メモの3Sの後半です。どのように3Sするのかについてお話しします。

■整頓:ラベルを付ける


整頓とはあるべきものがあるべき位置におかれること。

最後に、それをラベリングします。
せっかくちゃんと分かるように書いたのに、それが後で見つからなければ、意味がありません。

私の場合は、
 業務なら自分の業務のメールアドレスに
 私事ならGmailに
メールで送信してしまいます。

この整頓のやり方は人それぞれではないかと思います。
本などを読むと、京大式カード、Evernote、メールなどいろいろ好みがあるようです。

何れにしても、そこに分類をつけて保存しておく必要があります。

◆京大式カード


 京大式カードというのを紹介したのは、多分50年ほど前に梅悼忠夫氏が書いた「知的生産の技術」が最初だったのではないかと思いますが、B6サイズのカードです。
 今ではいろいろな関連グッズが販売されていますので、愛用者も多いみたいです。
 これはカードなので、あとでカードを机の上に広げて、全体を眺めてみるなどの、思考のための再利用がしやすい点でしょう。
 欠点は、物理的なカードに書かれるので、複数の分類をつけて、多面的に管理ができないことと、追記するエリアが少ないことです。
 この欠点が私には致命的なので、使ってません。
 

◆Evernote


 今はEvernoteで情報を管理しているという方が多いのではないでしょうか。
 これを考えた人は、「すごい!」と感心してしまいます。
 ただ、欠点は会社のセキュリティポリシーによっては、アクセスが禁止されているということ。
 私の会社がそうです。会社からはEvernoteにはアクセス出来ません。
 なので、これも使ってません。
 
 これの長所はいろいろな本が出ているので、ここで書くまでも無いですが、今回の記事にそって言えば、ラベリングが複数付けられる、追記が簡単で無制限、ということでしょうか。
 検索も圧倒的に早いですし、複雑な条件抽出も簡単です。その上、PCでも携帯でもスマホでも、なんでもアクセスが可能。
 
 自宅ではボチボチ使ってますが、本格的に使うまでにはなっていません。
 理由は無料で使用できる容量が自分の持っている全データの容量よりも小さいこと。私としては、活用できるのであれば、お金を払ってでも全データをEvernoteに移したいですが、会社で使えないとすると効果は激減。
 

◆メール


 ということで、Evernoteほど便利ではないですが、メールで保存することにしてます。仕事で使っているのはOutlookですが、Outlookのメールは、Mail Store homeというソフトへ移動してます。以前の記事でも紹介しましたが、Outlookの検索速度は非常に遅いです。MailStoreなら10万件のメールでも1分以内に答えを出してくれます(10万件も貯めている人は少ないかもしれないですが…)。
 
 ただ、課題はメールは一旦送信してしまったら、追記ができないこと。
 あと、ラベリングが難しいこと。
 
 ◇情報の追加
  情報を追加するときには、その元メールに返信する形で、追記をしてます。
  こうすると、いつ頃どのようなコメントを追加したのかも簡単にわかるので、履歴を追うのにも便利です。
  ただ、どんどん追加していくとメールが長くなって、全体像が把握できなくなるのが欠点。これはトピックを細かく分けるしか今のところ方策がなさそうです。
 ◇ラベリング
  会社以外ではGmailを使ってます。
  Gmailは御存知の通り、ラベルが付けられます。その上階層構造にもできます。
  一方Outlookはラベリングはできません。そこで、本文中に必ず関連というところをおいて、ここに必要なラベルやキーワードを書くようにします。

ラベリングの目的は、何かについて確認しようとした時に、必要な物をすぐに取り出せるようにすること。
方法はそれぞれの保管アプリにマッチした方法を取ればいいですが、必ず最利用することが前提です。最利用しなければ整理して保存しておく必要もありません。

ただ、後で使うかも、というもので実際に後で使うものは1〜5%くらいでしょうか。さらに必要なデータを探しだすという行為自体は、なんの成果も産みません。そのデータを見つけたあとに、何をするかが成果を生みます。

ですので、とにかく素早く必要な情報にたどり着けるようにしておくことを意識して保管しましょう。

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