やるべきことはタスクリストに書き出して、それをいつもメンテナンスしていると、「さて、次は何をしようか」と考える時間がなくなり、やるべきことを忘れることもなくなり、仕事をする上でストレスがなくなります。

★――――――――――「ストレスフリーの仕事術より」-
昔の仕事はシンプルだった。その仕事が終わっているのか、終わっていないならどれぐらい片利いたのか、だれが見てもすぐにわかった。そこに 100 本のネジが積まれていれば仕事は終わっているし、99本だったら終わっていないのである。
しかし今はどうだろう。仕事はどんどん複雑化している。何が終わって、何が終わっていないのか、ますますはっきりしなくなっている。終わったと思ったものが上司の一言で終わっていないことになったり、別の上司の一言で進捗度が 80 バーセントだったものが一瞬で20パーセントになることもある。そうした「終わりのはっきりしない仕事」、つまり「やりかけの仕事」かあなたの頭の中にはどんどん溜まっていく。
そうなると大変だ。こうしたやりかけの仕事はつねに、そして最も望んでいないタイミングでプレッンヤーをかけてくる。「なあ、あれやったのか?」(「ああ、あれやっていなかったー」)こうしたストレスから逃れるためにすべきことは 3 つある、とデビッド・アレンさんは主張する。
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ご存知、GTDの提唱者ビット・アレンの著書「ストレスフリーの仕事術」の書き出しです。

 これができないんだよね~

私も何度もタスクを書きだそうとしてその都度挫折しました。

ところがあるコツに気がついたことがきっかけで、一部だけですが、できるようになりました。


■モチベーションを維持する


以前の記事でも書きましたが、作業をするというモチベーションを維持するためには、

 やった成果を見える化する

のが近道です。

そこで、毎週週次レビューの時に

  完了したタスクを数える

という事をしてます。

と言っても、「1,2,3…」なんてやっているわけではなく、ちょっとしたツールを作って、アウトルックに登録されたタスクで、

  月曜日の完了数
  火曜日の完了数
  水曜日の~
   :
   :

というのをEXCELに登録させてます。
そのついでに、その進捗状況をグラフ化します。グラフ化は、日付を横軸に、縦軸に完了した数と完了タスク率(完了タスク数÷すべてのタスク)を2軸でグラフ化してます。

そうすると、「おーっ!、今週はよく減ったなぁ」とか、「今週はタスク数はたくさんこなしたけど、タスクが増えたなぁ」とかいろいろ見えて楽しいです。

全然タスクが減らない日があると、「あれ?この日って何してたんだっけ?」と分析しようという気持ちになります。

まぁ、ツール化できるかどうかはスキルもありますし、あなたの使っている環境にもよる(すでにその機能がある場合も)ありますので、一概には言えませんが、1日のタスク完了数なら、目算で勘定しても大したことはないでしょう。

週末にグラフ化して、それを眺めるだけで意外とモチベーションの維持につながります。

お試しあれ。

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