音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Category: 時間マネジメント

 仕事はゴールから考えなさい

よく言われることですね。
「よく言われる」ということは、「よくできていない」という意味なので、注意しないといけないのですが、本書『たった5秒思考を変えるだけで、仕事の9割はうまくいく』に、はっとすることが書いてありましたので、共有します。
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仕事の時間だけでなく、1日24時間のすべてのスケジュールの中で、もっとも大切なのは、仕事でも家庭でも、趣味でもなく、睡眠時間です。

これは、以前に、結局精神的に参ってしまったのは、仕事がきつかったこともたしかにありますが、それよりも、睡眠時間が激減したことが大きな要因だったと感じたからです。

今では普通にサラリーマン生活に復活しており、仕事がきついとかプレッシャーが大きいというのは、会社を長期休みする以前よりもひどくなってそうな気がします。
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私の勝手な判断ですが、普通のサラリーマンにとってもっとも効率が悪いのはテレビやインターネット動画サイトです。

たとえば直近1週間で、これらにどのくらいの時間を使ったか思い出してみてください。
そして、それらを見ることで得られたものがどれくらいあるかを考えてみてください。

教養番組みたいなものもありますが、殆どはニュース、スポーツ、バラエティ、ドラマ、映画だったのではないでしょうか。 続きを読む

仕事の時間だけでなく、1日24時間のすべてのスケジュールの中で、もっとも大切なのは、仕事でも家庭でも、趣味でもなく、睡眠時間です。

これは、以前に、結局精神的に参ってしまったのは、仕事がきつかったこともたしかにありますが、それよりも、睡眠時間が激減したことが大きな要因だったと感じたからです。

今では普通にサラリーマン生活に復活しており、仕事がきついとかプレッシャーが大きいというのは、会社を長期休みする以前よりもひどくなってそうな気がします。 続きを読む

過去記事でも何度か少し触れていますが、私は

 ・スケジュール
 ・タスク
 ・ToDo

を区別して使っています。
ただこのブログでは、この3つはほぼ同じ物としてあまり書き分けてはいませんが、実際の仕事の時には、これはタスクか、ToDoかを区別しながら使ってます。
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一般的に言うと、重要度の高い仕事ほど緊急度が低いです。もちろん、例外もありますが。

たとえば、自分の成長のためには勉強することが必要ですし、進捗や振り返りのためのレビューは欠かせません。
でも、毎日の締め切りはやってきますし、トラブルも毎日のように起きます。

多くのビジネス書では、「重要度の高い仕事を優先させなさい」という書き方をしていることが多いですね。
実際に私も、日次レビューの時間は定時前にスケジュールを予約してあって、割り込みがされないようにしてます。

■緊急の仕事と重要な仕事

しかし、今夜が締め切りのレポートができてない、とか今日中に指示を出さないと日程に間に合わないみたいなジョウタになった時に、「でもレビューの時間だから」というのをやると、自分の成長はできるのかもしれませんが、周囲からの信頼をなくします。

★P84〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

段取りで大切なことは優先順位に従うこと。緊急の仕事と重要な仕事では、緊急よりも重要を優先することが基本である。

だが、現実を考えると、重要な仕事はすでに段取りに組み込まれているし、困ったことに緊急の仕事は平気でこの重要仕事に割り込んでくるのだ。

事故やクレームといったトラブルのためにすべての予定をキャンセルして事態の収拾に臨んだ、という経験をあなたもしているはずである。

こういう「アクシデント―予期せぬ出来事」はすべて緊急の仕事だから、すぐに対処しなければならない。

しかも、緊急かつ重要というケースが少なくない。

緊急で重要となれば、優先順位のトップの仕事。それが突然、舞い降りてくるのだ。

こうなると、スケジュールも計画もあったものではない

トラブル、アクシデントの処理しだいで段取り上手かどうかがすぐにわかる。

この時もメモを出してじっくり考えよう。慌てている時ほど過剰反応せず、何が大切かという優先順位をきっちり噛みしめるのだ。対応を間違えると、それこそ命取りになる。

中島孝志(著) 『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!
―――――――――――――――――――――★


