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ネットで欲しい情報を探していて、「お!これは!」と思ってリンクをクリックしたら

 404 Not Found

に引っかかることが度々あります。

これは、リンク先のページが削除されてしまっていて、Google などの検索ツールにはキャッシュされているものの元のページがない、という状態。いわゆる「リンク切れ」ってやつですね。
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山のように送られてくるメール。ちょっと気を抜くと、受信トレイには未読の山…

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ネットで欲しい情報を探していて、「お!これは!」と思ってリンクをクリックしたら

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これは、リンク先のページが削除されてしまっていて、Google などの検索ツールにはキャッシュされているものの元のページがない、という状態。いわゆる「リンク切れ」ってやつですね。
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メールの受信ボックスが魔窟になってませんか?
まだ読んでないメール、メルマガ、通知メールなどなど。

振り分け設定して、フォルダに分割されている方もみえると思いますが、未読件数2000件って、「後でほんとに読むのかよ」と思ってしまったりします。

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メールの受信ボックスが魔窟になってませんか?
まだ読んでないメール、メルマガ、通知メールなどなど。

振り分け設定して、フォルダに分割されている方もみえると思いますが、未読件数2000件って、「後でほんとに読むのかよ」と思ってしまったりします。

■受信ボックスのなかで生活しない

受信したメールと返信したメールが同じフォルダにあると、どれが返信済みなのか、どれが未処理なのかわからなくなって、時間を見つけては未処理のメールを探すことになります。

その果ては、今日出席する会議や、やらなきゃいけない仕事なども受信ボックスのなかにたまったままになっていて、一日の始めが「さて、放っておけば火を噴くような懸案事項はなかったっけ」と、受信箱の捜索から始まっているようなら、それは「受信箱の中で生きている」のも同然だと、ある方が言ってました(私が直接聞いたわけではありませんが)。

どんなに仕事が出来る人でも一日の「時間」と「注意力」には限度があります。その有限のリソースをメールチェックで埋め尽くさないためにも、メール管理自体を逆の発想で行ないましょう。

つまり、メールそのものを整理するのではなく、メールから action をはぎ取ってさくさくと消すか・アーカイブするという発想のアプローチです。これが、Inbox Zero の原則です。

■メールを処理する

GTDでいうところの「処理」とは、その事象から次に取るべき行動を抜き出すことです。なので、すべての必要なメールに返信することではありません。

すなわち、メールを「処理」するというのは、メールから予定なら予定、やるべき仕事ならやるべき仕事の情報を抽出し、カレンダーや ToDo リストなどといった別の場所に格納した上で、メール自体は消すかアーカイブしてしまうということを指しています。

具体的には次の5つのステップを実行します。

�@消去・アーカイブ:
 そのメールに対してとるべき行動がないなら、即座に消すか、とっておきたいならアーカイブしてしまいます。
 アーカイブ先はたった一つのフォルダにすることが原則です。フォルダを整理しているひまがあるなら、次のメールの処理に入ったほうが効率的です。
 あとで必要になった時には、メールソフトの検索機能や、GMailならラベル機能に期待しましょう。
 経験的にですが、1週間後に必要になるメールは全体のメールの1%にもなりません。
�A転送・デレゲート:
 転送するメールなら、即座に転送して、メール自体はアーカイブします。返事待ちになるなら、「返事待ち」のフォルダに移動するかGmailならラベルして、やはりアーカイブしてしまいましょう。
�B返信:
 その場で返信できるなら即座にやってしまう。
 返信はなるべく簡潔に。画面からはみ出すような返信は避けるようにしたいですね。もし、長文の返信が必要だと思ったら�Cへ。
�Cあとでやる:
 2つのパターンががあります。
 ひとつは、何かを調べたり何かのアクションをしたりする必要があるもの。これは、そのメールにフラグを立てましょう。Gmailならあとでやるのラベルを張って、アーカイブします。
 
 もう一つは、長文の(説明の長い)返信が必要な場合。
 これは、返信ボタンを押して、本文に返信の時に書く内容のポイント(キーワード)だけを書いて、閉じてしまいます。そうすると自動的に草稿箱に入ります。1つのメールに2分以上かけないことを目安にやりましょう。

