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Tag:プロジェクトを変える12の知恵


会社でなにかのソリューションをプレゼンしている時に「それですべての要件を満たしているのか?」と聞かれることがあります。

こういう時に便利なのだけど、意外と知らない人が多い、ファンクショナリティ・マトリクスをご紹介します。

本記事は以下の本を参考にしてます。

 『プロジェクトを変える12の知恵
 

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私が時々出没する Yahoo 質問箱に、「同僚で○○○ができない人がいる。なんとか教えてあげたい」というような質問があります。

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私が時々出没する Yahoo 質問箱に、「同僚で○○○ができない人がいる。なんとか教えてあげたい」というような質問があります。

■他人を教育したい

質問者の気持ちや、業務ミッションとしての教育・指導については、よくわかります。
ある程度仕事に慣れてくると、後輩や部下、自分より特定の分野で仕事が「できない人」の教育・指導という仕事が当然のように発生しますし、昇進していけば、ますますその業務の割合や重みは増していきます。

しかしながら、教育や指導というのは、所詮「できる人」から「できない人」への伝授であって、「できない人」がそれを受け入れられる素養があるかどうかは別物です。できるようにするのが責務だとは思いますので、責任を放棄するわけではありませんが、単なる作業ですら難しい場合があるのに、「考え方」みたいなものはもっと難しい。

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ちょっと話が脇道にそれますが、このような、「できる人はできるが、できない人は言われてもできない」ということについて、私自身の話をすると、私はケンブリッジに入ってすぐ、自分が「目的から考え始める」ということが苦手だということに気づきました。それ以外にも成長しなきゃいけないことはたくさんあったのですが、そういうのは脇において、しばらくは「目的」のことだけを意識するようにしました。そして、自分に目的志向が身に付いたかな、とふと気付いたのは二年ほど経った頃です。意識しなくても自然にできるようになっていました。
何が言いたいかというと、ある種の能力は、身に付けようと思ってもすぐには身に付かない。身に付くのに数年かかることもあるということです。「広いスコープで考える」というのは、その種のことかもしれません。だとすると、できない人ができるようになるには、日常的に意識して、それを数年続ける、ということが必要だということになります。

影山明(著) 『プロジェクトを変える12の知恵
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本書にあるように、「行動は目的が第一」というのは、ちょっと勉強好きなビジネスマン(「サラリーマン」とは区別して「ビジネスマン」と言ってます)なら、当然知ってます。

でも、そういう人たちがすべて、目的を再優先に行動しているかというと、ちょっと違いそうです。
※かくいう私も、いつの間にか最初の目的などすっかり忘れて、「時間効率を高めるテクニックを実験する」とか「集めた情報や経験をブログにまとめる」ことに喜びを感じていたりして…。
※なぜ仕事術を意識し始めたのか、当初の目的はどこへやら。

■できない人はどうやってもできない

私は高所恐怖症です。高いところに上がると、怖くて足がすくむ。
知人に大工さんがいるのですが、彼からすれば、「地面においた板の上は歩けるのに、それが高さ3メートルにあったって同じだろう?」と。

 「いやいや、落ちたら死んじゃうよ?」
 「だからぁ、地面においてある板を踏み外したりしないだろう? 幅が1メートルもあるんだぜ?」

そんなことを言われても、できないものはできない
でも、出来る人には、なぜできないのかわからない、ということです。

 馬を水場まで連れて行くことはできても、水を飲ませることはできない

と言う"ことわざ"は、意思のないものには何をさせてもムリ、という意味だと思いますが、意志があろうとなかろうと、「できないものはできない」というのが、私の経験則。

以前、勝間和代氏と香山リカ氏の対談本勝間さん、努力で幸せになれますかなどで話題になったことが以下の本に簡単に要約されていましたので、ご紹介。

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前出の 『夢をかなえるゾウ 文庫版』 の主人公も、「成功したい」「変わりたい」と思っているのに、なかなか変われない若者だった。
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ただ、この本は「変わりたいけど、変われない」「いつかは成功したい」という若者の気持ちをつかみ、大ヒットしたのだった。

そう、みんな「変わりたい」と思うのだが、「変われない」のである。気づけば、本棚は自己啓発本だらけになっていくのである。
「変わりたい」「成功したい」という想いを持ち、とり組むのだが、疲れてしまう人、倒れかてしまう人もいる。

