音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Tag:アクション


過去記事でも何度か少し触れていますが、私は

 ・スケジュール
 ・タスク
 ・ToDo

を区別して使っています。
ただこのブログでは、この3つはほぼ同じ物としてあまり書き分けてはいませんが、実際の仕事の時には、これはタスクか、ToDoかを区別しながら使ってます。

続きを読む

メールの受信ボックスが魔窟になってませんか?
まだ読んでないメール、メルマガ、通知メールなどなど。

振り分け設定して、フォルダに分割されている方もみえると思いますが、未読件数2000件って、「後でほんとに読むのかよ」と思ってしまったりします。

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 ・タスク
 ・ToDo

を区別して使っています。
ただこのブログでは、この3つはほぼ同じ物としてあまり書き分けてはいませんが、実際の仕事の時には、これはタスクか、ToDoかを区別しながら使ってます。
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メールの受信ボックスが魔窟になってませんか?
まだ読んでないメール、メルマガ、通知メールなどなど。

振り分け設定して、フォルダに分割されている方もみえると思いますが、未読件数2000件って、「後でほんとに読むのかよ」と思ってしまったりします。

■受信ボックスのなかで生活しない

受信したメールと返信したメールが同じフォルダにあると、どれが返信済みなのか、どれが未処理なのかわからなくなって、時間を見つけては未処理のメールを探すことになります。

その果ては、今日出席する会議や、やらなきゃいけない仕事なども受信ボックスのなかにたまったままになっていて、一日の始めが「さて、放っておけば火を噴くような懸案事項はなかったっけ」と、受信箱の捜索から始まっているようなら、それは「受信箱の中で生きている」のも同然だと、ある方が言ってました(私が直接聞いたわけではありませんが)。

どんなに仕事が出来る人でも一日の「時間」と「注意力」には限度があります。その有限のリソースをメールチェックで埋め尽くさないためにも、メール管理自体を逆の発想で行ないましょう。

つまり、メールそのものを整理するのではなく、メールから action をはぎ取ってさくさくと消すか・アーカイブするという発想のアプローチです。これが、Inbox Zero の原則です。

■メールを処理する

GTDでいうところの「処理」とは、その事象から次に取るべき行動を抜き出すことです。なので、すべての必要なメールに返信することではありません。

すなわち、メールを「処理」するというのは、メールから予定なら予定、やるべき仕事ならやるべき仕事の情報を抽出し、カレンダーや ToDo リストなどといった別の場所に格納した上で、メール自体は消すかアーカイブしてしまうということを指しています。

具体的には次の5つのステップを実行します。

�@消去・アーカイブ:
 そのメールに対してとるべき行動がないなら、即座に消すか、とっておきたいならアーカイブしてしまいます。
 アーカイブ先はたった一つのフォルダにすることが原則です。フォルダを整理しているひまがあるなら、次のメールの処理に入ったほうが効率的です。
 あとで必要になった時には、メールソフトの検索機能や、GMailならラベル機能に期待しましょう。
 経験的にですが、1週間後に必要になるメールは全体のメールの1%にもなりません。
�A転送・デレゲート:
 転送するメールなら、即座に転送して、メール自体はアーカイブします。返事待ちになるなら、「返事待ち」のフォルダに移動するかGmailならラベルして、やはりアーカイブしてしまいましょう。
�B返信:
 その場で返信できるなら即座にやってしまう。
 返信はなるべく簡潔に。画面からはみ出すような返信は避けるようにしたいですね。もし、長文の返信が必要だと思ったら�Cへ。
�Cあとでやる:
 2つのパターンががあります。
 ひとつは、何かを調べたり何かのアクションをしたりする必要があるもの。これは、そのメールにフラグを立てましょう。Gmailならあとでやるのラベルを張って、アーカイブします。
 
 もう一つは、長文の(説明の長い)返信が必要な場合。
 これは、返信ボタンを押して、本文に返信の時に書く内容のポイント(キーワード)だけを書いて、閉じてしまいます。そうすると自動的に草稿箱に入ります。1つのメールに2分以上かけないことを目安にやりましょう。

