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Tag:情報



会社のヒエラルキーからすると、部下というのは、現場の情報を最もたくさん持っているひとになります。
つまり、情報の中で最も大切な情報である

 一次情報

があることになります。

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ドラッカーは『新訳:新しい現実 政治、経済、ビジネス、社会、世界観はどう変わるか (ドラッカー選書)』の中で、以下のように述べています。

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時々気になる時があるのですが、情報集めが好きな人っていますよね。
ご多分に漏れず、私もそういう時があるのですが。

たとえば、「新聞」。
なぜ新聞を読むのか?

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時々気になる時があるのですが、情報集めが好きな人っていますよね。
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考える力は、他人が出した結論を見るだけでは絶対に付きません。
自分の頭で考え、それを整理し、行動してそれをさらに最初の考えにフィードバックするというループによってのみ強化されます。

本カテゴリでは、さまざまなテーマを設問としてご紹介していきます。
そのテーマについて、ノートに自分の考えを書き出して、それから導き出される結論に基づくアクションを決定して行動してみてください。その結果自分の考えがどのように変わったのか、一度このノートをを見なおしてください。 続きを読む


会社のヒエラルキーからすると、部下というのは、現場の情報を最もたくさん持っているひとになります。
つまり、情報の中で最も大切な情報である

 一次情報

があることになります。

■上司は情報を欲しがっている

会社自体を含め、部門や課という組織を運営する人(以下、上司といいます)は、その組織を維持・発展させていくための方策を考えるのが仕事です。
しかし、それを考える上で必要不可欠なのが、「現場で何が起こっているのか」という情報です。

この情報を収集し、さまざまな手を打っていくことで、組織の運営をしていくのですが、不正確な情報やうわさ話などで重要な判断をすることはできません。

「風通しのいい組織」というのは、こうした現場の情報(良い物も悪い物含めて)がきちんと上司に伝わるような環境を持っているらしいですが、私の知る限り、あらゆる情報がきちんと伝わる組織というのはないですね。
なにしろ人間の処理能力には限界があるので、ヒエラルキーの下から順にフィルタされて、重要なものを選択しないとパンクします。

ところが、この「重要」というのが人によって異なるんですよ。

極端な話、どれだけ上司が「情報をくれ」といっても、部下が情報として認識していなければ、部下はそれについて上司に伝えようということは考えもしません。

では、「重要な情報」を定義すればいいのかというと、これが一筋縄ではいかない。
過去に起きた市場での問題にしても、「小さなクレームのひとつ」だったものが、会社を揺るがすような問題になったことも記憶にすくなくはありませんね。
その時点では大した問題に見えないものも、結果論で言えば「大した問題」なことがあります。

後になって、「どうしてそんな大事なことを報告しないんだ!」と責められても、部下としては「その時は大した問題には見えなかった」というのが実情です。ただ、上司としては、責められた点が結果論であるにしても、その後にちゃんと情報が上がる仕組みを考えないといけなくなることは確かです。

逆に上司から見ると、こういう情報をいろいろ上げてくれる部下というのは、すごくありがたい存在です。
いざというときに(上司の上司から質問された時など)、多少でもその情報を知っているというのは、その場で取り繕いようがあるんですね。

■上司に報告するべきことリスト

そういうありがたい存在の部下になるためには、最もいいのは「ちょこちょこと細かく上司とコミュニケーションをとっている」ことです。
そうすれば、いろいろなことについて情報を提供する機会がありますので。

「コミュニケーション」と言っても、別に「毎日30分上司と話をしなさい」とか無理難題(これが無理難題なのかどうかは別ですが…)を言うつもりはなくて、メールでもいいです。
必要なのは、

 上司に報告すべきことリスト

を持っていることです。

その場の勢いで報告をするのではなく、「××と○○は上司に報告しておこう」という項目を明らかにしておくことです。

■上司が欲しがっている情報

では、どういう情報を上司に話せばいいかというと、自分は以下のものは必ず上司に報告することにしています。

 ・上司の担当境界にかかわる事項(対外的な事項)
 ・上司が認識している課題の進捗状況
 ・業務を進める上での認識している課題
 ・新たに発生した対応期間の割と長い業務

