仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。
この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。
・設問者が期待した答えがある
・だれに何をして欲しいのかが分かる
というポイントが押さえられています。
一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。
最初に登場人物をご紹介しておきます。
報告書: 報告書・メール・プレゼン資料などの文書
場合により、口頭での報告なども含む
報告者: 報告書などの文書を書く人(多くは部下)
書き手: 報告者と同じ。文書を作ることを意識して使い分ける事があります。
設問者: 報告者に文章を書くように指示した人
(多くは上司・メールの発信者)
設問 : 設問者が報告者に発した内容そのもの
読み手: 報告書を読む人。設問者も含まれるが、報告書は多数の人が読む場合もある。
前回の記事で、報告書は最初に「問い」がある、と書きました。
本日は、その「問い」を「テーマ」として報告書にどのように展開していくのかについて、整理してみたいと思います。
■テーマ
時々、報告時に見かけるのが、テーマ選択自体が間違っている報告です。
前回の第1の要素「問い」に使った例題からもう一度考えてみることにします。
★――――――――――――――――――――――――――
部長:製品Xの市場シェア向上策について報告してくれ
――――――――――――――――――――――――――★
ここでの「問い」が前回のように
★――――――――――――――――――――――――――
・製品Xの現在の市場シェアはどのような状況か?
・製品Xの現在の市場シェア低下の原因はなにか?
・製品Xの現在の市場シェア低下を食い止め、向上させるための施策はなにか?
・自分の部門でどのようなことがやれるのか?
・それは誰が、いつ、何をするべきなのか?
――――――――――――――――――――――――――★
だったとした時に、テーマは単純に「製品Xの市場シェア向上策」ではありません。
以前の記事でも書きましたが、「アクションを体言止めしてはいけない」んですよ。
「体言(名詞)止め」というのは便利なのですが、その意図するところがぼんやりしてしまいます。
同じことが「テーマ」についても言えます。
報告書やメール、果ては口頭での報告でも、「向上策」と言ってしまうと「策をどうするのか」という動詞の部分、すなわちアクションがごまかされてしまいます。
※すごく一般的な言い方をしてしまえば、なにかの「アクション」とは行動であって、行動というのは「動詞」でないと表せません。
だから、「問い」として、「向上策として誰が何をするべきなのか?」という「問い」がはっきりしたら、
「製品Xの市場シェア向上策の次の活動を開始を促す」
とするのか、
「製品Xの市場シェア向上策の効果推定をする」
「シェア向上策をいつ始めるべきなのか」
のかを明確に表さないといけないというわけです。
「テーマ」とは、日本語にすれば「話の主題」。主題が明確にならなければ、首尾一貫した報告書にはなりません。
設問者が部長なら、おそらく
その部門のリソースをいつ、どのように、どのくらい使えば、シェアの向上にどの程度貢献できるのか
が主たる設問のテーマでしょう(まあ、それぞれのシチュエーションに依存しますが)。現在のシェアがどうなのかはその前菜に過ぎません。
つまり、テーマは設問者の背景に当たる部分からくる、本来要求したかったことです。
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