私の仕事のひとつ、「システム管理」という仕事は、ほぼ7割がトラブル対応です。

ユーザから、やれ「パスワードを忘れた」だの「データを消しちゃった」だの言ってくるし、サーバは「ハードディスクの調子が悪い…」とか「メモリを使いすぎちゃった…」とか、OSの会社(某M社)からは「新しいパッチを出しました…」「脆弱性が…」云々言ってくるので、その都度すぐに対応が必要です。

…もちろん、それはそれで、ある意味、重要な事ではあるのでしょうけどね…。

■上司に報告する

こうしたアクシデント対応で私が結構重視しているのが、「上司への報告」。
意外とやってない人が多いです。

たとえば、機械の設計者だとして、ユーザから「ちゃんと動かない」とクレームが入ったら、まず上司に「ちゃんと動かない、と言われているので見てきます」と言ってから現場に行く、ということです。

たいていの人は、現場で現象を確認して、対策を検討して、自分だけでなんとかなりそうなら、上司に報告をせずに対応措置を取ることが多いようです。上司には良くて事後報告

スケジュールや計画に影響するようなトラブルも、あとで「××のトラブルがあって間に合いませんでした」と事後報告を受けても、上司としては、やれることはほとんどありません。

一方で、トラブルなのかどうかわからない時点で上司に報告をしておくと、実際にトラブルになった時に助けてもらえる可能性が出てきます。それによって他のスケジュールに影響がでるような場合でも、他の人たちに調整をしてくれる場合もあります。

してくれない時もありますが。まあ、上司次第かも。
でも、少なくとも、上司が知らないより、知っていたほうが助かる確率が高くなりやすいです。

重要度の高い仕事であればあるほど、上司が知っておいたほうがいいのですよ。
上司にとって重要度がどの程度かわからなければ、すべてを報告しておいたほうが楽だということ。

上司承認のもと、スケジュールや計画を変更するのと、「後になって間に合わなかった」という結果だけを関係者に投げつけるのでは、信頼感に格段の差が生まれます。うまく持っていけば、プロジェクトに影響がないように上司が調整してくれる(というか、これが上司の仕事のひとつ)場合もありますよ。

もう一つ、上司にリアルタイムに報告するメリットは、現場でトラブルが起きても、一歩引いいた位置にいる上司は意外と冷静な判断ができるということです。現場でアクシデントに遭遇すると、「なんとかしなくちゃ」と近視眼的な心理状態になります。上司は経験も多いですし、問題に直面していないので、視野を広く持った対応を考えることが可能です。

ま、もちろん、上司次第なところはありますがね。





■参考図書 『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!

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 メモの方法をたくさん知り、選択する
 緊急の仕事を優先する
 頭で考えるより紙で考える1
 頭で考えるより紙で考える2
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 ナナメの情報

