音楽と仕事の日々

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Tag:手帳


毎日、1ページはノートに何かを書くことにしています。

ノートであって、メモではありません。わたしの知る範囲だと(物理的な)ノートにメモを書いている人が多いですが、私の場合ノートとメモは別物です。

ノートはあるテーマに沿って、それについて考えたこと、思いつくことなどを書き出し、いわゆる「ゲシュタルト」を作る作業スペースです。メモは、覚えておきたいこと、大事なことを記憶しておくためのスペースです。
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■ToDo管理

手帳に付箋を挟んでおいて、ToDoができた時にこれに書き込んで手帳に張っておく、というToDo管理をされている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ご存じない方のために、簡単に紹介すると

 ・小さめな付箋を数十枚手帳に貼り付けておく
 ・何かやるべきことを思いついたら、その付箋に書き込んで、手帳に作ったToDoのページに貼り付ける。
 ・ときどきToDoのページを確認して、順次実行していく
 ・完了したら付箋を取り外してゴミ箱へ

というものです。

■私事のToDo管理

以前の記事にも書きましたが、会社ではアウトルックが標準ソフトで、それ以外のツールは原則使わせてもらえません。もちろん、勝手にインストールすることは自由にできるのですが、クラウドにアクセスするようなものは禁止(規則でではなく、実際に通信が遮断されてます)。

このルールでもアウトルックのToDo管理は結構秀逸なので、別に不便には感じてません。

ただ、問題があるのは私事のスケジュール。
自宅などの社外では原則アウトルックは使えませんし、スマホや携帯のToDo管理は、入力がすごく面倒くさい(若い人はそうでもないかもしれませんが)。

それに、私事のToDo管理は、100件もあるわけではなく、多くて数十件ですので、大層なソフトを使うほどのこともなく管理できちゃいます。

で、私が使っているのが、上記の付箋方式のToDo管理。

 とってもアナログです

■付箋がでかい

ところが、この付箋。端っこの数ミリの部分にしかのりがついていないので、台紙からはがしてノートに貼ると、端が浮きます。ピラピラしてみっともない。

その上ノート(手帳)のサイズ都の比較で見ると、横に2枚貼れればいいところで、1ページに収まるのは10〜20件。20件も貼ると、すごく邪魔です。

一時期は全面糊の付箋を使ってましたが、よくよく見てみると、付箋に書いているエリア自体が、付箋全体の半分も書いてない。

普段使っているのは45mm×15mmのサイズのものです。これ以上に小さい付箋はあまり見かけません。それでも十分大きい上に端がピラピラして鬱陶しいので、カットして使ってます。

■付箋をカットする

付箋は1冊まるごとを手帳にくっつけようとすると多すぎて厚いので、必要量を取り出して、手帳にくっつけています。この付箋を手帳に移動する時に、長辺をカットします。

私の場合は20mmくらいのところでカットすると、ほぼ真四角な付箋が出来上がります。

このサイズだと、文字数で20〜30文字程度が書き込めます。

ちょっとしたToDoであればこれで十分。

これだと全体の半分以上は糊面になるので、付箋が浮き上がったりしません。そのうえ、1ページにたくさん貼れるので、一覧性がすごくいい。

■手帳には複数の大きさの付箋を

ただ、たくさん書きたい場合も出てきますので、手帳の裏側には複数のサイズの付箋がついてます。
いま、私の手帳には

 ・15x20 上記のカットしたもの
 ・15x40 小型付箋のカットしてないもの
 ・25x75 普通の付箋
 ・75x75 大判の付箋
 ・75x50 大判の付箋をカットして手帳の幅の半分サイズにしたもの

が1ページにジグソーパズルみたいに組み合わせてくっつけてあります。
書きこむ量によって使い分けてます。

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以前の記事手帳はアナログかデジタルかで、デジタルの手帳にトライしたけど、最終的にアナログ(手書き)に戻ってきたと書きましたが、最近またデジタル化をしつつあります。

ひとつには、スケジューラが非常に安定してきて、使いやすくなったこと、もうひとつはiPhoneやAndroidスマホを常に持ち歩くようになって、この上さらにノートまでというのが辛くなってきたからです。

こうしたことでちょっと実感したのが、以下の書籍のセリフ。

★P71〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

しかし独立し、会社をマ不ジメントする立場になると、自分の予定をスタッフにも把握してもらう必要が生じました。

そうなると自分の予定作業より活動を伝える機能が大切になります。その目的を満たすため、いまはクラウドのカレンダーでスケジュールを共有しています。

いずれにしても目的によって最適な一冊は違います。目的が変わらなくても、人生のステージによってふさわしい手帳が変わる可能性もあります。

自分の活動記録を振り返る必要がある業種や職種なら、活動を1日1ページで記録するタイプの手帳もいいかもしれません。

去年まで自分にふさわしかった手帳が、今年も使いやすいとは限りません。手帳と仕事はリンクしているので、仕事における役割の見直しは、手帳の見直しにつながります。手帳が仕事を選ぶのではなく、仕事が手帳を選ぶのです。まずは、あなたの仕事の役割を明確にすることが大切です。仕事の役割が明確になれば、手帳の選び方や使い方はおのずと決まってくるでしょう。

