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Category: ハック:交渉術


メールを使わずに仕事をしている人はすくないとおもいます。
ちょっと進んだ会社なら社内SNSなんてのがあるかもしれません。

こんな調査がありました。

  ビジネスメール実態調査2011
  http://www.sc-p.jp/news/11/000723.html

仕事でコミュニケーションの主な手段という設問で、98%の人が「メール」と答えたそうです。

■メールで口論になる

「口論」というくらいだから「口(くち)」を使わないとできないので、「電論】」か。

などというしょうもないことを考えたりしてますが、メールでちょっとした書き方で、相手が怒ってしまって、収拾をするのに余計な手間をかけたというのはありませんか?

どうして口論になるかというと、メールはコミュニケーションにおける「言語」の情報だけが取り出されて、それに付随するはずの「空気」「雰囲気」といった情報が欠落してしまうから。このため、相手の感情・状況によって、その意味や意図が変わってしまうから。

ところが不思議と「書籍」でこういった取り違いは少ないのではないでしょうか?
少なくとも、メールより少ないような気がします。

なんでかなぁ?

■雰囲気を伝える

本を書くほどの人になれば、文章術もしっかり見に付いているでしょうから、うまく表現する手段を知っているのかもしれませんね。
「こうやって書けば、読者にうまく伝わるか」というのを考えながら書いて見えることでしょう。

一方、自分たちシロウトが文章を書くときには、

 自分の言いたいこと

ありきで、どうしても相手がどのような状況で、どのような感情の時にそれを受け取ったのかは、全く推量する気にもなってません。
テクニックもあるとは思いますが、この

 相手の感覚を推量する

という事がうまくできていないかもしれませんね。

しかしながら、メールなんていつ読まれるかわからないですし、人間の感情には起伏があるので、それをタイミングを見て話をするなんていうことはほとんど不可能。

※だから、ちゃんと、相手の顔を見ながら話をしましょう、というのが結論。
※…って、話がずれちゃいました…
※メールで誤解の起きにくい文章術の話でした…

なるべく間違いなく、相手に変な誤解を与えないようにするためには、メールにその雰囲気を醸し出すような文章を入れることです。
その方法が、「ウォートン流人生の全てにおいて最もトクをする新しい交渉術」にかかれてましたので紹介。

★――――――――――――――――――――――――――
電子メールは、コミュニケーションの手段としてはどうなのだろう?
「てんでだめだ」とほとんどの人は言う。つには、電子メールでは口調が伝わらないからだ。電子メールはある意味、豆腐のようなもので、受け手がそのときもっている感情に味つけされる。相手がビクビクしていれば、攻撃的と受けとめられるかもしれない。できれば直接会って話すか、電話で話した方がいいのは明らかだ。
どうしても電了メールを使って何かを伝える必要があるとき、問題を最小限に抑えるにはどうしたらいいだろう?
いくつかあげてみよう。
・口調をメールに戻し入れる。
 たとえばこんな文で始める。「このメールは × × × 口調で読んでドさい」。 × × × には親しげな、建設的批判の、悲しげな、困惑した、といった言葉を人れる。こうすれば、受け手があなたの思っている通りの口調でメールを読んでくれる可能性が高まる。少なくとも、否定的反応が和らげられるだろう。
・メールを受けとったときの感晴に任せて書いた返事を送信しないこと。
 そうしてはいけないことを殆どの人が知っているのに実際に守る人は少ない。しばしメールのことは忘れたほうがかえって時間の節約になる。実際、書いた返事を寝かせて、30分後に読み直した方が、いきなり返信して誤解を招き、その後何時間、何日もかけて正すより、ずっと時間がかからない
・メールを送る前に、相手が最悪の気分で読んだらどうなるかを考える。
 ほとんどのメールは、書き手が意図したよりも攻撃的な印象を与える。最悪の場合に、相手の頭のなかの絵がどうなるかを考えよう。これでリスクを減らすことができる。
・役割交換をする。
・電子メールの冒頭には、何か相手と関係のあることを書こう。
 世間話のようなものだ。「お風邪は治りましたか」「そちらは大雪と聞きました」など。こうやって、メールに人間味をもたせ、心の通い合いの多い、顔をつきあわせての会議に近づけることができる。
・動揺しているとき、腹を立てているときにメールを送ってはいけない。
 思ってもいないことを書いてしまうからだ。書くのは構わないが、下書きに保存しておき、あとで読み返そう。
・メールは簡潔に。
 メールは、検討するのに長い時間がかかる、複雑な提案をするのには適していない。報告書を送るときは、添利書類として送付すること。いついつまでに(お時間のあるときに、数日中に、など)読んでいただければ幸いですと書き添える。相手の時間に配慮していることになるし、額に手をあてて「ったく、また長文メールか」と思われずにすむ。
・とくにデリケートなメールを書くときは、送信する前に、同僚や友人に目を通してもらおう。
 新鮮な目で見てもらうことが助けになる場合が多い。
・機嫌が悪いときにどうしてもメールを送らなければならない場合は、自分が火種にならないようにしよう。
 冒頭に、「どうも虫の居所が悪いので、とげとげしい口調になってしまったらお許しください」など、あらかじめ断っておく。
・ 同じユーモアのセンスをもっている相手には、ユーモアは効果的だ。皮肉っぽい言い回しには世間話と同じような効果がある。
――――――――――――――――――――――――――★


