プロジェクトスケジュールを決めるときに、
１．タスクをリストアップする
２．日程を決める
３．担当者を決める
ってやりますよね。
でも時々担当者を決めないままスケジュールとして公開してしまう場合があります。
多くの PMBOK 系の進め方だと、担当者を決め、最終的に各担当者の業務負荷をチェックして業務量を可能な限り平準化するのがセオリーです。
私の勝手な持論ですが、世の中セオリー通りには行かないものです。
■原則は担当者ありき
当然ながら、担当者を決めなければ、そのタスクを責任をもって薦めてくれる人がいなくなって、タスクが宙に浮きます。
で、最後になってそのタスクがやられていないことに気がついて大騒ぎする、みたいなシチュエーションになるのです。
だから、多くの本に書いてあるように計画を作るときには、分解したタスクには担当者(またはそのタスクの責任者)を作らないといけません。これによってリーダーから分解されたヒエラルキーができて、細かいところにリーダーが口を挟まなくても、そこそこうまく行くようになります。
■担当者を決めないタスク
しかし、実は担当者を決めない方がいいタスクもあるのですよ。
どういうタスクかというと、
だれでもやれる、かつ、経験値がいらないタスク
です。
この２つの条件を満たす時、私はプロジェクトの最初に担当者を決めません。
ただ、担当者を記入していないとアラートが出るので、「とりあえずリーダーの名前を入れておく」か「仮の名前を入れておく」ようにしてます。
ちょっとだけ説明すると、「経験値がいらない」というのは、過去にやったことがなくてもちょっとやり方を教えれば、殆どの人がやれるようになる、ということです。
■その場になってから担当を決める
会社はあるひとつのプロジェクトだけで動いているわけではありません。
多くのプロジェクトが絡みあいながら動いてます。
そうすると、自分がリーダーとして担当するプロジェクト以外は状況がよくわかりません。当然、担当者も先の特定の日付において、他のプロジェクトにどのくらい工数を取られているかなんて想像の外のお話。
そんな状況で「○○さんやって」と言っておきながら、いざその場になってみると「○○さんは忙しいみたいだから、××さんやって」って振り直したらどうでしょう？
もしあなたが××さんの立場なら、「何でオレ！？」「おれは暇そうなのかよ」になっちゃいません？
少なくとも私が担当の頃はそう思いました。
「毎日10時まで残業しているのに、この上オレに振るのかよ」と。
そうではなく、最初から共有のタスクとしておけば、「今は××さんがいいと思うので××さんお願いします」という言い方ができます。共有のタスクなので、誰かが当たることは決定済み。でもその場で誰が当たるのかはリーダー次第と。
もちろん、事前に根回しは必要ですけどね。
「この人が忙しそうだから、仕事をあなたに振ります」と言われるよりも、(経験的に)説得がしやすいです。
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