音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Tag:効率


「効率を上げる」。このブログの基本的なテーマなのですが、実は個々の作業の効率を上げるのは簡単ではありません。

過去記事でも触れてますが、カイゼンの基本的な考え方は、

 ・やめる
 ・へらす
 ・かえる

の3パターンで、優先順位もこの順番にしないといけません。つまり、「やめる」が最初に来るべきものなのです。作業の効率を上げるというのは、「かえる」であってこれは一番難しいからです。
続きを読む



 「課長、この稟議書の決済を頂きたいのですが」
 「えっ? なにこれ? どういうこと?」
 「あの、以前メールした件なんですが…」
 「あれじゃぁ、わからないよ。もうちょっとちゃんと説明してよ」
 「(怒)………どうすればいいですか?」
 「どうもこうも、必要な関係者をあつめて、背景や今後の方針の合意をとるに決まってるだろう!」

なんていう会話をしたことがありませんか?
私は結構身に覚えがあります。

こうなると、もう決済はもらません。「わからないなら、稟議書を作る前に何かコメントしてよ…」とは思うものの、そうも言えずに、もう一度説明資料を用意して、打合せを設定することになります。その説明資料も課長の聞きたいことが書いてある資料だったらいいのですが、この会話では、課長が何を聞きたいと思っているかが、担当者にわかっているとは思えませんね。たぶん、もう一度作り直しになります。
続きを読む



仕事でいっつも忙しくしている人と、新しい仕事をどんどん取り込んでいける人がいます。

当然前者の人は残業時間が多い割に結果を出していない場合が多いです。
後者の人は、上司からの信頼が厚くなり、昇進していきます。

これは何が違うのかというと、

 仕事をプロセスとして捉えている

ことの違いが多いです。

私は管理職の昇進面接の面接官もしますが、「仕事のプロセスが見えていない」候補者はまず合格させることはありません。それくらい重要な能力です。
続きを読む


ポモドーロテクニックにあるように、人間の集中力には限界があります。よく言われるのが1時間~2時間が限界というもの。ポモドーロテクニックだと、30分ごとに時間区切り、25分集中5分休憩などとしていますね。

ところが、この休憩時間をどう使うかということは書いてないものが多いです。

休憩というと、なにか飲み物を飲んだり、席を立って体を動かしたり……と、「たり」ばっかりです。つまり、「作業でないなにか」でしかないわけです。
続きを読む




Excelでデータを入力するというのはよくやる仕事。

一つひとつのセルに、細かなデータを大量に入力するのは手間が掛かるしミスも起きます。

入力方法をひと工夫すれば、仕事が早く終わること請け合い。

本日はそんなちょっとした工夫のご紹介。

続きを読む


最高の効率化は「やらなくても結果が出ること」です。

 効率 = 生産性 = 成果 ÷ 投下資源

です。投下資源が極限まで下がれば、小さな成果でも生産性は無限大になります。

その最たる方法が、自分でやらないことです。
他人にやってもらえれば、自分の工数はゼロですから。

続きを読む



 「課長、この稟議書の決済を頂きたいのですが」
 「えっ? なにこれ? どういうこと?」
 「あの、以前メールした件なんですが…」
 「あれじゃぁ、わからないよ。もうちょっとちゃんと説明してよ」
 「(怒)………どうすればいいですか?」
 「どうもこうも、必要な関係者をあつめて、背景や今後の方針の合意をとるに決まってるだろう!」

なんていう会話をしたことがありませんか?
私は結構身に覚えがあります。

こうなると、もう決済はもらません。「わからないなら、稟議書を作る前に何かコメントしてよ…」とは思うものの、そうも言えずに、もう一度説明資料を用意して、打合せを設定することになります。その説明資料も課長の聞きたいことが書いてある資料だったらいいのですが、この会話では、課長が何を聞きたいと思っているかが、担当者にわかっているとは思えませんね。たぶん、もう一度作り直しになります。
続きを読む