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仕事をする上であなたの印象を悪くする最大の要因は

 「催促される」

ことだと思ってます。

 「××までにやっておきます」

と言っておきながら、「××になっても報告がない」。

■報告しないのは仕事をしてない

私の場合この時点で、相当腹に据えかねてます。
それでも、ちょっと抑えて

 「○○ってどうなっている?」

と聞くのですが、

 「あ、忘れてました」

等と言われようものなら、「お前、仕事をなんだと思っている!!」と。

さらにひどいのになると

 「やってありますが…」

と答えるやつ。

 「やりっ放しかよ!!」

個人の趣味でやっていることなら、だれにもいう必要はないですし、言おうが黙っていようが、それは個人の好き勝手です。

しかし、サラリーマンの仕事は、「誰かから受け取って、それを形を変えて誰かに渡すこと」です。インプットとアウトプットがあるんですね。

それをアウトプットしなければ、仕事はやってないのと同じ。

■催促されない

仕事をするときに、締切りは絶対に必要です。
締切りがない仕事はやる必要がありません。

あなたがもし、結果を催促されているようなら、あなたは、仕事をしてないと思われてます。

つまり、あなたの評価を下げる原因になってます。
少なくとも、私は部下の評価をするときに

 催促した回数

は相当重視してます。

ウチの会社では MBO を導入して仕事の成果を自己申告してもらってますが、その時に、「今期、私から××回催促したよね?」と減点対象にしてますし、チームミーティングでも、そのひと宛てで私にCCが入ったものは、「催促メールが来たよね。あなたのミスなので再発防止をしてください」と要求してます。

とくに危ないのが、メールの途中から上司にCCが入った催促メール。
これは相手が相当問題している場合が多いですので、緊急対応するようにします。でも仕事は緊急にしてしまった時点で、評価が下がっていると思ったほうがいいです。

仕事に対する「意識の問題」を問題視されかねない重要なことだと考えたほうがいいみたいですよ。

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おそらく、多くのサラリーマンが残業する理由というのは、ざっくり言ってしまうとこういう理由です。

 今日、やる予定だった仕事が終わらなかったので残業して片付ける

しかし、もう一つの理由があります。

 残業をすると給料が増える

ことです。

基本的に、管理職は残業しても給料は増えませんが、一般職については、時給で換算すれば、通常の勤務時間よりも残業時間のほうが何割かは時給は高くなります。

■残業を肯定する経営者、否定する経営者

だいたいの経営者は残業に対しては肯定的なイメージを持っていません。まあ、当然ですが残業が増えれば、人件費が増えて利益が減るからです。それを上回る売上があれば相対的にはいいのでしょうけど。
経営者が残業を肯定する場合は、以下のような場合だそうです。

★P731〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●社長は残業に対してだんだん否定的になっていく
経営者は会社の創業当初は残業に対して肯定的ですが、だんだん否定的になっていいきます。

最初は「残業、頼むよ」と社員にお願いしていたのに、やがて「無駄な残業はするな」と注意するようになるのです。

それには理由があります。

仕事が増えてくると、人手が足りなくなってきます。しかし、だからといって社員を 1 人増やすことはしません。1 人分の仕事が長期にわたってあるかどうかわからないからです。

今いる社員に残業させようとするのです。「残業、頼むよ」とお願いします。すると、社員は残業代の分だけ収入が増えます。それを一度経験してしまうと、収人を増やすために残業をするという問違った方向に行きがちで、生産性の低い働き方をするようになるという弊害が起きてしまいます。

1 時間でできていた仕事を 1 時間半かけてこなす、といったように時間だけを延はそうとするのです。

その状況と残業代の多さに驚いた経営者が、「何でそんなにタラダラ什事をしているんだ。無駄な残業はするな。さっさと帰れ」と怒るわけです。

松本順市(著) 『社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
――――――――――――――――――――――――――――★


なるほど、イメージは分かりますね。

サラリーマンにとってみれば、給料が増えるのはいいことで、効率的に仕事をするより、だらだら仕事をしたほうが給料が増えるのなら、そっちのほうがお得。

一方で経営者から見れば、人件費が増えるので、利益が減る。だから残業はさせたくない。

しかし、当初「残業、頼むよ」と言っていた時期はどうだったかというと、残業代を上回る売上の向上があったので、残業を推奨(?)していたということです。

■残業時間は付加価値を意識する

今日中にやらないと、結果を出しても意味がなくなってしまうようなものは、どのような状況であろうとやらざるを得ません。

でも、実際にはそういうシチュエーションは少なくて、「期限今日まで」と言われたような仕事でも、「ごめん、明日の午前中まで待って!」と言えば、期限を伸ばしてもらえるもののほうが多いのではないでしょうか。