横田尚哉(著) 『ビジネススキル・イノベーション
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たしかに仕事のやり方が変わると、今までのやり方が変わってきます。

私の場合、過去のノート術に書いたように、1件1見開きで自分の考えるべきことを一気に書き出すことが多かったのですが、ここ数年は、1件のネタを何日、場合によっては1年近くもいろいろ追記しながら考えをまとめることが多くなりました。このため、手帳に書きかけの(未決定の)ネタには付箋を貼っておくのですが、付箋が多くなったり、ノートだと書くところが少なくなったりして、ちょっと面倒になってきました。

■再度デジタルへ

過去の記事手帳の使い方全体像でご紹介したように、私が手帳に期待する機能は

 ・将来やりたいと思っていること、将来なりたい姿、夢など
 ・スケジュール
 ・プロジェクト
 ・タスクリスト
 ・ミッション、行動の基準
 ・その場限りのメモ
 ・ゲシュタルト、自分の考え、興味のあるテーマについて書いたもの
 ・知識、事実の記録
 ・ライフログ、日誌、日記、読書記録
 ・備忘録、連絡先リスト
 ・人物カルテ

のような機能があります。

このうち一部だけをデジタルに移動しました。

■カレンダー、スケジューラ

いまいろいろ試行錯誤している段階ですが、スケジューラ機能は、Google カレンダーとアウトルックでほぼ問題がなくなりました。以前、失敗した長期ビューの問題も最近のGoogleカレンダーで解決していますし、アウトルックとGoogleカレンダーを同期させられるようになったので、2重登録をしなくて済むようになりました。

■その場限りのメモ

こちらは、メモ用紙付きボールペンからスマホのメモアプリに移動しました。こちらを参照メモ帳アプリも使う

ただし、これはまだアナログも併用しています。

■備忘録、連絡先リスト

完全にデジタルに移行しました。もうアナログにはデータは残っていません。
まあ、とっても簡単で、テキストファイルをGoogleDriveにおいているだけですが。

人物カルテ

こちらは MindMap に移動しました。

MindMapソフトは XMIND を使ってます。
これを出先でも使いたくて、Windows のタブレットを買いました。

 
 マウスコンピューター 8型Win8.1タブレットPC Office付 (Win8.1/AtomZ3735F/2GB/32GBeMMC/Office H&B) WN801v2-WD

これを Nexus7でデザリングして使ってます。

■その他のノート

その他のノートでまだ全部アナログから抜け切れていない機能もありますが、基本的には Microsoft OneNoteに移行するテストをしているところです。

ある程度、運用がまわせるようになったら、また共有します。

■機能毎に考えてみては?

もし、あなたがデジタル化を進めようと思うなら、私のやり方が参考になるかもしれません。
つまり、ノートや手帳の持っている機能をひとつづつ分解して、その単位でデジタルに移行していくことです。

すべてが移行できるようになるまでには、結構時間が必要ですし、併用期間もながくなるので、荷物を持ちたくない方には向かないかもしれませんが、一気にやろうとすると、「こっちではできたのに…」みたいな問題に次々とぶつかってしまい、やる気が削がれるかもしれません。

ちょっとづつ体質は変えていかないとできないですね。リバウンドが怖いから。

■ちなみに iPhone

ところで、iPhone やスマホも持っているのですが、こちらは画面が小さいし、Googleサービスとはちょっと相性が悪いので、高機能な電話機になってます。ガラケーでも十分だった…。

考えてみると

 ・iPhone
 ・Android スマホ
 ・Android タブレット
 ・Windows タブレット
 ・ChinaUnicom セルラーフォン(海外出張時用)
 ・ガラケー

とまぁいろいろカバンに入ってますが、一番使うのは、タブレットの2台。もうちょっと整理しようかなぁと思う今日このごろ。


■参考図書 『ビジネススキル・イノベーション

本質をつかみ、状況に応じてスキルをアレンジする。未来をひらくビジョンとともに、さあ、変革の灯をともそう。殻を破ることができるすべてのプロフェッショナル、次世代リーダーに捧げる究極のビジネスバイブル。




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ビジネススキル・イノベーション
著者 :横田尚哉

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●本書を引用した記事
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