■ステップファイル
これは
『すべては「単純に!」でうまくいく』
という本に書いてあった方法です。
あるステップに従って仕事をこなすときに、そのステップごとに独立した色のクリアファイルに書類を入れ、複数の書類で同じステップのものをまとめて処理できるようにすることと、どこまで進んでいるかを簡単にわかるようにする仕掛けです。
複数の仕事が平行して走るような場合に、間違が少なく時間にやれるようにするすごくいい方法だと思ってます。
ステップファイルについての詳細は
ステップファイル〜サラヒン:サラリーマンの仕事のヒント
で書きましたので、ご参照ください。
本日は、このステップファイルをPC上で再現する方法。これを「ステップフォルダ」と呼んでます。
■ステップ業務
「ステップフォルダ」にしろ、「ステップファイル」にしろ、このやり方が使えるのは、同じ業務ルールで実際のタスク(仕事)が複数同時並行するような業務です。
たとえば月末の伝票処理。
まず、月末までに、支払った伝票と金額をまとめておきますよね。それから月末に支払い費目を整理して、支払先ごとにまとめて発注。さらに部門の予算管理実績に追加。納品を確認したら、実際の支払処理をするような場合。これをリスト化すると
購入予定立案
購入
納品確認(検収)
支払い
予算実績反映
というステップを踏むわけですね。ステップファイルでは、これをステップごとにまとめて一括処理できるような仕組みとして作らています。
これは同じ業務を一気にやれるので、業務の効率が劇的に改善します。
■PCで実現する
ただ、この方法は、伝票や書類がある等の物理媒体があることが前提で、電子データについてはちょっと実現できません。
同じことをやるには、ステップフォルダというフォルダを使ってます。
つまり、上記のような例で言うと
購入予定立案
購入
納品確認(検収)
支払い
予算実績反映
というフォルダを作ってしまいます。
そこに、「机の購入」なら、「机の購入」というフォルダを下に作って、最初は「購入予定立案」のしたに放り込んでおきます。
最初は
購入予定立案
+机の購入
購入
納品確認(検収)
支払い
予算実績反映
という状態になるわけ。
そこで、机の選定・業者の確定、見積が取れたら、業者に発注します。
そうしたら、「机の購入」フォルダを移動します。
購入予定立案
購入
+机の購入
納品確認(検収)
支払い
予算実績反映
こんな状態にするわけ。
こうして一つづつ進めていくと、複数のタスク(業務)が同時並行で走っていても、次に何をするかは明白な状態で進められるわけですね。
それぞれの下に別記事で紹介した「やることリスト&注意事項リスト」をおいておけば完璧です。
■参考図書 『すべては「単純に!」でうまくいく』
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