 「課長、この稟議書の決済を頂きたいのですが」
 「えっ? なにこれ? どういうこと?」
 「あの、以前メールした件なんですが…」
 「あれじゃぁ、わからないよ。もうちょっとちゃんと説明してよ」
 「(怒)………どうすればいいですか?」
 「どうもこうも、必要な関係者をあつめて、背景や今後の方針の合意をとるに決まってるだろう!」

なんていう会話をしたことがありませんか?
私は結構身に覚えがあります。

こうなると、もう決済はもらません。「わからないなら、稟議書を作る前に何かコメントしてよ…」とは思うものの、そうも言えずに、もう一度説明資料を用意して、打合せを設定することになります。その説明資料も課長の聞きたいことが書いてある資料だったらいいのですが、この会話では、課長が何を聞きたいと思っているかが、担当者にわかっているとは思えませんね。たぶん、もう一度作り直しになります。
続きを読む


あなたの一番作業が捗る時間帯はどの時間帯でしょうか。

私の場合は、午前中は10時前後と、午後3時前後時間帯。もっとっも作業効率が悪いのが、夕方5時以降。
あと曜日によっても若干のばらつきがありますが。

この最も作業効率が高い時間帯に、重要なタスクを割り振るとすごくはかどるし、結果もいいものができます。
ところが、この時間帯人によってバラバラだし、年齢によっても違うみたいです。20代の頃は夜8時くらいから12時(深夜ですね)くらいまでが最も効率が良かった記憶があります。

この一番作業が捗る時間を、勝手にプライムタイムと呼んでます。
元々の意味は

★――――――――――――――――――――――――――
   Wikipediaより
プライムタイム(英語:prime time)は、テレビ業界において夜の看板番組が並ぶ時間帯のこと。ただ国によって具体的な時間帯は異なり、日本では毎日19:00 - 23:00の時間帯[1]、アメリカ(東部時間帯と太平洋時間帯の州)では月 - 土曜の20:00 - 23:00と日曜の19:00 - 23:00の時間帯を指す。
この時間帯は特に視聴率が高く花形とも言える番組が並んでおり、その局の活力を示す指標ともとらえられ重要視される。
――――――――――――――――――――――――――★


ということなのですが、自分が最も高いアウトプットが出せる時間帯という意味で、勝手にプライムタイムと呼ぶようになりました。


■プライムタイムを見つける

先にも書きましたように、プライムタイムは条件や年齢、その人の生活習慣などによって、いろいろ変わるみたいです。やっぱり技術系の人は、若い人ほど夜のほうが調子がいいみたいですね。

ですので、自分のプライムタイムのパターンを見つけることが、仕事の効率を上げるのに役立ちます。
そこに大切なタスクを割り振ればいいですので。逆にプライムタイムに生産性の低い会議などを入れられると、せっかくの調子のいい時間に、ダラダラ会議をさせられることになりかねません。

まず、自分のプライムタイムが何時頃なのかを見つける作業をします。

この記事を読まれている方なら、手帳やスケジューラで時間管理をして見える方が多いと思いますが、ここに今日を振り返って、
 ・効率的な作業ができた
 ・集中できた
という時間を記録していきます。

私の場合、毎年5月、11月は1ヶ月間、この「プライムタイム探し」をやってます(かれこれ5年くらい続いてます)。
これは、期首、期末を避けて、通常業務が多い期間を選んで、業務の偏りがない時を選択するようにしてます。

やり方は

 きょう1日で一番効率が良かった時間帯を記録する

だけです。

私の場合はEXCELで横軸に日付、縦軸に朝8時〜夜20時までの時間を区切って、集中できたと思う時間のセルに色をつけていきます。これは、それができたと思った時点ですぐに書かないと忘れてしまうので、少なくとも1日の終わりにはそれを書いておきます。

■プライムタイムに秘密の予定を入れておく

できたら1ヶ月、少なくとも1週間つけ終わったらその終わりの月次レビュー、または週次レビューの時に振り返りをします。ざっと見渡してみると大体の集中時間帯がわかります。

