音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Tag:ノート



メモの3Sの後半です。どのように3Sするのかについてお話しします。

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あなたはシステム手帳をお持ちでしょうか?

システム手帳って、あのリフィルで、ちょっと革のカバーが付いてて、スケジュールやらメモやらが書けるアレです。

活用してますか?

私は使ってません。以前の記事で書いたように普通のキャンパスノートを加工して使ってます。

さすがに他の会社の人との打ち合わせの時には、普段使ってないちょっと見た目のいいノートを持っていきますが、実はこの加工したマイノートのほうが使いやすかったりします。

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過去の記事で、「ノートを書くこと」や「メモすること」の手法について、いくつか書いてきました。

 メモ術の極意
 ベストノート術2012
 メモは簡潔がいい?詳細に書く?
 端カットメモ
 高速メモの技術1
 高速メモの技術2
 高速メモの技術3
 図読(図解読書)する
 付箋紙
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メモ、ってどんな方法で残してますか?

私は過去のサラヒン~サラリーマンの仕事のヒントの記事で幾つか紹介しましたが、基本的に

 ・手のひらに収まるサイズのメモ帳+伸縮するボールペン
 ・スマホ

などで書き、

 ・毎日整理する(整理する時間を強制的に確保する)
 ・一箇所に集める
 ・(雑に書きすぎて)後で読めなければ諦めて捨てる

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読書記録のサイトって結構出来ましたね。

ちょっとまとめてみました。

ブクログ
たなぞう
MediaMarker
読んだ4!
Stack Stock Books
本棚.org
GTD的読書管理ツールBookboard.jp
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読書記録のサイトって結構出来ましたね。

ちょっとまとめてみました。

ブクログ
たなぞう
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今読ミ
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結構いろいろありますね。

私は、ローカルに読書記録を残すので、使ってませんが、家人はブクログを愛用しているみたいです。

でも、本を読んだって、案外忘れてしまいますよね。
もちろん、こういったサイトに情報を保存していれば、その目的を持って検索すれば簡単にヒットさせられると思いますが。


■目次を書き出す

ところが、これらのサイトに読書記録を残している人で、目次を残している人がほとんどいない。
特にビジネス書のなどは、本の概要を知るためには、目次が一番重要です。

読んだことがなければ、目次だけ見ても「??」なことはありますが、一度読んでおけば、目次だけ見れば大体の流れやキーポイントは案外思い出すことができます。もし思い出せなければ、読書記録を探してみればいいわけです。

要は、目次をしっかり記録に残すこと。
それもできたたら小見出しまでふくめて、正確に。

私の読書記録は、ビジネス書紹介をした時に必ず、目次がかなり細かく書きだされていることでお気づきかもしれません。
この充実度は、他のビジネス書の紹介よりもよくできている(単に手間をかけている、というだけですが)と自負しています。

■目次を印刷してノートに張っておく

目次は、ノート片面の大きさに印刷して、ノートに張っておきましょう。

普通の本なら見開きで2ページくらいなので2in1印刷をすればコピー出来ます。

これをノートに張っておくと、ノートは少なくとも1週間、1ヶ月という単位で見直しますので(週次、月次レビューというやつです。やってないかたはぜひやりましょう。というかやらないなら記録を付ける意味がありません)、その時に目に入ります。

そうすると、目次をざっと読み返して、「あ、こんなこと書いてあったよな」「そういえば、この本を読んでこんな習慣を付けたいと思ったんだ…」なんてことを結構思い出します。

そうしたらまた気持も新たに、何かに取り組めると思います。

■1回読んで終わりはもったいない

とにかく、せっかく高いお金や、それを買うための労力を使って手に入れた本なので、徹底的にしゃぶりつくしましょう。

それにノートにたくさん本の目次が張ってあると、「いっぱい読んだよなぁ」という単に数の達成感も感じることができて、一粒で2度美味しいです。

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当然、ノートやメモ帳も使ってますが、これは一時的なものが多いです。基本的には手書きノートは絵を描くものです。説明をするのは PC のテキストファイルが最適です。

■ノートに書いても検索できない

よく打ち合わせでノートを持ってきて、ノートに話の内容を書き込んでいる人がいますよね。
特に営業さんにこういう人が多いような気がします。

手書きのノートは、子供の頃から使っているでしょうから手慣れてます。

つまり、練習がいらないすぐに使えるツールです。

一方で PC はというと、ある程度の年令になってから使うようになったものですので、キーボードを打つにしても、いろんな操作をするにしても、ペン+ノートのように自由にという訳にはいきません。図を書くのにもコツと練習がいるのですよ。

