音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Tag:スケジュール



電車の中で、ビジネスマンが手帖を開いてスケジュールをチェックしているのを見かける時があります。そういう姿を見るとつい、「残念~」と思ってしまいます。

もちろん、何も言いませんが (^^;。

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会社では、スケジュール管理ソフトとしてアウトルックを使用してます。
他の人達のスケジュールを見せてもらうことがあるのですが、残念なことに、標準の設定のまま使われていることが多いですね。

いつも「もったいない」と思ってしまいます。

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過去記事でも何度か少し触れていますが、私は

 ・スケジュール
 ・タスク
 ・ToDo

を区別して使っています。
ただこのブログでは、この3つはほぼ同じ物としてあまり書き分けてはいませんが、実際の仕事の時には、これはタスクか、ToDoかを区別しながら使ってます。

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★P168〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

そこで、あらかじめミーティングの前に 1 週間に 2 度のミーティングを設定しておくのです。そして、 1 回目のミーティングを行なう前に、 2 回目のスケジュールを抑えてしまうのです。こうしておけば、 1 回目のミーティングで決定できない場合にも対応できます。
もし、 1 回目のミーティングで決定できたとしたら、 2 回目はキャンセルすればよいだけです。ミーティングのスケジュールをキャンセルするなんて、と思うかもしれませんが、忙しい人であればあるほど、このようなプロアクティブなアレンジを受け入れてくれます。キャンセルで生まれた「時間のプレゼント」を喜んで受け入れてくれるのではないでしょうか
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すでに予定が入っているのに、「ちょっと話がしたい」「他の人の空いている時間がないので、この時間に会議をします」みたいな要求がいろいろ来ます。

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プロジェクトスケジュールを決めるときに、

 1.タスクをリストアップする
 2.日程を決める
 3.担当者を決める

ってやりますよね。

でも時々担当者を決めないままスケジュールとして公開してしまう場合があります。

多くの PMBOK 系の進め方だと、担当者を決め、最終的に各担当者の業務負荷をチェックして業務量を可能な限り平準化するのがセオリーです。

私の勝手な持論ですが、世の中セオリー通りには行かないものです。

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過去記事でも何度か少し触れていますが、私は

 ・スケジュール
 ・タスク
 ・ToDo

を区別して使っています。
ただこのブログでは、この3つはほぼ同じ物としてあまり書き分けてはいませんが、実際の仕事の時には、これはタスクか、ToDoかを区別しながら使ってます。
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電車の中で、ビジネスマンが手帖を開いてスケジュールをチェックしているのを見かける時があります。そういう姿を見るとつい、「残念〜」と思ってしまいます。

もちろん、何も言いませんが (^^;。
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会議が連続してある。

  13:00〜14:00   ○○会議 第4会議室
  14:00〜15:00   ××会議 本社会議室2

こんな予定が書かれたスケジュール帳に心当たりがありませんか?


第4会議室から本社会議室2までは歩いて5分。
その上、○○会議は5分くらいオーバーした。


しかしながら、○○会議も重要なので、ちゃんと結論を出して、関係者の宿題を明確化する必要があるけど、××会議は重役との打合せで遅れていくわけにも行かない。
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プロジェクトスケジュールを決めるときに、

 1.タスクをリストアップする
 2.日程を決める
 3.担当者を決める

ってやりますよね。

でも時々担当者を決めないままスケジュールとして公開してしまう場合があります。

多くの PMBOK 系の進め方だと、担当者を決め、最終的に各担当者の業務負荷をチェックして業務量を可能な限り平準化するのがセオリーです。

私の勝手な持論ですが、世の中セオリー通りには行かないものです。

■原則は担当者ありき

当然ながら、担当者を決めなければ、そのタスクを責任をもって薦めてくれる人がいなくなって、タスクが宙に浮きます。

で、最後になってそのタスクがやられていないことに気がついて大騒ぎする、みたいなシチュエーションになるのです。

だから、多くの本に書いてあるように計画を作るときには、分解したタスクには担当者(またはそのタスクの責任者)を作らないといけません。これによってリーダーから分解されたヒエラルキーができて、細かいところにリーダーが口を挟まなくても、そこそこうまく行くようになります。

■担当者を決めないタスク

しかし、実は担当者を決めない方がいいタスクもあるのですよ。

どういうタスクかというと、

 だれでもやれる、かつ、経験値がいらないタスク

です。

この2つの条件を満たす時、私はプロジェクトの最初に担当者を決めません。

ただ、担当者を記入していないとアラートが出るので、「とりあえずリーダーの名前を入れておく」か「仮の名前を入れておく」ようにしてます。

ちょっとだけ説明すると、「経験値がいらない」というのは、過去にやったことがなくてもちょっとやり方を教えれば、殆どの人がやれるようになる、ということです。

■その場になってから担当を決める

会社はあるひとつのプロジェクトだけで動いているわけではありません。
多くのプロジェクトが絡みあいながら動いてます。

そうすると、自分がリーダーとして担当するプロジェクト以外は状況がよくわかりません。当然、担当者も先の特定の日付において、他のプロジェクトにどのくらい工数を取られているかなんて想像の外のお話。

そんな状況で「○○さんやって」と言っておきながら、いざその場になってみると「○○さんは忙しいみたいだから、××さんやって」って振り直したらどうでしょう?

もしあなたが××さんの立場なら、「何でオレ!?」「おれは暇そうなのかよ」になっちゃいません?
少なくとも私が担当の頃はそう思いました。

「毎日10時まで残業しているのに、この上オレに振るのかよ」と。

そうではなく、最初から共有のタスクとしておけば、「今は××さんがいいと思うので××さんお願いします」という言い方ができます。共有のタスクなので、誰かが当たることは決定済み。でもその場で誰が当たるのかはリーダー次第と。

もちろん、事前に根回しは必要ですけどね。
「この人が忙しそうだから、仕事をあなたに振ります」と言われるよりも、(経験的に)説得がしやすいです。

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