�DDo:
 その場で2,3分でできることなら、やっつけてしまい、メール自体も消すかアーカイブする。メールがスケジュールなどに関することなら、カレンダーに転記した上で、やはりメールは消すかアーカイブします。
 カレンダーに転記する場合には、スケジュールを書くのは当然ですが、本文もスケジュールのテキストに書き写しておきます。
 アウトルックでは、左側のスケジュールのアイコンにメールをD&Dすると、本文を引用した形でスケジュールを作ってくれます。
 ただし、スケジュールが参照されては困るときには、非公開にすること。誰が見るかわかりませんので。

■要はGTDと同じ―アクションを剥ぎ取れ

要するに、GTDの処理ステップと同じ事をメールでさっさとやります。
こうしておくと受信ボックスには未処理のメールだけが残るので、残りの件数はほぼゼロを保つことができるようになります。

大切なのは、メールという仕組みから、必要なデータを抜き取りながら、自分のアクションをする仕組み(Todoリスト、カレンダー)に情報を移動すること。これを「アクションを剥ぎ取る」と言うそうです。

アクションを剥ぎとったメールは、もうすでに抜け殻ですので、安心して消してしまっても問題ありません。
ただし、アウトルックはサーバに大量のメールを貯めていると処理が遅くなるので、オフラインファイルに移して、普段はもう参照しないようにするのがいいです。
私の場合は、MailStoreというソフトに移動してしまって、アウトルックからは参照しないようにしてます。このソフトは以前の記事でも紹介しましたが、検索が非常に高速。10万件のメールでも、10秒前後で検索できます。

Gmailの場合なら、アーカイブしてしまいます。Gmailは検索機能とラベル機能が強力なので、あとからメールを探しだすのに困ったということはほとんどありません。ただ、会社で使えないのが難点ですね。

■自動受信はOFF

メールが着信するとつい見たくなりますよね。
こうしたプロセスを回すのに、いつもこのプロセスを要求されると、際限なくループしてしまいます。
コツとして、
 ・可能な限りメールから離れて一日に少ない回数でまとめてやる
 ・返事する必要のないメーリングリストなどはフィルターを使ってはじめから処理しなくていいようにしておく
 ・繰り返しの多い文章はテンプレートをなるべく作ること
を上げておきます。

詳細はまたそのうち、思い出したら書くかもしれませんが、一つだけ。

Outlookで自動受信をOFFにするには
 ファイル→オプション→詳細設定→送受信→送受信…
とたどると設定できます。


■いまたくさんのメールが受信ボックスにある人

とりあず、全部のメールをアーカイブしてしまいましょう。
一度リセット。

もし、どうしても必要な物なら、そのうちまた請求がありますって。
ただし、2回も3回もそれをやると、怒られるので、徳政令は1回だけだよ。

メールの受信ボクスがゼロになると、すごく気持ちがいいですよ。


■参考図書 『ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

うまくいく考え方でもやもやがスッキリ !
生産性に革命をもたらす、魔法の仕事術「 GTD 」 。
発案者自らが、ストレス激減の秘策をわかりやすくアドバイス !

GTDの手法はシンプルであるがゆえに誰でも実践することができる。GTDを実践するだけで日々のストレスは激減し、ゆったりとした気分で仕事ができるようになるだろう。今ではほとんどのビジネスマンの仕事の効率化の基本概念になった必読の一冊




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著者 :デビッド・アレン

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●関連 Web
 GTD:Getting Things Done - ウィキペディア
 誠 Biz.ID:Getting Things Done(GTD)まとめ
 はじめてのGTD - 誠 Biz.ID - Business Media 誠
 GTDでお仕事カイゼン!
 Getting Things Done?, GTD? and David Allen & CO

●本書を引用した記事
 複数案件のメールには部分回答をする
 仕事の種類3点セット
 タスク実行の4つの基準
 簡単な仕事は今やりなさい
 そのタスクリストは実行可能ですか?
 近道をする
 タスクの分割と自動化
 タスクの完了数
 仕事は4時間で終わらせる
 メールのGTD
 予備を持つ
 ストレスフリーの仕事術
 メールを2度処理してはいけない