�DDo:
 その場で2,3分でできることなら、やっつけてしまい、メール自体も消すかアーカイブする。メールがスケジュールなどに関することなら、カレンダーに転記した上で、やはりメールは消すかアーカイブします。
 カレンダーに転記する場合には、スケジュールを書くのは当然ですが、本文もスケジュールのテキストに書き写しておきます。
 アウトルックでは、左側のスケジュールのアイコンにメールをD&Dすると、本文を引用した形でスケジュールを作ってくれます。
 ただし、スケジュールが参照されては困るときには、非公開にすること。誰が見るかわかりませんので。

■要はGTDと同じ―アクションを剥ぎ取れ

要するに、GTDの処理ステップと同じ事をメールでさっさとやります。
こうしておくと受信ボックスには未処理のメールだけが残るので、残りの件数はほぼゼロを保つことができるようになります。

大切なのは、メールという仕組みから、必要なデータを抜き取りながら、自分のアクションをする仕組み(Todoリスト、カレンダー)に情報を移動すること。これを「アクションを剥ぎ取る」と言うそうです。

アクションを剥ぎとったメールは、もうすでに抜け殻ですので、安心して消してしまっても問題ありません。
ただし、アウトルックはサーバに大量のメールを貯めていると処理が遅くなるので、オフラインファイルに移して、普段はもう参照しないようにするのがいいです。
私の場合は、MailStoreというソフトに移動してしまって、アウトルックからは参照しないようにしてます。このソフトは以前の記事でも紹介しましたが、検索が非常に高速。10万件のメールでも、10秒前後で検索できます。

Gmailの場合なら、アーカイブしてしまいます。Gmailは検索機能とラベル機能が強力なので、あとからメールを探しだすのに困ったということはほとんどありません。ただ、会社で使えないのが難点ですね。

■自動受信はOFF

メールが着信するとつい見たくなりますよね。
こうしたプロセスを回すのに、いつもこのプロセスを要求されると、際限なくループしてしまいます。
コツとして、
 ・可能な限りメールから離れて一日に少ない回数でまとめてやる
 ・返事する必要のないメーリングリストなどはフィルターを使ってはじめから処理しなくていいようにしておく
 ・繰り返しの多い文章はテンプレートをなるべく作ること
を上げておきます。

詳細はまたそのうち、思い出したら書くかもしれませんが、一つだけ。

Outlookで自動受信をOFFにするには
 ファイル→オプション→詳細設定→送受信→送受信…
とたどると設定できます。


■いまたくさんのメールが受信ボックスにある人

とりあず、全部のメールをアーカイブしてしまいましょう。
一度リセット。

もし、どうしても必要な物なら、そのうちまた請求がありますって。
ただし、2回も3回もそれをやると、怒られるので、徳政令は1回だけだよ。

メールの受信ボクスがゼロになると、すごく気持ちがいいですよ。


■参考図書 『ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

うまくいく考え方でもやもやがスッキリ !
生産性に革命をもたらす、魔法の仕事術「 GTD 」 。
発案者自らが、ストレス激減の秘策をわかりやすくアドバイス !

GTDの手法はシンプルであるがゆえに誰でも実践することができる。GTDを実践するだけで日々のストレスは激減し、ゆったりとした気分で仕事ができるようになるだろう。今ではほとんどのビジネスマンの仕事の効率化の基本概念になった必読の一冊




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ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則
著者 :デビッド・アレン

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●関連 Web
 GTD:Getting Things Done - ウィキペディア
 誠 Biz.ID:Getting Things Done(GTD)まとめ
 はじめてのGTD - 誠 Biz.ID - Business Media 誠
 GTDでお仕事カイゼン!
 Getting Things Done?, GTD? and David Allen & CO

●本書を引用した記事
 複数案件のメールには部分回答をする
 仕事の種類3点セット
 タスク実行の4つの基準
 簡単な仕事は今やりなさい
 そのタスクリストは実行可能ですか?
 近道をする
 タスクの分割と自動化
 タスクの完了数
 仕事は4時間で終わらせる
 メールのGTD
 予備を持つ
 ストレスフリーの仕事術
 メールを2度処理してはいけない


●関連図書
 ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法
 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
●このテーマの関連図書


ひとつ上のGTDストレスフリーの整理術実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法

全面改訂版はじめてのGTDストレスフリーの整理術

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クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

