音楽と仕事の日々

Youtubeのお気に入りの音楽と仕事のヒント

Category: ハック:時間術


時間管理において、予測時間の見積りは非常に重要なものです。
1日の時間はどうやったって24時間しかないし、生きるのに必要な食事、睡眠などを除けば12〜16時間がいいとこでしょう。ここに20時間もかかるようなタスクを詰め込んでも、できるわけがないんです。

さて、このタスクをやるにはどのくらいの時間が必要だろうか?

それは自分の今のスケジュールの中に入れ込んでも、先方の要求する日程に間に合うのかを検討しないと、それを引き受けてもいいものなのかわかりません。

例えば、あるプレゼン資料を作る時間を2時間と見積もったとしましょう。

実際にやってみると、どのくらいの時間でできるでしょうか? 続きを読む


何かのアンケートで、昼間何時ころが最も眠くなる時間かを調べたら大体

   午後1時から3時
   
だったそうです。

頷けますね。身に覚えはたっぷりあります。

 「お昼ごはんを食べた後だから仕方がない」

と思っている方も多いでしょう。

ところが、何からの調査で
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電車の中で、ビジネスマンが手帖を開いてスケジュールをチェックしているのを見かける時があります。そういう姿を見るとつい、「残念〜」と思ってしまいます。

もちろん、何も言いませんが (^^;。
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会議が連続してある。

  13:00〜14:00   ○○会議 第4会議室
  14:00〜15:00   ××会議 本社会議室2

こんな予定が書かれたスケジュール帳に心当たりがありませんか?


第4会議室から本社会議室2までは歩いて5分。
その上、○○会議は5分くらいオーバーした。


しかしながら、○○会議も重要なので、ちゃんと結論を出して、関係者の宿題を明確化する必要があるけど、××会議は重役との打合せで遅れていくわけにも行かない。
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■特急券・座席指定券

大阪から東京まで移動することがあったとして、あなたはどんな手段を使うでしょうか?

 新幹線(のぞみ指定席) \14,050
 新幹線(ひかり指定席) \13,220
 新幹線(こだま指定席) \13,220
 新幹線(自由席)    \12,710
 夜行バス       \ 9,800 〜 \ 5,000
 格安航空券      \ 9,880 〜 \10,800
 青春18きっぷ     \ 4,260

ちょっと調べてみたところ、こんな感じ。

それなら安いほうがいいですよね。

これに所要時間を追加してみます。


 新幹線(のぞみ指定席) \14,050   2.5h
 新幹線(ひかり指定席) \13,220   3.0h
 新幹線(こだま指定席) \13,220   4.0h
 新幹線(自由席)    \12,710   4.0h
 夜行バス       \ 9,800   8.0h
 格安航空券      \ 9,880   1.2h(5.2h)
 青春18きっぷ     \ 4,260  10.0h

更にこんな感じ。

格安航空券は空港までの時間+空港から目的地までの時間がありますので、前後2時間として、括弧内に追記しました。


■座席指定券

一般路線でも座席指定券があるものがありますよね。私はJR通勤なので、JRだとホームライナー(セントラルライナー)といって、310円出すと座席指定券が買えます。これだと所要時間も10分ほど短くなるのと、座っていける。

■時間コスト

最初の質問に戻りまして、

 あなたらな、どのような交通手段を使いますか?

ちょっと質問の仕方を変えると

 あなたの時間をいくらで買いますか?

