プロジェクトスケジュールを決めるときに、
1.タスクをリストアップする
2.日程を決める
3.担当者を決める
ってやりますよね。
でも時々担当者を決めないままスケジュールとして公開してしまう場合があります。
多くの PMBOK 系の進め方だと、担当者を決め、最終的に各担当者の業務負荷をチェックして業務量を可能な限り平準化するのがセオリーです。
私の勝手な持論ですが、世の中セオリー通りには行かないものです。
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仕事の段取りを考える上で必ず意識したいことは、先をイメージして、想定の範囲を広げるということです。
ここまでご紹介してきた役割分担や予算、スケジュールなどもそうですが、トラブルが起こらないように、どのように予防するのかというリスク管理や、最悪そのトラブルが起こったらどうするかというトラブル管理について想定しておくことがさらに段取りよく仕事を進めるためのボイントになります。
まずは、リスクについてイメージを膨らませます。
仕事を進めていくにあたって、どのようなリスクが考えられるかを洗い出すのですが、もしもを考えるとキリがなくなってきます。
そんな時は、リスクを洗い出す視点を絞ってあげましょう。最も大切なのは、「目的・目標リスク」です。当初掲げていた目的や目標が達成できなくなるというリスクです。他にも、大幅にスケジュールを超過するといったような一期間リスク」や、予算超過に陥ってしまうとか、人手が足りなくなるといった「資源リスク」もあります。
リスクが洗い出せたら、それらを影響度と確率という視点から評価します。ここで有効なのがリスク分析マトリクスです。
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影響度も確率も高いものについては、予防をしっかり行い、起こった場合にどのような対応策を打つべきかを検討しておきます。
すべてのリスクを予防できればべストですが、優先順位をつけ、メリハリをつけることも大切です。
評価ができたら、なぜそのリスクが起こるのか?という原因を追究します。
火元がわかれば消化活動ができるように、予防策や対応策が想定しやすくなります。
これらを統合して、リスク管理表としてまとめておくことで、トラブルが起こったとしても、想定の範囲内であれば、的確な行動ができるものです。
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期日が絶対のプ口ジェクトでは、早く始めることこそが真のリスク軽減である。ほとんどのプ口ジェクトでは、それが遅延リスクを抑制する唯一の有効な方法だろう
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