です。

次回はこれらの情報について、より具体的にはどんなものかについて説明したいと思います。
次回をお楽しみに。

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前回の記事で、上司が欲しがっている情報は

 ・上司の担当境界にかかわる事項(対外的な事項)
 ・上司が認識している課題の進捗状況
 ・業務を進める上での認識している課題
 ・新たに発生した対応期間の割と長い業務

だと書きました。

本日はこれらの情報はどんなものかについて詳細を書いておきたいと思います。

■上司が欲しがっている情報の説明

上述の情報の中で、とくに報告として意識するべき重要なものは、上2つの「対外的な事項」と「課題の進捗状況」です。

◆上司の担当境界にかかわる事項(対外的な事項)

上司としては自分の責任分野にの境界線にある課題や業務について、他の同僚や上司からいろいろ指摘や質問を受けます。この時に、その最新情報を知らないというのはでしかありません。
なので、この情報というのは上司にとっては貴重なんですよ。
「境界線にある課題や業務」というのは、単純に言えば、他の部門などに出すべき結果、他の部門から依頼される業務の2つです。つまり、境界線をまたいで動くものは、上司にとっては重要ということですね。

よく勘違いしている部下がいますが、部下は自分の担当かそうでないか(つまり自分の境界線)で報告しようとしますが、上司は自分の部下同士の課題のやりとりには大して興味がありません。「××さんから○○資料の作成を依頼されました」なんていう報告は、2人共が自分の部下であれば、「そんなもん、良きに計らっとけよ」程度にしか思ってません。

「上司の視点を持ちなさい」といわれますが、こういうところも、上司の視点のひとつです。

◆上司が認識している課題の進捗状況

自分(上司)が部下に対して、「やりなさい」と言ったことを部下がちゃんとやっているかどうかを知りたがっています。

主に報告するべきなのは、進捗が遅れているものなのですが、順調に進んでいるものも、ひとこと「順調です」とだけでも報告すれば、「忘れてませんよ」というサインになり、上司としては安心できます。

◆業務を進める上での認識している課題

これは、上司が統括する組織の業務プロセスであったり、風土であったりするものの課題です。

たとえば、「○○さんの残業時間が非常に多く、業務が偏っているみたい」とか「××さんが個人的な悩みを抱えているみたい」といったお話です。

マメな上司なら、すべての部下と何らかの接触(話しかけること)を持つようにしていると思いますが、実際上司も自分の仕事を抱えており、メンバーとの会話の機会は意識的に作らないと持てなかったり、それぞれの部下に対する密度に差が出たりします。個人的な好き嫌いの感情もあります。

しかし、組織の管理を任されている以上、組織の状況としてのメンバーの体調や不満などを把握していないといけないのも事実なので、こういう情報は非常にありがたい情報になります。

ただ下手をすると、同僚から「あいつは上司にコビを売って、チクリをしている」みたいに思われると自分のグループ内での立場を悪くする可能性もあるので、情報の出し方には注意が必要です。

さらに、上司から見るとこういう情報を上げてくる部下を「鬱陶しやつ」と思う場合があります(これは人によりその強弱はありますが、全く思わない人は多分いない)。
なぜかというと、こういう問題は簡単に解決するのが難しいので、「課題です」と言われても答えられない場合が少なくないからです。

たとえば、「この職場で提案件数が少ないのは、積極的に問題に取り組もうという姿勢がないのでは?」などという風土に関する問題です。そういうのって「どうしましょう?」と言われても困るんですよ。
上司としてのプライドもありますので、「わからん」とはいえないですし、だからと言って「よし、おれが何とかしてやる」とも言いにくい。

少なくとも、それを常に考え続けるのは「上司の仕事のうち」だとは思っていますが、やっぱり「勝手に自分(上司)の都合よく進んでくれる」組織のほうが面倒がなくていいというのは上司としての偽らざる感想。
現実にはそんなことはありえませんが…。