ということです。

■移動は価値を生まない

製品を製造するときに、「ムリ、ムダ、ムラ」というのはカイゼンのネタです。
たとえば、ある工程でものを作って、次の工程に渡す時、その工程に製品を移動させないといけないわけです。
しかしながら、その移動を何回繰り返しても製品は完成しません。工程で作業することによって製品は作られているのです。これを製造では

 移動は価値を生まない

という言い方をします。移動のための距離・時間はムダだから排除するべき、という理屈です。

ところが、そういった製造を経験している人でも、自分の移動に対しては非常に無頓着な場合が少なからずあります。

お金は、何かの情報を仕入れたり、勉強したりすることによって取り返すことはできますが、時間だけは巻き戻しは聞きません。つまり、時間は出ていってしまうだけの存在です。
それなのに、その時間を全く大切にしないのは、「ちょっと」ではないでしょうか。

■時間術とお金

時間管理を一生懸命やっている人が、移動のために10分、15分を無駄にする。
これほど矛盾したことはないと思います。

あなたの1時間あたりの、いや、1分あたりの労働コストを見積もってみてください。

例えば、年収1000万。この人の労働コスト(会社が支払っているコスト)は、おおよそ年間1800万くらいかかります。これを仕事をしている時間300日、8時間で割ると125円/分。

1分ムダにするということは、125円をドブに捨てるということです。

■時間は買える

「時間はお金で買える」。

このことをしっかり頭に入れておいてください。

ということで、最初の質問。

 「大阪から東京までの移動手段に何を使いますか?」

私の答えは、新幹線のぞみの指定席

■満員電車には乗らない

以前にも書きましたが、朝はやく移動して満員電車には乗らないという仕事術があります。
もう一つの電車の仕事術は

 お金を払って時間を買う

ということです。

それによってできた時間を使って、新しい情報を仕入れ、新たなアウトプットを作り出すためにはどうすればいいかを考えることです。

最初にも書きましたが、私は基本通勤は、

 出勤: 朝早く駅出発の電車で座って移動
     座席指定の電車に間に合えば指定券で移動
 退勤: 座席券を買って移動

としてます。会社から座席指定券の通勤費は出ませんので自腹です。
それでも座ってこれることによって

 10分早く自宅につけるので、1日に振り返りの時間を取る
 移動中はゆったり座ってこれるので、その時間に読書をする

という事をやってます。そのおかげで、1ヶ月の読書量は人並み以上です。

■ビジネスクラス

海外出張も基本的にはビジネスクラスを使うか、1クラス上の有料会員登録をします。
会社からはエコノミークラスの費用しか出ませんが、チェックインカウンターで、申しこめばアップグレードしてくれます。

ビジネスクラスや有料会員になると、

 ・出発までラウンジでゆっくり過ごせる
  ※ラウンジは基本的に飲み放題、食べ放題です。
 ・登乗時に並ばなくていい

というメリットがあります。
この時間の差はエコノミーと比べると圧倒的に違います(もちろん、飛行機会社からのサービスもすごくいいです)。

その時間を使えば、メールを処理(無料で高速インターネットが使える)したり、関係部署に指示を出したり、あるいは勉強のためのインプットをしたりと、エコノミークラスではできない活動ができます。

時間管理をするということは、「時間を大切にする」ということですね。
大切にしているのであれば、当然、行動を伴わないといけないということです。
ちょっとのお金を惜しんで、時間をドブに捨てておいて、「時間を大切にしています」なんておかしいですよね?

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あなたの一番作業が捗る時間帯はどの時間帯でしょうか。

私の場合は、午前中は10時前後と、午後3時前後時間帯。もっとっも作業効率が悪いのが、夕方5時以降。
あと曜日によっても若干のばらつきがありますが。

この最も作業効率が高い時間帯に、重要なタスクを割り振るとすごくはかどるし、結果もいいものができます。
ところが、この時間帯人によってバラバラだし、年齢によっても違うみたいです。20代の頃は夜8時くらいから12時(深夜ですね)くらいまでが最も効率が良かった記憶があります。

