■出勤したときから、帰る準備をしなさい

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●定時に帰る方法を考える
時間は有限です。どの仕事でも終業時間は決まっており、その時間内に仕事を終わらせるために、スケジュールを組んでいくのが、本来あるべき姿です。

ですから、ぜひあなたに実行してもらいたいのは、「出勤したときから、帰る準備をする」ということです。

定時に帰るために、どのように時間を使えばいいのか―これを考えるのが本来のスケジュール管理であり、そのうえで、「仕事をすべてこなすためにはどうすればいいか」を考えるのです。

考える皿回しは、手当たり次第に皿を回したりしません。決められたパフオーマンスの時間に合わせて、どのように回すかを考えます。
考えない皿回しは、自分の気の向くままに皿を回し、「さあ、これからクライマツクス！」というときに幕を閉められてしまうのです。

鳥原隆志(著) 『たった5秒思考を変えるだけで、仕事の9割はうまくいく』
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これは全くおっしゃる通り。

今日やるべきことは週次プレビューで考えるように、だいぶんと習慣づいたと思っていたのですが、どうやって今日定時内で仕事を終わらせるかについては、朝全く計画を立ててませんでした。目からうろこ。

「やると決める」「やり切る」のは大切なのですが、どうやって所定時間で終わらせるかをちゃんと考えてないと、時間オーバーしてしまうのは明らかですね。

長期計画の時にはやっているのに、短期間のタスクだと、勢いで突入してしまっていました。
定時に帰ろうと思うなら、今日やるべきことのゴールから、いつ、どこまでやるかを考えて、自分のペース配分を考えないと、結局ヘトヘトになりながら残業をすることになります。

いろいろ試してみて、今日の目標達成のポイントになると思ったのは、タスク配分とペース配分。

■タスクの配分をする

今日やるタスクが5つあったとしましょう。そのタスクのうち、もっとも頭を使う仕事はどれでしょうか？
まず、そのタスクをゴールデンタイム(もっとも頭がフル回転する時間)に集中的に割り当てます。

次に今日絶対に終わらないといけない(マストの)タスクはどれでしょうか？
これをシルバータイム(頭も体もそこそこ使う時間)。

残りのタスクは、ロスタイムに配分します。
ロスタイムというのは、余裕時間。つまり、ちょっとした打ち合わせの待ち時間などのスキマ時間と、上記2つのタスクが完了したあとの次のタスクや退社時間までの空き時間です。つまり、残りのタスクというのは、実際には、「実行する時間を決めずに、ゲリラ的に実行する」ということですね。

そうすると、確実に考える仕事とマストの仕事が片付きます。翌日回しでもいい仕事は、やれたりやれなかったりしますが、それは別に明日でもいい。もし、残業時間になっても気力が残っていれば、その他の仕事をすればいいですし、とっとと帰っても構いません。

こういう時間配分をするようになったのは、本書の影響大です。

■午前中のスケジュールに空き時間を作ってはいけない

1時間単位で見た時に、今日のスケジュールに空き時間はありますか？

もしあれば、そこに割り込みをいれられる危険があります。
割り込まれると、今日やるはずだったタスクがこなせなくなります。

なので、私は、当日の朝に空き時間は30分単位で数コマしか作りませんし、午前中は確実にスケジュールのすべてを埋めてしまいます(ダミーのこともあります)。
私にとって午前中は、思考力がよく回るゴールデンタイムだからです。この時間に集中して考えることをしたいので、打ち合わせは、前もって言われている場合を除き、緊急事態以外は受け付けません。

そうすると、午前中に今日の重要なタスクはほとんど完了させることが出来るようになって、午後からは、わりと単純作業だけが残ります。

自分のペース配分にもとづいて今日のスケジュールを配置すると、着々と仕事を進めることが出来るようになりますよ。

■終わりから考える

適切な時間配分をすると、集中力がある時間帯に大切なタスクを実行することが出来るようになります。

一つのタスクが2時間かかる場合に、

　1時間後にはどうなっていたいか
　30分後には何ができていないといけないか

これを考えると、やることが明らかになって、迷走しなくなります。

ゴールに至るストーリーを考えると、余計なことをしなくて済みます。
手元のメモに中間状態のストーリーを書き出してみましょう。

30分でレポートに必要な資料を集めると決めると、余計なことに気を取られて、つい「20分もWebサーフィンをしてしまった」みたいなことが少なくなります。

■参考図書　『たった5秒思考を変えるだけで、仕事の9割はうまくいく』

立ち読み可

「考えて仕事をする」とはどういうことなのか? 「もっと考えて仕事をしなさい! 」 「そんなこと、少し考えればわかるだろう! 」 上司や先輩から、このように叱られることはありませんか? 叱られている本人だって、それなりに考えて仕事をしています。それなのに、うまくいかない。 その本当の原因は、「考えていない」ことではなく、「考え方が間違っている」ことにあります。 仕事のさまざまな場面で、何を考えれば的確な行動ができるのか。できる人が必ず押さえている「15の視点」を本書で解説します。 行動を起こす前の「たった5秒」。そこで何を考えるかが勝負です。

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●本書を引用した記事
　考える仕事は早めに終わる
　指差し確認、もう一度確認
　5秒の予知能力を身につける
　遊び時間を作る
　仕事は4時間で終わらせる
　親しみのある「たとえ」を使う
　心理的にプレッシャーを与えると交渉が楽になる
　逆算の発想でスケジュールを作る
　定時で帰る方法を考える
　なぜそれがルールなのかを考える

●このテーマの関連図書

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