音楽と仕事の日々

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Tag:付箋



いま手元に何種類の付箋を持ってますか?

私はというと、

 大きな正方形の付箋
 中くらいの長方形の付箋
 小さな長方形の付箋
 さらにその小さな付箋を3分の1くらいにカットした付箋

の4種類がノートに貼り付けてあります。
大きな付箋は、財布にも入ってます。

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小説などで、本にマークする人は少ないと思いますが、ビジネス書や学術書、参考書などには書き込みをする人は結構いるのではないかと思います。
この書き込み作業って、あとでどんな役に立っているでしょうか?

この書き込みを本書『ソーシャル時代のハイブリッド読書術』では「マーキング・インボックス法」と読んでいるそうです。
格好いい名前なので、ご紹介します。
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この記事を書き始めてからちょっと気がついた文章術について。

かれこれ3年。よくまぁ続いたなぁと思いますが、最初の頃はこれを書くのにすごく時間がかかってました。特に時間がかかったのが、最初の10行くらい。

 「こんな導入じゃぁ、言いたいことに導けない…」

と手が止まってしまいます。書くネタは決まっていて、素材も集めたのにそれが文章にならない。そこで、ウンウンと悩んでしまって先に進まなくなったことがよくありました。

2~3時間かけて書いておいて、一晩寝かせて読み返すと、まったく意味が通じない。
そのままさっくり削除(涙)。

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PCにメモ(忘備録)をとる人が多くなったように思います。
もちろん、だれかと立ち話をしている時や、飲み会、通勤途中などでは難しいのですが、オフィス仕事が多い人なら、大抵はPCに触れているので、メモ帳にメモをして、それをPCのリマインダやスケジューラに書き写すより、いきなりPCに書き始めたほうが早いというのはたしか。

PCでメモをとる上で、重要なのは、1〜2キーでメモが取れる体制、すなわち後は必要なテキストを入力できる状態になることです。

以下、私の普段のPC上でのメモのとり方のご紹介。
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■ToDo管理

手帳に付箋を挟んでおいて、ToDoができた時にこれに書き込んで手帳に張っておく、というToDo管理をされている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ご存じない方のために、簡単に紹介すると

 ・小さめな付箋を数十枚手帳に貼り付けておく
 ・何かやるべきことを思いついたら、その付箋に書き込んで、手帳に作ったToDoのページに貼り付ける。
 ・ときどきToDoのページを確認して、順次実行していく
 ・完了したら付箋を取り外してゴミ箱へ

というものです。

■私事のToDo管理

以前の記事にも書きましたが、会社ではアウトルックが標準ソフトで、それ以外のツールは原則使わせてもらえません。もちろん、勝手にインストールすることは自由にできるのですが、クラウドにアクセスするようなものは禁止(規則でではなく、実際に通信が遮断されてます)。

このルールでもアウトルックのToDo管理は結構秀逸なので、別に不便には感じてません。

ただ、問題があるのは私事のスケジュール。
自宅などの社外では原則アウトルックは使えませんし、スマホや携帯のToDo管理は、入力がすごく面倒くさい(若い人はそうでもないかもしれませんが)。

それに、私事のToDo管理は、100件もあるわけではなく、多くて数十件ですので、大層なソフトを使うほどのこともなく管理できちゃいます。

で、私が使っているのが、上記の付箋方式のToDo管理。

 とってもアナログです

■付箋がでかい

ところが、この付箋。端っこの数ミリの部分にしかのりがついていないので、台紙からはがしてノートに貼ると、端が浮きます。ピラピラしてみっともない。

その上ノート(手帳)のサイズ都の比較で見ると、横に2枚貼れればいいところで、1ページに収まるのは10〜20件。20件も貼ると、すごく邪魔です。

一時期は全面糊の付箋を使ってましたが、よくよく見てみると、付箋に書いているエリア自体が、付箋全体の半分も書いてない。

普段使っているのは45mm×15mmのサイズのものです。これ以上に小さい付箋はあまり見かけません。それでも十分大きい上に端がピラピラして鬱陶しいので、カットして使ってます。

