いろいろな作業を経て完成する仕事(GTDではプロジェクトと読んでますね)があった時に、よく「作りなさい」問われるのが、計画化と「やることリスト」です。
これはベースになっているのは、「やることリスト」であって、それを時系列に並べたものが計画です。

★P114〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

みなさんはやるべき作業をどのようにまとめていますか?

上司の指示、クライアントとの打ち合わせでできた宿題、自分自身で解決すべき課題など、書き出すとキリがないほど出てくるのではないでしょうか。これらをノートに書き出したり、付姿に書き出してデスクに貼っておいたり、グループウェアなどの管理ツールを使ってパソコン上で管理している人もいることでしょう。

しかしこのような方法は主に自己管理として、セルフチェックとして使われるケースですね。

一方でプロジェクトをうまく進めていくには、周囲のメンバーとの協調性が最も重要です。よって、メンバーと共にプ口ジェクトにおける作業をリスト化して、まとめておくことが重要です。ここでは WBS(Work Brakedown Structure)をご紹介します。もともとは、アメリカの宇宙開発やシステム開発、プラント・建築プロジェクトなどで実践されてきた方法です。プロジェクトあるところに WBS ありと言われるくらいプロジェクト管理には有効なツールです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
――――――――――――――――――――――――――――★


WBSについては以前ご紹介したので、そちらを参照してください。

 WBSを作る

しかし、私は本書にあるような「メンバーとともに」ということをしません。
一人で作っちゃいます。

これは、本書『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』にも書いてあるような弊害があるからです。


★P116〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

まずは、あるプロジェクトにおける作業をブレーンストーミングなどを用いて思いつくままに洗い出してみることです。

ここで肝心なのは、当初のプロジェクトの目的や最終成果物についての認識あわせがメンバーでできていることです。最終ゴールのイメージがズレているとそこにたどり着くための共体的な方法もズレてくることでしょう。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
――――――――――――――――――――――――――――★


■たたき台を作る


ちょっと極論をすると、最終のゴールイメージがプロジェクトのメンバーで共有できることはありません。
ゴールイメージはあくまでもイメージなので、誰かの頭のなかにあるものです。それを言語化した時点で必要な要素が抜け落ちます。だから、自分一人でやることリストを作り、それを計画にまで落とします。

ただし、これは決定版ではなく、たたき台です。

これをベースに話し合いをするのです。

プロジェクトのリーダーとなった以上、プロジェクトのゴールの形はあなたが決めていいです。それがリーダーの権限ですから。

これをゴールイメージだけ示して、「これに必要なタスクを出してください」とミーティングを持てば、発散するか、何も意見が出ないかどちらかです。
それくらいなら、「こうやってやる。文句のある人は言って!」とやったほうが、意見が出やすいです。

■やらないことリスト


こうするとメンバーの中で、自分(リーダー)が考えていた達成までのプロセスとはちょっと違うタスクをいう人が出てきます。
多分、その人は発想方法が違うのでしょうけど、こういう多様性は認めないといけません。

★P117〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

これは、プロジェクトの実行段階においても、チェックリストとして活用ができますし、周囲とのコミユニケーションツールとして活用ができます。やることリストを作るのも大切ですが、やらないことリストを作成しておくと、多らに認識あわせができるものです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
――――――――――――――――――――――――――――★


認識合わせのためには、「それはハズレ」がないとどこに協会があるのかわかりません。だからこういう意見はウエルカムなのですが、「そこは違う」とちゃんと言わないといけません。それで発言者が納得してくれるかどうかは別ですが、最後は「私がリーダーなのだから私が決めます」と強権を発動します。
これは、ちょっと感情的に厳しいこともありますが、明確にしておかないと後で迷走する可能性があるので明確に。



■参考図書 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術





立ち読みできます立ち読み可
仕事の8割は、段取りで決まる!

仕事のやり方を劇的に改善し効率を数倍高める「段取り力」。「段取り力(PWA)検定の仕掛け人であり、年間200日以上もの企業セミナーでこのスキルを教える「段取りの達人」が秘伝の技術を大公開!





