音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Tag:ペン


ちょっとペンとメモ帳を出してみてください。

3秒以内に用意できた人、すばらしい!
あなたには特別な情報が待っています。多分……

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あなたのパソコンのデスクトップにはショートカットが何個ありますか?

いま、私が数えてみたら、12個ありました。
ところが、会議などで、個人のモニタをそのままプロジェクタに投影する人がいて、それを見ると、デスクトップほぼ一面にショートカットがおいてあり、「じゃあ、打ち合わせを始めます」といってから、「え〜っと」などと言いながら、マウスを右に左に動かして必要なフォルダを探している人を時々(というか、「よく」)見かけます。

同じように、机の上にも、お菓子の袋が散乱していたり、書類があちこちに放り出すかのようにおいてある机を見かけます。

ちょっと個人的感想になるのかもしれませんが、なるべくならそういう人と一緒に仕事はしたくない。

■薄汚い寿司屋

あまり見たことはありませんが、寿司屋って、ネタがお客様から見えるように、正面にガラスケースがあって、そこにネタが並べてありますよね。そのネタが、ごちゃごちゃに積み上げてあるようなお寿司屋さんで、「美味しい」と感じたことがあるでしょうか?

あるいは、カウンターのある居酒屋さんで、直前に料理したネタのカスがまな板の上に乗ったまま、次の料理を作っているのが見えてしまったら、その居酒屋さんにまた行きたいと思うでしょうか。たとえ隣の居酒屋さんより1〜2割安かったとしても。


■サラリーマンの包丁・まな板

サラリーマンであれば、パソコンや事務机は、自分の給料につながる成果を生み出すための大切な道具です。
ペンもそうでしょうし、引き出しの中も同じです。自分の作業空間も同じ。

パソコンで言えば、物理的なキーボードやマウス、パソコンの中のフォルダ構成、デスクトップ。これらが常に綺麗ですぐに使える状態になっていないのは、自分の成果を生み出す努力をしているのかがすごく疑問。

つい、「それ、あなたの成果を生み出すために必要な道具なんだろう?」と突っ込みたくなります。

 弘法筆を選ばず

と言いますが、弘法が道端に捨ててあった筆を使って字を書いていたわけではありませんよね。一流の筆を使っていたことでしょう。

一流の成果を出すためには、一流の道具と、一流の手入れが必要だと思います。

別に「一流」だからといって「値段の高いもの」である必要はないと思いますが、最高の成果を生み出すために、その人の最も大切な「時間」というコストを支払って整備されている必用があるのではないかと。

なにか書こうとした時に、インクの出ないボールペンで、とりあえずくるくる丸を書いて、インクが出るようにしてから書き始めていたら、アイディアなんてすぐ逃げてしまいますし、それが

■工場の5Sに学んだ

私はず〜っと以前は、それほどきれい好きでもなく、まあ、普通程度だったと思いますが、工場の生産管理や、品質管理手法を学んだことで、すっかり考え方が変わりました。

工場ではよく"5S"という言葉を使います。
ご存知とは思いますが、整理・整頓・清掃・清潔・躾(しつけ)の最初の文字をとって5S(ゴエス)と呼ばれてます。

これはなぜ必要かというと、
 ・機能性を維持すること
 ・道具の利用が効率的にでき、生産性が上がること
 ・見た目が気持ちに作用すること
ができることが世界中で証明されているからです(この程度のことは、あなたにとっては当たり前かもしれませんが)。

会社で使う道具に関しても、たとえ事務職であったとしても同じです。自分の作業効率があがり、作業品質を上げたいと思うのであれば、徹底的な5Sが必要です。ここは絶対に妥協してはいけないところだと思います。

 道具を大切にしないヤツは、成果も大切にしない

というのが、私の勝手な持論。

■使う前よりちょっとだけ綺麗

私が心がけているのが、

 使う前より、使った後のほうがちょっとだけ綺麗になっている

ということ。

例えば、机の中から消しゴムを取り出して使ったとしたら、消しゴムを使い終わったら、元に戻すついでに近くに転がっているボールペンをちょっとだけ位置を揃える。ハサミを使ったら、ハサミを軽くティッシュで拭いてから元の位置に戻す。

1日の終わりには、机の上を軽く雑巾などでふく。マウスパッドの位置をなおす。

パソコンの中であれば、何かのフォルダを開いて、そこのファイルを編集し終わったら、同じフォルダでもういらないファイルが近くにないかちょっとだけ、エクスプローラで表示されている範囲だけ眺めて、もう使わないファイルを削除しておく。会議のためにデスクトップにショートカットを作ったら、会議が終わって、それを参考に議事録を書き終わったら、削除しておく。

そうして、使いはじめる前より使い終わった時のほうが、ちょっとだけ綺麗になるようにするわけです。ほんのちょっとしたことでいいです。

■KYTをする

いつもやっているわけではありませんが、KYT張りに指差し呼称をする時があります。
その時の掛け声を紹介

 「ちょっとキレイ、ヨシ!」

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かつて、ちょくちょく車の鍵がどこにあるかわからなくなってしまうことがありました。
一応、家の中で置くところが決まっていたのですが、「現時点、そこにはない」となると、家中を探しまわることになります。

我が家には車は家内と共用なので、どちらかがどこかに置き忘れた。大騒ぎした挙句、車につけっぱなし…、などと。

■置くからなくなる

本書『エンジニアのための時間管理術』では、こんなコツが書いてありました。

★P40〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

スケジュールを調整することは、いまいましいオーガナィザを車まで走って取りに行くよりも手間がかかるでしょうか。もちろんです。しかし、そのときは約束を覚えておくほうが楽な感じがするために、車まで取りに行かないものです。

自分の判断が誤っているかもしれない理論上の将来ではなく、今ある中で楽な選択がしたいのです。

ほら、車まで行く手間が省けたでしょう!

