Tag：分解
予定をチェックすると効率が上がる
計画はゴールから語る
ある程度仕事の経験を積むと仕事のやり方(求められ方)が大きく変わるポイントが有ります。
一般職で最初のターニングポイントは
プロジェクトを任される
リーダーになる
ということです。
つまり、今まではイチ担当者として、「××を今週中に」とか「○○を今日中に」とか言う風に、会社・部門としても大きなプロジェクトの一部の明確化した作業を言われていたのが、「○○を××さんと△△さんと一緒に完成させて」みたいなすごく曖昧な指示になってきます。それも自分の力だけではなく他人も使って。
※ここからはこれを「プロジェクト」ということにします。
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予定をチェックすると効率が上がる
「意思」は信用しない
職場で、こういう話題について話をすることはあまりありませんが、実は「自分を変えたい」と思っている人は少なからずいるように思います。
自分のことなので24時間、なにをしているかは知っていますし、それに対して、ちょっとでも理想を勉強してしまうと、「理想と違う自分」に腹が立つことも少なからずあると思います。
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自分のことなので24時間、なにをしているかは知っていますし、それに対して、ちょっとでも理想を勉強してしまうと、「理想と違う自分」に腹が立つことも少なからずあると思います。
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「意思」は信用しない
職場で、こういう話題について話をすることはあまりありませんが、実は「自分を変えたい」と思っている人は少なからずいるように思います。
自分のことなので24時間、なにをしているかは知っていますし、それに対して、ちょっとでも理想を勉強してしまうと、「理想と違う自分」に腹が立つことも少なからずあると思います。
■「意志の力」は強いか？
よくドラマなどで、「国を変えたい」とか「会社を変えたい」とかいう高邁な理想だけでなく、何かに打ち込むために、苦労をものともせず努力するとか、死を賭して立ち向かう、なんてことがよくでてきます。「かっこいいなぁ。自分もそうありたいなあ」
と思います。思いますけど、思うだけです(苦笑)。
ある瞬間は「よし、これをやろう！」とか思いますけど、結局30分後には忘れて、ぼけーっとしてたり。
もしかしたら、自分もドラマの主人公みたいな状況に追い込まれたらやれるかも、という気はしてますが、たぶんやらないでしょうね。
上司や顧客に理不尽に怒られても「はい。ごめんなさい」だし、「ジョギングするぞ」と買い込んだシューズとウエアはタンスのなかで出番待ちをし続けてます。
ある瞬間は意志の力は強いのですが、それが長続きしないところに、凡人の凡人たるゆえんが…。
■意思は信用しないところから始まる
まあ人間を何十年もやってれば、いいかげん、学びます。意思もモチベーションも所詮水物だと。
でも、たとえば、仕事はもう就職してからずっと続けてますし、このブログもかれこれ5年近く、ほぼ毎週つづけてます。
これは意思の産物ではなくて、設計の産物。
それを「しない」という選択肢をなくしてしまった結果、続けれれているというものです。
「ブログを続けるぞ」という意思は必要ですが、それに頼っては続かないと考えます。
なにに頼るかというと、プロセスの設計です。
やるべきことを幾つかの要素に分解して、その要素をやらないといけない状況を作り出すことによって、プロセスを回すことができるようになります。そういうプロセスを設計してそれをひとつづつやっていけば、最終的には組み立てられたものが新しい自分になっているのかと。
たとえば、「ブログを更新する」というものであれば、
・ネタを集める
・ネタについて書けそうなものを探す
・書いてみる
というプロセスがあります。書いてみたもののうち、ある程度文章としてまとまったものを膨らませて一本の記事に仕上げる、という作業をしています。
そして、その結果やプロセスを誰かと話をすることで、やらないといけない状況を作り出してます。
私の場合は、家族に「月間100万ヒットのブログを作る！」と最初に話をしました。まあ、現実はそんなに簡単なことではありませんし、家族もそんなことができるとは思ってないでしょうけど(現実ははるか遠く…)。
夕食のときに、「今月は××ヒットだった」「増えた」「減った」と話をします。
ただ、子供に宣言した以上、「お父さん……」的な状況にはしたくないわけです。ちょっとカッコつけたいですから。
それが私の強制力になってます。
そして、「会社のお昼休みは記事を書く」ことをルーチンとしました。その時間が来たら勝手に PC でネタ帳が立ち上がります。これも、やらざるを得ない状況をつくることのひとつです。
よく言われる方法としては、一緒にやる友だちを見つけることですね。たとえば、ジョギングなら近所の人とどこかに集まって一緒にだべりながらジョギングしましょう、と。
