会社では、スケジュール管理ソフトとしてアウトルックを使用してます。
他の人達のスケジュールを見せてもらうことがあるのですが、残念なことに、標準の設定のまま使われていることが多いですね。

いつも「もったいない」と思ってしまいます。

■自分のスケジュールを分析する


以前の記事にも書きましたが、ドラッカー大先生が書かれているように、自分の時間の使い方を分析することは非常に大切なことです。

時間測定のためには色々なツールがあります。たとえば、Toggl。
PCでもスマホでも使える便利ツールです。

ただ、分析をしようと思うと結構手間です。もちろん、分析できるような機能もありますが、ある程度操作に慣れが必要ですし、「やるぞ~っ」って思わないとできないものです。
かのドラッカー大先生も年に数日間だけやって見えたそうです。

■色つきスケジュール


そこで簡単な分析機能はないものかと考えてました。
どうせ詳細な分析をやったとしても、1年の内、僅かな期間ですし、時期によって変動があるものですから、自分の使った時間、あるいは使う予定の時間の分析で1%や5%違っていたからといって、次に取るべきアクションが変わるものではありません。

正確さは不要なのです。

そこで、スケジューラに色を付けることにしました。

手帳に手書きの場合は4色ボールペンで色分けして書いていきますが、私の場合、土曜・日曜しか役に立たないので、仕事以外はほとんど分析をしません。単なる簡単に分類ができるようにわけています。

 赤  自分のスケジュール
 青  家族のスケジュール
 緑  子供・妻のスケジュール
 黒  実績(自分の分しか書かない)

のように色分けして書いてます。
そうすると、今週の予定を見るときに、赤だけに着目してみればいいわけです。

予定には2通りあって、誰かと会う約束など時間幅のあるものと、その日が締め切りのタスクなどです。
時間はバがある場合は

  時間~時間 (内容)

のように書きます。タスクは頭に□を書いておきます。
終わったら、□にチェックマークをつければ完成です。タスクをやった結果、ノートになにか書いたり、日誌に残したような場合は■のように塗りつぶします。

これで完成。


■アウトルックの分類項目の設定


アウトルックでは予定表に書き込んだ内容によって色を付けることができます。
この選択は
  表示 → ビューの設定 → 条件付き書式
  ※アウトルックのバージョンによって異なります
で設定可能です。

 灰  実行結果 文字列"MTG"を含む
 黒  実行結果 文字列"TASK"を含む
 淡灰 実行結果 その他の実行結果
 淡青 予定   打ち合わせ(文字列"MTG"を含む)
 淡橙 予定   定期的な打ち合わせ(文字列"MTG"を含み、
         繰り返し設定がされている)
 淡緑 予定   タスク
 黄  予定   繰り返しタスク
 赤  予定   重要度=高 が設定された時間

実行結果か予定かは、タイトルの中に「REP」という文字列が入っているかどうかで判別しています。

■全体を眺める


こうして出来上がったスケジュールの表示を1週間単位、1ヶ月単位にしてみると、どの色がどのくらいの面積を占めているかがざっと判断できます。
もちろん、正確に分析できるわけではありませんが、
 ・今月はミーティングが多かったな
 ・今週は割り込み仕事が多かったな
位なら判断できます。

■入力した時点で分析する


いろいろな業務時間の分析ツールがありますが、実はそんなに細かく分けても、大した意味はありません。もちろん一定周期でほぼ同じパターンが繰り返されるような仕事なら別ですが、多くの人は毎年少しづつ変わっていくでしょう。
その上、毎週・毎日、変動があるので、多少の違いは大した意味を持ちません。

それであれば、パッと見て感覚的にわかるようにしておいたほうが得策です。

■分類方法を考える


上記の分類方法は私の業務スタイルにあったものです。
何を分析するかは、「何が多いと感じているのか」によって変える必要があります。割り込み仕事が多いと思っている人は、割り込み仕事をもっと分類して、打ち合わせなどはもっと簡単な分類方法で構わないでしょう。

これは今置かれた状況などによって変えていく必要がありますので、将来的にもこのままがいいとは限りません。都合によってちゃっちゃと変えてしまうのが吉なようです。

■同じテーマの記事

議事録は清書してはいけない

仕事をしていて、会議をしたことがない人はいないでしょう。会議の中で議事録をとったことがない人もいないでしょう。仕事を効率的にするのに、この議事録にかける時間を少なくするというのは、製造系の直接業務(実際にものを作る仕事)でない限り、かなり効果のあることです。例えば先の会議で言えば、会議終了直後に「即製メモですがご確認ください」と議事録を送信してしまえば、か..

必勝の時間攻略法

古い本ですが、過去記事でも何度も取り上げた本の要約をご紹介します。『脳を活かす!必勝の時間攻略法』は、副題として「1日を26時間に増やす35の鉄則」とされています。その通り、灘高→東大、元NHKアナウンサーにして医師であり、衆議院議員公設第一秘書も務めた「奇跡のマルチ人間」が最新の脳科学に基づいた時間活用法を紹介した本です。過去記事でもプライムタイムを見つける成果が倍になるコマ割り時間術午前・午後の仕事時間の活..

スキマ時間にレビューする

GTDを勉強して、「そうだ、これを実践しよう」と考えて、もっとも躓いたのは、「日次レビュー」でした。やれる日があるものの、やれない日もあり、ほんの30分ほどの時間がどうしても確保できず、タスクをやり忘れたり、消すのを忘れて、2度やったり。なんでちゃんとできないんだろうと自己嫌悪に陥ることもしばしば。レビューの時間を設けてはいけないやっているうちに、順調にこなせてレビューも着々と進む週と、全くうまくレビューが出来ない週にある特徴があるのに気が付きました。..

タスクの完了数

やるべきことはタスクリストに書き出して、それをいつもメンテナンスしていると、「さて、次は何をしようか」と考える時間がなくなり、やるべきことを忘れることもなくなり、仕事をする上でストレスがなくなります。「ストレスフリーの仕事術より」-昔の仕事はシンプルだった。その仕事が終わっているのか、終わっていないならどれぐらい片利いたのか、だれが見てもすぐにわかった。そこに 100 本のネジが積まれていれば仕事は終わっているし、99本だったら終わっ..

人との調整の時間を確保する

スケジュールを作るときに、つい忘れてしまうことがあります。「調整の時間」です。仕事は、作業と打ち合わせと調整私の会社の場合、アウトルックでスケジュールを管理しています。大体1週間のうち、定例の会議が1割位。これはこの先もずっと抑えられているスケジュールなので、あまり考えることもなく決まってしまいます。そのスキマにはいるのが、色々なイベントの打ち合わせ。「×××についてちょっと打ち合わせさせてください」とかいうのが、前の週から徐々に入ってきて、月曜日には..

Outlookのワザ:表示面積を広く取る

私の場合、多くの仕事はメールに始まり、メールに終わります。もちろんメールなんて殆ど仕事に使わないという仕事も少なく無いでしょうが、こと事務仕事だったり管理職の仕事だったりすれば、メールなしには成り立たないのではないでしょうか。仕事で画面の大きなデスクトップPCを使える場合はいいですが、ノートPCを使っていると、画面がどうしても狭くなります。画面が狭いというのは情報の表示能力が小さいということで、スクロールするなどの無駄な操作が増えます。なるべくなら情報を極力多くしたい..