ということで、この種の報告は、なるべく「さらっと」匂わせる程度にしておくのがかもしれません。
少なくとも、上司の顔色を見ながら、少しづつ話をするのが安全策でしょう。

◆新たに発生した対応期間の割と長い業務

上司としては現実問題としてできているかどうかは別として、部下の工数管理をしています。
このために、新たに工数の取られるような業務が発生した場合、上司に報告しておくのが望ましいです。

とくに、それが対外的な問題を引き起こす可能性がある(可能性がないものは殆ど無いと思いますが)場合、問題になってから「実はこういうことをやってまして、それが問題になりました」などと報告すれば、問題自体ではなく、やっていた事自体を叱責されるリスクがありますので、事前に「やりますよ」という報告と、「やってよし」という承認をもらっておくに越したことはありません。

■普段持ち歩くメモ帳に報告べきイベントを書いておく

前回の記事で「上司に報告すべきことリストを作っておく」ということを書きましたが、これはメモ帳のすぐに開ける所(私は最後のページにしてます)に、なにか気がつくたびにキーワードを書き込んでます。
すぐに上司と話す機会があるわけでもないので、キーワードだけ書いておいてあとはその機会が来るまで基本的には放置してます。

ウチの会社では、週報を書くルールがあるので、この週報に書くネタにしたりしてますが、多くは上司とちょっと行く方向がおなじになった時やエレベーターで出会った時などに、「実は×××が…」みたいな話をするネタ振りに使ってます。もし上司が「それって…」と食いついてくれば、より細かな話をしますが、おおくは「ふんふん。なるほど」と言われて、エレベーターは目的地に到着、くらいです。

それでも、上司は口頭で部下から課題を聞けたということで「あいつはこまめに報告をしてくれる」という感想を持ってくれているようです。

これがリストがないと、その時に気になっていること(多くはこれから行く会議の議題)を話してしまうので、上司にとってはどうでもいいことが多くなります。そうすると、「いちいち、そんな細かいこと言わなくていい」みたいな感想をもらってしまう危険があります。

計画的に上司には報告をしたいですね。

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ドラッカーは『新訳:新しい現実 政治、経済、ビジネス、社会、世界観はどう変わるか (ドラッカー選書)』の中で、以下のように述べています。

★P285〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

知識とは、個人や組織が何らかの成果をもたらすような行動を可能にし、何かあるいは誰かを変えるものである。知識とは何かを変えるものであることを認識するだけでも、何かが変わっていく。

P.F.ドラッカー(著) 『新訳:新しい現実 政治、経済、ビジネス、社会、世界観はどう変わるか (ドラッカー選書)
――――――――――――――――――――――――――――★


知識を得るには、人の知識をもらうことが最も簡単な方法です。

それはセミナーに行くのでもいいし、知識人にインタビューに行くでもいいです。識者から直接話を聞くことは、非常にインパクトのある方法ですが、逆に移動やコストなどの制約を受けます。

これに比べて読書は最も少ないコストで幅広く、自分の理解速度に合わせてできる最良の手段だと思っています。もちろん、実際に人から話を聞くほどのインパクトもありませんので、これだけで十分というわけではありませんが。

■成果には行動が必要

ただ、どんなに読書をしたとしても、どんなにいろんな人の話を聞いたとしても、仕事や生活上で成果が上がるわけではないのは、おおくのビジネス書や多くの人が言うとおりです。知識が単なる情報の集合体のままでは、結果は変わりませんよ、行動が必要ですよ、って言うことですね。

つまり、例えば得た知識を文章にするとか誰かに話すだけでも、その行動によって評価がされたり、自分の知識が深まったりすることで、情報が知識に変わり、価値を生むということです。その知識を本来の業務に使えばよりいいのでしょうけど。

出典は忘れてしまいましたが、「知識は電気のような一種のエネルギーである」という説明がされている本がありました。普段はその存在は無意味なものではあるが、使われるときになって初めて、その存在がわかり、そのパワーの大きさがわかる、ということが書いてありました。