それを生真面目に、期限を守ろうとすると、その仕事がどのような付加価値であっても(例えば出張精算書、会議の議事録)、残業時間を使ってでもやらなければならなくなります。

一方で、部門の大方針に関わるような仕事、あるいは売上に直接貢献するような仕事であれば、1日早く仕上げれば、それだけ多くの利益をもたらすことができるかもしれません。

後者なら、経営者も残業に対して、否定的に受け取ることはなくなるのではないかと思います。

もちろん、そんな仕事が月に 100 時間もあるとは思えないでしょうけど(通常の勤務時間でこなしきれない分として)。

★P132〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

残業代というのは、残業することによって粗利益が獲得できるから出せるのです。

当然、残業代は就業時問内に働くよりも割増なので、就業時問内よりも生産性を上げて、粗利益を出さないと、会社には利益が残らなくなってしまいます。

本来であればこのことを経営者は社員によく説明しなければなりません

社員も、「残業して今の収人を増やそう」などと悪魔のささやきに耳を傾けてはいけません。

「これだけの利加価値を出そう」「時間を短縮しよう」と考えて残業すること。そうしないと、生産性の低い仕事の仕方をするようになって自分の能カを下げてしまいます。

そうなったら、なかなか元には戻せないので、自分のために気をつけた方がいいのです。

しかも、付加価値を獲得できない残業を増やすと、会社の利益が減るため、昇給・賞与が減る可能性が大いにあります。

定時で仕事を終えて昇給・賞与が多いのと、残業をして残業代は増えるけれど男給・賞与が少ないのと、どちらを選びたいですか。

松本順市(著) 『社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
――――――――――――――――――――――――――――★


残業時間というのは、会社として一定の枠は見込んでいるはずのものです。

しかし、ここに共有地の悲劇が発生します。

その共有地に生えている草をたくさん食べさせたほうが牛は太ってより高く売れますが、みんながそう考えると、やがて草地は荒れ地になります。

■残業を申請するときには、付加価値が高い仕事を目的にする

上司に、

 「今日は残業をします」

と逐一報告をしなければ残業は認めない、という会社もあるみたいです。

こういう時に、その理由として「(明日でもいい)議事録がまだ書けてません」というよりも、付加価値の高い仕事のほうが上司としても残業を許可する理由として納得しやすいのではないでしょうか。

「部方針の××プロジェクトの進捗をまとめて、課題を明日の朝までに報告します」とか。

緊急性と重要性の高い仕事も許可しやすいですね。「××でトラブってまして、すぐ解決しないと生産に影響します」みたいなのが強力ですね。こちらは、納得以前に「やむを得ない」という判断でしょうが。

当然、残業した以上はその時間内で、結果を出せなければ、「なんだ、明日でも良かったじゃん」と言われてしまいますがね。


■参考図書 『社長は君のどこを見て評価を決めているのか?

本書でお伝えしたいテーマは、ずばり「社員が知らない、評価と給料のホント」です。

あなたは会社に対して、こんな不満を持っていませんか?
「頑張っているのに給料が上がらない。どうして認められないのだろう……」
「自分よりも業績を上げていない同僚が出世していく。ダメなあいつのほうがなぜ!?」
よほどの大企業でない限り、それらはすべて「社長の評価」で決まるのです。
そしてそれを知っているかどうかで、あなたの会社人生は決まります。




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社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
著者 :松本順市