だから、手書きのノートは廃れないのでしょうけど、手書きのノートには重大な欠点があります。

 検索性が悪い

ということです。

「どこかに書いた」ことがわかっていても、「そのどこか」は一旦目の中に入れて、それを解釈しないかぎりわかりません。
11月1日に書いた事がわかっていて、11月1日のページが素早く開けたとしても、全体をみて、そのときに書いたであろうあたりを探さないといけません。全部が人力検索。


打ち合わせが複数回に及んだようなときには、おそらく前後関係がぶった切られたノートのページがあちこちにあるでしょう。
それを一括して見ることもできないんですよ。

ノートには高速性も網羅性もありません一覧性も検索性もないということです。

■テキストファイルならあらゆる検索ツールが使える

一方で、PC のテキストファイルは、いろんな検索ツールがあります。

最近はテキストファイルを解析して、その時の気分を数値化してくれたりするツールもあるようですが、そこまでしなくても、いわゆる Grep ツールと言うものがあれば、どこでどんな文脈でその言葉を使ったのか分かりますし、そのファイルを開いて表示するのもワンタッチでできます。

これは、「1年前の××さんの○○に関する発言」を探すことを考えてみれば、どちらが優位かは明らかですね。

■ノートは絵を描くのに使う

一方で PC が不得手なものがあります。イメージを素早く表現することです。右脳の活動をアウトプットするには非常に優れています。
これは PC とマウス・キーボードでは現時点の技術ではとても対抗できません。

近いものにタブレットやデジタイザがありますが、まだまだ手書きノートには及びませんね。

■テキストはテキストファイルを作りなさい

結論として、日誌やメモを書くときには、

 文章=左脳で考えていることは PC でテキストファイルを作る
 イメージ=右脳で考えていることは、手書きのノートに書く

のが今のテクノロジーでは最適だと考えています。

■オマケ:エディタを導入する

よくメモを書くのに Windows に最初から含まれている「メモ帳」を使っている人を見かけます。
これは、私には、「最適になるような工夫をしてません」と宣言しているように見えます。

ひたすらテキストを入力していくだけなら、「メモ帳」と他のツールは大差ありません。

一方で、テキストエディタのようなツールは、非常に優れた編集機能やジャンプ機能のように、ユーザを効率的な編集をサポートする機能が搭載されていて、特定の条件の行にジャンプするとか、ある文字列を置換するなどの編集機能が充実しています。

通常、ひたすらテキストを入力するだけなんてことはなくて、カーソルをあっちこっちに動かしたり、同じような文字を繰り返し入力したり、矩形に切り取り・貼付けをするなどの編集操作をします。

テキストを入力していくという作業は、標準の「メモ帳」では効率的にできないんです。
それを効率を上げるために、新しいソフトの使い方を覚えようと努力していないのか、そもそも不効率だと気がついていないのかは別として、「メモ帳」を使っている時点で、そういう方面はダメなんだなと思ってみてたりします。

ワードやエクセルなどはもっと優れていて、強調表現や文字の色や大きさも変えることができます。一方で、応答がちょっと遅いのとファイル形式が特殊なので、他のツールと組み合わせづらいという課題があります。

私はスピード重視でテキストファイルを使っていて、公式な議事録を出さないといけないときには、これをワードにコピペして整形をしてから提出するようにしています。

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ちなみに、このブログの長さでだいたいいつも3〜4Kバイトくらいです。
一気に書いているので、だいたい20〜30分です。

思い出すことはできても、多くの人は、脇役の名前や、あらすじを文章にすることができません。私がそうですので、もしかしたらみなさんはできるのかもしれませんが。

■会社説明会

4月になりましたので、昨年度の業績報告や、本年度の方針説明会、あるいは制度変更の説明会など、いろいろな全社的な説明会が行われていることと思います。

この時に、ふと周りを見回すと、ノートをとっている人が殆どいません。

自分がお金を払ってまで見た映画や小説、感動した話でも、すぐに忘れちゃうのに、山のようにスライドがある業績資料なんてきっと覚えてないでしょうね。

極端な話、人事制度変更の説明会があって、その人事制度が施行されるのは、早くて1年後。でも、その時になって、あなたがどう評価されるかが記憶に無いとなれば、より評価されるように行動して、給料を上げて行きたいと思っても、全くわからないということになります。

「そんなの全社の共有Webページに載ってる」と思った方、実際に評価制度の評価基準や給与への反映のさせ方が書かれているページを開いてみてください。多分、辿りつけない方が多いのではないでしょうか。
人事は(おそらく)確信犯的に、わかりにくいところにおいているんですよ(きっと)。