少し前になるが、2009 年に勝間和代氏対香山リカ氏の「ふつうの幸せに答えはあるか」論争が起き、話題になった。

キッカケは 『しがみつかない生き方(香山リカ著、幻冬舎新書)』の最終章において「<勝間和代>をめざさない」と書いたことだった。ここでの勝間和代氏は<括弧>つきであり、象徴としてのものではあったのだが。同書によると、勝間和代氏に憧れ、彼女が書く自己啓発本を読み、変わるために努力するのだが、「周りの仲間は上手くいっているのに、私は上手くいかない」と悩んでしまい、うつになってしまう女性がいるのだという。

水野敬也(著) 『夢をかなえるゾウ 文庫版
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私自身がそうであるように、たとえ、意思があったとしても、やっぱりできないんですよね。

■教えてもダメなら、無理強いはしない

結果的に、そういう人の指導を任された時に、どうすればいいかというと、

 諦める

ことです。あなたが簡単にやれることでも、それはあなただから。あなたではない人は、あなたと同じ能力はありません。

ただ、何もせずに放置するのは無責任なので、その人が(たとえ、期待されるレベルにならなくとも)やれることを一緒に探してあげることです。それ自体を拒否されるならどうしようもありませんが、上から目線ではまずダメですが、手を変え品を変え、つきあいかた、言い方を変えて、一緒になってやれることを探してみることは諦めたくないですね。



■参考図書 『プロジェクトを変える12の知恵

プロジェクト成功率95%!
最大限の「やってよかった!」を引き出す「知恵」をすべてお見せします!

「プロジェクトの目標がぼやけている」「議論の結果が行動につながらない」「メンバー間の意見の不一致が放置されたまま」「会議で延々と議論する割には結論が出ない」――。自分が携わるプロジェクトでこんな症状に悩んでいる方は少なくないはずです。
「プロジェクト成功率95%!」――。この数字を信じられますか?そして、それを達成するための秘密があるとすれば知りたくはありませんか?その秘密が、本書で解き明かされています。
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プロジェクトを変える12の知恵
著者 :影山明

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●本書を引用した記事
 「振り返り」をするポイント
 ファンクショナリティマトリクス
 どうして問題を抱え込むのか
 あなたが座っていた椅子を見なさい
 業務改革の教科書3
 時間を見える化する
 どうして問題を抱え込むのか
 プロジェクトを変える12の知恵 -ケンブリッジ式ファシリテーション-
 できない人はできない
 フレームワークに頼ってはいけない

●このテーマの関連図書


業務改革の教科書―成功率9割のプロが教える全ノウハウ

会社のITはエンジニアに任せるな!―――成功率95.6%のコンサルタントがIT嫌いの社長に教えていること

反常識の業務改革ドキュメントプロジェクトファシリテーション〈増補新装版〉

世界で一番やさしい会議の教科書

プロジェクトファシリテーション

先制型プロジェクト・マネジメント―なぜ、あなたのプロジェクトは失敗するのか





■参考図書 『「キャリアアップ」のバカヤロー 自己啓発と転職の“罠”にはまらないために

あなたの「自分磨き」は間違っていないか?『就活のバカヤロー』の著者が、転職、資格、自己啓発などキャリアアップにがんばる会社員の報われない現状を報告。悠々と生き残るための新たな視点を提案する!




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「キャリアアップ」のバカヤロー 自己啓発と転職の“罠”にはまらないために
著者 :常見陽平

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●本書を引用した記事
 キャリアアップって?(キャリアアップのバカヤロー)
 転職はキャリアアップ、それともキャリアダウン?
 できない人はできない
 キャリアアップの2つの道

●このテーマの関連図書


「できる人」という幻想―4つの強迫観念を乗り越える(NHK出版新書433)

最強の働き方;世界中の上司に怒られ、凄すぎる部下・同僚に学んだ77の教訓

35歳までに読むキャリア(しごとえらび)の教科書就・転職の絶対原則を知る(ちくま新書)

ツイッター創業物語金と権力、友情、そして裏切り





■参考図書 『夢をかなえるゾウ 文庫版

ダメダメな僕のもとに突然現れた、ゾウの姿をしてなぜか関西弁で話す、とてつもなくうさん臭い神様“ガネーシャ”。聞けば、ナポレオン、孔子、ニュートン、最近ではビル・ゲイツまで、歴史上のキーパーソンは自分が導いたという…。しかし、その教えは「靴をみがく」とか「コンビニで募金する」とか地味なものばかり。こんなんで僕は成功できるの!?TVドラマ化、アニメ化、舞台化された、ベスト&ロングセラー。過去の偉人の具体例から導き出される、誰にでもできる超実践的な成功習慣を小説に織り込んだ、笑って、泣けて、タメになる、まったく新しいエンターテインメント小説。