この一番作業が捗る時間を、勝手にプライムタイムと呼んでます。
元々の意味は

★――――――――――――――――――――――――――
   Wikipediaより
プライムタイム(英語:prime time)は、テレビ業界において夜の看板番組が並ぶ時間帯のこと。ただ国によって具体的な時間帯は異なり、日本では毎日19:00 - 23:00の時間帯[1]、アメリカ(東部時間帯と太平洋時間帯の州)では月 - 土曜の20:00 - 23:00と日曜の19:00 - 23:00の時間帯を指す。
この時間帯は特に視聴率が高く花形とも言える番組が並んでおり、その局の活力を示す指標ともとらえられ重要視される。
――――――――――――――――――――――――――★


ということなのですが、自分が最も高いアウトプットが出せる時間帯という意味で、勝手にプライムタイムと呼ぶようになりました。


■プライムタイムを見つける

先にも書きましたように、プライムタイムは条件や年齢、その人の生活習慣などによって、いろいろ変わるみたいです。やっぱり技術系の人は、若い人ほど夜のほうが調子がいいみたいですね。

ですので、自分のプライムタイムのパターンを見つけることが、仕事の効率を上げるのに役立ちます。
そこに大切なタスクを割り振ればいいですので。逆にプライムタイムに生産性の低い会議などを入れられると、せっかくの調子のいい時間に、ダラダラ会議をさせられることになりかねません。

まず、自分のプライムタイムが何時頃なのかを見つける作業をします。

この記事を読まれている方なら、手帳やスケジューラで時間管理をして見える方が多いと思いますが、ここに今日を振り返って、
 ・効率的な作業ができた
 ・集中できた
という時間を記録していきます。

私の場合、毎年5月、11月は1ヶ月間、この「プライムタイム探し」をやってます(かれこれ5年くらい続いてます)。
これは、期首、期末を避けて、通常業務が多い期間を選んで、業務の偏りがない時を選択するようにしてます。

やり方は

 きょう1日で一番効率が良かった時間帯を記録する

だけです。

私の場合はEXCELで横軸に日付、縦軸に朝8時〜夜20時までの時間を区切って、集中できたと思う時間のセルに色をつけていきます。これは、それができたと思った時点ですぐに書かないと忘れてしまうので、少なくとも1日の終わりにはそれを書いておきます。

■プライムタイムに秘密の予定を入れておく

できたら1ヶ月、少なくとも1週間つけ終わったらその終わりの月次レビュー、または週次レビューの時に振り返りをします。ざっと見渡してみると大体の集中時間帯がわかります。

で以降半年くらいは、この時間帯を集中時間帯として確保しちゃうわけです。

なので、私のスケジューラには他の人からは何が書いてあるか見えない秘密の時間帯が確保されてます。こうしておくと、その時にいきなり会議を入れられることもないですし、どうしても必要なら相談の電話なりメールなりがあるので、「あぁ、その時間帯はちょっと予定があるのですが、どうしてもそこでないとまずいようなら調整しますよ」と恩着せがましく言っておいて、いかにも調整したかのように、あとから「調整できたので、その時間予定を入れてもらっていいです」と連絡するわけです。

「これ、貸しイチね」といっておけば、もしかしたら何かいいものが返ってくるかもしれませんし。
一石二鳥というやつですな。

■裏プライムタイム

といっても、プライムタイムは状況によって色々変わる時がありますし、締め切り間近だったら、プライムかどうかなんて言ってられません。そこで、プライムタイムは、1日の内、午前と午後の2つを取るようにしてます。

1ヶ月くらいまとめると、午前中に集中時間があった時と、午後に集中時間がとれている時の2つがあることがわかると思います(私の場合ですが)。ですので、プライムタイムの予約は、午前と午後の2つに分けて書いておきます。

ということで、私の場合は、午前中は9時半から11時まで、午後は2時から3時までをプライムタイムにしています。
ま、これもこの先変わるかもしれませんが。

いつも調子がいいのは午前中のプライムタイム。こちらがメインのプライムタイムで、週次プレビューの時には、ここに主要なタスクを割り付けます。週のはじめには基本午前中のプライムタイムは全部タスク予定で埋まってます。