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●本書を引用した記事
 若いアタマを維持する2
 自分の評価を知る方法
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか2
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか1
 若いアタマを維持する1
 昇進したばかりの上司が部下との面談時に気をつけること
 目標は自分だけが管理できる
 不満を持つ
 勉強好きはどのように昇進・昇格に影響する
 昇進・昇格のウラ話
 付加価値を意識する
 ドラッカー365の金言:組織の精神はトップから生まれる
 人事評価の目的を理解すると評価を利用できる
 人を動かす:罰則は「前向きさ」を失わせる
 自分を律すること
 傍観者の立場で物事を見る
 継続的学習の重要性
 評価されない理由を知る
 問題を報告してはいけない。行動を報告しなさい
 「目標による管理(MBO)」の目標は自分で作る
 成果を出しているのに上司に嫌われている
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
 目標は部門目標に合わせる
 管理職の唯一の仕事
 到達基準点を最高にする
 部門目標と個人目標
 複数の選択肢を得る
 評価されるポイント
 やりたい仕事についてはいけない
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか?
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか? 要約
 社長は君のどこを見て評価を決めているのか? 詳細目次

●このテーマの関連図書


30日でつくれる人事制度、だから業績向上が実現できる―成果主義人事制度をつくる

「即戦力」に頼る会社は必ずダメになる(幻冬舎新書)

上司はなぜ部下が辞めるまで気づかないのか?(Nanaブックス)

「いい会社」のつくり方-人と社会を大切にする経営10の方法-

ビジネスモデルの教科書上級編

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「このやり方はおかしい」「ちょっといいアイディアを思いついた」っていうときに、上司や対応する組織に意見や提案を出したりすることがあります。結局、こういう活動が実を結んで、評価が上がる(経験談)。ところが、自分ではいくらいいアイディアだと思っても、関係者や責任者に聞き入れてはもらえず、不発に終わることも当然あります。過去記事で書いたように、「言い方が問題」だったり、分析の仕方が違っている、根回しが不十分、などいろいろ理由があるので..

最初に違いを言う

最近、ビッグデータだのビジネスインテリジェンスだの、インダストリー4.0、IoTだの IT 関係が華やかですね。私のところにもいろいろな IT 関連会社からセールスが来ます。ただ、具体的な提案を持ってくるところまでつながっていくのは、わりと少ないです。セールスの専門家がやっているので、いろいろ研究したり、練習したりしているのでしょうけど、プレゼンの良し悪しって、する方より聞くほうが相手の上手下手を見分けやすくなります。同じように..

休憩を取る

人間は一定時間(約90分らしい)以上集中力を維持できないそうです。なので、適切に休憩を入れることで、効率のいい作業ができるようになります。あなたは仕事をする上でメリハリを意識していますか?ダラダラ病の人は特に気をつけなければいけませんが、人の集中力には限界があります。どんなにがんばっても一日通して集中力を保っことはできませんから、メリハリのつけ方が大事なのです。集中して仕事を片づけ..

あなたの時間の値段はいくら?

『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則集中力を最高にする時間管理のテクニック』に、「あなたの時間の値段を計算する」という節がありましたので、ちょっとご紹介。時間の「値段」を計算して「不採算タイム」をゼロにする一つの便利な分析法は、時間を経済的価値に置き換える方法である。言い換えれば、自分の値打ちを知ることである。会社に対する自分の時間の価格はいくらだろうか?ほとんどの人は..

「どうしようもない」上司への対処方法

「いきなり無理難題を押し付けてくる」「説明がないまま、やることだけを指示する」「困っていても知らんぷりする」「いちいちやることにケチをつける」「突然、言っていたことが変わる」上司に対する不平不満は、まあサラリーマンなら少なからずあるでしょう。上司はマネジメントのプロであるべき個人的には、部下を持った時点で「上司はマネジメントのプロであるべき」だとは思っています。世界的に注目されるようなレベルである必要はありませんが、..

メールに「お疲れ様」は不要?

私の知る限り、多くのメールには、「お疲れ様です」とか「お世話になります」が冒頭に書いてあります。メールの「お疲れ様」は不要?ところで、私は、「オールアバウト」という生活総合情報サイトで「ビジネス文書ガイド」を務めています。定期的にビジネス文書やメールの書き方について記事を書くのですが、あるとき、反響が大きくて驚いたものがあります。それは「社内メールにお疲れ様は必要?..

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