音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Tag:すごいメモ術


たぶん私は結構なメモ魔です。とにかくなんでも紙に書きつけたり、PCに打ち込んだりしています。

なので、PC を一生懸命操作していても、仕事をしているわけはなく、仕事のメモを作っているだけのときも少なからず…。

おかげで PC の操作はやたら早くなりましたが。

続きを読む


すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!』という本に仕事ができない人の特徴について書いてありましたので、ちょっとご紹介。

続きを読む


情報には3種類の方向性があります。これにベクトルを加えると合計6種類。
このことは、以下の本で学びました。

続きを読む


一般的に言うと、重要度の高い仕事ほど緊急度が低いです。もちろん、例外もありますが。

たとえば、自分の成長のためには勉強することが必要ですし、進捗や振り返りのためのレビューは欠かせません。
でも、毎日の締め切りはやってきますし、トラブルも毎日のように起きます。

多くのビジネス書では、「重要度の高い仕事を優先させなさい」という書き方をしていることが多いですね。
実際に私も、日次レビューの時間は定時前にスケジュールを予約してあって、割り込みがされないようにしてます。

■緊急の仕事と重要な仕事

しかし、今夜が締め切りのレポートができてない、とか今日中に指示を出さないと日程に間に合わないみたいなジョウタになった時に、「でもレビューの時間だから」というのをやると、自分の成長はできるのかもしれませんが、周囲からの信頼をなくします。

★P84〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

段取りで大切なことは優先順位に従うこと。緊急の仕事と重要な仕事では、緊急よりも重要を優先することが基本である。

だが、現実を考えると、重要な仕事はすでに段取りに組み込まれているし、困ったことに緊急の仕事は平気でこの重要仕事に割り込んでくるのだ。

事故やクレームといったトラブルのためにすべての予定をキャンセルして事態の収拾に臨んだ、という経験をあなたもしているはずである。

こういう「アクシデント―予期せぬ出来事」はすべて緊急の仕事だから、すぐに対処しなければならない。

しかも、緊急かつ重要というケースが少なくない。

緊急で重要となれば、優先順位のトップの仕事。それが突然、舞い降りてくるのだ。

こうなると、スケジュールも計画もあったものではない

トラブル、アクシデントの処理しだいで段取り上手かどうかがすぐにわかる。

この時もメモを出してじっくり考えよう。慌てている時ほど過剰反応せず、何が大切かという優先順位をきっちり噛みしめるのだ。対応を間違えると、それこそ命取りになる。

中島孝志(著) 『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!
―――――――――――――――――――――★


私の仕事のひとつ、「システム管理」という仕事は、ほぼ7割がトラブル対応です。

ユーザから、やれ「パスワードを忘れた」だの「データを消しちゃった」だの言ってくるし、サーバは「ハードディスクの調子が悪い…」とか「メモリを使いすぎちゃった…」とか、OSの会社(某M社)からは「新しいパッチを出しました…」「脆弱性が…」云々言ってくるので、その都度すぐに対応が必要です。

…もちろん、それはそれで、ある意味、重要な事ではあるのでしょうけどね…。

■上司に報告する

こうしたアクシデント対応で私が結構重視しているのが、「上司への報告」。
意外とやってない人が多いです。

たとえば、機械の設計者だとして、ユーザから「ちゃんと動かない」とクレームが入ったら、まず上司に「ちゃんと動かない、と言われているので見てきます」と言ってから現場に行く、ということです。

たいていの人は、現場で現象を確認して、対策を検討して、自分だけでなんとかなりそうなら、上司に報告をせずに対応措置を取ることが多いようです。上司には良くて事後報告

スケジュールや計画に影響するようなトラブルも、あとで「××のトラブルがあって間に合いませんでした」と事後報告を受けても、上司としては、やれることはほとんどありません。

一方で、トラブルなのかどうかわからない時点で上司に報告をしておくと、実際にトラブルになった時に助けてもらえる可能性が出てきます。それによって他のスケジュールに影響がでるような場合でも、他の人たちに調整をしてくれる場合もあります。

してくれない時もありますが。まあ、上司次第かも。
でも、少なくとも、上司が知らないより、知っていたほうが助かる確率が高くなりやすいです。

重要度の高い仕事であればあるほど、上司が知っておいたほうがいいのですよ。
上司にとって重要度がどの程度かわからなければ、すべてを報告しておいたほうが楽だということ。