意志の力やモチベーションみたいなものは信用せずに、機械的にやれる方法や、やらざるを得ない状況を設計することができれば、目標は達成可能なものになります。
結果的に、設計した部品によって継続ができ、継続することによって習慣になり、習慣によって少しづつ自分が変わっていけるようになるのではないかと考えています。
■一気に変わるものではない
「男子三日会わざれば刮目して見よ」とはいいますが、よほどの事件でもない限り人間は急に変わるものではありません。それよりも、過去記事で何度かご紹介してますが、『仕事は楽しいかね？』という本に書いてあることが、楽に自分を変える方法な気がします。
★P39〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓
「たいていの人は、マン不リ化した生活から抜け出すために目標を設定する。
だけど、いいかい、今日の目標は明日のマンネリなんだよ」。それから得意げに、同じ言葉をさらに大きな声で繰り返した。
今日の目標は明日のマンネリ。
そして尋ねた。「僕がいままでに掲げた目標が一つだけある。聞きたいかね？」
ぜひ、と私は答える。
明日は今日とは違う自分になる
だよ。
デイル・ドーテン(著) 『仕事は楽しいかね？』
―――――――――――――――――――――★
■参考図書 『仕事は楽しいかね？』
出張の帰りに、大雪のため一昼夜空港のロビーに足止めされた「私」。そこで出会った話し好きの老人。その含蓄ある言葉に「私」はしだいに仕事観を揺さぶられていく。本書は、将来への希望もなく日々仕事に追われる主人公が、老人のアドバイスに自己変革のアイデアを見いだしていく物語である。それは、唐突に繰り出される老人の言葉とそれを問いただす「私」の会話で展開していく。
老人は「目標を立てるな」「遊び感覚でいろいろやって、成り行きを見守る」「明日は今日と違う自分になる」などのアドバイスをおくり、「私」はビジネスマンとして大きな自己変革を遂げていく。
連作として
仕事は楽しいかね? 2
仕事は楽しいかね?《最終講義》
仕事にちょっとつまずいたあなたへ―上司や部下がマヌケに見えたときに頼るメール
がある。
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 仕事は楽しいかね？ 著者 ：デイル・ドーテン | 仕事は楽しいかね？ 検索 ：最安値検索 | 仕事は楽しいかね？ 検索 ：商品検索する |
●本書を引用した記事
神様フェイント
7つの仕事力_前編
事実と真実
「意思」は信用しない
やってみることには苦痛がともなうと意識する
仕事ができない人はこれができない
●このテーマの関連図書
仕事は楽しいかね?《最終講義》
仕事は楽しいかね?
頂きはどこにある?
ずっとやりたかったことを、やりなさい。
チーズはどこへ消えた?
自分の小さな「箱」から脱出する方法
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目標管理目標管理を採用している組織は多い。しかし、真の自己管理を伴う目標管理を実現しているところは少ない。自己目標管理は、ス口ーガン、手法、針に終わってはならない。原則としなければならない。P.F.ドラッガー著『マネジメント』ドラッガーは各種の著作で、以下のように述べています。知的労働者は第三者が管理・監督するこ..段取りを良くする思考手順
仕事ができる人の特徴に「段取りがいい」というのがあります。
★P1〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓
「段取り八分」という言葉がありますが、仕事は段取りをしっかりやっておけは 8 割は終わったようなもの、という意味で、その昔、宮大工の棟梁が、建築を行う際に土台作りの重要性を弟子に説く際によく使われた言葉といわれています。
まさに現代のビジネスシーンにおいても、皆さんの周りでは段取りのうまい人が活躍しているのではないでしょうか？しかし、いざ現場を見てみると、きっちり段取りをするどころか、次から次へと降りかかってくる仕事をどんどんさばくことで精一杯になっているケースが多いようです。わかっちゃいるけどできないのです。こうなってしまうと、悪循環に陥ってしまう一方です。しかし、段取りかあ……と、少しでもかまえてしまうと、うまくアクションを起こせないものです。
吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』
――――――――――――――――――――――――――――★
たとえば、会議にしても、事前に議事(予定)録を作っておいて、その場では話をしたポイントを書き込むだけにしておくと、会議がスムーズに進むし、会議が終わった瞬間にはもう議事録が出来上がっている、なんてことができるようになります。
ある統計によれば、こうした人の生産性は10倍〜100倍も違うそうです(ホントかどうかは知りませんが)。
■段取りがよくなる思考方法
上記で引用したのは『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』という本の冒頭部分。
