音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Tag:メモ



私はメモをとるのが結構苦手でした。

アタマには色々なことを思いつくのですが、それを素早く「書き出す」という行為が難しかったです。

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メモの3Sの後半です。どのように3Sするのかについてお話しします。

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本日は昨日の「高速メモ」の技術の続きです。

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PCにメモ(忘備録)をとる人が多くなったように思います。
もちろん、だれかと立ち話をしている時や、飲み会、通勤途中などでは難しいのですが、オフィス仕事が多い人なら、大抵はPCに触れているので、メモ帳にメモをして、それをPCのリマインダやスケジューラに書き写すより、いきなりPCに書き始めたほうが早いというのはたしか。

PCでメモをとる上で、重要なのは、1〜2キーでメモが取れる体制、すなわち後は必要なテキストを入力できる状態になることです。

以下、私の普段のPC上でのメモのとり方のご紹介。
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過去の記事で、「ノートを書くこと」や「メモすること」の手法について、いくつか書いてきました。

 メモ術の極意
 ベストノート術2012
 メモは簡潔がいい?詳細に書く?
 端カットメモ
 高速メモの技術1
 高速メモの技術2
 高速メモの技術3
 図読(図解読書)する
 付箋紙
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メモ、ってどんな方法で残してますか?

私は過去のサラヒン~サラリーマンの仕事のヒントの記事で幾つか紹介しましたが、基本的に

 ・手のひらに収まるサイズのメモ帳+伸縮するボールペン
 ・スマホ

などで書き、

 ・毎日整理する(整理する時間を強制的に確保する)
 ・一箇所に集める
 ・(雑に書きすぎて)後で読めなければ諦めて捨てる

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■GoogleKeep


アンドロイド(Android)をお使いの方はGoogle Keepをごぞんじですよね。

私は、お恥ずかしながら、「これ何の役に立つんだろう?」と思ってました。
エバーノートみたいに何ページにも渡るデータを貼り付けるわけでもなく、カードとカードの関連性も紐付けできるわけでもない。

 「こりゃ役に立たんわ」

というのが当時の判断。

ところが、このところもう、これなしでは生活できないようになってしまいました。
エバーノートなんて週に1回か2回位しか使わないのに、Google Keepは数時間に1回はアクセスします。会社でも自宅でも。もうとにかく便利。
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以前、社内で職位はそれほど高くないけど、先輩ですごく影響力のある人がいました。
その人が納得すると、いつのまにやら賛同者が増えていて、活動がドンドン推進されていくのです。

不思議に思って、その方に「仕事の進め方のコツ」というのを聞いてみました。

■「ふつうのコトしかしてないよ」

なかなか教えてもらえずに、返ってきた言葉がこれです。

今なら、『「普通」ってなに?』とちゃんと「その人が普通とおもっていることと、実際に多くの人がしていることの違い」に突っ込めたと思うのですが、何しろ若かったもので(言い訳)、「教えてくれたっていいじゃん…」とちょっとヒガみましたね〜。

で、ある時気がついたです。

その人、話をするときに、いつも手前にA4の白紙をおいてあるんですね。
で、そこになんだかわからない線や四角を書きながら、あるいは言った言葉をそのまま書きながら話をしている。

会議などではほとんどの場合、その人がホワイトボードの前にたってる。

 「なるほど」

と思いましたね。
その人にとっては、なにか話すことはすべてプレゼンテーション】なんですね。

で、それが普通だと。

■A4の紙束をくすねてくる

コピー機のところ(プリンタの所でもいいですが)に行くと、そこにA4で500枚のコピー用紙がおいてありますよね。
それを一束くすねてきます。

で、その封を開いて、適当な箱にいれて机の脇においておきます。

これで準備は完成です。


■とにかく書く

誰かと話をする時、何かふと考えが浮かんだ時、その紙を1枚取り出して、そこに適当に書きなぐりましょう。

ただし、文章を書こうと思わないこと、文字を書くのはある程度仕方ないですが、とにかく絵にすることを目標に頑張ってみてください。
最初は結構苦痛ですが、慣れてくると書くのが本当に早くなります。

