タスクの管理で、週次レビューをしている方も多いのではないでしょうか。
多くの書籍でも「週次レビュー」を勧める本は多いのですが、不思議な事に次にやることに重きをおいてないような気がします。

■週次レビュー


週次レビューとは、「レビュー」の名の通り、「終わったことを見なおすこと」であって、過去に向かって活動しています。

もちろん、仕事ややるべきことというのは、過去に発生したものであって、将来発生するものではありませんので、それは大切だと思いますが、次に何をするかというのがもっと大切なことのような気がします。


■週次レビューのやり方


人それぞれだと思いますが、ちょっと一般化していうと

 ・先週の出来事をざっと見る
  日誌をテキストファイルに書いてあるので、先週分の日誌をGrepします
   ・◆でGrep → 出来事の一覧表が作成されます
   ・★でGrep → 次のアクション・宿題が一覧されます
 ・先週期限のタスク(完了分も含む)の完了をチェックする
 ・未完了だったタスクの期限(締切)の変更
 ・未完了のプロジェクトの次のアクション決め
 ・先週あった出来事の振り返りと課題の発見
 ・トリガリストを見て忘れ物がないかチェック

という感じでしょうか(私の週次レビューの項目を整理するとこんな感じです)。

「あれ?」と思った方は、週次レビューを随分使い込んで見える方ですかね。
そう、「来週やるべきことのチェック」がありません。

  ---注記---
  最初の◆や★でGrepですが、エディタのGrep機能で"◆"、"★"を検索するだけです。
  私は出来事の表題を◆で書き始めてます。以下の記事を参考にしてください。
    5項日誌(1)
    5項日誌(2)
  --------



■週次プレビュー


私は「来週(次に)やること」をレビューとは呼ばず、別の時間にとってます。

週次レビューで、抽出したNextAction(次に行うべき行動)を抽出しますが、それは単なる項目だけ。週次レビューが終わったら、一旦頭を休めます。

そして改めて、来週の活動計画の作成をします。

  週次プレビュー

です。週次レビューは過去にあったことに重きがありますが、「週次プレビュー」はこれからすることに集中します。

最初はGTDのオススメの通り、これも週次レビューに入っていたのですが、これをごちゃごちゃにすると、意識が過去に行ったり未来に行ったりして、非常に時間がかかってしまうことに気が付きました。

そこで、「過去の事を振り返る時」「未来のことを想像する時」を分割したら短時間に集中して考えられるようにになりました。

手順ですが

  1.カレンダー(スケジューラ)を開く
  2.来週やるべき事リストを開く
   2A.来週の予定(会議など)の資料・準備は万全か
   2B.タスクリストに期限をつける
   2C.期限順にタスクを並べ直す
  3.見積り時間30分以上のタスク時間を確保
  4.半端なタスク(見積り時間30分以内)は開始日のみ設定する
    これは空き時間にやっつける

スケジューラの7割が埋まったところで作業中止。

残ったタスクをざっと見て、

 ・今週または来週前半締め切りのものがないかチェック
 ・長期目標の活動が少なくとも1項目入っているかチェック

もし追加の必要があれば、すでに登録した来週のタスクリストのうち、優先度の低いものと交換して、来週の予定の出来上がりです。


■時間をかけない


週次レビューにしても週次プレビューにしても、毎週繰り返すことなので、時間をかけるとくじけてしまいます。だから極力短時間に済ませるように工夫をしたほうがいいです。

「毎週1時間ちゃんとやること」となるとどうしてもハードルが高いですが、土日に15分だけであれば、なんとなくできそうな気がしますよね。

だからなるべくレビューの時間も分割して、時間がかかるようなら、もっと細かいタスクにすることが長く続けるコツです。

■同じテーマの記事

スイッチの入る言葉を使う

ちょっと気合が入ることばってありますよね。まぁ、「気合が入る」までいかなくても、自分が気持ち良いと感じる言葉とか、前向きになる言葉とか。それは人によって結構違います。聞くだけでうんざりする言葉でも、他の人にとっては、前向きになれるとか。上司になると、相手がどんな言葉なら反応するのかを様子を見ながら使い分けないといけません。行動にスイッチが入る言葉リストコーチングやマネジメントで、相手の価値観を知るっているのはすごく..

どうしようもないムダな会議がある理由

「業務効率化」「働き方改革」などとうるさいですね。「ほっといてくれ」と言いたいときもあったりなかったり。まあ、いずれにしろサラリーマンは上が「こうしろ」と言ったら、やるのが宿命。それが給料のもと。で、毎度いの一番に業務効率を下げているネタとして、どこの会社でも上がるのが会議。なんでみんな、そんなに会議が嫌なのかな?会議がムダになる理由ちょっとおもしろい視点の「会議がどうしようもない理由」という一節を見つけたのでご紹..

タスクの分割と自動化

やるべきことはタスクリストに書き出して、それをいつもメンテナンスしていると、「さて、次は何をしようか」と考える時間がなくなり、やるべきことを忘れることもなくなり、仕事をする上でストレスがなくなります。昔の仕事はシンプルだった。その仕事が終わっているのか、終わっていないならどれぐらい片利いたのか、だれが見てもすぐにわかった。そこに 100 本のネジが積まれていれば仕事は終わって..

会議は中途半端にはじめる

会議の開始時にメンバーが揃わない。なんて言うことがよくあります。開始時間を中途半端にする会議が多いような人の場合、直前の会議がちょっと延びることはままあります。そうなると、次の会議に移動する時間も含めて考えないと、効率的に会議はできません。また、その時間になってから移動をはじめる人もよく見かけます。そんな状態ですから会議は時間通りに始まることは、大抵の場合ありません。そこで、最近、会議の時間を中途半端にするようにしました。対象の人のスケジュールは00分か..

やりたくない日

朝いつものように会社に来て、パソコンを立ち上げる。ところが、メールを見るのも億劫だし、と言って溜まっているタスクに手を付ける気にもならない。かと言って締切は待ってくれないし…。何ていう日はありませんか。私はしょっちゅうです。過去記事でも紹介しましたが、どうしても何も手をつける気にならないときの対応方法というのがあります。簡単に言ってしまえば・数分で終わるようなタスクをやっていると徐々に気持ちが乗ってくるということです。だからやる気がなくてもやれるくらいに細かく..

理想の一週間を設計する業務改革

先週1週間の仕事を書き出してみてください。どんな仕事にどれだけの時間を使いましたか?そのうち、自分がやりたいなと思っていること、重要だと思っている仕事がどのくらいの割合を占めているでしょうか。週次レビューの時間GTDでいうところの週次レビューの時間って確保している人は多いかと思います。まあ、GTD や業務改善のキモになるところなので、やったこと、やれたこと、やれなかったことを振り返って、その原因をチェックしていくこ..