上司承認のもと、スケジュールや計画を変更するのと、「後になって間に合わなかった」という結果だけを関係者に投げつけるのでは、信頼感に格段の差が生まれます。うまく持っていけば、プロジェクトに影響がないように上司が調整してくれる(というか、これが上司の仕事のひとつ)場合もありますよ。

もう一つ、上司にリアルタイムに報告するメリットは、現場でトラブルが起きても、一歩引いいた位置にいる上司は意外と冷静な判断ができるということです。現場でアクシデントに遭遇すると、「なんとかしなくちゃ」と近視眼的な心理状態になります。上司は経験も多いですし、問題に直面していないので、視野を広く持った対応を考えることが可能です。

ま、もちろん、上司次第なところはありますがね。





■参考図書 『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!

あなたの手帳がいきなり変わり出す!こんなメモの使い方があったのか?15人の「仕事の達人」+著者の最強タッグで、最高のメモ術を伝授する。




◆アマゾンで見る◆◆楽天で見る◆◆DMMで見る◆

すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!
著者 :中島孝志

すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!
検索 :最安値検索

すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!
検索 :商品検索する



●本書を引用した記事
 いつか使えるかもしれないネタをメモする
 図解活用のメリット
 やってみた分かった「カード式メモ術」の利点
 タスクリストで作業してはいけない
 業務目標を即答できるようにする
 ファンシー手帳はなくさない
 メモ術の極意
 朝会・夕会を開催する
 TIMTOWTDIメモ3:事前に考える癖をつける
 TIMTOWTDIメモ2:いろんなやり方を思いつくためのトレーニング
 TIMTOWTDIメモ1:やり方はいくらでもある
 テーマを持つと答えが見つかる
 メモの方法をたくさん知り、選択する
 緊急の仕事を優先する
 頭で考えるより紙で考える1
 頭で考えるより紙で考える2
 仕事ができない人はこれができない
 ナナメの情報

●このテーマの関連図書


仕事のスピード・質が劇的に上がるすごいメモ。

知識を自分のものにする最強の読書

伝わっているか?

情報を瞬時に整理しアイディアを生み出す!ノート・メモフル活用術

「結果を出す人」はノートに何を書いているのか(Nanaブックス)

結果がどんどん出る「超」メモ術(青春文庫)



■同じテーマの記事

議事録は読み返すから意味がある

会社で会議をすると、会議ごとに議事録を作ってますよね。あれ活用されているのでしょうかね?エビデンスと周知のための議事録議事録には2つ目的があって、ひとつはエビデンス。つまり、だれが何を言ったのかの証拠です。あとで「言った、言わない」のトラブルになったり、決定事項の背景を会議に参加していない人にも通知する役目です。この目的であれば、会議に参加した人は議事録を見る必要はありません。その場にいたのでより詳しく知っているはずですから。逆に会議に参加していない人で何らかの影響..

議事録は読み返すから意味がある

会社で会議をすると、会議ごとに議事録を作ってますよね。あれ活用されているのでしょうかね?エビデンスと周知のための議事録議事録には2つ目的があって、ひとつはエビデンス。つまり、だれが何を言ったのかの証拠です。あとで「言った、言わない」のトラブルになったり、決定事項の背景を会議に参加していない人にも通知する役目です。この目的であれば、会議に参加した人は議事録を見る必要はありません。その場にいたのでより詳しく知っているはずですから。逆に会議に参加していない人で何らかの影響..

新人のOJTにはノートが効く

新人が配属されて、その教育係に指名されたときに、何をしようと思いますか?多分、会社によりいろいろでしょうけど、自分が一番気に入っているやり方は、ノートを書いてもらって、それをチェックするというやり方。業務指導にはフィードバックが必要通常、製造の仕事は、作業手順を決める人が手順書を作り、その手順書を見せながら、実際に作業者に作業をしてもらって、それをチェックするというやり方をします。つまり、作業方法を決める人が作業の詳細を書く..

相手に聞く準備する合図を送る

話をしていて、どこまでが雑談でどこからが本題なのかわかりにくい人がいます。正直いってしまうと、私はこういう人が苦手です。どちらかと言えば、雑談しかしない人か、いきなり本題に入る人のほうが相手しやすい。雑談モードのときには、あまり相手の話を正確には聞いてません。単語単語のところどころを聞き取って、それに関連する話題を投げ返しているだけです。一方で本題モードのときには、相手の話を「てにおは」まで含めて正確に聞き取ろうとします。キーに..