●関連図書
 ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法
 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
●このテーマの関連図書


ひとつ上のGTDストレスフリーの整理術実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法

全面改訂版はじめてのGTDストレスフリーの整理術

仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

EVERNOTE「超」仕事術

スマホ時代のタスク管理「超」入門―「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換する



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本日は、私が中途採用や昇進面接などで使うアンチョコを公開します。
過去の記事で、質問とその答えをセットにして少しづつ触れてきたのですが、本日は質問だけに絞って、ご紹介します。

もし面接を控えている人は、この質問に対してどのように答えるのかを考えてみてください。
私の考える「良い答え」と言うのは、過去の記事でも触れましたし、今後もちょっとづつ触れていこうと思います。

本日はその総集編(終わってませんが…)ということで。

■STARフレームワーク

この名称は人事担当者から聞いたのですが、

 S: Situation :状況
 T: Task   :課題
 A: Action  :行動
 R: Result  :結果

を順番に聞いていく方法です。
※コンサルタントの考えつきそうなネーミングだ…。

■Situation :状況

その出来事があった時の状況のことで、例えば、応募者が持っていた権限、予算、上司のサポート、前任者からの引継ぎ内容、チーム体制、競合関係、ステークホルダー、責任と権限などが当たります。

 質問例
 ・どのような状況でしたか?
 ・どのようなチーム体制でしたか?
 ・その中であなたご自身はどんな立場でしたか?
 ・上司や同僚からはどのような指示やサポートがあったのですか?
 ・○○さんはどのような責任と権限を持っていたのですか?
 ・○○さんとチームメンバーの年齢構成を教えて下さい?

■Task:課題

業務目標や問題点など、自分が行ったり解決したりしなくてはならないことや、組織が直面していた課題です。
例えば、トラブル対応や上司から指示された目標などです。
注意したいのは、「問題」と「課題」は別物だということです。

 質問例
 ・どのような問題が発生したのですか?
 ・それは誰が、どの様なきっかけで発見しましたか?
 ・解決に向けどのような課題がありましたか?
 ・○○の件について聞かせてください?
 ・問題発生の原因は何だと考えていましたか?
 ・いつまでに解決する必要があったのですか?
 ・課題はどの範囲で共有されていましたか?
 ・○○さんご自身が解決しなくてはならないのはどの範囲だったのですか?
 ・関係者間で問題や課題をどのように共有しましたか?


■Action:行動

実際に何を考え、何をしたのかです。状況や課題をもとに、どう考え、優先順位をつけ、何を目標とし、どのような計画を立て、どう実行したかということです。経緯を具体的に知るために、時系列に何を考え、何をしたのかを詳細に聞いていきます。その場の情景を思い浮かべられるくらい聞くことが大切です。
多くの場合は、途中から説明することはありませんので、課題の対応開始時期の事になります。

 質問例
 ・まず最初に何をしたのですか? その次に何をしたのですか?
 ・具体的にどのような方法でチームメンバーの選定をしましたか?
 ・どのような計画を立てましたか?
 ・課題や解決策をどのように共有したのですか?
 ・周囲の組織や人をどのように巻き込んでいったのですか?
 ・○○さんご自身の行動を順番に話してもらえますか?
 ・反対意見はありませんでしたか?
 ・課題の解決に大きく貢献したのはどのような出来事でしたか?
 ・一番難しかったのはどのようなことでしたか?


■Result:結果

行動の結果がどうであったか、課題や計画に対してどうだったのか、状況はどう変わったのか、どう感じたのかなどです。

 質問例
 ・計画はどの程度、予定通りに進みましたか?
 ・課題はどの程度解決できたのですか?
 ・上司や部下にどのように結果を報告しましたか?
 ・点数をつければ何点ですか?
 ・その成果を数字で説明してください

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★〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

アクションブランは時間管理の基準としても必要である。
  :
  :
あらゆる組織に時問を無駄にする要因がある。そのような状況において、時間の使い方の目途となるものがアクションプランである。