で以降半年くらいは、この時間帯を集中時間帯として確保しちゃうわけです。

なので、私のスケジューラには他の人からは何が書いてあるか見えない秘密の時間帯が確保されてます。こうしておくと、その時にいきなり会議を入れられることもないですし、どうしても必要なら相談の電話なりメールなりがあるので、「あぁ、その時間帯はちょっと予定があるのですが、どうしてもそこでないとまずいようなら調整しますよ」と恩着せがましく言っておいて、いかにも調整したかのように、あとから「調整できたので、その時間予定を入れてもらっていいです」と連絡するわけです。

「これ、貸しイチね」といっておけば、もしかしたら何かいいものが返ってくるかもしれませんし。
一石二鳥というやつですな。

■裏プライムタイム

といっても、プライムタイムは状況によって色々変わる時がありますし、締め切り間近だったら、プライムかどうかなんて言ってられません。そこで、プライムタイムは、1日の内、午前と午後の2つを取るようにしてます。

1ヶ月くらいまとめると、午前中に集中時間があった時と、午後に集中時間がとれている時の2つがあることがわかると思います(私の場合ですが)。ですので、プライムタイムの予約は、午前と午後の2つに分けて書いておきます。

ということで、私の場合は、午前中は9時半から11時まで、午後は2時から3時までをプライムタイムにしています。
ま、これもこの先変わるかもしれませんが。

いつも調子がいいのは午前中のプライムタイム。こちらがメインのプライムタイムで、週次プレビューの時には、ここに主要なタスクを割り付けます。週のはじめには基本午前中のプライムタイムは全部タスク予定で埋まってます。

午後のプライムタイムは、前日か当日の朝、その日にやらなければならないタスクで、まだ時間の割り振りがしてないもので、最も重要そうなものに割り当てます。つまり、週明けの時に決めた優先順位に変更があった場合、あるいは週末にはわからなかった新しいタスクが割り振られることになります。
もちろん、スケジューラは、「表プライムタイム」「裏プライムタイム」として最初は確保されているものが、タスクを割りつけた時点で、そのタスク名に書き換えないと、何をするつもりだったのか忘れちゃいますので、ご注意を。


■同じテーマの記事

期末自己申告記入のポイント

3月ももう終わりです。もう今期の期末面接は終わったでしょうか?もう手遅れかもしれませんが、私が部下と面接した結果と上司と私の報告をした時に気がついたヒントについて、ちょっと書いておきたいと思います。MBOは2種類多くの会社でそうだと思うのですが、目標管理を導入している会社では、業績評価能力評価の2本立てになっていると思います。もしかすると業績評価情意評価能力評価コンピテンシー評価の4本立てという会社も聞いたことがあります。名称は会社でいろいろでしょうから..

プライムタイムを見つける

あなたの一番作業が捗る時間帯はどの時間帯でしょうか。私の場合は、午前中は10時前後と、午後3時前後時間帯。もっとっも作業効率が悪いのが、夕方5時以降。あと曜日によっても若干のばらつきがありますが。この最も作業効率が高い時間帯に、重要なタスクを割り振るとすごくはかどるし、結果もいいものができます。ところが、この時間帯人によってバラバラだし、年齢によっても違うみたいです。20代の頃は夜8時くらいから12時(深夜ですね)くらいまでが最も効率が良かった記憶..

仕事効率を上げる基本ルール(集中力編)

仕事の効率を上げる基本ルール過去記事で、仕事を早く終わらせるためのヒントを幾つか書いてきましたが、これらに基本ルールがあります。この基本ルールは私が適当に書きためたものなので、人によってはこの真逆であったり、ちょっとだけ違ったり、別のポイントがあったりすると思います。ルールを言語化して、チェックリストとして日次/週次レビューの時に振り返ると反省点がたくさん出てきます。その改善をしていくことで自分の仕事の効率向上や成果向上に役立ちます。ルールを..

休憩を取る

人間は一定時間(約90分らしい)以上集中力を維持できないそうです。なので、適切に休憩を入れることで、効率のいい作業ができるようになります。あなたは仕事をする上でメリハリを意識していますか?ダラダラ病の人は特に気をつけなければいけませんが、人の集中力には限界があります。どんなにがんばっても一日通して集中力を保っことはできませんから、メリハリのつけ方が大事なのです。集中して仕事を片づけ..

