音楽と仕事の日々

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Category: ハック:時間術


新年会もひと通り終わりになって、夜のお誘いも多少、少なくなりました。

以前の記事に書いたように、金曜日と週末は1週間、1ヶ月、3ヶ月と言った一定のスパンの振り返りをするように週次、月次などのレビュー/プレビューをしてます。

週末は前の週を振り返り、翌週の段取りをする日ですので、1週間の効率は休日中に決まるといっても過言ではありません。
例えば、30分位上の作業はスケジュー表に記入することを、これまた以前の記事でおすすめしましたが、そのスケジュールを調整するのは、この振り返りのタイミングだけです。

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時間管理において、予測時間の見積りは非常に重要なものです。
1日の時間はどうやったって24時間しかないし、生きるのに必要な食事、睡眠などを除けば12〜16時間がいいとこでしょう。ここに20時間もかかるようなタスクを詰め込んでも、できるわけがないんです。

さて、このタスクをやるにはどのくらいの時間が必要だろうか?

それは自分の今のスケジュールの中に入れ込んでも、先方の要求する日程に間に合うのかを検討しないと、それを引き受けてもいいものなのかわかりません。

例えば、あるプレゼン資料を作る時間を2時間と見積もったとしましょう。

実際にやってみると、どのくらいの時間でできるでしょうか? 続きを読む


何かのアンケートで、昼間何時ころが最も眠くなる時間かを調べたら大体

   午後1時から3時
   
だったそうです。

頷けますね。身に覚えはたっぷりあります。

 「お昼ごはんを食べた後だから仕方がない」

と思っている方も多いでしょう。

ところが、何からの調査で
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電車の中で、ビジネスマンが手帖を開いてスケジュールをチェックしているのを見かける時があります。そういう姿を見るとつい、「残念〜」と思ってしまいます。

もちろん、何も言いませんが (^^;。
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会議が連続してある。

  13:00〜14:00   ○○会議 第4会議室
  14:00〜15:00   ××会議 本社会議室2

こんな予定が書かれたスケジュール帳に心当たりがありませんか?


第4会議室から本社会議室2までは歩いて5分。
その上、○○会議は5分くらいオーバーした。


しかしながら、○○会議も重要なので、ちゃんと結論を出して、関係者の宿題を明確化する必要があるけど、××会議は重役との打合せで遅れていくわけにも行かない。
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■特急券・座席指定券

大阪から東京まで移動することがあったとして、あなたはどんな手段を使うでしょうか?

 新幹線(のぞみ指定席) \14,050
 新幹線(ひかり指定席) \13,220
 新幹線(こだま指定席) \13,220
 新幹線(自由席)    \12,710
 夜行バス       \ 9,800 〜 \ 5,000
 格安航空券      \ 9,880 〜 \10,800
 青春18きっぷ     \ 4,260

ちょっと調べてみたところ、こんな感じ。

それなら安いほうがいいですよね。

これに所要時間を追加してみます。


 新幹線(のぞみ指定席) \14,050   2.5h
 新幹線(ひかり指定席) \13,220   3.0h
 新幹線(こだま指定席) \13,220   4.0h
 新幹線(自由席)    \12,710   4.0h
 夜行バス       \ 9,800   8.0h
 格安航空券      \ 9,880   1.2h(5.2h)
 青春18きっぷ     \ 4,260  10.0h

更にこんな感じ。

格安航空券は空港までの時間+空港から目的地までの時間がありますので、前後2時間として、括弧内に追記しました。


■座席指定券

一般路線でも座席指定券があるものがありますよね。私はJR通勤なので、JRだとホームライナー(セントラルライナー)といって、310円出すと座席指定券が買えます。これだと所要時間も10分ほど短くなるのと、座っていける。

■時間コスト

最初の質問に戻りまして、

 あなたらな、どのような交通手段を使いますか?

ちょっと質問の仕方を変えると

 あなたの時間をいくらで買いますか?