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夢をかなえるゾウ 文庫版
著者 :水野敬也

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●関連 Web
 夢をかなえるゾウ−Wikipedia
 夢をかなえるゾウ 水野敬也 心に刺さる名言集 まとめ

●本書を引用した記事
 お金を稼ぐ読書術
 人生に変化を起こす方法
 できない人はできない
 決定事項に必須の3要件


●関連図書
 夢をかなえるゾウ2 文庫版 ~ガネーシャと貧乏神~
 夢をかなえるゾウ3 ブラックガネーシャの教え

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本記事は以下の本を参考にしてます。

 『プロジェクトを変える12の知恵
 

■ファンクショナリティ・マトリクスとは

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フアンクショナリティ・マトリクスはシステム機能の要件定義に欠かせないツールです。
ケンブリッジの要件定義の流儀は二つ。一つは「やらないこと」を明記すること、もう一つは「やる」「やらない」を決めるプロセスを徹底的に見える化することです。
 :
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私はこの FM というツールが大好きです。好きなところはたくさんあるのですが、三つに絞って説明します。

・ひと目で全体を把握できるそれほど規模の大きくないシステムなら、システム機能要件全体が A4 一枚に収まってしまいます。この一枚でシステム全体を眺められます。お客様やメンバーとコミュニケーションを取るためのツールとして、とても使い勝手に優れています。
・実現ステージが一目瞭然色分けされているので、機能の実現ステージがひと目で分かります。全体が白っぽいと「第一ステージで実現する割合が多いな」とか、「この機能のグループはまるごと第二ステージだなあ」とかです。
・やらないことが書いてある
 第1ステージで実現する機能だけでなく、その後のステージで実現する機能や、やらないことに決めた昨日も書いてあります。これにより、やらないことに決めた機能についても、検討したけど結局やらないことに決めた、というプロセスを記録できるのです。

影山明著 『プロジェクトを変える12の知恵

影山明(著) 『プロジェクトを変える12の知恵
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これは私的な感想からしても非常に強力なツールです。

ファンクショナリティ・マトリクスの書き方については、私ごときが説明するよりも、以下のWebページを参照していただいたほうがよほど正確なので、こちらを参照してください。

 ファンクショナリティ・マトリクス

■全部検討したのか?

この参考Webを見てもらえればわかるように、縦軸にすべての要件を書き出しておき、横軸に対応する機能を書き出しておくと、ある要件を満たすために、横軸のいくつかの機能が連動して結果として達成できることが容易にわかります。

この表を見せれば、「これが全てです」というのが一目瞭然。

大体の場合は、これで無味乾燥な質問はシャットアウトできます。

また、仕様を検討する際にも、ファンクショナリティ・マトリクスを埋めてみれば、検討漏れに嫌でも気が付きます。

■ほとんどすべてのビジネスに応用できる

本記事では、私の専門であるアプリケーションソフトの開発を念頭に書きましたが、あらゆるビジネスに対して応用が可能です。
※だから、コンサルタントが活用するのでしょうけど。

たとえば、

 ある顧客の要望を実現するのに、どの様な部門がどのような活動をすればいいのか

であれば、縦軸に顧客の要望を羅列し、横軸に関係部門を羅列して、それぞれの要求に対して、どの部門がどのようなことをすれば、すべての要求が満足できるのかがはっきりわかります。その上で、それにかかるコストとそれをすることによるベネフィット(利益)がどうなるのかを好いてすることはすごく簡単な事になります。

応用範囲がやたら広く効果が高い割に、使い方はいたって簡単というフレームワークのひとつです。


■参考図書 『プロジェクトを変える12の知恵

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●本書を引用した記事
 「振り返り」をするポイント
 ファンクショナリティマトリクス
 どうして問題を抱え込むのか
 あなたが座っていた椅子を見なさい
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 できない人はできない
 フレームワークに頼ってはいけない

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業務改革の教科書3

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業務改革の教科書2

あなたがもし、何かのプロジェクトのリーダーをやっていたり、組織を率いる管理職なのであれば、この本は絶対に読んでおいて欲しい本です。私は、この本の目次をマインドマップに書き出して、時々見返しています。管理職やリーダーに要求されることは、すごく簡単に言ってしまえば、組織力を使って会社に直接貢献できる成果を出すことです。そして、組織を改革して、常に効率を改善し続けることです。本書は、社内の結構大きな業務改革をするときに、必要なことが過不足なくリストアップされていますので..