■役員と同じ言葉で話す

もう一つ、例を。
今年度の会社の売上や利益はいくらでしたか? 営業利益率は? ROEは?
多くの会社で業績報告会などでは発表されてるはずです。でも知らない人がおおい。

あなたがもし、自分の役職を上げて、もっと給料がもらえるようにしたいと思うのであれば、役員と同じ目線の感覚を持たないといけません。

もちろん、役員になったわけではないので、同じ責任で行動することがあるわけでもなく、実際に同じ目線で話せているかどうかはわかりませんが、少なくとも、役員は、会社を数字として捉えてます。その人たちに対して、「自分の部門のこの仕事がやりがいがなくて…」と話しても、全く役員には響きません(もちろん、聞くふりはします。従業員満足度を上げるために)。

逆に「この業務は、年間で見ると3人月程度かかっており、それで300万円の損失です。こちらの業務であれば、会社損益に対して0.1%の改善効果があると考えます」と言えれば役員は身を乗り出してくるでしょう。

■常にメモする

廊下でちょっとすれ違った役員・上司(直接の上司で吐くとも、自分より職位の人)が「××が○○なんだよな」と言ったことを聞いた瞬間に、それを記録に残してください。

会社の説明会では、使われた数字、新しい人事制度のキーポイントを必ずメモして、反復しながら記憶してください。

覚えていれば、それを意識している上位職の人が何を気にして、そんなことを言っているのかわかりますよ。

背景がわかれば(あるいは想像がつけば)、適切な受け答えが返せます。
そうすれば、「こいつちゃんと勉強してるじゃん」となります。

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Excel や PowerPoint で "まんまる" を書く方法を知ってますか?Shiftキーを使うときれいな図が書けるオートシェイプを書くときに、縁のグリッドをマウスで移動させます。ところがマウスって大雑把な位置を指定するのは得意ですが、正確な位置を指定しようとすると結構難しいです。たとえば、こういうテキストでも、ある文字列を選択しようとしてドラッグすると1文字ずれたり、1文字足らなかったりして思わず舌打ちしたりします。こ..

プレゼン資料にネットで拾ったイラストは使うな

ちょっと過去に見たプレゼン資料を思い出してみてください。「ん?」っていう違和感のある図を見た記憶はありませんか?たとえば、「生産→消費者」って表すのに、「生産」のところはフルカラーで立体的な工場のイラストだけど、消費者はPowerPointに標準ではいっている人の絵とか棒人間(と線で書いた人間の絵)になっているとか。私は結構違和感バリバリ。ただ、自分で作るときはやっちゃいます。イメージに会うフリーのイラストを見つけると、嬉しく..

記憶術:ネットワークを作る

何かを記憶したいと思うと、ひとつよりも複数のほうが記憶に残りやすいという特性があるそうです。知識のネットワークを作るチャンク化を行なうというのは、頭の中でネットワークを作り上げるのと似ています。バラバラの情報を、クモの巣のように、お互いに結びつけていくのです。たとえば、「イチゴ、リンゴ、マンゴー」を覚えろと言われたら、"果物の名前" だなと関連づければ、すぐに覚えられます。「ニト..

記憶術:イメージ記憶法で絵にする

学生時代に、テストの直前に教科書の一部(公式や年号)を丸暗記して臨んだ記憶があります。まあ、結果は「やってもやらなくても」状態だったような気がしますが、まあそれでも必死に覚えようとしていたことだけは確か。テストの前だけですけど。カナダの心理学者アラン・パイボ博上と、ファイン・デスロッチャーズ博士は、大学生に、普通の丸暗記とイメージ暗記をやらせて、その効果を比較してみました。すると、..

上司が部下の相談に乗ってくれないのはなぜ?

部下が困っていることに対しては、アドバイスしたり解決の手助けをしてあげるのが上司の仕事のひとつです。ただ、実際には「相談に乗ってくれない」「ありきたりな指示しかされない」「余計な仕事が増える」など、否定的な経験のほうがおおいのではないでしょうか。なぜ上司は部下の困り事に親身になってくれないのか私は 28 歳のとき、新規事業部門の部長職を拝命しました。全国に、30 名以上の部下がいま..

索引チェックリスト

なにか勉強していることはありますか?それはどのように行ってますか?私は勉強したいと思っていることに関することはほぼすべて、一旦ノートに書くようにしています。特に、それに関する書籍は、最低1度はノートにまとめを書き出します。ただ、書くのはすごく労力がいるため、書き終わると満足してしまいます。本当に自分の知識になったかどうかは二の次になっちゃう。その「流しただけ」を割けるために、必ずやるようにしていることのひとつが、この索引チェック..

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