ということです。

■移動は価値を生まない

製品を製造するときに、「ムリ、ムダ、ムラ」というのはカイゼンのネタです。
たとえば、ある工程でものを作って、次の工程に渡す時、その工程に製品を移動させないといけないわけです。
しかしながら、その移動を何回繰り返しても製品は完成しません。工程で作業することによって製品は作られているのです。これを製造では

 移動は価値を生まない

という言い方をします。移動のための距離・時間はムダだから排除するべき、という理屈です。

ところが、そういった製造を経験している人でも、自分の移動に対しては非常に無頓着な場合が少なからずあります。

お金は、何かの情報を仕入れたり、勉強したりすることによって取り返すことはできますが、時間だけは巻き戻しは聞きません。つまり、時間は出ていってしまうだけの存在です。
それなのに、その時間を全く大切にしないのは、「ちょっと」ではないでしょうか。

■時間術とお金

時間管理を一生懸命やっている人が、移動のために10分、15分を無駄にする。
これほど矛盾したことはないと思います。

あなたの1時間あたりの、いや、1分あたりの労働コストを見積もってみてください。

例えば、年収1000万。この人の労働コスト(会社が支払っているコスト)は、おおよそ年間1800万くらいかかります。これを仕事をしている時間300日、8時間で割ると125円/分。

1分ムダにするということは、125円をドブに捨てるということです。

■時間は買える

「時間はお金で買える」。

このことをしっかり頭に入れておいてください。

ということで、最初の質問。

 「大阪から東京までの移動手段に何を使いますか?」

私の答えは、新幹線のぞみの指定席

■満員電車には乗らない

以前にも書きましたが、朝はやく移動して満員電車には乗らないという仕事術があります。
もう一つの電車の仕事術は

 お金を払って時間を買う

ということです。

それによってできた時間を使って、新しい情報を仕入れ、新たなアウトプットを作り出すためにはどうすればいいかを考えることです。

最初にも書きましたが、私は基本通勤は、

 出勤: 朝早く駅出発の電車で座って移動
     座席指定の電車に間に合えば指定券で移動
 退勤: 座席券を買って移動

としてます。会社から座席指定券の通勤費は出ませんので自腹です。
それでも座ってこれることによって

 10分早く自宅につけるので、1日に振り返りの時間を取る
 移動中はゆったり座ってこれるので、その時間に読書をする

という事をやってます。そのおかげで、1ヶ月の読書量は人並み以上です。

■ビジネスクラス

海外出張も基本的にはビジネスクラスを使うか、1クラス上の有料会員登録をします。
会社からはエコノミークラスの費用しか出ませんが、チェックインカウンターで、申しこめばアップグレードしてくれます。

ビジネスクラスや有料会員になると、

 ・出発までラウンジでゆっくり過ごせる
  ※ラウンジは基本的に飲み放題、食べ放題です。
 ・登乗時に並ばなくていい

というメリットがあります。
この時間の差はエコノミーと比べると圧倒的に違います(もちろん、飛行機会社からのサービスもすごくいいです)。

その時間を使えば、メールを処理(無料で高速インターネットが使える)したり、関係部署に指示を出したり、あるいは勉強のためのインプットをしたりと、エコノミークラスではできない活動ができます。

時間管理をするということは、「時間を大切にする」ということですね。
大切にしているのであれば、当然、行動を伴わないといけないということです。
ちょっとのお金を惜しんで、時間をドブに捨てておいて、「時間を大切にしています」なんておかしいですよね?

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あなたの一番作業が捗る時間帯はどの時間帯でしょうか。

私の場合は、午前中は10時前後と、午後3時前後時間帯。もっとっも作業効率が悪いのが、夕方5時以降。
あと曜日によっても若干のばらつきがありますが。

この最も作業効率が高い時間帯に、重要なタスクを割り振るとすごくはかどるし、結果もいいものができます。
ところが、この時間帯人によってバラバラだし、年齢によっても違うみたいです。20代の頃は夜8時くらいから12時(深夜ですね)くらいまでが最も効率が良かった記憶があります。

この一番作業が捗る時間を、勝手にプライムタイムと呼んでます。
元々の意味は

★――――――――――――――――――――――――――
   Wikipediaより
プライムタイム(英語:prime time)は、テレビ業界において夜の看板番組が並ぶ時間帯のこと。ただ国によって具体的な時間帯は異なり、日本では毎日19:00 - 23:00の時間帯[1]、アメリカ(東部時間帯と太平洋時間帯の州)では月 - 土曜の20:00 - 23:00と日曜の19:00 - 23:00の時間帯を指す。
この時間帯は特に視聴率が高く花形とも言える番組が並んでおり、その局の活力を示す指標ともとらえられ重要視される。
――――――――――――――――――――――――――★