私は、なるべく最初に個人的話題を書く(上記の「何か相手と関係のあること」のところ)ようにしてます。

例えば、

 昨日は雨で大変でしたね。電車が止まったりして。
 いや〜。最近××(野球とかサッカーとかのチーム)、調子がいいですね〜。ビールが旨い!
 先日は食事に付き合ってもらって、ありがとうございました。すごく楽しかったです。

とか。

口調をメールに戻し入れる」のような方法も面白いかも。やったことはありませんが。

ただし、顔文字を使うのは、逆に空いてに「ふざけてるのか?」と思われてしまう可能性があるので、相手を選んだほうがいいように思います。個人的にも、1箇所2箇所ならまぁいいですが、毎行、これが書いてあって「さすがにどうよ?」と思った経験はあります。

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相手にに何かをして欲しい時、

 「こうすべきでしょ!!」

みたいに言うと意外と反発されます。

「こんご業務を進める上で、×××をするべきです」と全員の前でプレゼンしても、たとえそれが理論理屈では正しいことであっても、「そうは言っても、△△△という事があるから難しい」とか、「じゃぁ○○○の時にはどうするんだ?」とか色々難癖をつけられて、うまくいかないことがあります。それが特に「自分より下だ」と思っている若い人や経験の浅い人から言われると、それがまっとうなことであればあるほど反発されます。

原因は簡単。

 あなたが言っていることが正しいからです

年長や経験が長いにもかかわらず、そういう正しいことをして来なかった人にとっては、自身のプライドをおもいっきり傷つけられるわけですね。

■主張しない


自分が正しいと思っている度合いが強いほど、人は主張の強さが上がります。つまりそれだけ強い言い方で言ってしまうのですね。

  主張してはいけない

ということ。


自分の主張が絶対に正しいと思えるのであれば、

 ・相手に気づかせる
 ・下手に出る

ほうが、コトをうまく進められます。

■相手に気づかせる


これは私が好んで使う方法で、簡単にいえば質問を繰り返すことで自分の持って行きたい結論を相手に言わせることです。

 私 :いままで、×××のときに、○○○というやり方をしてたけど、これってどう思います?
 相手:いや、別に問題ないと思いますよ?
 私 :たとえば△△△の時に困りません?
 相手:そういえば、△△△だと☆☆☆になりますね。
 私 :そういうことを起きなくするにはどうしたら良いでしょう?
 相手:じゃぁ△△△の時に限って、□□□したらどうでしょう?
 私 :でもそれじゃあ、▲▲▲の時とか判断に困りませんか?
 相手:じゃぁどうしましょう?
 私 :根本的に、○○○自体、どうして○○○のルールになっていんでしょう?
 相手:そういえば、これって昔からそうしているだけですよね。
 私 :いまならもっと別のやり方があります?
 相手:だったら、■■■みたいな方法もありますよね。
 私 :それ、ナイスじゃない?