メモ帳の消費量を測定する

1ヶ月にどのくらいメモ帳を消費してますか?私は最近はメモ帳ではなく付箋紙を使っていますが、よく百均で買うので、この半年で購入したメモ帳用付箋紙の数を数えてみました(お小遣い帳で…)。結果は、11冊。1冊200枚なので、1ヶ月平均で約360枚、1日平均で約12枚のメモを書いたことになります。実は昔はもっと多かったです。これは最近デジタルのメモ帳(Google Keepです)を使うようになったためでした。ヒラメキはとにかく書く私は大抵ポケットにメモとノートを入れてます。..

かっこいいグラフを作れるテンプレートChartChooser

コンサルタントが作る資料って、かっこいいですよね。もちろん、それで生計を立てているプロなんだから、シロートと比べられたら、コンサルタントは怒るでしょうけど。グラフの種類は多くないでも、結構多くのコンサルタントの方とお付き合いした経験からして、実際に使っているチャートはそれほど多くはないようです。つまり、あるテンプレートがあって、それにデータを食べさせればいいように作ってあるみたいです。まあ、そのくらいでないと効率的には作業でき..

パスの辞書登録

マイドキュメントの下に作ったフォルダにアクセスしたい時に、どうしてますか?Windowsだと、エクスプローラをたちあげて、「マイドキュメント」フォルダをクリックして、その下のXXXフォルダをクリックして……、とマウスで追いかけてますか?仕事でよく見かけるのは、デスクトップにフォルダのショートカットを作っている人。でも見るとデスクトップ一面にショートカットが並んでて、「え〜っと」と言いながらマウスが行ったり来たり。まったく、時間の無駄だなぁと思ってみているのは(言い..

手書きノートやメモ帳に文章を書いてはいけない

過去記事で何度か紹介していますが、私はテキストファイルに日誌や議事メモを付けてます。当然、ノートやメモ帳も使ってますが、これは一時的なものが多いです。基本的には手書きノートは絵を描くものです。説明をするのは PC のテキストファイルが最適です。ノートに書いても検索できないよく打ち合わせでノートを持ってきて、ノートに話の内容を書き込んでいる人がいますよね。特に営業さんにこういう人が多いような気がします。手書きのノートは、子供の頃から使っているでしょうから手慣れてます。..

一番簡単にできる成果の増やしかた

年末になると、今年度の業務目標と現時点の実績との差が気になり始めます。たいていは、まだ未達状態(未完了)のものが多くて、「あと3ヶ月で年度始めに立てた目標が達成できるか?」と心配になるものがあります。一番簡単にできる成果を出す方法一般社員なら、年間の業務目標は4〜10個というところでしょうか。管理職なら、部下の業務目標数だけあるはずなのですが、ある程度集約もされるので、20個くらいというところでしょうか。私は第4クオーターになると、こうした個人的に持っている目標、管..

それでも紙のノートは手放せない―オススメのノート5選

いろいろデジタル化してきて、随分出番が減ってしまいましたが、それでもやっぱり紙のノートはなくなりません。あの使い心地やぱっと出して必要な事項を詰め込めるスピード感はまだまだ PC やスマホでは実現できません。私の普段使いノートは マイノートの作成 でご紹介した百均のキャンパスノートを加工したものですが、他の会社の人との打ち合わせなど公式の場に持っていくのは、モレスキンだったりします。ほかにかなりもいろいろ試しました。その中から、「最強のノート」だと思うノートをご紹介し..

良い有給休暇・悪い有給休暇のとり方

有給休暇はサラリーマンの権利です。最近はウチの会社では部門ごとに有給休暇消化率を調査されて、消化率が悪いと人事から「おしかり」を受けることも。仕方がないので、年間の有給休暇予定を Excel で書き込んでもらって計画的に休むような管理をしたりしています。本日は、病気・事故などの緊急時ではない有給休暇の取り方について、ちょっと考えてみたいと思います。悪い有給休暇のとり方有給休暇を取れない理由としてよくあげられるのが・仕事が忙しい・タイミングがとれない(欠席できない..

↑このページのトップヘ