EVERNOTE「超」仕事術

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一番ラクなのは適当においても、必要なときにはファイルリストの一番上にあることなのですが、何が必要なのかは本人でなければ分からないし、それをPCが適当に「今のタスクはこれですよね」なんてガイドしてくれるようになるまでには、まだしばらく掛かりそうです。

私は、ファイルの一生という観点でファイルをフォルダに分割しています。
以前、いま使っているファイルは、特定のフォルダ(私の場合は C:\_USR\JOB) の直下に全部置くということをご紹介しました。

 廃棄は2週間後
 バックアップ

本日は、ちょっと視点を変えて、ファイルの生涯から見た、ファイルの置き場所の変遷についてご紹介したいと思います。
※以下では、この特定のフォルダを ホームフォルダ と呼ぶことにします。

■ファイルの一生

PC上のファイルの一生はどんなものでしょうか。
まぁ、色々なパターンがあると思いますが、ざっくり見ると

 ・ファイルが新規作成される
 ・ファイルを編集・修正する、誰かと共有する
 ・リリースする。あとで参照する
 ・もういらなくなる

と4つにわかれると思います。

この状態によってファイルの置き場所を変えていくと、今旬のファイルの数を制限し、結果としてファイルを発見しやすくすることができます。
ただし、作成するというのは一瞬、ある時だけなので、最終的には2つ目以降の3ステップです。

■ファイルを編集・修正・共有するステージ

このステージは頻繁にこのファイルを開いたり、メールで送ったりします。
当然ながら修正も激しい。

この時には、つねにひらくホームフォルダにおいておきます。

ちなみに、並行するプロジェクトが多い次期には、デスクトップにショートカットを作っています。
ショートカットを作るのは、朝イチ、今日(今週でも)編集すべきファイルをチェックして、これのショートカットをデスクトップに置きます。

ここで、後で検索しやすくするために、ファイル名の最後にプロジェクト名を付けておきます。
たとえば、ProjectX のメンバーリストファイルなら、

 メンバーリストProjextX.xls

という名前になります。

■ファイルをリリース、後で参照するステージ

一旦ファイルの編集が完了して、フィックスしたら、ファイルをホームフォルダから削除します。

以前、常にバックアップを作っておくでご紹介したように、ホームフォルダは毎日履歴付きでバックアップが取られているので、「一旦フィックス」と判断した時点で、さくっと削除してしまいます。

もし、参照したくなったらバックアップフォルダにいけば、履歴付きで残ってますので。

■ファイルがもういらなくなるステージ

そのプロジェクトが終了した、使わなくなって一定期間経過した(私の場合は6ヶ月を目安にしてます)ような場合には、バックアップからも削除してしまいます。
ただし、完全になくすのでなく、圧縮ソフトを使ってアーカイブして、別のドライブ(外付けHDDやDVDなど)に移動します。

本当は全部のファイルが残っているのがいいのでしょうが、ディスク容量も無限ではないので、ここはやむを得ず。

ちょっと注意するのは、なるべく塊を作ることとパスワードを付けることです。

塊を作るのは、特定のプロジェクトのグループだとか定形業務など、わかりやすいグルーピングです。
最悪、もう一度参照したくなった時に、かならず関連するファイルも見たくなるので、関連するファイルを纏めておくのがコツですが、どう関連するのかは、いろいろ試行錯誤した結果ですかね。

もう一つのパスワードは、過去の資料というのは、将来簡単に公開してはいけないようなものになる可能性があるからです。
たとえば、私の場合、10年近く前のファイルを見ると、明らかに個人情報と思えるような情報が入っているファイルが大量にあったりします。当時は個人情報に関してあまり意識が高くなかった(社会的要請も)のですが、最近は状況が変わって、個人情報に関係しそうなものはローカルにおいてはいけないなどと厳しくなったりします。そうした時に10年前のファイルであっても、漏洩ということになれば、責任を問われかねません。
どういう基準になるのかは未来になってみないとわからないので、最悪の状態に備えておく、という意味で、パスワードを付けておくのが安心です。

