■ハードディスクの余裕


以前、中国のネットワークサーバの管理をしていた頃に、ルールとして決めたものがあります。

  3分の1マージン

というのがそれ。

今も確認すると、それが色々なところに拡大されて、自分が担当してなくてもそれが部門のルールとして残っているようです。

何かというと、

 ・ハードディスクの空き容量が3分の1を切ったらファイルの整理をする
 ・メモリの余裕が3分の1未満になったら、不要なアプリを探して停止させるかメモリの増設をする
 ・SQLサーバのフリーエリアが3分の1を切ったら、拡張をする


などなど。

とにかく何でもかんでも3分の1。

■余裕が無いとい仕事の品質は上がらない


仕事をする上でも余裕は必要です。

ハードディスクを例に取ると、最近はすっかりハードディスク領域も大きくなりましたが、1Tのハードディスクに、600GB以上のファイルがあったら要注意。
アクセス速度が極端に遅くなります(正確に測ったわけではありませんが)。

データをバックアップするために、ファイルをあちこち動かすのにも空き容量が必要ですが、このあっちへコピーし、こっちへ移動してファイルを整理するのにも大体前容量の半分くらいあると余裕で作業ができます。

実際の仕事をする上でも、全く余裕が無い状態で仕事をしていれば、すぐにパンクします。

いつも時間に追われて仕事をしていると、こうした見直しのような作業は全くやらなくなるので、つまらない誤変換や、誤字・脱字、漏れなどが発生します。
出した資料も片付ける余裕もなくなりますね。


■余裕度


どのくらい余裕があればいいのかは人それぞれ経験的なものもあるのでしょうが、私の経験だと2割だと少ないです。

1日8時間として、2割は約1時間半時間です。
なにか緊急の作業をするためには、ギリギリですね。

これが3割あると、2時間半です。私の場合、殆どの作業は2時間くらいが最も大きな作業なので、この時間あればゆっくり丁寧に仕事ができます。
ぎりぎりの余裕しかないと、つい慌ててしまって、仕事の仕上がりが気に入らない。でもやり直す時間もないという状態になりますが、2時間以上あると、大体は仕上がって、もう一度見直す余裕があります。

だからといって、みんながみんなそのくらいの時間が必要かというとそうでもないみたいです。

私の知っている人ですごい人は1日に30分くらいしかマージンを取ってませんが、「ほぼピッタリに終わる」といってました。
その人は、自分のやっている仕事をすべて時間を測って、過去のデータをいつでも検索できるようにしてましたが、根性なしの私にはとても無理。全部で1年に2~4週間くらいは測定はしてますが、それ以外はほとんど、日誌に大体の時間が書いてある程度です。

それも単位が1時間程度なので、1時間未満の仕事は、何か余程のことがない限り記録すらされてません。

まぁ、その程度のデータなので、ますますマージンを大きくとっておく必要があるのでしょうけど。

通常はどのくらい余裕があればいいのかというと、やっぱり2~3割という人が多いです(私の知っている人の中では、です)。
みなさんはどの程度余裕を見込んでいるでしょうか?

■スケジュールを確保する


余裕を決めたら、スケジュールでその時間を確保してしまいます。
これはそこに何かの予定を入れられないため。

空き時間だと思うと、ネットワーク上で共有されたスケジュールだと、そこに会議を入れられてしまいます。
ですので、さきに

 予約時間

として確保してしまえば、余程のことがない限りその時間は自分の時間に出来ます。

その日のうちに処理しきれなかったタスク、緊急案件、日誌作成をこの時間でやります。

■さらに3分の1


さらにその他にも3分の1ルールを適用しているものをご紹介しておきます。

 ・ノートのなにも書いてないところが3分の1を切ったら新しいノートを作る
 ・メモ帳が3分の1くらいまで減ったら新しいメモ帳を鞄の中に入れておく
 ・ご飯はお茶碗で3分の2まで、腹7分目。ただし、朝食は除く。
 ・PCのウインドウを最大化していないときには、画面の3分の1まで(デスクトップのショートカットアイコンが見えるようにする)
 ・デスクトップのショートカットも画面の3分の1を超えたら古いものから削除する
 ・机の引き出しは、容積が3分の1を切ったら、古い資料は捨てる
 ・鉛筆たてはガラガラにしておく(3分の1というわけではありませんが)