午後のプライムタイムは、前日か当日の朝、その日にやらなければならないタスクで、まだ時間の割り振りがしてないもので、最も重要そうなものに割り当てます。つまり、週明けの時に決めた優先順位に変更があった場合、あるいは週末にはわからなかった新しいタスクが割り振られることになります。
もちろん、スケジューラは、「表プライムタイム」「裏プライムタイム」として最初は確保されているものが、タスクを割りつけた時点で、そのタスク名に書き換えないと、何をするつもりだったのか忘れちゃいますので、ご注意を。


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こんな言い方より、本当のことを行ってほしいものです。

 「あなたの貴重な時間を20分間無駄にしてほしいんだけど、いい?」

実際やっているのはそういう行為の場合が少なくありません。

でも本当にそうきかれたら、あなたならどう答えますか?

■タイムバンデッド

 タイムバンデッド = 時間泥棒

私が(勝手に、こっそり)読んでいる部族の名前です。

この部族、困ったことに時々重要な情報や、役に立つうわさ話なども運んでくれるので、ムゲにも断れません。

まあ、優先順位もありますので、割禁(割込禁止)−一人会議みたいなことをするわけですが。

今日は私がタイムバンデッド族と読んでいる部族の、さらに小部族を紹介して、その対処法について考えてみたいと思います。


■ゴシップ族

「あの話、聞いた?」が枕詞の部族です。
この時に、「何を?」などと答えようものなら、軽く30分は消滅します。ひどい時は1時間も。

私の会社は別の会社に清掃を頼んでいるのですが、このオバサンがこの部族の人で、「昨日はちょっと大変だったのぉ」などと話しかけていただけます。もちろん、フレンドリーで良い人なのですが、「どうしたんです?」などと言おうものなら、

 「あの〜、あなたも仕事したほうがいいと思うんですけど…」

と余計な心配まで…

◆対処法

無視するに限る。もちろん、最低限の挨拶はするものの、罠には引っかからないように、「あ、そうですか。いつもありがとうございます」と、とっとと席を離れるのが一番。

■不平・不満族

この部族が求めているのは、賛同者です。しかし、安易に賛同しても否定しても長時間引っ張られることになります。

愚痴をさんざんぶちまけておいて、本人はいたってスッキリしてお帰りになるのですが、残されたこっちは、過ぎ去ってしまった時間とまだ片付いていないタスクに涙することになります。

かと言って、「それはあなたにも問題があるよ」などと否定しようものなら、その後マシンガン攻撃を食らうことになります。

◆対処法

話を変えるしかありません。
元々は、必要があって話を始めた場合には、なんとか結論の出る話に戻す作戦を必死になって考えます。

自分が試して、一番良かったのは「それは大変でしたね。ところで、この件だけど、こういう結論でいいかな?」と一応相手を認めておいて、いきなり議論の結論をぶつけてしまうこと。

■ニューカマー族

まぁ、管理職にもなればこの手の部族の扱いには慣れているでしょう。

この部族、とにかく「どうやればいいですか?」が口癖。
彼らの夢は、大したことをせずに、スマートに仕事が出来て、あなたより早く帰ることです。

新人の指導だからといって、「困ったことがあったら、なんでも相談して」などと言おうものなら、「相談」ではなく、山本五十六ばりの「やって見せ、やってみせて、言って聞かせて〜」をさせられる事になります。
最悪なのは、「やって見せ」の時点で、その作業はもう終わっているので、「あ、できたんですね。ありがとうございます」と言われてしまうこと。次に同じ作業をさせようとしても、「前回やっていただいたのでわかりません。もう一度やって見せて下さい」とか言われてしまいます。

◆対処法

「まず、自分でどうやったらできるか考えてみて。それをやってみて、うまく行かなかったところを見せに来て」と言いましょう。

■レジェンド族

どういうわけかお年寄りがおおいですが、時には中堅も。
この部族は、とにかく「以前、同じ事をやろうとした時にね〜」みたいに過去の事例といかに自分が奮闘したかを話したがります。結構年上の場合もあるので、簡単には無視もできません。