自分の集中できる時間は限りがある

よく締め切りギリギリに追い込まれると、火事場の馬鹿力がでますよね。ただ、それだけでいろんな仕事を乗りきれるほど世の中甘くない。マックスIIの原則マックスIIの原則『マックスIIの原則』 とは、人間が知的作業に集中力を発揮して取り組める最大時間は二時間だから、二時間ごとに解放感と達成感が得られるような仕事の仕方を設計することが大切であるというものです。もちろん二時間以上..

集中と弛緩を制御する(マックスIIの原則)

「マックスIIの原則」なるものをご存知でしょうか?これは以下の本に書いてありました。この考え方は我社では 「マックスIIの原則」と呼ばれ、知的作業生産性向上セオリーの一つなのです。「マックスIIの原則」とは、人間が知的作業に集中力を発揮して取り組める最大時間は二時間だから、二時間ごとに解放感と達成感が得られるような仕事の仕方を設計することが大..

仕事効率を上げる基本ルール

仕事の効率を上げる基本ルール過去記事で、仕事を早く終わらせるためのヒントを幾つか書いてきましたが、これらに基本ルールがあります。本日はちょっと抽象的ですが、この基本ルールをご紹介します。今やっていることに集中するもし、何か気が散る要素があったら、一旦今やっていることを中断し、気になったことをリマインダに書き写しておく。書いたらすぐに元の作業に戻る期限を設ける1つのToDo(アクション)であれば「1時間で終わろう」。タスクであれば「..

判断は朝にする(黄昏効果)

「黄昏効果」ってご存じですか?用法の元としては心理学分野の言葉ですが、最近は論理学や議論方法、説得術などでもよく見かけます。簡単に説明したWebを見つけました。認知・発見、思考・判断能力などの人間の活動能力全般が黄昏時(夕方の時間帯)に著しく低下する時間効果の事。人体の活動・覚醒周期(バイオリズム)は、起床後の経過時間や外界の気象変化によって上下の波を繰り返し、黄昏時は様々な能力が停滞する時間帯とされます。認知・判..

スピード段取り術3

先週紹介しました「スピード段取り術」の要約のつづきです。書いてある事自体は、「すごい!」というネタではありませんが、なにか問題にぶつかっていて、どうやって自分の時間を確保しようとか、どういう習慣作りをしたらいいだろう、と悩んでいる時に、「あ、な〜るほど」と思えるヒントが満載の本です。是非時々読み返して見るために、手元においておきたい本の1冊です。これは、紹介したい内容がいっぱいあって、色々書いていたら、恐ろしくたくさん書きだしてしまいました。あまりにも長いので、ちょっ..

すぐ結果が出る15分活用法

今日は本の紹介です。すぐ結果が出る「15分」活用法和田 秀樹 (著) 要約課題「時間がない」というのをよく聞く。だが時間は使いようである。15分という時間はスキマ時間のようで、それなりに使える時間である。この時間の使い方を伝授する。解決策1日の仕事時間を15分という時間に区切って、これを1単位として仕事をする。15分というのは小学校で45分授業の3分の1。この時間に集中して仕事をすることで、あなたの時間効率は格段によくな..


本日は、以前のサラヒンの記事

 仕事はやり残して帰る

の理論編をお送りします。

理論編といっても大したものではありません。単に、「ここにこんなことが書いてあったよ」程度のお話ですが、こういうヒントでやり始めたというご紹介と、もっといろいろな応用方法があると思いますので、ご紹介しておきます。

■なにごとも8割で行動する


★P〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●意欲ある脳を保つための見切る技術
「どんなことも中途半端のままにしないで、一生懸命に最後までやる!」。