ということなのですが、自分が最も高いアウトプットが出せる時間帯という意味で、勝手にプライムタイムと呼ぶようになりました。


■プライムタイムを見つける

先にも書きましたように、プライムタイムは条件や年齢、その人の生活習慣などによって、いろいろ変わるみたいです。やっぱり技術系の人は、若い人ほど夜のほうが調子がいいみたいですね。

ですので、自分のプライムタイムのパターンを見つけることが、仕事の効率を上げるのに役立ちます。
そこに大切なタスクを割り振ればいいですので。逆にプライムタイムに生産性の低い会議などを入れられると、せっかくの調子のいい時間に、ダラダラ会議をさせられることになりかねません。

まず、自分のプライムタイムが何時頃なのかを見つける作業をします。

この記事を読まれている方なら、手帳やスケジューラで時間管理をして見える方が多いと思いますが、ここに今日を振り返って、
 ・効率的な作業ができた
 ・集中できた
という時間を記録していきます。

私の場合、毎年5月、11月は1ヶ月間、この「プライムタイム探し」をやってます(かれこれ5年くらい続いてます)。
これは、期首、期末を避けて、通常業務が多い期間を選んで、業務の偏りがない時を選択するようにしてます。

やり方は

 きょう1日で一番効率が良かった時間帯を記録する

だけです。

私の場合はEXCELで横軸に日付、縦軸に朝8時〜夜20時までの時間を区切って、集中できたと思う時間のセルに色をつけていきます。これは、それができたと思った時点ですぐに書かないと忘れてしまうので、少なくとも1日の終わりにはそれを書いておきます。

■プライムタイムに秘密の予定を入れておく

できたら1ヶ月、少なくとも1週間つけ終わったらその終わりの月次レビュー、または週次レビューの時に振り返りをします。ざっと見渡してみると大体の集中時間帯がわかります。

で以降半年くらいは、この時間帯を集中時間帯として確保しちゃうわけです。

なので、私のスケジューラには他の人からは何が書いてあるか見えない秘密の時間帯が確保されてます。こうしておくと、その時にいきなり会議を入れられることもないですし、どうしても必要なら相談の電話なりメールなりがあるので、「あぁ、その時間帯はちょっと予定があるのですが、どうしてもそこでないとまずいようなら調整しますよ」と恩着せがましく言っておいて、いかにも調整したかのように、あとから「調整できたので、その時間予定を入れてもらっていいです」と連絡するわけです。

「これ、貸しイチね」といっておけば、もしかしたら何かいいものが返ってくるかもしれませんし。
一石二鳥というやつですな。

■裏プライムタイム

といっても、プライムタイムは状況によって色々変わる時がありますし、締め切り間近だったら、プライムかどうかなんて言ってられません。そこで、プライムタイムは、1日の内、午前と午後の2つを取るようにしてます。

1ヶ月くらいまとめると、午前中に集中時間があった時と、午後に集中時間がとれている時の2つがあることがわかると思います(私の場合ですが)。ですので、プライムタイムの予約は、午前と午後の2つに分けて書いておきます。

ということで、私の場合は、午前中は9時半から11時まで、午後は2時から3時までをプライムタイムにしています。
ま、これもこの先変わるかもしれませんが。

いつも調子がいいのは午前中のプライムタイム。こちらがメインのプライムタイムで、週次プレビューの時には、ここに主要なタスクを割り付けます。週のはじめには基本午前中のプライムタイムは全部タスク予定で埋まってます。

午後のプライムタイムは、前日か当日の朝、その日にやらなければならないタスクで、まだ時間の割り振りがしてないもので、最も重要そうなものに割り当てます。つまり、週明けの時に決めた優先順位に変更があった場合、あるいは週末にはわからなかった新しいタスクが割り振られることになります。
もちろん、スケジューラは、「表プライムタイム」「裏プライムタイム」として最初は確保されているものが、タスクを割りつけた時点で、そのタスク名に書き換えないと、何をするつもりだったのか忘れちゃいますので、ご注意を。


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これほど本音を偽った質問もそうはないでしょう。
こんな言い方より、本当のことを行ってほしいものです。

 「あなたの貴重な時間を20分間無駄にしてほしいんだけど、いい?」

実際やっているのはそういう行為の場合が少なくありません。

でも本当にそうきかれたら、あなたならどう答えますか?

