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Category: 会議術



会議をするとほぼ間違いなくくっついてくるのが、議事録です。

公式の会議になると、

 発言者:………発言内容…………
 発言者:………発言内容…………
 発言者:………発言内容…………

などというほとんど「録音しておけばいいのに」みたいなレベルの内容が書かれていて、最後に1行だけ。


 結論:●●●●を承認する

みたいな。
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会議というのは、当然ながらいろいろな議論が戦わされます。

和やかに進む会議もありますが、どうしても意見が対立して双方納得しない、なんていう会議もあります。こういう時にマズイのが、感情的なしこりが残ることです。

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何かを提案した会議のファシリテーションや議事進行をしていると、議論がなかなか進まない状態に陥る時があります。

大抵の場合は、公式には「やるべき」なんだろうけど、「やりたくない」とか「そんな工数はない」とかの問題があって、メンバーの腰が引けている状態なことがおおいです。
まあ、「わっかっちゃいるけどね~」状態。

こういう状態に陥ると、いくら議論しても、ほぼ無駄です。
相手は理屈的には説得されているので、納得する理由をさらに提示しても、絶対に「やるべし」という結論は出てきません。
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先日Webを見て回っていたら、こんなページを見つけました。

 「落とした食べ物の5秒ルール」の科学的根拠が実証される

と、これはこれでおもしろネタなのですが、これと同じ「5秒ルール」を仕事で活かす方法についてご紹介します。

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会議をするときに、関係者の都合を調整するのに結構手間取ったりしません?

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会議で、みんなの意見を取りまとめたり、会議の進行をうまくやる技術を「ファシリテーション」といいます。

これは、私が過去にいろんなセミナーで学んだ技術のうちでも、かなり役に立っとと思える技術のひとつ。

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会議というのは、当然ながらいろいろな議論が戦わされます。

和やかに進む会議もありますが、どうしても意見が対立して双方納得しない、なんていう会議もあります。こういう時にマズイのが、感情的なしこりが残ることです。

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■議事録は当日中に出すことをルール化する


会議を主催したり、会議の書記係をやったりした時に、議事録をいつ作成していますか?

私は自分の場合は必ず通常の会議なら会議終了直後に、重要な会議でも当日中(夕方~夜の会議は翌日の朝)には出すようにしてます。また、部下が議事録を作成するときには、「当日中に出すように」と必ず指示してまして、部下指導の重要な評価指標にしてます。

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本日は私が使っているミーティング(打ち合わせ)で使うチェックリストを公開します。

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研修などで「ワークショップ」っていう討論の時間が設けられていることがあります。
もともと、ワークショップと言う名の研修もあります。

でも、その参加者がワークショップの意味をどのくらい正確に理解しているかと言われると、個人的には結構心もとない、と思ってたりします。

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