別に、日展に出すわけではないので、綺麗に書く必要はありません。

  丸と四角、あと出来れば三角と星印、それから線、矢印

これだけがかければ、世界は表現出来ます(って言い過ぎか?)。

ペンは3色か4色のボールペンがあれば充分。
なければ単色のボールペンでも全く支障はありません。

とにかく

 話したことを図解する

ことを必ず目標にしてください。
もちろん、話すことも重要ですが、話しながら絵にしていくわけです。

■論理思考ができるようになる

これをやるようになって、簡単にできるようになったのが、先日の記事で書いた結起承転結

絵を書こうとすると、「どこに何を書いて…」というのが漠然と頭に浮かばないと、あとで書くエリアが足らなくなったりします。
パソコンで書くと、ドンドン拡張ができるので着にしませんが、もともと物理的な制約がある紙の上では、そうは行きません。

で、どうなるかというと、話の全体像を前もって考えるようになるんですね。

それから話し始めるので、話に一貫性があったり、わかりやすい説明になるわけです。
さらに、聞き手も、聴覚情報と視覚情報の両方から話が入ってくるので、ドンドン進んでいってしまう音声とは違い、時々(話が)どこのあたりにいるかを振り返りながら聞けるんです。
そうすると、理解もしやすいというわけ。

これが、話の下手な人、交渉の下手な人は「ちょっと今言ったこと絵にしてみて」といわれてもできないです。不思議なことにこれは自分の知っている範囲では共通した特徴。
ようは、全体像を自分でも理解できていないので、一部だけを一生懸命喋ったりしてますが、結局何が言いたいのかわからない。

いろんな部分が集まって全体が出来上がっているはずなのに、その全体の構造が説明できないんですね。

冒頭の先輩は、話しながら絵を描くことで

  ●相手の理解を助けている
  ●自分の思考を整理する訓練をしている

を同時にやっていたんですね。

役員になられた今でも、手元の紙は必需品だそうです。
机が広くなったので、ボールペンとA4紙ではなく、マジックとA3紙だそうですが。

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突然ですが、最近見た映画か読んだ小説のあらすじを要約して書きだしてみてください。目標は800字くらい。テキストファイルなら2Kバイト弱くらいですので、書くことが出来れば大した時間はかかりません

ちなみに、このブログの長さでだいたいいつも3〜4Kバイトくらいです。
一気に書いているので、だいたい20〜30分です。

思い出すことはできても、多くの人は、脇役の名前や、あらすじを文章にすることができません。私がそうですので、もしかしたらみなさんはできるのかもしれませんが。

■会社説明会

4月になりましたので、昨年度の業績報告や、本年度の方針説明会、あるいは制度変更の説明会など、いろいろな全社的な説明会が行われていることと思います。

この時に、ふと周りを見回すと、ノートをとっている人が殆どいません。

自分がお金を払ってまで見た映画や小説、感動した話でも、すぐに忘れちゃうのに、山のようにスライドがある業績資料なんてきっと覚えてないでしょうね。

極端な話、人事制度変更の説明会があって、その人事制度が施行されるのは、早くて1年後。でも、その時になって、あなたがどう評価されるかが記憶に無いとなれば、より評価されるように行動して、給料を上げて行きたいと思っても、全くわからないということになります。

「そんなの全社の共有Webページに載ってる」と思った方、実際に評価制度の評価基準や給与への反映のさせ方が書かれているページを開いてみてください。多分、辿りつけない方が多いのではないでしょうか。
人事は(おそらく)確信犯的に、わかりにくいところにおいているんですよ(きっと)。


■役員と同じ言葉で話す

もう一つ、例を。
今年度の会社の売上や利益はいくらでしたか? 営業利益率は? ROEは?
多くの会社で業績報告会などでは発表されてるはずです。でも知らない人がおおい。

