■仕事の効率を上げる基本ルール
過去記事で、仕事を早く終わらせるためのヒントを幾つか書いてきましたが、これらに基本ルールがあります。
本日はちょっと抽象的ですが、この基本ルールをご紹介します。
◆今やっていることに集中する
もし、何か気が散る要素があったら、一旦今やっていることを中断し、気になったことをリマインダに書き写しておく。書いたらすぐに元の作業に戻る
◆期限を設ける
1つのToDo(アクション)であれば「1時間で終わろう」。タスクであれば「今日中に終わろう」というふうに、仕事は小さな塊に分解し、それぞれを始めるときに、「○○分で終わらせる」というリミットを設ける。
◆今のタスク以外の情報が見えないようにする
今やっていること以外の者が目に入ると、そちらに気を取られる。机の上、PCのデスクトップなどに今やっていること以外のことが見える状態にしない。
◆優先順位をつける、やらない
それのもたらす結果から優先順位を決め、優先順位の高いものから着手する。結果を出すことによる効果がたいしてないものは「やらない」と決める
◆自己暗示をかける
「オレはこの仕事をやり切る力がある」「オレの仕事は効率的だ」「オレはラッキーだ、ツイてる」などといったポジティブな言葉かけを常に自分に対して行い、自己暗示をかける。
不満やマイナスの言葉を使わない
◆自動化する
自分がやらなくても、勝手に結果が出るように、PCで自動化したり、誰かに頼んでやってもらうようにする。
◆集中→リラックスを繰り返す
集中するだけでは、イトは切れてしまう。集中の後には息抜きを。
◆工夫する
常に「もっと簡単にならないか」「もっと短時間でできるようにならないか」の課題認識をする。
「変える」「組み合わせる」「分解する」の3つのテンプレートに当てはめて効率化する
◆仕事を好きになる
自分のやっていることに対して、誇りと愛着を持つ。
仕事に精通するよう必要な周辺情報に敏感になる
◆基本脳力をつける
仕事は自分の頭で考えてこそ成長する。そのためには、考える力、文章の書き方、単語の使い方、メールのマナーなどの基本的な力を常に鍛錬する
◆明日に延ばさない
「明日でもいいや」が集中力を最も下げる魔法の言葉。やりかけたら、終わるまでとにかくやめない事を目指す
◆鳥の目、蟻の目、魚の眼
今やっているタスクは、目標のどのような部分を担っているのかを意識し、全体像から今のタスクを把握する。
タスクの一つ一つのアクションをちゃんと見る。
過去から現在、現在から未来の流を見る
◆100%を目指さない
要求されたレベルの少し上であればいい。完成度100%はオーバースペックである。
◆仕事は成果が目的であって、やり方はいくらでもある。
◆仕事はまとめる
同じような仕事、あるいは同じ場所に行かないといけない仕事は、時間が許す限り、ついでにやる。
◆小さな単位に分割する
仕事は大きなままだと何をしていいかわからなくなる。小さなアクション(具体的な行動)になるまで、分割する。
◆アドレナリンを出す
「やらされている」と思うと、やる気が無くなるし工夫もできなくなる。「自分がこの仕事をやりたいんだ」と考える。
◆人間関係を築く
仕事は結局人間関係。良好な人間関係を維持する。
◆自分の集中時間の癖を見つける
1日の内、1週間の内で自分が集中力が最も高くなる時間帯をみつけて、この時間に考える時間を配分する。
一般的には、起床後2～4時間後がもっとも効率がいい。
◆GTDをやる
GTDは仕事の効率を上げてくれる。
◆先送りは毒にも薬にもなる
うまく先送りを使うと、仕事の効率をあげられる。しかし、言い訳をして先送りをすると仕事の効率は極端に下がる。使い方を間違えない。
◆ツールを活用する
頑張って成果を出すより、頑張って工夫をしたほうが効率は良くなる。ツールを活用する。
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