会議が連続してある。
13:00~14:00 ○○会議 第4会議室
14:00~15:00 ××会議 本社会議室2
こんな予定が書かれたスケジュール帳に心当たりがありませんか?
第4会議室から本社会議室2までは歩いて5分。
その上、○○会議は5分くらいオーバーした。
しかしながら、○○会議も重要なので、ちゃんと結論を出して、関係者の宿題を明確化する必要があるけど、××会議は重役との打合せで遅れていくわけにも行かない。
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そこで、あらかじめミーティングの前に 1 週間に 2 度のミーティングを設定しておくのです。そして、 1 回目のミーティングを行なう前に、 2 回目のスケジュールを抑えてしまうのです。こうしておけば、 1 回目のミーティングで決定できない場合にも対応できます。
もし、 1 回目のミーティングで決定できたとしたら、 2 回目はキャンセルすればよいだけです。ミーティングのスケジュールをキャンセルするなんて、と思うかもしれませんが、忙しい人であればあるほど、このようなプロアクティブなアレンジを受け入れてくれます。キャンセルで生まれた「時間のプレゼント」を喜んで受け入れてくれるのではないでしょうか
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