先日、別の会社の人と打ち合わせをしている時にこの部族と遭遇しました。

 「いや、私が新人だった頃はちょうどパソコンの普及機で、PC-8001とかFMパソコンとかあってねぇ。これがベーシックというOSで動くんだよ。雑誌のゲームのプログラムが印刷してあるので、それを一生懸命パソコンに打ち込んで、それでゲームをしたんだよ。特にね………」

とまあ、そのPC-8001の性能やスペックについて詳しく教えてくれました(T_T)。
その上、そこに同行してきた若い営業の方も

 「へ〜。そうなんですか。それで今パソコンに詳しいんですね」

などとヨイショするもんだから…。

ちなみにベーシック(BASIC)はOSではありませんので、そこんところよろしく。

◆対処法

黙って下を向きましょう。
こういう方は、自分の先輩(たとえ職位が下でも年上)や上司の場合もあるので、無理に話の腰を折ると、意外な所で余計なツッコミをうけます。とにかく嵐が過ぎ去るのをひたすら待つこと。

この同行してきた若い営業の方は、そういう意味で世渡り上手なのかも。

ま、待っている間に、ダメになったスケジュールをどう組み直すかを一生懸命考えましょう。

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この限られた時間の中で、なんとかやりくりして自分のやりたいことをやる時間を作ったり、目標を達成するための時間を捻出したりしなければいけません。

以前の記事「新しくはじめる」で、以下の様なことを書きました。

★━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
自分の知る限り、時間を作り出すためには3つしか方法はありません。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
 1.やめる − 今やっていることを「やらない」ようにする
 2.へらす − 今やっていることの頻度を減らす
 3.かえる − やり方を変えてもっと効率的にする
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

いつも、私は何かを新たにやろうとするときには、この「やめる、へらす、かえる」と唱えながら、どうやって時間を創りだすかを考えます。

   (中略)

でも、まず最初に考えるべきは、1.やめるということです。

なぜなら、上から順に投資対効果が高いから。

投資対効果が最も出しにくい効率化は、いろいろ工夫をして、トライ・アンド・エラーをしながら徐々にしか上がって行きません。だから、これを最初にやろうとすると、何時まで経っても新しいことが始められないわけです。
で、そのうちに、「まぁ、いまのままでいいや」って新しいことに対するヤル気が失せちゃう。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━★


今日は、「やめる」ために、私が意識していることについて。

■どうでもいいこと

最初にまとめてしまいますと、私が意識していることは「どうでもいいこと」に時間を取られないように注意すること。
異論もあると思いますが、私がなるペく時問を取られないようにしている事柄、実践していることをいくつか挙げます。

■ツイッターやフ口グ、インターネット掲示板は見ない

だって、つまらんものが多い。
もちろん、玉石混交なことは確かですが、「石」の確率が非常に高い。

ブログを見るのは、自分が知りたいことを検索した時に引っかかった場合だけにしてます。
いろんなブログてSEO対策がされているので、検索の上位に来ることも多いですが、基本ブログっぽいものは飛ばして、それなりに精度のありそうなWebだけを見てます。

■二ユースを繰り返し見ない

1 分で説明できる内容を、くどくどと何度も見る必要はありません。

例えば、先日の四川の地震のニュース等も、それを支援するために情報を集めようと思ったら、赤十字やそういった関係のサイトに行ったり、電話をしたりすればいいわけで、ニュースでやっていることは、同じような映像を使って、全体のほんの一部を切り取っただけの部分情報に過ぎません。そんなもので、全体像を理解したり、自分の次の行動が決められるわけがない。

かぼちゃの出来が良かったのわるかったのというニュースを見て、何かします?