ピーター・ファーディナンド・ドラッカー(著) 『経営者の条件
――――――――――――――――――――――――――――★


私は本ブログや、サラヒン〜サラリーマンの仕事のヒントでよく、「次のアクション」ということを書いてます。

要は、全体計画も疎かにできるものではないが、

 「次に何をするか」がもっとも大事

だと考えてます。

■アクションプランを立てる


「次のアクション」には単に行動を決めるだけではなく、時間配分を決めるという側面があります。

ある行動(アクション)を決めたとして、それにかかる時間というのは、人の能力に依存します

入社2年目の人と、5年目の人では、持っている能力やそれを成し遂げる力は異なります(逆転している時もありますが)。特定の人でも、得意なことと不得意なことがあります。

その所要時間の見積もりを間違えると、そのアクションにおいて、期待した結果がでない事があります。

だいたい、計画が順調にいくことはめったに(全く?)ありません

それらの要因を排除することも大切ですが、遅れに対しても、きちんと手を打っていかなければなりません。

■アクションプランには、行動と時間と障害対応を入れる


つまり、アクションプランとは、こういった所要時間に対してもある範囲で対応する計画がないといけないわけです。

アクションプランとは、行動そのものを計画し管理する道具ですが、同時に、時間を管理する燃料計にもなるように作らないと成果が出せないわけです。

あなたのアクションプランには、時間と障害対応の概念がありますか?


■参考図書 『経営者の条件



ドラッカー・エターナル・コレクション第一弾。
絶大な人気を誇る不朽の名著。成果をあげるためにいかなる行動をとるべきか。己の強みを知り、時間を知り、なすべきこととなさざるべきことを知る。すべての知識労働者に必須の書。


●関連 Web
 ビジネスリーダー講座-日経ビジネス
 3分間ドラッカー―ダイヤモンド・オンライン
 経営者のバイブル ドラッカーを学べ―WizBiz
 ピーター・ドラッカー - Wikipedia
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 知識とは「何かを変えるもの」
 好き嫌いで仕事をしてはいけない
 自らをマネジメントする
 時間の浪費をやめる
 機会をつかむ準備をする
 問題は行動によってのみ解決される
 計画を振り返りましたか?
 目標を達成するには時間配分に気をつける
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 アクションプランには軌道修正が必要
 計画を作りたければ、まず期限を決める
 ドラッカー名著集1 経営者の条件
 仕事効率を上げる基本ルール(技術編)
 行動を組み込まなければ成果はあがらない
 仕事脳は回転の早さではなく体系化
 時間の定期点検
 一般的な問題、例外的な問題
 行動に転化する
 時間は常に奪われる
 意思決定回避のリスク
 唯一正しい目標は立てられない
 やめる・かえる・へらす
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 成果を上げる5つの条件
 フィードバックする仕組み
 時間を分析する
 意思決定をする習慣
 時間を創造する
 時間の定期点検
 時間を塊にする
 目的を明らかにする
 人に任せる
 意見から始める
 時間の使い方を記録する
 ビジネス書名著目録(必須図書)





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経営者の条件
著者 :ピーター・ファーディナンド・ドラッカー

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ドラッカー名著集2現代の経営[上]

ドラッカー名著集3現代の経営[下]

創造する経営者(ドラッカー名著集6)

ドラッカー名著集14マネジメント[中]―課題、責任、実践

ドラッカー名著集15マネジメント[下]―課題、責任、実践

ドラッカー名著集13マネジメント[上]―課題、責任、実践




仕事ができる人の特徴に「段取りがいい」というのがあります。

★P1〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

「段取り八分」という言葉がありますが、仕事は段取りをしっかりやっておけは 8 割は終わったようなもの、という意味で、その昔、宮大工の棟梁が、建築を行う際に土台作りの重要性を弟子に説く際によく使われた言葉といわれています。

まさに現代のビジネスシーンにおいても、皆さんの周りでは段取りのうまい人が活躍しているのではないでしょうか?しかし、いざ現場を見てみると、きっちり段取りをするどころか、次から次へと降りかかってくる仕事をどんどんさばくことで精一杯になっているケースが多いようです。わかっちゃいるけどできないのです。こうなってしまうと、悪循環に陥ってしまう一方です。しかし、段取りかあ……と、少しでもかまえてしまうと、うまくアクションを起こせないものです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
――――――――――――――――――――――――――――★