■要らなくなったファイルは目の前から消す

ようは、どのくらいアクセスするかという観点においてファイルを分類しておくと、探すという作業をするときに、

 ショートカットで見つける
 一欄で見つける
 検索で見つける

という3段階の発見方法が取れるようになります。この3つの方法は下に行くほど、手間や時間がかかります。
これを考慮したファイルの分類・管理方法がコスパがいいのではないでしょうか。

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山のように送られてくるメール。ちょっと気を抜くと、受信トレイには未読の山…

■メールの最適な処置は削除と返信とアーカイブ


受信したメールを処理済としていい場合は大別して2つだけです。

 ・必要な情報を抜き取って、もう不要になること
 ・投げかけられた質問や依頼事項などに答えてしまうこと

この状態にしてしまえば、そのメールはもうなくても構いません。
もちろん、タスクの実行結果としてのデータベースの役割は残っているので、ゴミ箱行きにはなりませんが、すでに「生きているメール」ではなく、ログとしての意味しか持たなくなっているはず。

つまり、メールの受信に対してするべきアクションとしては

 ・もう2度と参照することがないと思う  ⇒ 削除する
 ・プロジェクトのログにしておく    ⇒ アーカイブする
 ・なにかの返事が必要         ⇒ 返信する

この3パターンしかない事になります。

メール処理が遅い人は、さらにもう一つのアクションがあります。

 ・あとでもう一度じっくり考えようとする ⇒ 読むだけで何もしない

これがメール処理に時間が掛かる原因です。


■即座に返信する


一時期、メールの返信までの時間を測定して、改善しようとしていた頃がありました。

その時に作ったルールがこれ。

 メールは30秒以内に返信せよ!

メールを開いたら、30秒以内に

 ・削除する
 ・アーカイブする
 ・返信する

を決めて、その措置を終了させる、ということです。

返信を書こうとして30秒は短いですよ。
せいぜい40〜50文字を書くのが限界です。

何かの依頼メールだったとすれば、

 「了解しました。○○月○○日までに再度ご連絡します」

と書いて、送信(ALT+S)を押すくらいしかできません。

 「え〜っと、今日は何日だっけ…? あ、10日だから、明後日までには12日か…」

などと考えていたら、もう時間切れです。
なので、Google IMEはすごく便利でした。「あさって」と入力すると、明後日の日付に変換してくれるので。予測変換も超便利。

さらに別記事で書いたように、

 ・日本語入力で「りょう」と入力すれば「了解しました。」と変換できるように辞書を教育
   例: りょう → 了解しました。
      ほい  → 会議室○○ 時間:○○〜○○
      てん  → 転送します。ご参考まで。
      よろ  → よろしくお願いします。
      あで  → 後ほどお電話します。
      あへ  → 後ほど確認してご連絡します。
      おせ  → お世話になります。○○会社○○です。(○○は私の名前・会社名)
 ・ALT+SHIFT+1,2,3,4のようにキー入力だけで、必要なフォルダに振り分けられるようにした
 ・返信用のテンプレートを用意
 ・「○○さん。(私の名前)です」などの定型文を自動挿入にした
 ・引用はしなくした
 ・返信・送信ボタンなどのアクションもCTRL+??などのキーで処理できるようにした

などなどいろいろやって、文章をなるべく長く入力できるような工夫を続けました。

さすがにこれは辛くて、半年ほどでやめてしまいましたが、そのおかげでメールの返信がめちゃめちゃ早くなりました。
こういう無理なストレッチもやってみるもんですね。

どのくらい効果があったかというと、

 1日のメールを読んでいる時間が4時間から1時間弱になった

メールの量は殆ど変わってません。若干増えたくらいです。

いまでも、時々「今週は30秒週間」と銘打って高速返信のストレッチをやってます。

■すぐに返信してはいけないメール


ただし、例外があります。

 1日以上寝かせてから返信するメール

も必要です。それはマイナスの感情を持った時です。

メールを読んで「カチン」ときたり、「ムッ」としたりした時には、どうしても言葉が荒くなったり、ツッケンドンな返事になりがちです。
メールは恐ろしくて、こういった感情が増幅されてやりとりされる危険があります。

したがって、メールを読んで「ちょっとマイナス感情を持った」と感じたら、それは返信だけ書いて(あるいは書かずに)、草稿ボックスに入れておきます。翌日になって冷静になってから送信するようにしてます。

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