もっとひどいのは、朝、会社へ行くために車に乗り込み、オーガナィザを持っていないことに気付いたときです。

「どこだ?ここにないとしたら、家に持って人ったのかな?わからない。会社に遺いてきたに違いない」と考えるのです。

もちろん、会社に着いて、実はオーガナィザを家に置いてきたことに気付きます。
このため、オーガナィザなしで 1 日を過ごさなければなりません。作業リストの項目は混乱し、約束を忘れてしまい、恐ろしいことになります。

Thomas A. Limoncelli(著) 『エンジニアのための時間管理術
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本書が出版されたのが、2006年なので「オーガナイザ」とはちょっと古いのですが、今であればスマホでしょうか。
でも、「常に携帯するもの」とかんがえると、思い当たることはいっぱいあります。

この対策として本書では以下の方法を紹介しています。

★P40〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

これをルーチンにするための、すばらしいモットーを思い付きました。

 「オーガナィザを持っていくべきか」悩んだときの答えは「イエス」

これには、ドミノ効果が期待できます。

まず、会社を出るときにオーガナィザを持っていることは明らかです。したがって、会社に出かけるときにオーガナィザが車の中にないとしたら、家に戻って探さなければならないことがわかります。常にオーガナィザを持ち歩いているのですから、前の晩に会社に置きっばなしにしているはずがありません。

おかげで、 14 年間でオーガナイザを失くしたのは二度だけです。
部屋を出るとき、仕事に行くとき、車に乗るとき、車から降りるとき、どこへ行くときでも、いつもオーガナィザを携帯していることがわかっています。この首尾一貫した行動によって、それはすぐにルーチンとなり、習慣となりました。

持っているものから注意がそれると、見当たらなくなることがあります。常に携帯する習慣がついていないと、物をどこかに置いたまま、部屋を出てしまうことがあります。オーガナィザを常に持ち歩いていないと、私たちの脳は今は持っていなくても大丈夫という理屈をこねるのです。今やオーガナィザを持ち歩くことは習慣となり、手に持っていないと不安になるほどです。

Thomas A. Limoncelli(著) 『エンジニアのための時間管理術
――――――――――――――――――――――――――――★


言われてみれば至極簡単な話で、なくさないためには常に持っているようにすればいいわけですね。

■常に持ち歩くものをテーブルに置かない

あなたが常に持ち歩きたいものは何でしょうか?

私は、

 ・ペン
 ・メモ帳
 ・スマホ(タブレット)
 ・小銭いれ
 ・鍵
 ・IDカード、免許証

これらを、何かの拍子にどこかに置くと、その次の瞬間、忘れます。

たとえば、ちょっと着替えるときなどにも、必ずズボンのポケットに入れるなど、ちょっとだけ置くのをやめると、それだけでなくさなくなります。本来あるべきところに置く以外の時には、絶対に置かずに身につけている。

ただそれだけの方法で抜群の効果があります。



■参考図書 『エンジニアのための時間管理術

本書はシステム管理者、ネットワーク管理者を中心にしたエンジニアのための実践的な時間管理術を紹介する書籍。
著者が考案した「サイクルシステム」と呼ばれる方法を使って、作業リスト、スケジュール、さらに仕事とプライベート双方の長期的な目標を管理する方法を解説する。

長期的に行うプロジェクトとすぐに行う必要がある割り込み作業の優先順位を整理し、ストレスの少ない、充実した一日を送ることを可能にすることでしょう。
上司とのコミュニケーション、文書化の進め方、作業の自動化などシステム管理者が必要としているノウハウを紹介していることも特徴です。

OSのパッチ適用に技術調査、SOX法対応と、日々仕事に追われるITエンジニア。
その限られた時間を有効活用するためのテクニックを解説する。手帳や PDA でスケジュールを管理する方法やタスクリストの書き方など、ビジネス全般に共通するトピックが多いものの、ITエンジニアの視点から、システムの開発・運用管理業務に即したノウハウも盛り込んでいる。面倒な管理作業をスクリプトで自動化する方法などを、サンプル・コード付きで紹介している。

本書はオライリー・ジャパンの紹介ページで、第5章、第13章が無償公開されています。
読んでみてください。




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著者 :Thomas A. Limoncelli

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●関連 Web
 エンジニアのための時間管理術:オライリー・ジャパン
 エンジニアのための時間管理術―GoogleBooks
 エンジニアのための時間管理術、自動化に関するまとめ
 スケジュールを「炎上」させないための時間管理術 - ITmedia

●本書を引用した記事
 打ち合わせ時間を決めるための打ち合わせ
 大切な物を置かないとなくさない
 集中力を高める環境の作り方3:アプリを閉じる
 集中力を高める環境の作り方2:机の上にはなにもおいてはいけない
 集中力を高める環境の作り方1:集中力を保つ方法
 メールの自動受信はオフにしておきなさい
 マニュアルを作る
 まとまらない考えをまとめる方法
 効果を見るならひとつづつ変えなさい
 マニュアル・ガイドライン・モットー2
 マニュアル・ガイドライン・モットー1
 エンジニアのための時間管理術
 長期休暇でリフレッシュする2:仕事を忘れてリラックスする
 長期休暇でリフレッシュする1:長期休暇を自分だけ長くする

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