業務改革の教科書1

あなたがもし、何かのプロジェクトのリーダーをやっていたり、組織を率いる管理職なのであれば、この本は絶対に読んでおいて欲しい本です。私は、この本の目次をマインドマップに書き出して、時々見返しています。管理職やリーダーに要求されることは、すごく簡単に言ってしまえば、組織力を使って会社に直接貢献できる成果を出すことです。そして、組織を改革して、常に効率を改善し続けることです。本書は、社内の結構大きな業務改革をするときに、必要なことが過不足なくリストアップされていますので..

時間を見える化する

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できない人はできない

私が時々出没する Yahoo 質問箱に、「同僚でができない人がいる。なんとか教えてあげたい」というような質問があります。他人を教育したい質問者の気持ちや、業務ミッションとしての教育・指導については、よくわかります。ある程度仕事に慣れてくると、後輩や部下、自分より特定の分野で仕事が「できない人」の教育・指導という仕事が当然のように発生しますし、昇進していけば、ますますその業務の割合や重みは増していきます。しかしながら、教育..

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あなたが座っていた椅子を見なさい

私は、席をたつ時いつも自分が座っていた椅子を見るようにしてます。もともとは、私がオッチョコチョイで、すぐに忘れ物をすることから始めた習慣でした。最初は意識してやってましたが、最近は自然に視線が元いた場所に行くようになりました。数秒もかかりませんが、得られるものはすごく多いです。席をたつ時あなたが席をたつ時、何を考えてますか?おそらく大部分の人は、席を立った目的、つまりコーヒーを買いに行くとか会議に出るなどの目的があって席を立ちますよね。そ..


私は、席をたつ時いつも自分が座っていた椅子を見るようにしてます。

もともとは、私がオッチョコチョイで、すぐに忘れ物をすることから始めた習慣でした。最初は意識してやってましたが、最近は自然に視線が元いた場所に行くようになりました。
数秒もかかりませんが、得られるものはすごく多いです。

■席をたつ時

あなたが席をたつ時、何を考えてますか?

おそらく大部分の人は、席を立った目的、つまりコーヒーを買いに行くとか会議に出るなどの目的があって席を立ちますよね。
その時には、「今日は暑いからアイスコーヒーにしよう」とか「この会議では、こんなことを話さないと…」とかすでにその目標のことに気を取られてます。

あなたが今まで座ってやっていたことは忘却の彼方

多くの人が、机の上にペンが置きっぱなしだったり、ノートを忘れて行ったりして、あとで、「あっ、ノートを忘れてきた」とか「ペンがない」とか言うのを、いざ使おうとした時に思い出します。

個人的にですが、すごく気になるのが、椅子が出しっぱなし。立った時に椅子を大きく席から話して立ち上がると、そのまま歩き出しちゃうんですね。

ところが、一部の人は確実に椅子を席に入れてから立ち上がる人がいるんですよ。
経験値ですが、こういう人たちは、ほぼ間違いなく、仕事が丁寧なのと忘れ物が少ないのが特徴。

 立つ鳥跡を濁さず

ですよ。気配り・配慮の典型ですね。

■振り返りの効力

以前の記事で、毎日日誌にその日あったことを書き、その良かったこと、反省すべきことを書き出しているという紹介をしました。

これを何と言うかというと

 振り返り

って言うんですよ。って、そのくらいわかってますけど、実際に振り返りをしているかというと、やってない人が多い。

逆に「いい」と思われる習慣で、やってない人が多いと言うのは、あなたが人と差をつけるチャンスです。

これをあるコンサル会社では「チェックポイント」と呼んでいるそうです。

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ケンブリッジが「チェックポイント」と呼んでいるのは、「短い時間で行う、振り返りのミーティング」のことです。「会議の生産性を高めたい」「チームの一体感を高めたい」「メンバーの成長を促したい」 … これらすペてが、一回たった 5 分のミーティングで実現できるとしたら、あなたは信じますか?やり方は至ってシンプル。「ちよっと立ち止まって、振り返る」。これだけです。

影山明(著) 『プロジェクトを変える12の知恵
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つまり、ちょっとした打ち合わせが終わった後に、だれかが「チェックポイント」と宣言すると、その会議に出席していたそのコンサル会社のメンバーだけ集まって、その会議の進め方、ファシリテーションの仕方、成果などについて、ちょっとした反省会をするんだそうです。3〜5分だけ。
特に若い人に対してベテランから「あの時はこういった方がいい」「こういう風に迷走したらちょっとブレイクを入れる」などとアドバイスが出るそうです。