ここで問題になるのは、エネルギーの総量と利用効率です。
どんな分野の知識がどれくらいあるか、その知識をいかに効果的に行動に結び付けられるかということです。

ドラッカーは知識を価値や成果に結びつける行動の力のことを「成果を上げる能力」とよび、『経営者の条件』で、次の5つだと述べています。

★――――――――――――――――――――――――――
1.時間を管理すること
2.貢献に焦点をあわせること
3.強みを活かすこと
4.重要な事に集中すること
5.成果を上げる意思決定をすること
――――――――――――――――――――――――――★


それぞれがとっても深いですし、ドラッカーの説明が1行1行がとっても含蓄があるので、時間のあるときにじっくり読んでみてください。

■知識とは変えること

しかし、ドラッカーは知識の定義自体を、「知っていること」ではなく、「変えるものであること」と定義しています。

こういうところはすごいですね。

知識を使って何をなすのか?
それは「変えること=変革」でなければ成果には成り得ないと書いています。

今までやられていた方法を、その背景から説明ができたとしても、結果は出せません。その背景を知った上で、より良く(「良い」の定義もまた難しいですが)変えていくことで初めて、「知識が使えた」と言える、という意味だと考えてます。

東芝のような「チャレンジ」は別物として、何かを変えていくために、今までやっていなかった、あるいはやれていなかったことにチャレンジし続けていくと、その経験が知識を深め、より多くの情報が集まり、その情報の集合体がドラッカーの言うところの「知識」になるのかもしれません。
※ちょっと強引だったか…

■何を習慣にしてますか?

実践するドラッカー:思考編』という本に、この「5つの成果を上げる能力」それぞれについて、「何を習慣にしていますか?」という設問があります。

あなたなら、どう応えるでしょうか?
考えてみてください。



■参考図書 『経営者の条件

ドラッカー・エターナル・コレクション第一弾。
絶大な人気を誇る不朽の名著。成果をあげるためにいかなる行動をとるべきか。己の強みを知り、時間を知り、なすべきこととなさざるべきことを知る。すべての知識労働者に必須の書。




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経営者の条件
著者 :ピーター・ファーディナンド・ドラッカー

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●関連 Web
 ビジネスリーダー講座-日経ビジネス
 3分間ドラッカー―ダイヤモンド・オンライン
 経営者のバイブル ドラッカーを学べ―WizBiz
 ピーター・ドラッカー - Wikipedia
 3分間でわかるドラッカー−「経営学の巨人」の名言・至言

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 メールはプルシステム2
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 すぐにやる(ドラッガー 経営者の条件)
 ドラッガーの時間管理
 時間の記録
 成果を上げる5つの条件
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 知識とは「何かを変えるもの」
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 ドラッカー365の金言:組織の精神はトップから生まれる
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 機会をつかむ準備をする
 問題は行動によってのみ解決される
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 習慣の力を活用する
 アクションプランには軌道修正が必要
 計画を作りたければ、まず期限を決める
 ドラッカー名著集1 経営者の条件
 仕事効率を上げる基本ルール(技術編)
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 目標は部門目標に合わせる
 関係者を巻き込む
 到達基準点を最高にする
 時間の定期点検
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 行動に転化する
 時間は常に奪われる
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 時間を創造する
 時間の定期点検
 時間を塊にする
 目的を明らかにする
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 時間の使い方を記録する
 ビジネス書名著目録(必須図書)

●このテーマの関連図書


ドラッカー名著集2現代の経営[上]

ドラッカー名著集3現代の経営[下]

創造する経営者(ドラッカー名著集6)

ドラッカー名著集14マネジメント[中]―課題、責任、実践

ドラッカー名著集15マネジメント[下]―課題、責任、実践

ドラッカー名著集13マネジメント[上]―課題、責任、実践





■参考図書 『実践するドラッカー:思考編

時間管理、意思決定、目標管理、計画…成果につながる「行動原理」を身につける。ドラッカー教授の教えを「理解する」「使いこなす」「習慣化する」、成果をあげる人のワークブック。巻末綴じ込み付録・1週間の成果がひと目でわかる時間管理シート付き。