いや、何かの宗教じゃあないですが、何か目安がないときめられないもので…。

※余談※
ちなみに今年の健康診断(人間ドッグ)に先週行って来ました。
医者から、「なにかダイエットしてます?」ときかれたので、「いや、特に…」と答えたら、「体重が年々減ってきています。特に何かの問題は見つかりませんが…」と言われて、「あ、そういえば、ご飯3分の1をやり始めて3年くらいになります」と答えたら、「なるほど~」と感心されてしまいました。

■同じテーマの記事

絶対に忘れてはいけないTODOの管理方法

あなたの会社でもやらないといけないことを付箋紙(ポストイット)に書き出して、モニタの横に張り出しておく、という方法をやっている人が結構いるのではないでしょうか。実はこれ生産性を落とす原因です。今のタスクに関係ないものは視界に入れない私もすべてがアナログ管理だった頃にやったことがありますが、しばらくしてやらなくなりました。実はこれにはデメリットがあって、「今やること」や「今日やること」に集中できなくなるのです。前述の通り今日やれるタスクは、1日でせいぜい3..

1日の仕事は3つに絞る

私は仕事はタスクリストで管理してます。このタスクリストには、大きな仕事から小さなちょっとしたToDoまでいろいろなものが入っています。1日の終わりに明日の仕事を決める以前の記事「10万ドルのアイディア」でご紹介したように、明日必達の仕事を3つだけ決めるようにしています。別に3つでなくとも、4つでも5つでも問題ありませんが、「やりきれなかった時に言い訳をする」ことが少なくないので、絶対にやりきれるだけの量しか「やる」と決めないようにしています。その代わり決..

重要事項付箋

いま手元に何種類の付箋を持ってますか?私はというと、大きな正方形の付箋中くらいの長方形の付箋小さな長方形の付箋さらにその小さな付箋を3分の1くらいにカットした付箋の4種類がノートに貼り付けてあります。大きな付箋は、財布にも入ってます。重要事項付箋以前は、付箋を色分けして使ってました。・ピンクの付箋は重要事項・水色の付箋は私事・黄色の付箋は通常業務ところが、大きさも結構重要で、タスクリストとしてノートに貼り付けるには、なるべく小さい方がいいの..

無言で書類を受け取らない

意識しようとしまいと、人は他人から好意的な評価を貰いたいと思っています。この心理現象はとくに相手が上司やリーダーからだと強く働くようです。これを活用しましょう。書類を無言で受け取ると同僚や部下が書類を持ってきました。部下:「お待たせしました。×××の報告書ができました」上司:「…………」(受け取って書類入れに入れる)部下:「あの……」もしあなたがこの上司の部下なら、こんなやり方をされたらどうなるでしょう。極端な話「この人の下では働きたくない…」とか..

大量に書くメモを一元管理する方法

メモやノート、最近はデジタルメディアなどいろいろなところで情報が発生します。それを後で使えるようにしておかないと、労力をかけて作成した意味がありません。実際に私がメモをどのくらい使っているかというと…メモの資料量を測定してみた私は最近はメモ帳ではなく付箋紙を使っていますが、よく百均で買うので、この半年で購入したメモ帳用付箋紙の数を数えてみました(お小遣い帳で…)。結果は、11冊。1冊200枚なので、1ヶ月平均で約3..

タスクの完了数

やるべきことはタスクリストに書き出して、それをいつもメンテナンスしていると、「さて、次は何をしようか」と考える時間がなくなり、やるべきことを忘れることもなくなり、仕事をする上でストレスがなくなります。「ストレスフリーの仕事術より」-昔の仕事はシンプルだった。その仕事が終わっているのか、終わっていないならどれぐらい片利いたのか、だれが見てもすぐにわかった。そこに 100 本のネジが積まれていれば仕事は終わっているし、99本だったら終わっ..