■会議を長引かせない

会議自体をどうでもいいこととは言いません(そういう会議もあることは確かですが)。
30秒で説明できることを5分もくり返したり、結論の出ない議論を延冷と続けることが無駄だと感じてしまいます。

特に、自分から質問するときには、

 ★それを聞いて、自分の行動が変わるのか

を考えた上で、その答えがYESなら質問しますし、そうでなければ質問はしません。

また、そういう意識がないまま、本質とは関係ない質問を繰り返す人に対しては、「それを質問して、あなたは何をしたいのか?」とツッコミを入れたりします(まあ、それで話がこじれたり、人間関係がやばくなるようなら黙って脱出しますが)。

■議論できない人とは議論しない

どういうわけか、ものごとを抽象化したり、言葉の意味を感情で捉えたりする人がいます。

人間は、自分の意思を言葉か態度でしか表現出来ません。

したがって、話をするときには、声に出して言うしかないんですけど、声というのは、単なる空気の振動の集合体なんですね。
その振動の集合体を全体として認識すると音になり、一定のパターンの音を全体として認識すると言葉になります。言葉を全体として認識すると、文章になります。

さらにその文章(話している言葉)の全体を認識することで、意思が認識出るんですね。
ところが、認識が言葉のレベルで終わっている人は、

 「どこが悪かったんだろう?」

と言うと、

 「あ? 俺が悪いっていうのか?」

と噛み付いてきます。

こういう人とは、議論ができません。
相手の意思を汲み取って、それに自分の意思と重ねあわせて、相互のズレを認識するというのが議論なのに、意思のレベルにまで行かない人は、議論ができない

こういう人と会話をするのは無駄です。
避けるのが一番適切。

それでも、業務上どうしても避けられない人であれば、決定したことに対して、その人にしてほしい行動だけを伝えることで、時間の無駄が省けます。

■編集後記

いつも拙いメルマガやブログを応援していただき、ありがとうございます。

この文章は4月28日(日曜日)に書きましたが、一応4月30日に公開されるよう予約設定をしました。
せっかくゴールデンウィークなので、ちょっとまとまってやりたかったことをしっかりやりましょう。

ということで、私もゴールデンウィークを使ってちょっとやりたかったことをまとめてやりに★★(ナイショ)まで行ってきます。1週間まとめて音信不通になりますので、メルマガもブログの更新も1週間お休みしようと思います。

また、5月7日から再開したいと思います。

楽しいお休みを!!

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予想工数ってどのくらいマージンを取ってみなさんは回答するでしょうか?

■予想工数は90%

何かの調査で、予想工数というのは、人によってもばらつきがありますが、9割ぐらい確実にできる値を出すそうです。

例えばあるタスクが「20時間かかります」と言われた場合、9割の確率で20時間以内に収まるということ。でも内心は「15時間くらいかな〜」なんて思ってるわけです。でも、もし出来なかった時スケジュールに影響を与えたのが

 「自分の責任にはしたくない」

ってみんな思ってるわけですよ。

このあたりは経験の少ない人のほうが正直ですね。
「15時間くらいかな〜」って思ったら、それをそのまま口に出しちゃう。

で時々間に合わなくて、みんなで集まってスケジュールの再調整をすることになったりすると、

 「あ〜、まずったなぁ」

って思うので、だんだん余裕をみ込むようになります。

■クリティカルチェーン

TOC(制約理論)におけるクリティカルチェーンに基づくプロジェクトマネジメントってご存知でしょうか。
全員が、

  そのタスクを全力でやった時の最短時間

を出して、それでスケジュールを組んでしまうという代物。

つまり、100%そのタスクに打ち込んだ時に、できるかできないか五分五分の時間を出して、それでスケジュールを組んでしまいます。ただし、プロジェクト全体で余裕分のバッファを持つ。遅れが生じた時には、その余裕分のバッファを使って、全体のスケジュール調整をします。