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実践するドラッカー:思考編
著者 :佐藤等

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●関連 Web
 佐藤等 著作図書
 上田惇生 著作図書
 ドラッカー 関連図書
 実践するドラッカー:ダイヤモンド社書籍オンライン
 実践するドラッカー思考編-第2章まとめ

●本書を引用した記事
 知識とは「何かを変えるもの」
 仕事をするための知識はなんですか?
 知識とは「何かを変えるもの」
 イノベーションとは
 好き嫌いで仕事をしてはいけない
 自らをマネジメントする
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 コンセプト化・一般化の効用
 ドラッカー:ワーク・ライフ・バランスを整える
 継続的学習の重要性
 問題は行動によってのみ解決される
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 実践するドラッカー


●関連図書
 実践するドラッカー:行動編
 実践するドラッカー:チーム編
 実践するドラッカー:事業編



■参考図書 『新訳:新しい現実 政治、経済、ビジネス、社会、世界観はどう変わるか (ドラッカー選書)

今日、明らかに日本は、経済、技術、政治組織、そしておそらく教育についても、世界の最先端に位置しており、したがって自ら革新を行なわなければならない状況におかれている。世紀の転換をまえにいま時代のトレンドが見えてきた。
15年前のドラッカーの予測が、いまや世界の流れになった!意思決定のヒントを与える洞察の書。




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新訳:新しい現実 政治、経済、ビジネス、社会、世界観はどう変わるか (ドラッカー選書)
著者 :P.F.ドラッカー

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●本書を引用した記事
 識者を探す
 ガーデン・パス・ストーリーの落とし穴に注意
 知識とは「何かを変えるもの」
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 継続的学習の方法を身につける
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会社のヒエラルキーからすると、部下というのは、現場の情報を最もたくさん持っているひとになります。
つまり、情報の中で最も大切な情報である

 一次情報

があることになります。

前回の記事で、上司が欲しがっている情報は

 ・上司の担当境界にかかわる事項(対外的な事項)
 ・上司が認識している課題の進捗状況
 ・業務を進める上での認識している課題
 ・新たに発生した対応期間の割と長い業務

だと書きました。

本日はこれらの情報はどんなものかについて詳細を書いておきたいと思います。

■上司が欲しがっている情報の説明

上述の情報の中で、とくに報告として意識するべき重要なものは、上2つの「対外的な事項」と「課題の進捗状況」です。

◆上司の担当境界にかかわる事項(対外的な事項)

上司としては自分の責任分野にの境界線にある課題や業務について、他の同僚や上司からいろいろ指摘や質問を受けます。この時に、その最新情報を知らないというのはでしかありません。
なので、この情報というのは上司にとっては貴重なんですよ。
「境界線にある課題や業務」というのは、単純に言えば、他の部門などに出すべき結果、他の部門から依頼される業務の2つです。つまり、境界線をまたいで動くものは、上司にとっては重要ということですね。

よく勘違いしている部下がいますが、部下は自分の担当かそうでないか(つまり自分の境界線)で報告しようとしますが、上司は自分の部下同士の課題のやりとりには大して興味がありません。「××さんから○○資料の作成を依頼されました」なんていう報告は、2人共が自分の部下であれば、「そんなもん、良きに計らっとけよ」程度にしか思ってません。

「上司の視点を持ちなさい」といわれますが、こういうところも、上司の視点のひとつです。

◆上司が認識している課題の進捗状況

自分(上司)が部下に対して、「やりなさい」と言ったことを部下がちゃんとやっているかどうかを知りたがっています。

主に報告するべきなのは、進捗が遅れているものなのですが、順調に進んでいるものも、ひとこと「順調です」とだけでも報告すれば、「忘れてませんよ」というサインになり、上司としては安心できます。

