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「良い資料作成術:パターンを覚える」でご紹介しました、資料の作り方の1パターンをご紹介します。

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メールにしても、資料にしても、ちょっとした一工夫で、見やすくなったり、作成の時間が大幅に短縮されたりします。

思考フレームワークなどもこのパターンのイチ種類ですね。

仕事がデキる人がたくさん持っていると言われる「引き出し」という言葉がありますね。

メールや資料の作成でも、この「引き出しの多さ」が、その良否、ひいてはあなたを1目おかせる存在へと引き上げてくれます。

過去記事でもいくつか紹介してますし、大小様々な「良いパターン」「いいフレームワーク」はありますので、是非関連記事を探して見てください。

■パターンの発見方法

いろいろな書類を見ていて

 ・読みやすい
 ・理解しやすい
 ・わかりやすい

などの好印象をもつ資料を作れるようになるには、その資料そのものを見るのではなく、

 「どういう工夫がされているのか」

を見るようにすると素早くパターンが見つかります。

これをたくさん記憶することで、あなたの引き出しの数が増えていきます。

たとえば、

 ・目立たせたいところは文字を大きくして赤字にする
 ・ビジネス文書は、起承転結ではなく、逆ピラミッドで書く

などなど。

プレゼン資料であれば、1ページ1メッセージ。文字は30ポイント。

もうひとつは、「良い資料の作り方」の本を探すことです。

こういう本には、上記のようなわかりやすくするコツが多く書かれています。

■練習する

ただし、知識として持っているだけでは、役に立ちません。

やってみるとわかりますが、デキないんですよ。
水泳を覚えるのに、水泳のルールブックを読んでも泳げるようにはなりません。実際にプールでジタバタしてみないとわからないんですね。

だから、「こういうパターンでつくといい」と書いてあったり、「この資料うまいな」と思ったら、自分の事例や別の事例を使って実際に作ってみることです。

繰り返しやって、無意識にできるようになれば、あなたの引き出しは増えてます。

最後はやっぱり「Practice makes perfect」ですね。

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■目の動きの習慣

「良い資料」と言うのは、なかなか定義が難しいですが、ひとつには

  相手の読む習慣に合わせて作る

というのがひとつの条件ではないかと思っています。

以下の例を見てみてください。

★――――――――――――――――――――――――――
。るあで人一の傑英三。名大国戦・将武のてけかに代時山桃土安らか代時国戦、は長信田織
――――――――――――――――――――――――――★


よめました?
※右から左に書いてみました。

アラビア文字を使う人を除き、横書きの文章は大体左から右に読みますよね。

★――――――――――――――――――――――――――
織田信長は、戦国時代から安土桃山時代にかけての武将・戦国大名。三英傑の一人である。
――――――――――――――――――――――――――★


のようなものだと、後者のほうが「読みやすい」と感じるわけです。

以前の記事

 情報の流れ

でも書いたように、人の目の動きの習慣というものにもっと注意位を払ったほうが資料は読みやすくなります。

■見た目のいい資料のポイント

ここで感じた「読みやすい」と思えるポイントは「左から右」「上から下」に読むとわかるようなバランスになっていることです。

また、人は一度方向になれるとそれを継続するように働きます。
つまり、一旦方向を決めたら変えないことです。

あるページは横書きで、あるページは縦書で書いたのでは、読みにくいことこの上ないです。

別の記事

 良い資料作成術:資料は一貫性が大切

で書いたように、パターンを決めたら変えないことです。

もちろん、高等テクニックとして、わざと変えて相手(読み手)の注意を引く、という方法であれば、「アリ」ですが、読みにくさは変わりません。あえてそれを使うだけの戦略的理由がなければ、変えないほうが無難です。

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