先日タスクマネージメントの講師の方に、

 「このやり方でやったことはある?」

と聞いたら、「YES」という答えでした。
で、どうでだったかというと、ちゃんとできたそうです。

そのかわり、終わった時には全員へろへろ。

 「とてもではないですが、普段に使える方法ではありませんね。」
 「ただ、非常に強力であることは確かです」

というのが講師の方の感想でした。

逆に言えば、緊急で短期のプロジェクトなら使えるということ。
私の実感でもまったくその通りです。

■緊急事態

私はここ10年ほどは生産設備の設計をしてますので(その前は製品の設計をしてた)、生産に使用中の設備がトラブると緊急事態になります。

そのときにこのやり方が非常に効果があります。

工場から障害の第一報が入ってきます。

 「この前入れた××システム、応答しなくてライン止まったぞ!」

となると、即効で関係者・識者を集めます。

 「○○さん、▲▲をしらべて」
 「××さん、△△のデバッグログを埋め込んだソフトを作って工場にリリースして」
   :
   :

と次々に指示を出します。そのときに一番キーになりそうな担当者を攻撃します。

 私 :「■■さん、いつまでにできる?」
 担当:「え〜っと、2時間ください」
 私 :「今抱えている業務をやめたらどのくらいでできる?」
 担当:「じゃぁ、1時間半で」
 私 :「分かった。1時間でやって」
 担当:「え、無理です〜」
 私 :「大丈夫、遅れたらその場で調整するから」
    (もう、やれうかどうかなんて聞かなない)「じゃあ、君が終わり次第、もう一度ここに集合にしますので、すぐに取り掛かってください。」
    「あ、君は30分後に進捗状況を聞きに行くからね。」

という展開。もともと30分でやらせるつもりです。言い値の4分の1。

上司が30分後に進捗を聞きに来るとわかれば、メールを見たり、他の業務をする余裕なんてありません。必死になってやります。

で、きっかり30分後に行ってできてなければ、後ろに立ってます。
そうなれば、担当者はトイレにいく余裕もなくなります。

で、8割がた処理が終わったところで、関係者に電話をして、「これから結果のレビューをするからあつまって」と、担当者に聞こえるように話をします。

大体最短速攻で問題は解決しますね。

こうやり方をするので、「◆◆さん(私のこと)はトラブルになると元気になりますね〜」なんて言われるのですが、こればっかりはやむを得ない。

■普段は使わないけど

こんなふうなやり方ですので、いつもやるとメンバーはクタクタになります。
だから、基本的には原則は使ってはいけない伝家の宝刀。

でも抜かないといけない時もあることを知っておきましょう。

■やり方

 0.関係者を集める(ひとりひとり電話をして呼び出す)
 1.ひとりひとりにタスクを与える
 2.それぞれのタスクの見積り時間を言わせる(先に自分で見積もっておきます)
 3.担当者が見積りを行ったら、それを1/2〜1/3位の時間でやるように指示する
 4.8割がたできたら、電話をしてくるようにする
 5.電話を受けたら、次の指示を出す。別の人がそれを受けて次のタスクをするのであれば、すぐに次のタスクの担当者に電話をかけて、タスクをスタートするように指示する。
 5.キーになりそうなタスクの担当者には、最小の見積り時間で、その人の席へ行き、できるまで後ろに立ってる
 6.担当者が「出来ました」と言う前に、見切りで関係者を集め始める

つまり、前工程の処理が終わった途端に後工程がスタートするようにするわけです。
本当はすべてのタスクに対してそれをやれるといいのですが、リーダは体がひとつしかないので、最も重要なタスクにベッタリ張り付いているわけです。

■普段使ってはいけない

最初にも書きましたが、この方法は、プロジェクトを最短で終わらせる最良の手段だと思いますが、担当者やリーダ自身の緊張も相当なものです。

毎日やられたら精神的にも肉体的にも持ちません。
緊急時だけにしましょう。

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