というポイントが押さえられています。

一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。

最初に登場人物をご紹介しておきます。

　報告書：　報告書・メール・プレゼン資料などの文書
　　　　　　場合により、口頭での報告なども含む
　報告者：　報告書などの文書を書く人(多くは部下)
　書き手：　報告者と同じ。文書を作ることを意識して使い分ける事があります。
　設問者：　報告者に文章を書くように指示した人
　　　　　　(多くは上司・メールの発信者)
　設問　：　設問者が報告者に発した内容そのもの
　読み手：　報告書を読む人。設問者も含まれるが、報告書は多数の人が読む場合もある。

■4要素概説

まず、本シリーズの概説として、4要素とはなにか、なぜこれが必要なのかについて書いておきたいと思います。

会話に限らす、何かの情報発信をするということは、コミュニケーションの一部です。
コミュニケーションは一方から他方へ流れるものではなく、双方向の流れを持っています。

報告書やメールで言えば、書く人と読む人がいる、ということです。

　「×××の実現方法は？」

という設問がプロジェクトリーダーからなされたのであれば、それは、

　実現に必要な技術
　　・○○○①○○○
　　・○○○②○○○
　　・○○○②○○○
　　・○○○③○○○
　　・○○○④○○○

とリストアップすることではないのは明らかなのですが、実際にこういうメールを見かける時があります。

以下は本記事を書く際に参考にした本『ロジカル・ライティング』で書かれていた事例ですが、

★――――――――――――――――――――――――――
　部長：製品Xの市場シェア向上策について報告してくれ
――――――――――――――――――――――――――★

という設問(お題)に対して

★――――――――――――――――――――――――――
　開発部は××をしています
　営業部は××をしています
　製造部は××をしています
――――――――――――――――――――――――――★

と報告したら、どの様な反応が返ってくるかは明らかですね？

■書き始める前の落とし穴

こういた問題ではまっている問題は、大きく４つあって

　●「問い」　　そもそも何のために書くのか、設問者の目的がわかってない
　●「テーマ」　どの様な「テーマ」について論じるのかが曖昧
　●「答え」　　問に対する答えはなにかを明確にしていない
　●「反応」　　相手にどのような反応をして欲しいのかを言葉にしていない

ということです。

つまり、この４つ「問い」「テーマ」「答え」「反応」を明確にしてから書き始めれば、おおきく外した報告書を作ってしまって、「なんだか意味がわからん。作りなおせ！」といわれるようなことはありません。
※設問者(報告書の読み手)が知りたかったことと違わなければ、という条件付きですが。

次回から、この報告書(口頭での報告も含む)の4要素について詳説します。

■参考図書　『ロジカル・ライティング』

マッキンゼー出身のコミュニケーションスペシャリととして、ロジカル・シンキングをベースにしたコミュニケーション術を一般に広める著者の代表的一冊。もう1冊は『ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル 』でこちらも名著。 同名の本に、安田正氏のロジカル・ライティングもあるがこちらのほうが内容がソフト。

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ロジカル・ライティング 著者　：照屋華子	楽天では見つかりませんでした	ロジカル・ライティング 検索　：商品検索する

●本書を引用した記事
　「…による」には2つの意味が存在する
　文章校正のためのセルフチェックリスト
　「以下の通り」は使わない
　接種理論：論理構造を図示してアンチテーゼを出す
　れる・られるを多用しない
　報告書に必須の4要素：6.文字にして4要素を吟味する
　報告書に必須の4要素：5.「反応」を引き出す
　報告書に必須の4要素：1.概説
　ビジネス書名著目録(必須図書)

●このテーマの関連図書

ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル(Bestsolution)	考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則	問題解決のジレンマ:イグノランスマネジメント:無知の力
クリティカルシンキング・実践篇―あなたの思考をガイドするプラス50の原則	思考・論理・分析―「正しく考え、正しく分かること」の理論と実践	ロジカル・ライティング

■関連する記事

●「…による」には2つの意味が存在する

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