毎日いろんな人からのメールを貰いますよね。
とくに、職位が上がるほど、CCでメールを貰ったりするようになって、メールの量は爆発的に増えていきます。

私の場合は、1日に約400~800通。多い時で三桁いきます。


■「ご支援をお願いします」では分からない


よく文末に

 「ご検討ください」
 「ご支援をお願いします」
 「ご協力をお願いします」
 「ご確認をお願いします」

という文章がついてます。

ところが、本文をいくら読み返しても、何に協力していいかわからないんですよ。
だいたいそういうメールは過去ログ行き。何も起きません。

過去の「サラヒン~サラリーマンの仕事のヒント」の記事でメールの書き方については何度かコメントしてますので、具体的にはそちらを見ていただくとして、本日はこういったコミュニケーションミスを防ぐための考え方について。


■相手の立場と知識を考える


多くの蒸気のようなメールを出したり、意味不明な説明をしたりする人の問題点がこれ。

 相手の立場や、知識範囲を理解していない

ということです。

最近良く言われることに「専門用語や3文字略語を使うな」というのがありますよね。これもこの問題点を指摘した具体的な方法のひとつです。

会社の経営や財務がわかっていない人に、ROE, ROI, ROAとかいっても意味不明ですよね。
だからと言って、総資本利益率, 自己資本利益率 と日本語にしていってみてもバカにされてるようにしか聞こえません。

同じことは打ち合わせをするときにも言えます。

残業規制などもあり打ち合わせの効率を高めようと

 いきなり前回の会話の続きから入る

なんてことをしたら、その課題について事前に考えてきている議事進行係は当然大丈夫でしょうが、他の出席者は「これって何の会議だったっけ?」程度で出席しているので、ついていけません。「議論が進まない」なんて嘆いても、「あんたのやり方が悪い」ということ。

また、出席者が一般職ばかりなのに、「業務として新たに○○を△△部さんにお願いします」なんて言われても答えようがありません。課長・部長に投げるような質問・依頼をヒラ職員にしても答えられるわけではないのです。「部門間会議に出る以上は部門の代表として応答すべき」というのは建前や心構えの話で、その判断が部門に及ぶようなことは責任者でなければ発言できないことが現実論としてわかってない証拠です。

■相手の顔を見て何を言うかを考える


相手の理解レべルに合わせる、というと少し語弊があるかもしれませんが、こういったことは実は皆さんも普段やっていることです。

例えば、子供に説明する時と友人に説明する時などは、言い方を変えますよね。
相手の顔を見て、その人が自分とどこまで前提情報を共有できているか、そこを理解したうえで話をするのが上手な伝え方です。

普段の生活ではできているのに、仕事になると丁寧なコミュニケーションができない人が結構います。自分の言いたいことだけを言っていないか、相手のことをきちんと考えているか、立ち止まってチェックしてみてください。

■同じテーマの記事

コーチングの罠

「きみならどうしたいと思う?」「きみは、次にどうする?」最近良く聞くようになったセリフですね。管理職になったり、管理職直前の人に対して、人事教育の一環としてコーチング研修をする会社が増えましたし、ビジネス書などにもよく出てきます。でも、これを無条件に使おうとする上司がいたり、そういった説明をするコーチングの講師がいたりすると、ちょっとむっとします。数年前ですが、講師に噛み付いたことがありました。「自律的に考えて、こちらの思ったことができる部下なら、自分の経験で..

部下力のみがき方1:部下力のみがき方

結構久しぶりですが、ビジネス書をご紹介します。図書名称:上司を上手に使って仕事を効率化する『上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方』著者:新名史典いかにもサラリーマンに向けの本なので、読んだことがある方も見えるかも。私のブログでも時々引用させて頂いています。とくにポイントだと思うのは上司が仕事のボトルネックという点。仕事の効率を挙げるためには、上司をうまく巻き込んで行くことが重要。その点を「上司..

スケジュールにはショートカット

何かのタスクをスケジューラやタスクリストに登録するときにタスク名称だけ書いてませんか。実はこれ以外と効率が悪いです。タスクリストに資料を集めるタスクを作成する時には、そのタスクについてある程度がんが得ているので・あの資料と・このデータを・こう加工して・こんなイメージに仕上げようと思っていたりします。また、タスクの依頼がメールであれば、そのメールにタスクが必要になった背景などが書かれていますし、必要な情報がどこにあるのかが書かれてます。たとえば、..

圧倒されそうな相手の前では、意識的にゆっくりした動作をとろう

普段接触回数が少ない人と話すときには誰しも緊張します。上司ならまだしも、上司の上司、さらに上の役員とか。社長や役員がずらりと並んだ場で発表しようとしたり、大勢の前でなにかの話をしないといけない、みたいなシチュエーションでは、平常心で話ができるようになるなんてのは、きっと神経が鉄骨でできてないとムリかも。だからといって、冷や汗を流しながら黙って立ってましたでは仕事になりません。なんとかしなければ…緊張を和らげる方法大..

メールのGTD

メールの受信ボックスが魔窟になってませんか?まだ読んでないメール、メルマガ、通知メールなどなど。振り分け設定して、フォルダに分割されている方もみえると思いますが、未読件数2000件って、「後でほんとに読むのかよ」と思ってしまったりします。受信ボックスのなかで生活しない受信したメールと返信したメールが同じフォルダにあると、どれが返信済みなのか、どれが未処理なのかわからなくなって、時間を見つけては未処理のメールを探すこ..

お礼を言う

このところどうも気になるのが、ちょっとした声掛けができない人が多いこと。・朝会社に来て、黙って席についておもむろにパソコンを立ち上げる・帰りにパソコンを閉じて黙って帰る・上司から指示や指導を聞いて、「はい。」とだけ返事をするまぁ、「時代なので仕方がない面もあるだろうし、しかたがないのかな」とも思うのですが、コミュニケーション術のビジネス書や若い人向けのビジネス関連入門書などにはきちんと・挨拶をする・お礼を言う・復唱するということが書いてあるので、私の感覚だけが時..