誰でも仕事に対しては、そんなふうに取り組むのが正しいと思ってやってきたはずです。

ところが、何か大きな企画が終わると、急に脱力感に襲われてしまったりするものです。
大発見をした研究者もそのあと、急にふさぎ込んだりするといいます。

つまり、何かを達成してしまうと、脳の中の意欲に関係するドーパミンが枯渇してしまうのです。極端な場合はうつ病になってしまうこともあるのです。

もう少しで仕事が終わるという見通しが立てば、全部をやってしまおうと思うものです。しかし、そこで無理をして仕事を終えてしまうと、その仕事に関する記憶は、翌日になると消えている可能性が高いのです。途中でやめてしまったほうが、それが気になるので、翌日まで仕事の記憶を持ち越すことができるのです。

全部をやってしまうと達成感はありますが、翌日、他のことをゼロからスタートしなければならないので、意欲を出すのに時間がかかってしまいます。仕事を始めてからペースをつかむのに時間がかかる人がいますが、これは意欲を出すために無駄な時間が必要になっているからなのです。

仕事への意欲を持続させるため、今日できることが 100 あるとすれば、80 でやめておくという方法があります。

大切なのは、意識的に止めるということです。
一生懸命にやって 80 ではダメなのです。余裕をもってやって 80 で止めておくことです。

これによってドーパミンを持続して出すことが可能なのです。

翌日、仕事にとりかかるときに、昨日の 20 %をやれば終わるということであれば、完成も間近いと思うので、意欲はずっと維持できるはずです。毎日、ゼロからのスタートという仕事のやり方は、かえって効率が悪くなってしまうのです。 8 割のところで見切るというのが明日につながるポイントです。

米山公啓(著) 『脳がよろこぶ「新」習慣術
――――――――――――――――――――――――――――★


ということで、朝一番から「さ〜て。何から手を付けようかな」ではなく、「通勤電車の中で気になって仕方がなかったことを手に付ける」とやると、朝からエンジン全開で取り組めるようになります。

そのためには、「あとちょっとで終わりそう」というところで、仕事を一旦やめて帰ってしまうという行動がいいみたいです。

そして、本書『脳がよろこぶ「新」習慣術』では、私がつい、やってしまうことについても触れられてました(見透かされてる?)

★P35〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●ドーパミンとうまくつきあうコツ
見切ると見せかけて家に持ち帰る人がいます。

家に持ち帰ってから、仕事をするとなると、ドーパミンが出すぎてしまいます。

仕事が順調でも 8 割で止めて、家に帰れば、リフレッシュ。仕事のことを考えないようにする、これが、脳にとっては最もストレスのない方法です。

すべてを得ることが満足感や達成感だと思ってしまいますが、多くの場合、すべてを得ることはできないものなのです。

うまくいかないほうが多いはずですから、 10 割を目指すと、そこに不満が残ってしまいます。ましてや人問の欲望は、より大きなもの、よりたくさんのものへと永遠に広がっていきますが、それでは、どんなにがんばっても満足感を得ることはできません。実現可能な目標設定は意欲を出させるコツですが、その目標もさらに8割くらいまで達成できそうなことを設定し、挑戦してみるといいでしょう。

米山公啓(著) 『脳がよろこぶ「新」習慣術
――――――――――――――――――――――――――――★


最近の風潮で、「残業はするな、成果はは減らすな」があって、「どうしろっていうのよ!」といいたくなります。
だからといって、家で残業をすると制限がなくなるので、無制限に仕事時間が広がります。私の場合、体調を崩す直前、つまり最後には、寝る時間もどんどん削って、結果だけは出す(見かけ上の効率を上げる)ようにとやり続けたことが最大の問題でした。

どうか、私と同じ轍を踏まないように。


■参考図書 『脳がよろこぶ「新」習慣術



「余計なこと」は、すすんでしよう。脳の大敵は「慣れ」や「ルーチンワーク」。いつも刺激を与えるためには「余計なこと」ほどいい。


●関連記事
 仕事をやり残して帰ると脳が活性化する
 健忘力を鍛える





◆アマゾンで見る◆◆楽天で見る◆◆DMMで見る◆

脳がよろこぶ「新」習慣術
著者 :米山公啓

脳がよろこぶ「新」習慣術
検索 :最安値検索
脳がよろこぶ「新」習慣術
検索 :商品検索する


↑このページのトップヘ