■付箋をカットする

付箋は1冊まるごとを手帳にくっつけようとすると多すぎて厚いので、必要量を取り出して、手帳にくっつけています。この付箋を手帳に移動する時に、長辺をカットします。

私の場合は20mmくらいのところでカットすると、ほぼ真四角な付箋が出来上がります。

このサイズだと、文字数で20〜30文字程度が書き込めます。

ちょっとしたToDoであればこれで十分。

これだと全体の半分以上は糊面になるので、付箋が浮き上がったりしません。そのうえ、1ページにたくさん貼れるので、一覧性がすごくいい。

■手帳には複数の大きさの付箋を

ただ、たくさん書きたい場合も出てきますので、手帳の裏側には複数のサイズの付箋がついてます。
いま、私の手帳には

 ・15x20 上記のカットしたもの
 ・15x40 小型付箋のカットしてないもの
 ・25x75 普通の付箋
 ・75x75 大判の付箋
 ・75x50 大判の付箋をカットして手帳の幅の半分サイズにしたもの

が1ページにジグソーパズルみたいに組み合わせてくっつけてあります。
書きこむ量によって使い分けてます。

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この記事を書き始めてからちょっと気がついた文章術について。

かれこれ3年。よくまぁ続いたなぁと思いますが、最初の頃はこれを書くのにすごく時間がかかってました。特に時間がかかったのが、最初の10行くらい。

 「こんな導入じゃぁ、言いたいことに導けない…」

と手が止まってしまいます。書くネタは決まっていて、素材も集めたのにそれが文章にならない。そこで、ウンウンと悩んでしまって先に進まなくなったことがよくありました。

2〜3時間かけて書いておいて、一晩寝かせて読み返すと、まったく意味が通じない。
そのままさっくり削除(涙)。

■文章は中央から書く

最近、コツがわかってきたのですが、文章を書くときには、まず本論を最初に書いてしまうようになりました。

  序(前振り)
  主題
  本論
  小ネタ
  結論
  結び

こんな順で出来上がったとすると、まずは、「本論」か「結論」の部分を書いてしまうのです。
ネタは決まっているので、本論のところはどんどん書き進められます。

でその後に、小ネタを書き、それに合うように、その前後を書き足して一つの文章にします。

この記事と同じような主題のメルマガやブログもあちこちで読んでますが、多くの場合は、本論だけですね。私の文章の特徴は、前振りや小ネタを挟んで作っていることかな?
※そのせいで、やたら文章が長いのですが。ま、これもこの一連の記事の特徴ということで。

ただし、書くときには、最も言いたいことを最初に書いてしまうことです。そうするとそれに合わせて前後が出来上がり、最終的には全体が出来上がります。

イメージは海底火山の新島。
最近、小笠原で新しい島が出来ましたね。最初は水面下の小さな噴火口だったものが徐々に成長して、海面に出ます。この時海面に出るのは最初の噴火した突起部分(実態は4000m級の山だそうです)。
こんな感じで、まず中央部分を造り、それを徐々に広げて裾野を作っていくと相対的には中央部分が高くなっていって、最終的には富士山のようにきれいな形の山が出来上がるわけ。


■順番の入れ替え

本論も複数の段落からできるので、回りに文章を付け加えたら、段落単位であちこちに移動させます。で、そこで読み返していて思いついた部分を付け加えて行くと、大体この記事のような体裁が出来上がります。

よく、一気に書こうとして、支離滅裂なプレゼン資料を見ることがあります。
こういう、全体像の推敲がされていないからだろうなぁ、と思いながら、なんとかそこから発表者の言いたいことを読み取ろうと努力はしますが。

プレゼン資料も、骨格を考えたら、まず最も言いたいことのページを作って、そこから前後に広げていくと、ストーリーとして筋の通った統一感のある資料になります。

こういったことをすると、必ずつながりをチェックしながら進められるので、

 これは、こっちのページより前に述べるべき

とかいう判断がしやすくなるんです。
それが、全体がある程度出来上がってから治そうとすると、すでに全体が出来上がってしまっているので、そこに書いてあることのひとつひとつが、別のところにつながりを持ってしまっていて、簡単に順番が入れ替えられなくなっちゃうんですよ。

だから、まだ水面下にあるうちに中心部分を維持しながら、小ネタをどこに挟むかを入れ替えるのがいいんですね。

■PCならでは

こういったことは、原稿用紙に手書きで書くとできない作業です。
昔の人は、小さな紙にこういったものを書いて順番を入れ替え、最後に清書をしていたそうですが、PCなら順番の入れ替えなどは、すごく簡単。

でもやらないといけないのは、いまも昔も変わっていないですね。

■出だしから書いてはいけない

文章にしても、プレゼン資料にしても、最初のところから書き始めると、ストーリーが迷走します。

ですので、まず、中央部分を書いて、少しづつ、何度も読み返しながら、徐々に全体を広げていくと、統一感のある文章やプレゼンができますよ。

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