先週紹介しました「スピード段取り術」の要約の続きです。
書いてある事自体は、「すごい！」というネタではありませんが、なにか問題にぶつかっていて、どうやって自分の時間を確保しようとか、どういう習慣作りをしたらいいだろう、と悩んでいる時に、「あ、な〜るほど」と思えるヒントが満載の本です。
是非時々読み返して見るために、手元においておきたい本の1冊です。
これは、紹介したい内容がいっぱいあって、色々書いていたら、恐ろしくたくさん書きだしてしまいました。あまりにも長いので、ちょっと分割してご紹介します。
今日はその第2回目。
■参考文献
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■要約
段取り8分という言葉があるように、仕事は段取りをしっかりしておけば8割は終わったようなものだと言われます。現代は次から次へと降ってくる仕事を裁くだけで精一杯という場面も多いだろう。その結果ますます手際が悪くなり、ますます仕事が回らなくなるといった悪循環にも陥りやすい。
本書では、比較的すぐに現場で応用できる「スピード段取り術」を紹介していく。
1．「時間・スケジュール」を段取りする技術
(1)仕事に優先順位をつけない！
・「すぐにできる仕事」は即座に
・「自分にしかできない仕事」に集中
(2)ＷａｎｔとＭｕｓｔをかけ違えない
・仕事の目的を考え、本当にやらなければならない仕事かを考える。
・目的を吟味した上で、「本当にやらなければならない仕事・避けては通れない仕事」を「Ｍｕｓｔ仕事」と考え、優先順位を高く設定して取り組むことが肝心。
(3)先行逃げ切りを意識する！
・その仕事の期限が迫っているかどうかを考える。
・これに重要度という視点を追加して考えることがポイント。
・「緊急かつ重要な仕事」の優先順位を高く設定して進めていくのは当然だが、「重要だけれど、緊急でない仕事」についても、日々、少しずつスキマ時間を抽出して進めておくことが重要。
(4)仕事は簡単かつ成果があがるものから！
・しかし、簡単な仕事ばかり選り好みせず、チャレンジングな精神を忘れずに仕事に取り組むようにすべき。
(5)時間は買う！
・身近な生活の中で時間を買う
(6)標準時間を持つ！
・仕事の標準時間を把握しておくことで、1日のタイムマネジメントは的確に実施できる。
・標準時間の設定をすることで、1つ1つの仕事に対して、スピードとアウトプットの精度を意識することになり、1日の時間の使い方が大きく変わる。
(7)1ヶ月を「32日」にするテクニック！
・身体が慣れてきて、毎日1時間起床時間を早めることを1ヶ月継続すると、24時間以上の時間を捻出できる。
(8)1日を10分刻みで考える！
・ダラダラ過ごす時間、ムダな時間を減らすことができる。スキマ時間を生み出すことができる。
(9)全ての仕事に期限設定！
・タイムマネジメントの意識を持つためにはどのように小さな仕事についても期限の設定をすることが肝心。
(10)「忙しい」は言わない！
・忙しいという前に何が原因か、どのような対策があるかを考え、口に出す前に行動することを心がける。
2．「問題解決」を段取りする技術
(1)問題とは？課題とは？
・真の問題を発見しようとせず、解決策の精度を高めることに躍起になっているケースが多いが、的を得た、本質的な問題発見が解決の第一歩となる。
・問題を適切に捉えるには、事実を客観的に捉えることが重要。
(2)「なぜ？／どのように？」の徹底反復！
・ＭＥＣＥ(モレなくダブリなく)
○プロセス
物事を開始から終了までのプロセスに分割して考える(ＰＤＣＡ)
○対照概念
物事の逆・両面を考える。(開拓エリア⇔未開拓エリア、提携業務⇔非定型業務)
○構成要素
物事の全体の構成要素に分解して考える。(マーケティングの4Ｐ、顧客ステータス(新規、取引中、休眠中))
○数字
物事を数式で構成して考える(利益＝売上―コスト、売上構成＝商品Ａ売上＋商品Ｂ売上＋商品Ｃ売上)
・「それはなぜ？」を繰り返すことにより、根本的な原因を追究する。
・「どのように解決する？」を繰り返すことで、具体的解決策を見出す。
(3)周囲を巻き込み、周囲に巻き込まれる！
・「自分はこのように考えているのですが、みなさんはどう思いますか？」と自分なりの意見を明確にし、他者に相談を持ちかけると、違った視点で物事を捉えるヒントがもらえる。
・「自分には知識や経験がないので、色々教えてもらいたいのですが」というように、教えて欲しい、アドバイスがないとうまく進みそうにない、といったお願いの仕方をすべき
・自分が困った時だけ都合よくお願いしても、なかなか賛同は得られない。よって、自分自身も周囲に「巻き込まれる」ことで貸しを作っておくのも1つ。
(4)全体像を見据え、仕事のストーリーを描こう！
・段取りのできている人は先のことをしっかりイメージしていて、全体像を捉えることに長けている。
・概要をつかむことで、それぞれのＳＴＥＰごとに細かい内容をイメージしていくと、仕事のストーリーが生まれてくる。
・カリカリと仕事に翻弄されている時にこそ、全体を捉え、ストーリーを構成することで、精神的な余裕にもつながる。
(5)ベストプラクティスに習おう！
・周囲の人に相談してみたり、なぜうまくいくのだろう？と、良い所探しをしてみると新たな気付きが出てくる。
(6)強みがわかれば弱みも補完できる！
・自分のＳＷＯＴ分析をしてみる。
(7)「仕事のたな卸し」がスピード化のキモ！
・難易度の高い属人的な仕事も形式化し、共有・育成することで、「誰でもできる仕事」化ができれば、組織の底上げにもつながる！
(8)図式化・数値化することで見えてくる！
・図式化して、仕事の仕組みをまとめていき、そこに数値・データが加わると更に客観性が付加され、理解度が高まり、分析しやすくなる。
(9)共通認識なくして仕事はできない！
・前提条件やゴールへ向けた認識の統一をしておく必要がある。
・認識合わせをするためには、感覚的・抽象的な表現をなくすこと。
・共通認識ができたら、エビデンス(裏付け)として文書化しておき、「あの時はこのように認識あわせをしましたね」と振り返りながら、仕事を進めてくことが肝心。
■参考文献
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