という感じ。

要は、自分が問題だと思っているところと、その根本原因を相手に対して誘導質問するわけです。
で根本原因になっている不都合な行動を相手が言ってくれれば、そこに突っ込んでいって、対策を出してもらえればいいわけです。

ところが、こういうのって意外と難しいんですよね。
何が難しいって、自分の視点とあいての視点が違うので、自分が想定していなかった課題を挙げられた時に、「いや、そこじゃあなくて…」とうまく言わないと行けないわけです。

そこで、第2の作戦が「お願いします」作戦。

■下手に出る


たとえば、以下の2つの言い方を見比べてみてください。

A:こんなに分厚い報告書、だれが読むんだよ。もっと簡潔にまとめなおしてこい
B:うわあ、こんなに調べてくれたのか、いや、ありがとう。これに、簡潔な要約もつけてくれると、うれしいんだけどなぁ

A:外回りのときには、もっと身だしなみに気をつけろよ
B:外回りのときは、身だしなみに気をつけてくれると、もっと商談が進めやすくていいなぁ

A の表現は、どちらも「命令]。自分の意見を相手に押しつけようという行為です。
一方 B の表現は、どちらも「願望」。あくまであなた個人の願望を伝えているだけであって、相手への強制力はありません。自分の願望にしたがってくれればうれしいけど、そうしてくれなくとも構わないよ、という表現になってます。


相手の行動を変えようとする場合、まずは、この「願望法」を使ってみて、やんわりとこちらの意思を伝えるのです。

ほとんどの人は、何かしらを悟ってくれるはずであり、きちんと変わってくれます。

何度かこの手法を試してみたのだが、それでも相手の行動が向に変わってくれない、というのなら、そのときにこそ、もっと強烈な発言を使います。
いくら願望を語っても聞き流す人がいないわけではありませんので、そのようなときにだけ、より強い方怯を使えばいいです。
普段、優し言い方をしている人が、大きな声で、はっきりと命令形で言うと、コントラスト効果も相まって非常にインパクトが出ます。

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会社で大切な人脈って何でしょうか。

上司?
上司の上司?

まぁ、当然そうですが、意外と見落とされているのが、事務をやってくれている人たち。
この人たちは、自分の業績における評価をするわけではありませんが、自分が業績を上げるために必要な情報やパワーを持っています。