ここにもいろいろなコツが書いてありますが、「段取りが良くなるにはどうすればいいの？」という疑問にはなかなか答えてくれません。
もちろん、本書に書かれているようなことをやることで、随分段取りはよくなり、仕事のスピードは上がります。他にもサラヒン～サラリーマンの仕事のヒントでいろいろな方法を書いてますので、そちらも参考にしてもらえると嬉しいですが、これは筆者や私の環境において効果のあった(あったと思われる)ことであって、すべての人に当てはまるものではありません。
すべての人(殆どの人？)に当てはまるようなものは、抽象的な話になりがちなので、考えずに答えだけを求める人にはむつかいいのですが、こんな辺鄙なブログ記事までたどり着いたような方なら、「どう考えれば段取りが良くなるか」に理解いただけるかもしれませんので、書いてみます。
結論から言えば
ToDoに分解すること
依存関係のないToDoと準備完了ToDoを見つけること
です
■ToDoに分解する
ここでいうToDoとは、非常に細かい作業の単位です。たとえば、「○○について会議をする」というタスクは、
・出席者を決める
・出席者に案内メールを送る
・会議場所を確保する
○議事予定を決める
○その会議で決めたいことを決める
○決定のための前提条件を説明する
○議論の道筋を作る
○会議をする
○会議で質問する
○質問に対して、事実確認して回答をする。
○会議の発言を記録する
・決定事項・未決事項を記録する
○宿題事項を記録する
・宿題事項をフォローする
のようなToDoに分解されます。
このリストを見てわかるように、もっと細かい単位にも分解できます。たとえば「出席者を決める」というのは、会議の責任者に「この会議に出席しなければいけない人は誰でしょうか？」と確認したり、「必須出席者」「任意出席者」に分ける(本人や責任者に確認する)、とかです。
■事前にやれないか
ここで、○印をつけたものを見ると、前述の「会議がスムーズに進む方法」では、会議の前にやってるわけです。しかし、普通はこれを会議の途中でやります。
ここで段取りのいい人というのは、普通は「何かをしながらすること」を「事前にやってしまう」わけです。
ある「○○について会議をする」という単純なタスクですらこんな風に細かく分解できます。
分解してみると、そのToDoは「今でもやれるもの」「その場でないとできないこと」「後でないとできないこと」のように、関係性があることがわかります。
この関係性がないものを事前に完了させておけば、その会議自体を短くすることが可能になります。
たとえば、会議やプロジェクトを長引かせる大きな理由のひとつとして、「質問に対して調査して回答する」というものがあります。いわゆる「宿題にする」というやつなのですが、あり得る質問に対しては事前に調べておけば、「じゃあ、調べて来週もう一度会議」みたいな結論は避けられます。これだけで会議の時間や決定までの期間が半分にできるわけ。
■段取りがよくなる第一歩はToDoの分解
段取りがよくなるためには、このToDo分解が必須です。それによって、事前に必要な物があれば用意しておけばいいですし、もしそれ以前にやることができれば、処理は圧倒的に早くなります。
この考え方は製造屋にとっては当たり前のことで、製造(とくに工程改善の部署など)に配属されれば、まず「外段取り」「内段取り」「内段取りの外段取り化」ということを教えられます。ある本によると、トヨタでは、ある工程を従来数時間かかっていた工程を5分にまで縮められたそうです。そのためには、その工程でやっていることを徹底的に分解するところから始まったということです。
ここでご説明したのは「内段取りの外段取り化」をやっただけです。
■参考図書 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』
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仕事の8割は、段取りで決まる!
仕事のやり方を劇的に改善し効率を数倍高める「段取り力」。「段取り力(PWA)検定の仕掛け人であり、年間200日以上もの企業セミナーでこのスキルを教える「段取りの達人」が秘伝の技術を大公開!
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目次
目標は自分だけが管理できる
ドラッカー365の金言：組織の精神はトップから生まれる
人を動かす：罰則は「前向きさ」を失わせる
段取りを良くする思考手順
前後関係がわかると仕事がわかる
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アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
自分のやりたいことを公言する
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アウトプットが10倍増える!スピード段取り術 著者 ：吉山勇樹 | アウトプットが10倍増える!スピード段取り術 検索 ：最安値検索 | アウトプットが10倍増える!スピード段取り術 検索 ：商品検索する |
