■会社の机の中
ちょっと思い出してください。
あなたの机には引き出しがついてますよね。
普通の事務机なら、中央(足を入れるところの薄くて広い引き出し)、上、中、下の4つ。
さて、ここに何がはいっていましたか?
書きだしてみてください。
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書けました?
じゃあ実際に正しいかチェックしてみましょう。
■入れ方が適当
どうだったでしょうか?
案外覚えてないものでしょう?
覚えてなかったものは、使おうとした時に、探すのに時間がかかるということです。
以前の記事にも書きましたが、探すという行為は価値を産みません。
どんなに一生懸命探したとしても、何時間かけたとしても、あなたの仕事の成果にはなんの役にも立たないんです。
なぜ見つからないのか?
それは、収納のルールがないからです。
一定のルールに基づいて収納されていれば、探したいものがどの様にそのルールに該当するのかを考えれば、あるところは必ず特定できます。そこになければ、その探したいものは「ない」と素早く判断できますし、見つけ出すのも容易でしょう。
■引き出しインデックス
私は、引出をはじめ、あらゆる収納場所にインデックスをつけてます。
最初のうちは、「ここにはこういった物を入れる」と決めて整頓するのですが、すぐに忘れちゃうのと、つい面倒くさくて、いい加減になってしまい、結局ごちゃごちゃになってました。
そこで、ものを入れる際に、必ず「そこには何を入れるべきか(何をいれてはいけないか)」が目に入るようにインデックスをつけたわけです。
そうしたら、もし入れようとしてもそのインデックスが見えますから、入れるのを「ちょっと待て…」と手が止まり、正しい場所に入れるようになりました。
これは効果絶大でした。
それからというもの、失せ物、探し物で時間が取られることがほとんどなくなりました。
これまた以前の記事に書きましたが、PCのデータは分類しません。とにかく1フォルダに全部放り込んであります。その代わりに使いやすい検索ツールを使うことにしてます。
ただ、物理的な資料などは検索ツールは使えませんので、分類を使わざるを得ません。
■デスクマットも収納場所
デスクマットも立派な収納場所です。
透明なデスクマットを使っていれば、そこによく見る資料を挟んでおけば、ちらっと下を見るだけでその資料が目に入ります。
私は、考えるべきこと、緊急時にやることなどを書きだして挟んでます。
いま目の前には「電通鬼十則」が見えてます。
■インデックスの例
私が使っているインデックスの例を書いておきます。
・文房具・事務用品― ボールペン、シャープ、ホチキス、クリップ
・電子文具 ― 辞書、電卓
・企画メモ ― 思いついたアイディアなど
・外出時 ― 外出する時に持っていくもの
・領収書
・引継ぎ ― 近い将来誰かにやってもらうことになるもの
・捨てがたし ― ちょっととっておきたいもの、プレゼントなど
・保証書・取説
・注文予定 ― ほしいものリスト
・名刺
・地図・お店 ― 今度行ってみたいお店など
・後で読む ― ちょっと気になったことのメモや雑誌、書籍
・ネタ ― なにか今後の役に立ちそうなもの
後で考えたい素材など
・契約書 ― 契約書類、ねんきん定期便、保管しておく情報
・次の仕事 ― 処理しなければいけない仕事のメモ
・アクティブ ― 今作業中のこと
・チェックリスト ― 何かを実行する時の抜け漏れ防止
・その他 ― 上記に該当しないもの
・未分類 ― 処理したけどまだ上記に分類していないもの
これらは引き出しの場合もあれば、机の上のトレイやブックエンドの時もあります。
引出は、引出のセパレータを使って、セパレータに札(ふだ)を立ててます。ブックエンドにも札を貼り付けて、その札にこれらの分類を書いてます。
紙書類の場合は、さらにプロジェクトごとにクリアファイルに入れて、この分類に従った場所に保管してます。
■ティッシュの空き箱
ちょっと貧乏くさいかもしれませんが、ティッシュの空き箱というのは意外に便利です。
上面の3辺をカッターで切ると、開閉可能な箱になります。ティッシュを取り出す部分には透明フィルムがついてますので、中身も見えます。箱に直接マジックで上記のような分類を書いて、そこに放り込むだけです。
■テプラ
キングジムの回し者ではありませんが、テプラ(一般にはラベルライターと言うらしい)は私には必須のアイテムです(実は社内のイベントで賞品に貰ったものですが、手放せなくなりました)。
インデックスをつけようと思うと、紙を切って、テープで貼り付けてと、結構手間です。
それに手書きだと字が下手くそなので、なんとなく力が抜けてしまいます。テプラなら簡単できれいなので、愛用してます。
お試しあれ。
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