電車の中で、ビジネスマンが手帖を開いてスケジュールをチェックしているのを見かける時があります。そういう姿を見るとつい、「残念〜」と思ってしまいます。

もちろん、何も言いませんが (^^;。

■メールを2度処理してはいけない


以前メールの処理・実行について、下のような記事を書きました。

    メールを2度処理してはいけない

簡単に要約すると、メールには

   ・情報を伝達する
   ・アクションを起こさせる

という2つの目的・機能があります。

 メールを見たとに、この「次のアクションを起こさせる」という機能はメールから引き剥がして、自分のタスクリストに移しておくことで、メールを2度見る必要をなくす

という内容でした。

本日はそのスケジュール版。

■スケジュールは予定管理ツール


会議予定などスケジュールをおさえるものにも同じ機能があります。つまり、

  ・その時間に予定を埋める
  ・その時間までに実行しなければいけないタスクがある

ということ。

以前の私がそうだったのですが、スケジュールを繰り返し見直す人は、この2つをスケジュール帳に持たせてしまっているんですよ。

そうすると必然、スケジュールを何度も見なおして、「あ、今日17時から部長報告があるな。報告書を作らなくちゃ」。と思うわけです。

気が付きました?

そう。時間の管理とタスクの管理が一緒くたになっているんです。

野口悠紀雄氏ではないですが、ポケット1つの原則に反しているんですね。

タスクはタスク管理ツール、時間は時間管理ツールでやらないといけない。

でないと、今日やらないといけないタスクが見えていない状態で、スケジュールから拾ったタスクを実行するは目になります。スケジュール帳を見て、「報告書を作らなきゃ」と作っていると、実は顧客に出す見積書の提出期限だった、みたいなことが起こります。


■予定を入れた段階でタスクを作る


予定を入れた段階で、そこからタスクを引き剥がしておかないと、2つのタスクリストを持つことになり、結果として期限管理もできなくなってしまいます。

1週間前に、
  11/10 17:00〜18:00 部長報告
と予定表に入れた段階で、

 タスク1: 報告書作成     期限 11/10 16:50
 タスク2: 報告書用情報収集(プロジェクト1)
                 期限 11/10 12:00

みたいにタスク管理ツールに入れておかないといけなかったんです。
そうすれば、一度入れたスケジュールは見なおす必要はありません。

予定が決まったら、

 1分でそれのために必要なタスクを書き出す

という作業をやっておくと、スケジュールを見なおす必要性はまったくなくなります。
もちろん、そのタスクが30分位植掛かりそうなら、さらにタスク実行時間としてスケジュールを確保しますので、もう一度スケジュールに戻ることになりますが。

■スケジュールを見なおしてはいけない


ただ、時間を忘れてはいけないので、その予定した時刻のちょっと前にアラームが鳴るようにセットします。もちろん、タスクの締め切り時間にもアラームを鳴らします。

これをやると1日アラームだらけになる時がありますが、まぁ、忘れて失敗するよりは、多少やり過ぎくらいがいいか、と判断してます。

一度やったことをもう一度やるのは、時短のマニア(?)としてかなり問題がありますね。

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