音楽と仕事の日々

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Category: 会議術


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TITLE プロであることを確認する
TAG プロフェッショナル,専門家,プロ,習慣,SoftSkills,SOFT SKILLS ソフトウェア開発者の人生マニュアル,ジョン・ソンメズ
CATEGORY 演習―あなたの思考力・実現力に挑戦!
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TITLE ワークライフバランスを整えてますか?
TAG 仕事,通勤,家族との関わり,・地域社会への関わり,健康のため,社会との関わり,学び,遊び,休養,現代の経営,現代の経営,P.F.ドラッカー
CATEGORY 演習―あなたの思考力・実現力に挑戦!
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いろんなルールを作るけど、ルールがルールとして守られるのは、たぶんほんの一部です。
特にルールが賞罰に影響しないものだったり、イチゼロで判断できないようなものだったりすれば一層。

とくに、

 「会議をして全員で決めたのに、結局何も変わらない」

なんてのは組織で動いているとよくあることです。

たとえば、「帰宅前に机の上を片付けて帰ろう」みたいなルールを決めたのに、1週間もすればもう元の木阿弥。
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研修などで「ワークショップ」っていう討論の時間が設けられていることがあります。
もともと、ワークショップと言う名の研修もあります。

でも、その参加者がワークショップの意味をどのくらい正確に理解しているかと言われると、個人的には結構心もとない、と思ってたりします。

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TITLE 習慣の力を活用する
TAG ドラッカー,成果を上げる能力,習慣,経営者の条件,経営者の条件,経営者の条件,ピーター・ファーディナンド・ドラッカー
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会議の場で、A,Bの2案があるようなときに、自分だけがB案に賛成するような場合、真っ向からA案を否定すると、「お前は状況がわかってない」とか「空気を読めよ」とか言われて袋叩きにあう危険性があります。

とくに、上司がその場にいて、上司の意見にも反対を唱えるような場面があれば、上司にはメンツがあるので、B案をクソミソにけなすというような状況になったりします。最後には、B案の賛成者自身に攻撃が及ぶ。

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今日は「会議術」の紹介ですが、

 どうやって会議をうまく進めるか

ではなく、

 どうやって会議から逃げ出すか

というテーマです。

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会議において議長となるひと(会議を主導する人)は当然必須なのですが、ここ10年くらい重要視されるようになったのが、「ファシリテーター」という立場の人。この人がいるといないのとでは、会議の進み具合がかなり違うということで、どこの会社も「ファシリテーション」などという教育プロセスを持つようになったみたいです。
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会議をするときに、関係者の都合を調整するのに結構手間取ったりしません?
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会議をするとほぼ間違いなくくっついてくるのが、議事録です。

公式の会議になると、

 発言者:………発言内容…………
 発言者:………発言内容…………
 発言者:………発言内容…………

などというほとんど「録音しておけばいいのに」みたいなレベルの内容が書かれていて、最後に1行だけ。


 結論:●●●●を承認する

みたいな。

■議事録の構成

そこまでではなくとも、議論の経緯、決定の経緯、宿題事項などはあとで

 「なぜ○○○に決まったのか?」
 「宿題の▲▲▲ってどんなことをすればよかったんだっけか」

のようなことがあるので、やっぱり面倒くさいとはいえ、あった方がいいですね。

プロジェクト進捗会議のように一つの議題に対して、何度も繰り返し会議をするようなものは、毎回新しく議事録を作っていると、書式成形だけでも意外と大変です。

私は、継続して行われる会議は、議事録を一つしか作らないようにしてます。こんなふう。

★――――――――――――――――――――――――――
・○○について

 (03/01)
 ▲▲さん:今後の機種において○○の機能は必要ないのではないか?
 ××さん:○○の機能を削ると、プログラムの起動が0.3秒高速化できます。
 △△さん:しかし、▼▼の機能は必須で、これが○○のモジュールを利用しているので単純には削除はできない
 ★宿題:△△さん:○○機能のモジュールで他のモジュールが使っているモジュールを調べてくる

 (03/10)
 △△さん:関係するモジュールは、◎◎と、▼▼の2つでした。
 ××さん:それならそのモジュールを独立化させればいい。
 □□部長:ちょっとまて。○○機能が不要だというのは、どういう理屈なんだ?
 ★宿題:○○機能の利用状況を調べてくる
――――――――――――――――――――――――――★


こうしておくと、特定の議題の議論の過去の経緯が開いた時点で全員で見られるので、1週間前で、もう忘れてしまった人も、議事録を見ればなんとなく思い出したりします。

ポイントは、

 ・1つの議題(テーマ)で1ファイルを作ること
 ・議論の経緯は 日付 を入れて時系列が分かるようにすること
 ・結論が出た時には、別項を設けて結論を書く
 ・宿題は議事録中に書くと同時に、別の宿題シートに書く

です。

そして、最大のポイントは

 EXCELを使う

ことです。

詳細については、長くなるので別項にしました。記事使いまわし議事録:使いまわす時のポイントを御覧ください。

■使い回しをすると成長する

議事録を書いていて、「こう書くとわかりやすかな」と書式の工夫をした時に、議事録の基本シートとして使い回せば、議事録のノウハウが蓄積されていきます。

まいかい新しく議事録を書き始めると、このノウハウが蓄積されず、毎回先祖返りしてしまいます。

議事録は、一連の会議だけでなく、すべての会議で使い回しをしましょう。
効率や見やすさがどんどん向上していくのが実感できると思いますよ。

■会議が済んだら議事録をバックアップする

会議が済んだら、今日の決定事項として議事録をバックアップしましょう。

使い回し議事録は標準的な名前として

 △△△会議.xlsm

のような名前にしておき、議事録が終わったら、そのファイルを別名でコピーして置けばいいです。
もちろん、名前は今日の日付にしておきましょう。

参考資料などがあれば、EXCEL に直接挿入してしまえば、常にひとつのファイルになっているので、紛失や探し回る必要がありません。
これも EXCEL の便利な所。

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