■タイムバンデッド

 タイムバンデッド = 時間泥棒

私が(勝手に、こっそり)読んでいる部族の名前です。

この部族、困ったことに時々重要な情報や、役に立つうわさ話なども運んでくれるので、ムゲにも断れません。

まあ、優先順位もありますので、割禁(割込禁止)−一人会議みたいなことをするわけですが。

今日は私がタイムバンデッド族と読んでいる部族の、さらに小部族を紹介して、その対処法について考えてみたいと思います。


■ゴシップ族

「あの話、聞いた?」が枕詞の部族です。
この時に、「何を?」などと答えようものなら、軽く30分は消滅します。ひどい時は1時間も。

私の会社は別の会社に清掃を頼んでいるのですが、このオバサンがこの部族の人で、「昨日はちょっと大変だったのぉ」などと話しかけていただけます。もちろん、フレンドリーで良い人なのですが、「どうしたんです?」などと言おうものなら、

 「あの〜、あなたも仕事したほうがいいと思うんですけど…」

と余計な心配まで…

◆対処法

無視するに限る。もちろん、最低限の挨拶はするものの、罠には引っかからないように、「あ、そうですか。いつもありがとうございます」と、とっとと席を離れるのが一番。

■不平・不満族

この部族が求めているのは、賛同者です。しかし、安易に賛同しても否定しても長時間引っ張られることになります。

愚痴をさんざんぶちまけておいて、本人はいたってスッキリしてお帰りになるのですが、残されたこっちは、過ぎ去ってしまった時間とまだ片付いていないタスクに涙することになります。

かと言って、「それはあなたにも問題があるよ」などと否定しようものなら、その後マシンガン攻撃を食らうことになります。

◆対処法

話を変えるしかありません。
元々は、必要があって話を始めた場合には、なんとか結論の出る話に戻す作戦を必死になって考えます。

自分が試して、一番良かったのは「それは大変でしたね。ところで、この件だけど、こういう結論でいいかな?」と一応相手を認めておいて、いきなり議論の結論をぶつけてしまうこと。

■ニューカマー族

まぁ、管理職にもなればこの手の部族の扱いには慣れているでしょう。

この部族、とにかく「どうやればいいですか?」が口癖。
彼らの夢は、大したことをせずに、スマートに仕事が出来て、あなたより早く帰ることです。

新人の指導だからといって、「困ったことがあったら、なんでも相談して」などと言おうものなら、「相談」ではなく、山本五十六ばりの「やって見せ、やってみせて、言って聞かせて〜」をさせられる事になります。
最悪なのは、「やって見せ」の時点で、その作業はもう終わっているので、「あ、できたんですね。ありがとうございます」と言われてしまうこと。次に同じ作業をさせようとしても、「前回やっていただいたのでわかりません。もう一度やって見せて下さい」とか言われてしまいます。

◆対処法

「まず、自分でどうやったらできるか考えてみて。それをやってみて、うまく行かなかったところを見せに来て」と言いましょう。

■レジェンド族

どういうわけかお年寄りがおおいですが、時には中堅も。
この部族は、とにかく「以前、同じ事をやろうとした時にね〜」みたいに過去の事例といかに自分が奮闘したかを話したがります。結構年上の場合もあるので、簡単には無視もできません。

先日、別の会社の人と打ち合わせをしている時にこの部族と遭遇しました。

 「いや、私が新人だった頃はちょうどパソコンの普及機で、PC-8001とかFMパソコンとかあってねぇ。これがベーシックというOSで動くんだよ。雑誌のゲームのプログラムが印刷してあるので、それを一生懸命パソコンに打ち込んで、それでゲームをしたんだよ。特にね………」

とまあ、そのPC-8001の性能やスペックについて詳しく教えてくれました(T_T)。
その上、そこに同行してきた若い営業の方も

 「へ〜。そうなんですか。それで今パソコンに詳しいんですね」

などとヨイショするもんだから…。

ちなみにベーシック(BASIC)はOSではありませんので、そこんところよろしく。

◆対処法

黙って下を向きましょう。
こういう方は、自分の先輩(たとえ職位が下でも年上)や上司の場合もあるので、無理に話の腰を折ると、意外な所で余計なツッコミをうけます。とにかく嵐が過ぎ去るのをひたすら待つこと。

この同行してきた若い営業の方は、そういう意味で世渡り上手なのかも。

ま、待っている間に、ダメになったスケジュールをどう組み直すかを一生懸命考えましょう。

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