あなたがもし、自分の役職を上げて、もっと給料がもらえるようにしたいと思うのであれば、役員と同じ目線の感覚を持たないといけません。

もちろん、役員になったわけではないので、同じ責任で行動することがあるわけでもなく、実際に同じ目線で話せているかどうかはわかりませんが、少なくとも、役員は、会社を数字として捉えてます。その人たちに対して、「自分の部門のこの仕事がやりがいがなくて…」と話しても、全く役員には響きません(もちろん、聞くふりはします。従業員満足度を上げるために)。

逆に「この業務は、年間で見ると3人月程度かかっており、それで300万円の損失です。こちらの業務であれば、会社損益に対して0.1%の改善効果があると考えます」と言えれば役員は身を乗り出してくるでしょう。

■常にメモする

廊下でちょっとすれ違った役員・上司(直接の上司で吐くとも、自分より職位の人)が「××が○○なんだよな」と言ったことを聞いた瞬間に、それを記録に残してください。

会社の説明会では、使われた数字、新しい人事制度のキーポイントを必ずメモして、反復しながら記憶してください。

覚えていれば、それを意識している上位職の人が何を気にして、そんなことを言っているのかわかりますよ。

背景がわかれば(あるいは想像がつけば)、適切な受け答えが返せます。
そうすれば、「こいつちゃんと勉強してるじゃん」となります。

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大きさはA7サイズよりやや小さめ。A8サイズのものは、カバンやら手提げ、ウエストポーチなどそこら中に入れてあります。

■瞬時に開けるようにする

ただ、このメモ帳、表紙が硬い厚紙でできていていまして、ノートほど簡単に曲がりません。
そうすると、最初のページを開くのにちょっと手間が要ります。

そこでノートの端を切るのと同様(以前の記事を参照してください)、このメモ帳も端っこをカットして使ってます。

こんなふう。⇒⇒⇒
※メルマガには画像を添付できませんので、実物はブログを御覧ください。


比べてみると、表紙の黒い部分が左側のほうがちょっとだけ短くなっているのがわかると思います。そして、ノートの紙の部分がちょっとだけ覗いてます。

開けるときには、この紙の部分に親指を当てて、ちょっと曲げてやると瞬時にノートが開けます。

そうすると、メモ帳の最初のページに指がかかるので、瞬時に開けます。
ただし、常に未記入のページを開けるようにしておかないといけないので、

■カットの仕方

カットの仕方の違いは、

 ・ノートの場合は、端のカドを切り落とす
 ・メモ帳の場合は端全体を短くするように切り落とす

です。

最初は開きやすいようにと、紙が飛び出した部分(表紙がカットされてなくなった部分)がボロボロになるので、ノート同様三角形に切り落としてましたが、メモ帳はノートに比べて小さいため、持った時に端のカドだけ持って開くというのが結構面倒です。

ですので、全体を切り落としてしまったほうが一瞬で開けるんですね。

■違いはほんの僅か

メモ帳を使って見える方は、多分、わかると思うのですが、メモ帳を開く瞬間というのは、ほんの僅かの時間です。
2〜3秒あるかないか。ところがこの方法だと1秒くらいで開けます。

半分になったとはいえ、わずか1秒程度。

これを大したことがないと思うか、アイディアが浮かんだ一瞬から、それを紙に記録するまでの時間を大切だと思うかどうかで、この作業が必要かどうかが決まります。

私は短期記憶力がないのかもしれませんが、1秒でも素早く書き出せるようにしたいですね。
実は、他の人と話をしていて、

 「え〜っと、メモメモ…」
 ………ゴソゴソ……… (ポケットを探る音)
 ………ぱらぱら……… (メモ帳をめくる音)
 「あれ?ぺん…ペン…」
 ………ゴソゴソ……… (ポケットを探る音)

とやられると、割とイライラします。
その間話が中断してしまいますので…。待っている方は割りと長く感じますね。

あと、何かの本で読んだのですが、ふと頭によぎった言葉というのは本当に一瞬で消えてしまうそうです。
いかにその瞬間を逃さないかが勝負と書いてあったので、とにかく瞬間的にメモが出来る体制にしてます。

あなたは、1〜2秒を大切にしますか?

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