この人たちに見限られるとめちゃくちゃ大変。


ウォートン流 人生のすべてにおいてもっとトクをする新しい交渉術

にすごく実感のあることが書いてありましたので、ご紹介します。

★――――――――――――――――――――――――――
次に挙げるのは、人社後に社内で助けになってくれる人たちだ。中には職を得るのを助けてくれる人もいる。自分から働きかけよう。コーヒーやランチに誘ってみよう。
・会社の主的存在
 昔から会社にいる、窓際に追いゃられて、無視されがちな人を探そう。
 彼らは、どこにどんなものが眠っているかを知り尽くしている。話をし、尊重しよう。どんな会社にも、こフいう人が必ずひとりはいろものだ。彼らはあらゆる落とし穴や駆け引きに通じている。あなたが目標を達成したり、自分の身を守るうえでカギとなる情報を与えてくれる。
・会社を辞めた人
 最悪の状態だったときの会社を知っている人が多い。会社が社員にどこまで冷酷になれるかを知っている。もちろん、彼らの丑ワフことをそのまま鵜呑みにしてはいけない。会社を恨んでいたり、何か魂胆があるかもしれないからだ。だが話を聞くうちに、徐 々 に真相がわかってくることも多い。また円満退社した人なら、就職の際に、社内の有力者に渡りをつけてくれるかもしれない。
・IT技術者
 IT (情報技術)部門を敬遠する入は多い。 IT 部門全体か、少なくとも1,2人の技術者と仲よくなっておこう。ほとんどの仕事は、ITなしでは回らない。あなたの仕事を支える IT 技術に支障が生じたとき、週末でも駆けつけてくれる人がいれば安心だ。
・資料室のスタッフ
 すべての企業にいるわけではない。だが社内一調べものがうまい。あなたの報告書やあなた自身の評価を高めてくれる。
・清掃スタッフ
 経営陣にとっては目にも人らない存在だが、多くを見聞きして、実にいろんなことを知っている。
・警備員
 人館証を忘れたとき、クライアントを急いで中に通したいとき、書類をとりに鍵のかかったオフィスに人りたいときなど、仲よくなっておけば助けてくれる。毎口挨拶をしよう。旅行の相談に乗ったり、スポーッ談議をするなどしてみよう。
・事務職員
 定詰めとも呼ばれる。役員や管理職は出人りが激しいが、事務職員は定年まで同じ部署にいる人が多い。意地の悪いゴシップ生み出したり、よいうわさを立てたりするのも彼らだ。伸間に引き人れよう。休暇明けにお土産のお菓子をもって行こう。
・その他の職員
 コピー室、カフェテリア、旅行部などの職員、保守要員など。仕事で何かが急に人り用になったときや、情報が必要なときに助けてくれる。
・人事部
 人事部員は一般に「ノー」を言う人たちだ。彼らの主な仕事は会社を守ることだ。だが全員一枚岩ではない。下っ端の人たちから仲よくなろう。彼らのやっていることに関心を示そう。喜んで説明してくれるだろう。人事部は一般に、人事(や個人)に関わる問題に大きな発言権を持っている。
・あなたやあなたの部署に欠かせない人たち
 社外の業者、食堂、印刷業者など、あなたの部署に欠かせない人たちはだれだろう。知り合いになり、気に人ってもらえれば、あなたの部署のためにお願いを聞いてもらえる。携帯電話の番号を教えてもらおう。彼らに提供できる耳寄りな情報を、社内の旅行部かり得られないだろうか?
要は、自分の同盟をつくろうということだ。これをやるには時間と労力と思考が必要だ。それでも、ほかの仕事を探す時間や手問を考んればかえって楽だし、得られたかもしれない昇進や昇給を逃すことを考えれば、それを補って余りあるメリットがある。
これについては段階的に進めよう。相手の仕事について質問しよう。相手はどんな夢や恐れをもっているだろうか?自分からもできる限り情報を与えよう。助言を与え、手助けしよう。一人かニ人から始めよう。
要は、自分が働いている場所、働きたい場所について、できる限りの情報を収集するということだ。
――――――――――――――――――――――――――★


まぁ〜ったくその通り。

社内で一目置かれている人というのは、こういった人に知り合いが多いです。そして、その人達に「ちょっとしたお願い」が簡単にできること。
自分はこういったのがあまり得意ではありませんが、これは実はすごく大切な人脈。

よく、海外出張に行くのですが、海外出張におけるマイレージポイント。
あれって一定以上使うとランクが上がって、ラウンジが使えたり、列に並ばなくても搭乗できたりとすごく便利になります。しかしながら、そこまでランクを上げるためには、例えば年間10回以上出張しないと行けないとか、結構ハードルが高い。
ところが実は抜け道があって、大口の顧客には航空会社から一定の数、この権利を配布しているんですね。

私はほぼ毎年、この無償で配布されるランク配布をもらってます。そうすると、たいして使ってないのによく使っていたりする人たちと同等に扱ってもらえるわけです。エコノミークラスの料金でビジネスクラスやファーストクラスが使えたりします。

★――――――――――――――――――――――――――

■余談


一度こういうところを使ってみるとわかるのですが、お金持ちとそうでない人たちは住んでる世界が違いますね。

ファーストクラス、ビジネスクラスを使うような人たちというのは、空港に行っても、免税店をウロウロ歩きまわったり、時間つぶしに空港のスタバでコーヒーを飲んだりしてません。クラスラウンジで、ゆっくり読書をしたり、ワインを楽しんだりして、搭乗が始まってから搭乗口に行きます。
搭乗口では、優先搭乗といって、エコノミークラスの人がズラーッと並んで待っているところをすっ飛ばして、席まで案内してくれます。

「非お金持ち」の人たちとすれ違うのは、この搭乗口を通る一瞬だけですね。

ファーストクラスになると、ラウンジでもほぼ専任の給仕がついて、何くれと世話を焼いてくれます。
――――――――――――――――――――――――――★


で、その権利を「タダ」で手に入れる方法を知っているのが、事務職員や社内の出張手配をしてくれている担当者。
時々あって、前回の出張のおみやげを渡して、「いつもありがとう!」と言うだけで、断然待遇が変わります。


■参考資料


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