◆アマゾンで見る◆◆楽天で見る◆◆DMMで見る◆

アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
著者 :吉山勇樹

アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
検索 :最安値検索

アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
検索 :商品検索する



●本書を引用した記事
 やることリストとやらないことリスト
 成果が倍になるコマ割り時間術
 時間を買う
 伝わった結果だけが問題2:どう伝わったかを判断する方法
 伝わった結果だけが問題1:どう伝えたかではなく、どう伝わったか!
 リスクは上げるより見直す2:リスクマネジメントは「良い加減」に
 リスクは上げるより見直す1:リスクは上げるより見直す
 定型業務をカイゼンしなさい
 締め切りを曖昧にしない
 仕事の4条件のスコープを決める

●このテーマの関連図書


残業ゼロ!仕事が3倍速くなるダンドリ仕事術(アスカビジネス)

頭のいい段取りの技術



■同じテーマの記事

中途面接の印象を良くするコツ:癖を見つける

面接官をしていると、相手のクセみたいなものが時々気になる時があります。これが多分、本人も気がついてないでしょうし、面接官自信も「なんとなく~」的な印象で、具体的に指摘できない場合も少なくありません。ここでも、「初対面の相手とのビジネスミーティング」を想定すればよいのです。無理に笑顔をつくるより、「大切なお客様のもとに仕事で初めて訪問した時の対応」と考えれば、自然に..

セミナーに行ってはいけない

世の中にはいろんなセミナーが開催されています。内容的にも、お値段もピンキリみたいですが。管理人の私も1年に1~2回セミナーに行くことがありますが(自腹や会社費用)、行って効果があるのは、あまりセミナーの講師や内容には関係ないみたいです(講師の方に失礼かもしれませんが)。以前に、過去の日誌をぼんやり読み返していて、セミナーで「いい話が聞けた」「いいことを思いついた」などと好印象を持った時と、「しょうもなかった」「時間の無駄だった」などとがっかりしたものを比較してみたとこ..

締め切りはその場で決める

とあるSEと顧客の会話。SE:これで要件はお伺いできたと思います。具体的な見積を作成させていただきます。客:ありがとうございます。よろしくお願いします。SE:ありがとうございました。失礼します。::後日:SE:見積が出来ましたので、お会いしたいですが…客:ちょっと立て込んでいるので、再来週まで時間が取れません…SE:了解しました。では再来週にまたお電話します。::再来週:SE:先日の件ですが…客:あれ、も..

飽きたときは、体むより異質な作業をやってみよう

人の集中力というのは限界があって、あまり長時間は続きません。一説には1時間とか2時間とか言われてますね。ところが私の場合、「ちょっと頑張ったから休憩しよう」と休憩モードに入ると、そのままになっちゃうことがよくありました。「ちょっとの休憩」でコーヒーを淹れに行き、ついでにそこにいた人と与太話を初めたりして、次の作業を始めるまでの時間が30分になり、1時間になり、次にもう一度集中するために恐ろしく時間がかかったり、精神力を必要とした..

プロジェクトを最短で終わらせる方法

あるプロジェクトの計画をたてるときに、関係者に予想工数を出してもらいますよね。予想工数ってどのくらいマージンを取ってみなさんは回答するでしょうか?予想工数は90%何かの調査で、予想工数というのは、人によってもばらつきがありますが、9割ぐらい確実にできる値を出すそうです。例えばあるタスクが「20時間かかります」と言われた場合、9割の確率で20時間以内に収まるということ。でも内心は「15時間くらいかな~」なんて思ってるわけです。でも、もし出来なかった時スケジ..

デスクトップにファイルを保存しない

ファイルを作りかけているときに次の会議の時間になっちゃった、とそんなときに「名前をつけて保存」ってやるとデスクトップかドキュメントフォルダが最初に開いてきます。「ええい!いちいち別フォルダを開いてられるか!」ってそのままデスクトップに保存しちゃったりしません?以前はよくやってました。そのおかげで、デスクトップにはいろんなプロジェクトのファイルがごちゃごちゃにおかれて、せっかくの壁紙もアイコンだらけで見られないくらい。それが大事な時間を奪うことになるんですよね~。..