たとえば、会議にしても、事前に議事(予定)録を作っておいて、その場では話をしたポイントを書き込むだけにしておくと、会議がスムーズに進むし、会議が終わった瞬間にはもう議事録が出来上がっている、なんてことができるようになります。

ある統計によれば、こうした人の生産性は10倍〜100倍も違うそうです(ホントかどうかは知りませんが)。

■段取りがよくなる思考方法


上記で引用したのは『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』という本の冒頭部分。
ここにもいろいろなコツが書いてありますが、「段取りが良くなるにはどうすればいいの?」という疑問にはなかなか答えてくれません。

もちろん、本書に書かれているようなことをやることで、随分段取りはよくなり、仕事のスピードは上がります。他にもサラヒン~サラリーマンの仕事のヒントでいろいろな方法を書いてますので、そちらも参考にしてもらえると嬉しいですが、これは筆者や私の環境において効果のあった(あったと思われる)ことであって、すべての人に当てはまるものではありません。

すべての人(殆どの人?)に当てはまるようなものは、抽象的な話になりがちなので、考えずに答えだけを求める人にはむつかいいのですが、こんな辺鄙なブログ記事までたどり着いたような方なら、「どう考えれば段取りが良くなるか」に理解いただけるかもしれませんので、書いてみます。

結論から言えば

 ToDoに分解すること
 依存関係のないToDoと準備完了ToDoを見つけること

です

■ToDoに分解する


ここでいうToDoとは、非常に細かい作業の単位です。たとえば、「○○について会議をする」というタスクは、

 ・出席者を決める
 ・出席者に案内メールを送る
 ・会議場所を確保する
 ○議事予定を決める
 ○その会議で決めたいことを決める
 ○決定のための前提条件を説明する
 ○議論の道筋を作る
 ○会議をする
 ○会議で質問する
 ○質問に対して、事実確認して回答をする。
 ○会議の発言を記録する
 ・決定事項・未決事項を記録する
 ○宿題事項を記録する
 ・宿題事項をフォローする

のようなToDoに分解されます。

このリストを見てわかるように、もっと細かい単位にも分解できます。たとえば「出席者を決める」というのは、会議の責任者に「この会議に出席しなければいけない人は誰でしょうか?」と確認したり、「必須出席者」「任意出席者」に分ける(本人や責任者に確認する)、とかです。

■事前にやれないか


ここで、○印をつけたものを見ると、前述の「会議がスムーズに進む方法」では、会議の前にやってるわけです。しかし、普通はこれを会議の途中でやります。

ここで段取りのいい人というのは、普通は「何かをしながらすること」を「事前にやってしまう」わけです。

ある「○○について会議をする」という単純なタスクですらこんな風に細かく分解できます。
分解してみると、そのToDoは「今でもやれるもの」「その場でないとできないこと」「後でないとできないこと」のように、関係性があることがわかります。
この関係性がないものを事前に完了させておけば、その会議自体を短くすることが可能になります。

たとえば、会議やプロジェクトを長引かせる大きな理由のひとつとして、「質問に対して調査して回答する」というものがあります。いわゆる「宿題にする」というやつなのですが、あり得る質問に対しては事前に調べておけば、「じゃあ、調べて来週もう一度会議」みたいな結論は避けられます。これだけで会議の時間や決定までの期間が半分にできるわけ。

■段取りがよくなる第一歩はToDoの分解


段取りがよくなるためには、このToDo分解が必須です。それによって、事前に必要な物があれば用意しておけばいいですし、もしそれ以前にやることができれば、処理は圧倒的に早くなります。

この考え方は製造屋にとっては当たり前のことで、製造(とくに工程改善の部署など)に配属されれば、まず「外段取り」「内段取り」「内段取りの外段取り化」ということを教えられます。ある本によると、トヨタでは、ある工程を従来数時間かかっていた工程を5分にまで縮められたそうです。そのためには、その工程でやっていることを徹底的に分解するところから始まったということです。

ここでご説明したのは「内段取りの外段取り化」をやっただけです。


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 目次
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著者 :吉山勇樹

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