◆業務を進める上での認識している課題

これは、上司が統括する組織の業務プロセスであったり、風土であったりするものの課題です。

たとえば、「○○さんの残業時間が非常に多く、業務が偏っているみたい」とか「××さんが個人的な悩みを抱えているみたい」といったお話です。

マメな上司なら、すべての部下と何らかの接触(話しかけること)を持つようにしていると思いますが、実際上司も自分の仕事を抱えており、メンバーとの会話の機会は意識的に作らないと持てなかったり、それぞれの部下に対する密度に差が出たりします。個人的な好き嫌いの感情もあります。

しかし、組織の管理を任されている以上、組織の状況としてのメンバーの体調や不満などを把握していないといけないのも事実なので、こういう情報は非常にありがたい情報になります。

ただ下手をすると、同僚から「あいつは上司にコビを売って、チクリをしている」みたいに思われると自分のグループ内での立場を悪くする可能性もあるので、情報の出し方には注意が必要です。

さらに、上司から見るとこういう情報を上げてくる部下を「鬱陶しやつ」と思う場合があります(これは人によりその強弱はありますが、全く思わない人は多分いない)。
なぜかというと、こういう問題は簡単に解決するのが難しいので、「課題です」と言われても答えられない場合が少なくないからです。

たとえば、「この職場で提案件数が少ないのは、積極的に問題に取り組もうという姿勢がないのでは?」などという風土に関する問題です。そういうのって「どうしましょう?」と言われても困るんですよ。
上司としてのプライドもありますので、「わからん」とはいえないですし、だからと言って「よし、おれが何とかしてやる」とも言いにくい。

少なくとも、それを常に考え続けるのは「上司の仕事のうち」だとは思っていますが、やっぱり「勝手に自分(上司)の都合よく進んでくれる」組織のほうが面倒がなくていいというのは上司としての偽らざる感想。
現実にはそんなことはありえませんが…。

ということで、この種の報告は、なるべく「さらっと」匂わせる程度にしておくのがかもしれません。
少なくとも、上司の顔色を見ながら、少しづつ話をするのが安全策でしょう。

◆新たに発生した対応期間の割と長い業務

上司としては現実問題としてできているかどうかは別として、部下の工数管理をしています。
このために、新たに工数の取られるような業務が発生した場合、上司に報告しておくのが望ましいです。

とくに、それが対外的な問題を引き起こす可能性がある(可能性がないものは殆ど無いと思いますが)場合、問題になってから「実はこういうことをやってまして、それが問題になりました」などと報告すれば、問題自体ではなく、やっていた事自体を叱責されるリスクがありますので、事前に「やりますよ」という報告と、「やってよし」という承認をもらっておくに越したことはありません。

■普段持ち歩くメモ帳に報告べきイベントを書いておく

前回の記事で「上司に報告すべきことリストを作っておく」ということを書きましたが、これはメモ帳のすぐに開ける所(私は最後のページにしてます)に、なにか気がつくたびにキーワードを書き込んでます。
すぐに上司と話す機会があるわけでもないので、キーワードだけ書いておいてあとはその機会が来るまで基本的には放置してます。

ウチの会社では、週報を書くルールがあるので、この週報に書くネタにしたりしてますが、多くは上司とちょっと行く方向がおなじになった時やエレベーターで出会った時などに、「実は×××が…」みたいな話をするネタ振りに使ってます。もし上司が「それって…」と食いついてくれば、より細かな話をしますが、おおくは「ふんふん。なるほど」と言われて、エレベーターは目的地に到着、くらいです。

それでも、上司は口頭で部下から課題を聞けたということで「あいつはこまめに報告をしてくれる」という感想を持ってくれているようです。

これがリストがないと、その時に気になっていること(多くはこれから行く会議の議題)を話してしまうので、上司にとってはどうでもいいことが多くなります。そうすると、「いちいち、そんな細かいこと言わなくていい」みたいな感想をもらってしまう危険があります。

計画的に上司には報告をしたいですね。

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