こういうのをリアルタイムでしょっちゅうやられたら、その若い人はメチャクチャ伸びるでしょうね。

「だから若くして何千万も稼げるコンサルになれるんだ」と関心しました。

■座っていた椅子を見る

もしあなたがひと仕事片付けた時には、「ちょっとだけ振り返ってみる」ということをするようにしたら、あなたは次の仕事をするときに、ものすごく進歩する人になるでしょう。
あなたが、席を離れるときに、振り返ってみて、椅子がしまってある、机の上に放り出してあるものはない、財布が落ちてない、など本の3秒だけ振りかえることができたら、この先どれほど得をするかわかりませんよ。

特に電車を降りるときには、出口に気持ちを集中させず、今まで座っていた席を見てみましょう。

それが習慣化したら、あなたは一つだけその他大勢から抜け出てますよ。

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著者 :影山明

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 できない人はできない

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「エンハンシング効果」という心理学用語をご存知でしょうか?動機付け人にやる気を起こさせる「動機付け」には、2つあって「内発的動機づけ」と「外発的動機づけ」があります。これは言葉の意味どおりなのですが、自分自身の要因でやる気になる場合と、外的要因によってやる気になる場合です。この「内発的動機づけ」で有名なもので、「アンダーマイニング効果」というものがあります。要するに、内発的動機付けによって頑張っていたも..

担当者を決めない計画立案

プロジェクトスケジュールを決めるときに、1.タスクをリストアップする2.日程を決める3.担当者を決めるってやりますよね。でも時々担当者を決めないままスケジュールとして公開してしまう場合があります。多くの PMBOK 系の進め方だと、担当者を決め、最終的に各担当者の業務負荷をチェックして業務量を可能な限り平準化するのがセオリーです。私の勝手な持論ですが、世の中セオリー通りには行かないものです。原則は担当者ありき当然ながら、担当者を決めなければ、そのタスクを責任を..

定型業務をカイゼンしなさい

業務を効率化するにあたり、ときどき「なにか勘違いしているなあ」と思える場面に出くわします。効率化とは、結果を変えずに投入工数を下げることです。決して単純に投入工数を下げることではありません。ま、そこは本題ではありませんが、この前提は強調しておきます。比較対象は「以前の工数」で、本題ですが、「投入工数を下げること」とはどうやって確認できるでしょうか?投入工数が下がったかどう..

振り返りのコツは「予行結差学改」

人が成長するのに必要な最も大切なのは、経験です。どんなに本を読んでも、どんなに講習会に出たとしても、成長できるわけではなく、やっぱり経験しないと成長しません。しかし、じゃぁ経験年数の長い人が優秀かというと、そういうわけでもありません。何が違うかというと、振り返り学習をしたかにあるようです。さて、会議がある程度進んできたら、適度..

わかってから報告しても手遅れ

「なんでもっと早く言わないんだ!」かつて上司にちょくちょくこのセリフを言われました。状況が悪化していくのは担当していれば分かるのですが、「もうちょっとガンバレば…」と頑張っても結局報われずに、トラブルとして表面化してから上司に「あの〜。実は…」と報告すると、大概こう言って怒られました。たとえば、期限当日の就業間近になって、「すみません、今日××の期限なんですけど、まだできてません」なんてこと記憶にありません?タスク管理をしっ..

ポイントは3つあります

認知心理学において、3という数字は人間が理解できる非常にいい数字だそうです。長々とした資料や、数ページにも及ぶリスト。作成者の努力と根性が現れたような資料ですね。でもボツです。私は、人に何か説明するときには、これを最初に言うように意識してます。「ポイント(理由/課題/メリット)は3つあります」3つのポイント要点を少ない数で説明できるというのは、考えが整理されていることを表しています。そして、それを聞く人にとっては、短時間で全体像を聞かせてもらえるという安心感があ..

ファンクショナリティマトリクス

会社でなにかのソリューションをプレゼンしている時に「それですべての要件を満たしているのか?」と聞かれることがあります。こういう時に便利なのだけど、意外と知らない人が多い、ファンクショナリティ・マトリクスをご紹介します。本記事は以下の本を参考にしてます。『プロジェクトを変える12の知恵』ファンクショナリティ・マトリクスとはフアンクショナリティ・マトリクスはシステム機能の要..

仕事で敵を作らない

「人の好き嫌いはするな。誰に対しても一視同仁。いつでも平らに接しろ。来る者は拒まず、去る者は追わず。他人のために汗を流せ。できるだけ面倒を見ろ。手柄は先輩や仲間に譲れ。損して得を取れ。進んで泥をかぶれ。約束ことは実行せよ。やれそうもないことは引き受けるな。これを長い間、続けていけば敵が減る。多少とも好意を寄せてくれる広大な中間地帯ができる。大将になるための道が開かれていく。頂上を極めるにはこれしかない」と、稀..

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