに、大量のゴミを含むデータから探し出すのは、集中力がいることですし、時間の無駄です。
集中力には限界があるものなので、なるべくなら効果のあるところで使いましょう。

■ほとんどのメールは必要ない情報

多くの人が毎日100件をこすメールを受信しています。
しかしその中で、自分が何らかのアクションを起こさないといけないもの、すなわち、仕事のトリガとなるものは数件です。ほとんどが参考情報なんですよ。

で、あれば、それを読まなくても大した影響はありません。
もちろん、読むに越したことはないのですが。

一番いけないのは、「処理」しないまま、受信箱においておいて、その結果そのメールを何度も目にすることです。
山菜が必要だからといって、どこにあるかわからない山に踏み入って探すより、スーパーに行ったほうが早いです。
わからなければ、同じプロジェクトの同僚に聞けばいいです。

■今日からは、すぐに「処理」する

ただし、このDMZ作戦をしょっちゅうやると、「あいつはメールも読んでない」と言われかねませんので、緊急事態だけにすること。

今日からは、メールを見たら、もう2度と同じメールを見なくていいように、メールから、タスクと情報を剥ぎとって、メールはとっととアーカイブしてしまいましょう。

今日からは、常に Action フォルダをひらくようにしてください。
もし、受信箱を開いてしまったら、受信箱の残りがゼロになるまで、メールを処理してください。

メールの「処理」方法は

　何か行動が必要なメール　→　Action フォルダに移動
　あとで必要になるかもしれないメール　→　Done フォルダに移動
　それ以外　→　削除

これだけです。それ以外のことをしてはいけません。
返信も何かの作業も禁止。

できたら、メールソフトのマクロ機能を使って、ワンキーでこれ(削除とAction/Doneフォルダへの移動)ができるようにしちゃいましょう。

本記事は

　Fresh Start: The Email DMZ

を参考にしました。

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